Software de monitorização de funcionários no Texas: Conformidade com as leis estaduais e federais
Desde o aparecimento do software de monitorização de empregados, a privacidade dos empregados tem sido uma preocupação legal frequente no local de trabalho. Que actividades e dispositivos podem ser monitorizados pelo empregador e quais não podem? Que práticas de monitorização serão consideradas uma violação da privacidade dos funcionários? A resposta a esta pergunta depende da legislação do país onde a organização opera.
A dificuldade reside no facto de, normalmente, não existir uma lei específica que regule a monitorização dos trabalhadores. Em vez disso, é controlado por uma complexa rede de leis estaduais e federais sobre privacidade e trabalho. Hoje, vamos desemaranhar esta teia para o Texas e explorar como utilizar o software de monitorização de funcionários em conformidade com as leis estatais e federais.
O quadro jurídico federal e estadual
A nível federal, a principal legislação que rege a monitorização das comunicações electrónicas é a Lei da Privacidade das Comunicações Electrónicas (ECPA) de 1986. Esta lei proíbe, em geral, a interceção intencional de comunicações por fio, orais e electrónicas. No entanto, existem excepções para as entidades patronais. As entidades patronais são livres de monitorizar as comunicações electrónicas em dispositivos pertencentes à empresa no decurso normal da atividade ou com o consentimento do trabalhador. A monitorização de conversas privadas é geralmente proibida.
Quanto às leis estaduais, os empregadores do Texas devem considerar a Lei de Proteção da Privacidade do Texas de 2019. De acordo com esta lei, as entidades patronais devem informar os trabalhadores quando e como as suas actividades são monitorizadas. Por outras palavras, embora a monitorização seja permitida, os trabalhadores devem ser notificados sobre a natureza e a extensão das práticas de monitorização.
As práticas que podem ser consideradas intrusivas, nomeadamente a vigilância vídeo e áudio, são permitidas, mas com limitações. Embora a lei do Texas permita geralmente a videovigilância em áreas públicas do local de trabalho sem o consentimento do trabalhador, a gravação áudio requer, pelo menos, a autorização de uma das partes (o que significa que o gravador deve ser um participante na conversa ou ter o consentimento de um dos participantes). A monitorização de áreas privadas ou de dispositivos/contas pessoais exige o consentimento explícito do trabalhador.
O Texas também reconhece o direito consuetudinário à privacidade e o delito de invasão da privacidade, especificamente a "intrusão na reclusão". Para reclamar uma violação, um trabalhador tem de provar uma intrusão intencional e altamente ofensiva em assuntos privados onde existe uma expetativa razoável de privacidade. Por exemplo, áreas como balneários e casas de banho enquadram-se na categoria de expectativas razoáveis de privacidade. Ao mesmo tempo, as conversas pessoais em dispositivos pertencentes à empresa não o são.
As práticas específicas de monitorização podem ser resumidas no quadro seguinte:
Passos práticos para uma monitorização de funcionários em conformidade
Considerando os regulamentos estaduais e federais, as melhores práticas para as organizações do Texas que utilizam software de monitorização de funcionários serão:
- Os empregadores devem definir o objetivo da monitorização e o âmbito das actividades a monitorizar para atingir esse objetivo. O acompanhamento deve limitar-se a estas actividades específicas.
- Os empregadores devem ponderar cuidadosamente o controlo nos casos em que as fronteiras entre a vida profissional e a vida privada são ténues, por exemplo, nos escritórios em casa ou nas políticas de "trazer os seus próprios dispositivos".
- As organizações devem utilizar métodos de monitorização menos intrusivos sempre que possível. Por exemplo, os gestores podem configurar um software de monitorização para bloquear sítios Web e redes sociais indesejados, em vez de seguir meticulosamente o histórico da Internet e das conversas.
- Os empregadores devem criar políticas de monitorização detalhadas e disponibilizá-las a todos os empregados afectados. Estes documentos devem descrever os dados recolhidos, os termos de armazenamento, os objectivos do rastreio e as pessoas que podem aceder aos dados. As organizações devem rever regularmente as políticas de monitorização, consultando os profissionais de recursos humanos e jurídicos, para garantir que estão em conformidade com a legislação atual.
- As entidades patronais do Texas devem notificar os trabalhadores sobre as práticas de monitorização e, idealmente, obter o seu consentimento por escrito. Embora o consentimento nem sempre seja necessário, a sua obtenção ajuda a gerir as expectativas dos empregados e reforça a defesa legal da entidade patronal contra queixas relativas à privacidade.
- A lei do Texas, tal como a lei federal, reconhece que certas áreas são inerentemente privadas. É ilegal monitorizar locais onde os funcionários têm uma elevada expetativa de privacidade, como vestiários ou casas de banho. Embora as entidades patronais possam ser autorizadas a monitorizar em salas de descanso ou áreas comuns com aviso prévio, devem garantir que a monitorização não é excessivamente intrusiva ou assediante.
- Os funcionários do Texas não podem aceder ou seguir os dispositivos pessoais dos funcionários, como computadores portáteis ou telemóveis, sem o consentimento explícito do proprietário, mesmo que o dispositivo seja utilizado para o trabalho. Do mesmo modo, não é permitido seguir as contas pessoais de correio eletrónico ou de redes sociais de um funcionário, mesmo que este aceda às mesmas num computador da empresa.
- Os empregadores podem monitorizar a localização dos veículos e dispositivos da empresa se notificarem os trabalhadores sobre a localização e obtiverem o seu consentimento.
- Antes de implementar novos formulários de controlo, os empregadores devem avaliar o seu possível impacto e consultar as autoridades reguladoras da privacidade e os conselhos de empresa.
Se os empregadores do Texas considerarem cuidadosamente as leis federais e estaduais e implementarem políticas de monitorização bem definidas e transparentes, o software de monitorização dos empregados tornar-se-á o seu poderoso aliado no aumento da produtividade e da segurança da empresa.