Software de monitorização de empregados na Califórnia: Requisitos legais e melhores práticas

O Artigo I, Secção 1 da Constituição da Califórnia declara a privacidade um direito inalienável de todas as pessoas. No entanto, os direitos de privacidade não são tão absolutos no local de trabalho porque podem sobrepor-se aos interesses legítimos da empresa, como a manutenção da produtividade e da segurança.

Estes conflitos de interesses são regulados pelo seguinte:

• Lei da Invasão de Privacidade da Califórnia (CIPA). A CIPA proíbe a escuta ou a gravação de conversas confidenciais em todas as suas formas sem o consentimento de todas as partes. Estas formas incluem chamadas telefónicas, e-mails e mensagens instantâneas. A CIPA proíbe as organizações de gravar secretamente até mesmo conversas relacionadas com o trabalho (por exemplo, chamadas telefónicas com clientes) sem o consentimento do empregado e do cliente. Este consentimento deve ser explícito e documentado. A simples indicação numa política geral de que a monitorização pode ocorrer pode não ser suficiente para estabelecer um consentimento válido em todas as situações.

• Secção 435 do Código do Trabalho da Califórnia proíbe os empregadores de solicitar informações sobre as redes sociais dos trabalhadores ou dos candidatos.

• Lei da Privacidade do Consumidor da Califórnia (CCPA) e Lei dos Direitos de Privacidade da Califórnia (CPRA) centram-se principalmente nos dados dos consumidores, mas alargam certos direitos aos trabalhadores residentes na Califórnia. Nomeadamente, as empresas devem notificar os trabalhadores sobre quais as informações que recolhem, porquê, como são utilizadas e os seus direitos de acesso, eliminação e exclusão da utilização das suas informações pessoais.

• Expectativa razoável de privacidade sugere que a legalidade da monitorização depende muitas vezes do facto de um empregado prever razoavelmente a privacidade na área ou num método de comunicação. Uma política de monitorização claramente comunicada pode diminuir ligeiramente esta expetativa. No entanto, mesmo uma política desse tipo não pode permitir que os empregadores monitorizem áreas onde os empregados esperam sempre privacidade, como casas de banho ou salas de descanso.

As expectativas razoáveis de privacidade podem variar significativamente consoante o dispositivo e a área monitorizados. Por exemplo, os empregados esperam naturalmente menos privacidade em áreas abertas comuns, como postos de trabalho ou salas de reuniões, especialmente quando o empregador fornece uma política de monitorização transparente. Pelo contrário, os escritórios pessoais, os cacifos pessoais e, claro, as casas de banho e os vestiários são as áreas em que os empregados esperam um elevado nível de privacidade.

Um princípio semelhante aplica-se aos dispositivos de monitorização. O controlo de computadores portáteis, telefones e outros dispositivos pertencentes à empresa é geralmente mais esperado e legalmente defensável. Ao mesmo tempo, a monitorização de dispositivos pessoais, especialmente fora do horário de trabalho ou envolvendo contas pessoais, é considerada um "não-não" na maioria dos casos.

Em suma, os empregadores da Califórnia podem controlar:

• Dispositivos e plataformas da empresa e comunicações relacionadas com o trabalho neles efectuadas.

• Desempenho dos trabalhadores dentro de limites razoáveis.

• Localização de veículos ou dispositivos pertencentes à empresa.

• Cumprimento das políticas de segurança, do código de conduta da empresa e dos regulamentos legais.

• Utilização da Internet nas redes da empresa.

• Imagens de segurança nas instalações da empresa.

As organizações não o devem fazer:

• Monitorizar as comunicações pessoais nos dispositivos pessoais dos funcionários ou fora do horário de trabalho.

• Monitorizar áreas privadas com grandes expectativas de privacidade, como balneários ou casas de banho.

• Utilizar práticas de monitorização discriminatórias com base no género, deficiência, religião ou outra caraterística protegida.

• Utilizar uma monitorização oculta que compromete a dignidade dos trabalhadores.

• Utilizar o controlo como método de assédio ou intimidação contra trabalhadores desagradáveis.

Para se manter do lado correto da lei e respeitar a privacidade dos funcionários, recomendamos que os proprietários de empresas da Califórnia sigam estes princípios:

• Informe sempre os empregados sobre qualquer forma de monitorização.

• Obter o consentimento para o controlo, se necessário.

• Ter um objetivo comercial legítimo, como preocupações de desempenho ou segurança.

• Monitorizar apenas o que é essencial para atingir o objetivo comercial declarado. Evitar uma monitorização demasiado ampla ou intrusiva.

• Limitar a monitorização às comunicações e actividades relacionadas com o trabalho durante o horário de trabalho.

• Em caso de dúvida, consulte um advogado especializado na legislação laboral da Califórnia para garantir que as suas práticas de monitorização estão em conformidade.

A implementação de uma solução de monitorização é um processo mais complexo do que escolher a solução mais poderosa do mercado e colocá-la nos computadores dos funcionários. Sugerimos um processo gradual cuidadoso que consiste em várias etapas.

Recomendamos que comece por definir os problemas comerciais específicos que espera resolver com a monitorização. Quais são eles: segurança, desempenho, conformidade ou uma combinação dos mesmos? A resposta a esta pergunta ditará as caraterísticas que deve procurar numa solução de monitorização.

Ao explorar as ferramentas de monitorização, deve ter em conta alguns factores vitais. O primeiro é as funcionalidades do software. Avalie as capacidades oferecidas, como o seguimento de actividades, o seguimento de correio eletrónico, o seguimento de transferências de ficheiros, etc. Escolha as que correspondem às suas necessidades definidas e que são legalmente permitidas na Califórnia.

A facilidade de utilização e a integração são factores igualmente importantes. Uma escolha perfeita é o software de fácil utilização que se integra perfeitamente na sua infraestrutura e sistemas de TI existentes.

Além disso, pode querer procurar um software altamente personalizável. Este permitir-lhe-á alterar as definições de monitorização e aplicá-las individualmente a funções, departamentos ou funcionários específicos. Esta abordagem ajudá-lo-á a obter informações valiosas, minimizando a recolha de dados e cumprindo os regulamentos de privacidade.

Outro fator importante é a escalabilidade. A sua empresa cresce e a sua solução de monitorização deve ser capaz de crescer com ela.

Por fim, pesquise a reputação do fornecedor. Uma vez que irá recolher informações potencialmente sensíveis, o seu fornecedor de software deve ter uma reputação fiável, certificações de segurança e protocolos sólidos de proteção de dados.

Uma implementação repentina de software de monitorização em toda a empresa pode revelar problemas e estrangulamentos imprevistos que serão difíceis de resolver a esta escala. Em vez disso, recomendamos que comece com um programa piloto que envolva um único departamento ou um grupo de funcionários. Isto permite-lhe testar o software, avaliar a sua eficácia, recolher feedback e detetar problemas inesperados.

Depois de terminar a fase-piloto e de efetuar os ajustes necessários ao software, este é implementado em toda a empresa.

A implementação eficaz do software de monitorização dos trabalhadores não se limita à sua instalação e à resolução de problemas técnicos, mas também à formação dos gestores e do pessoal sobre a forma de o utilizar eficazmente.

Esta formação deve ensinar os gestores a utilizar o software, a interpretar os seus relatórios, a aderir às políticas de monitorização da empresa e a resolver problemas que possam ocorrer.

Quanto aos empregados, devem compreender o que está a ser monitorizado, como os dados serão utilizados, qual é a política de monitorização da empresa e responder a quaisquer perguntas ou preocupações que possam ter.

A implementação de uma solução de monitorização de funcionários não é um processo único. Os regulamentos de privacidade mudam, o software desenvolve novas funcionalidades e os seus objectivos de monitorização podem evoluir ao longo do tempo. É por isso que a revisão regular das práticas e políticas de monitorização da empresa é vital para manter a conformidade e garantir que continuam a ser relevantes para os seus objectivos.

Os regulamentos da Califórnia são rigorosos no que respeita à privacidade pessoal. Como proprietário de uma empresa ou gestor que pretende utilizar uma solução de monitorização de funcionários, deve procurar um equilíbrio entre os interesses legítimos da sua organização e a conformidade com as leis aplicáveis. Este equilíbrio reside num conhecimento sólido dos regulamentos de privacidade, em práticas transparentes, justificáveis e proporcionais e numa escolha cuidadosa do software de monitorização.