Garantir a produtividade com o software de monitorização de funcionários no estado da Geórgia: Principais recursos e casos de uso

A logística, a agroindústria e o comércio a retalho são três grandes pilares da economia do estado da Geórgia. O sector da logística no estado da Geórgia emprega uma grande força de trabalho, com mais de 177.000 empregos no sector privado postos de trabalho só no sector dos transportes e dezenas de milhares adicionais em serviços de entrega e armazenamento. O retalho é outra indústria crítica que suporta cerca de 28% dos postos de trabalho do estado. A agricultura, que é a principal indústria do estado da Geórgia em termos de impacto económico, emprega mais de 769.000 pessoas. A contribuição combinada destas três indústrias para a economia do estado da Geórgia ultrapassa os $565 biliões. Naturalmente, a produtividade, segurança e eficiência dos funcionários são importantes em sectores tão grandes e impactantes. As organizações enfrentam vários desafios nestas esferas, que são impossíveis de cobrir num pequeno artigo. Aqui, vamos concentrar-nos em desafios específicos que podem ser resolvidos com software de monitorização de funcionários.

Cada indústria encontra os seus desafios específicos, e o retalho, o agronegócio e a logística não são exceção. Vamos identificar esses desafios.

A agricultura, o processamento, a distribuição e outros processos no sector do agronegócio nem sempre são facilmente monitorizados, especialmente com software. Embora os programas de rastreamento não possam avaliar a qualidade de uma tarefa como o plantio, há vários desafios em que eles podem ajudar significativamente:

1. Acompanhar a presença e a localização dos trabalhadores no terreno, assegurando que estão no local durante o horário de trabalho e nas áreas designadas para tarefas específicas;

2. Registar corretamente as horas de trabalho dos trabalhadores no terreno, especialmente os que são pagos à hora;

3. Controlo da utilização e do movimento das máquinas;

4. Acompanhamento do pessoal que gere as operações agrícolas, o inventário, as vendas ou a logística a partir de um ambiente de escritório utilizando computadores. A monitorização da atividade para estas funções assegura uma utilização eficiente do tempo de trabalho e evita potenciais problemas como a fraude.

O sector da logística é a ponte entre produtores e consumidores e a base do comércio. Enfrenta frequentemente complexidades relacionadas com a circulação, a calendarização e a gestão dos recursos.

O primeiro problema é planear os percursos de transporte mais eficientes e optimizá-los, se necessário. Não é uma tarefa fácil se tivermos em conta as flutuações do tráfego, as condições das estradas e os horários de entrega. Um pequeno erro pode levar à perda de tempo, ao aumento das despesas de combustível e ao atraso das entregas.

O controlo dos prazos de entrega é outro problema importante. Não é possível construir relações fortes com os clientes se as entregas estiverem sempre atrasadas, independentemente de se deverem a circunstâncias imprevistas ou a ineficiências no planeamento ou na execução.

No entanto, pode planear meticulosamente o percurso e considerar os mais pequenos problemas potenciais, mas a entrega pode falhar devido à má conduta do condutor. O excesso de velocidade, os desvios não autorizados, o tempo de inatividade excessivo e o manuseamento incorreto do veículo são problemas mais comuns do que se possa pensar. Como resultado, obtém custos operacionais mais elevados, problemas de manutenção, potenciais riscos legais e de segurança e clientes insatisfeitos.

Falando de custos operacionais, o combustível é uma despesa operacional importante. É por isso que a monitorização e a gestão do consumo de combustível, a identificação de hábitos de condução que geram desperdício e a deteção de potenciais roubos de combustível são aspectos a considerar e monitorizar.

A má conduta ou ineficiência do motorista pode não só aumentar os custos operacionais, mas também colocar toda a carga em risco. É fundamental evitar o roubo, os danos ou o acesso não autorizado às cargas.

A última, mas não menos importante, consideração é a conformidade regulamentar. O sector da logística está sujeito a inúmeros regulamentos relativos às horas dos condutores, à manutenção dos veículos, ao manuseamento da carga e aos procedimentos aduaneiros. Manter a conformidade requer uma monitorização e manutenção de registos diligentes.

As operações de retalho, seja na loja ou no apoio às vendas em linha, dependem do desempenho eficiente do pessoal e da integridade das transacções. O software de monitorização pode ajudar significativamente com os seguintes desafios neste sector:

1. Registo exato do tempo de trabalho e revelação dos atrasos ou saídas antecipadas habituais.

2. Monitorização da atividade informática dos empregados responsáveis por tarefas administrativas, gestão de inventário ou processamento de encomendas em linha. Ajuda a identificar se o tempo de trabalho é gasto de forma produtiva e evita fraudes e outros incidentes.

3. Resolver o problema do roubo de tempo.

4. Monitorizar o pessoal à distância ou de entrega para garantir a assiduidade e a utilização eficiente das horas de trabalho.

5. Acompanhamento das interações dos empregados com os clientes para garantir uma elevada qualidade de serviço.

6. Monitorização da atividade nos pontos de venda (POS): transacções, devoluções e interações dos empregados para detetar potenciais erros e actividades desonestas.

Agora que já delineámos os desafios nestes sectores, é altura de explorar a forma como o software moderno de monitorização dos trabalhadores pode ajudar. Estas ferramentas oferecem visibilidade, responsabilidade e conhecimentos para tomar decisões informadas.

Existem dezenas de soluções de rastreio no mercado, e a escolha de uma única depende do desafio da organização. Deve-se procurar funcionalidades que resolvam os problemas específicos da sua empresa. Vamos analisar as principais caraterísticas do software de monitorização de funcionários e os problemas que podem resolver.

Nas indústrias em que os custos de mão de obra podem aumentar rapidamente - especialmente em ambientes com salários à hora, como a agricultura e o retalho - é essencial um controlo preciso do tempo, e a funcionalidade de controlo do tempo está integrada em muitas ferramentas de monitorização dos empregados.

Em primeiro lugar, o software concebido para monitorizar a atividade informática dos empregados tem normalmente controladores de horas de trabalho que registam a assiduidade, o início e o fim do dia de trabalho, os períodos de inatividade e as horas de trabalho totais para qualquer período selecionado. Um exemplo deste tipo de software é o CleverControl - uma solução poderosa e fiável para a monitorização de empregados.

Alguns softwares de rastreio de actividades também permitem registar o tempo gasto em projectos ou tarefas específicas, o que permite aos gestores analisar os processos de trabalho e planear prazos futuros.

O software de controlo de tempo é ideal para monitorizar os funcionários administrativos ou outros funcionários que trabalham nos computadores.

Mas e se o empregado trabalhar no terreno ou em entregas? Neste caso, existem aplicações móveis com geolocalização e verificação biométrica (como reconhecimento facial ou introdução de PIN). Asseguram entradas e saídas exactas, mesmo em zonas remotas.

A funcionalidade de controlo de tempo garante uma folha de pagamento justa, reduz o roubo de tempo e o absentismo e ajuda a manter a disciplina no trabalho.

Se a organização pretende saber não só o quanto os seus empregados trabalham, mas também como gastam o seu tempo de trabalho, a funcionalidade de controlo de atividade é a solução. O software com capacidade de seguimento de atividade regista quase tudo o que o empregado faz no seu posto de trabalho, fornecendo um registo detalhado do seu dia. Por exemplo, o software pode seguir a utilização de aplicações e sítios Web durante o horário de trabalho e classificá-la como produtiva ou improdutiva. Ou pode tirar screenshots e gravações de ecrã que fornecerão um contexto visual para os registos de texto. Os rastreadores de atividade avançados podem gravar chamadas e conversas em messengers e transmitir o ecrã do empregado em direto, permitindo ao gestor verificar se o trabalhador está concentrado nas suas responsabilidades.

Os registos de atividade detalhados ajudam a garantir que o pessoal está concentrado nas suas responsabilidades diretas e, em muitos casos, avaliam a qualidade dos seus contributos, por exemplo, a rapidez e a qualidade com que o agente de apoio responde aos pedidos dos clientes. Além disso, constituem uma medida de segurança adicional contra potenciais fraudes ou utilização indevida dos recursos da empresa.

Esta funcionalidade será valiosa para as empresas em que as pessoas e os activos estão constantemente em movimento, como é o caso da logística e das entregas. Os dispositivos GPS para veículos ou as aplicações móveis fornecem actualizações de localização em tempo real, monitorização da adesão ao itinerário e alertas de desvio. Algumas ferramentas integram-se no diagnóstico do veículo para monitorizar a velocidade, o consumo de combustível e o estado do motor.

Para o pessoal de entregas do comércio retalhista, as aplicações móveis com GPS e funcionalidades de assinatura do cliente verificam a conclusão da entrega e optimizam o encaminhamento futuro.

O GPS garante entregas atempadas e o cumprimento dos regulamentos de condução. Além disso, apoia operações eficientes de entrega na última milha.

Os dados em bruto têm pouco valor se não for possível extrair deles informações significativas. No entanto, fazê-lo manualmente consome muito tempo e é propenso a erros e conclusões subjectivas. É por isso que o software de monitorização de empregados inclui normalmente relatórios, gráficos de resumo de actividades automatizados e até Ferramentas de análise alimentadas por IA. Os relatórios podem destacar padrões de assiduidade, tendências de horas extraordinárias e variações de produtividade entre equipas ou locais.

Ser reativo significa muitas vezes que os problemas já ocorreram. Os alertas em tempo real permitem uma ação imediata antes que os problemas se agravem. Por exemplo, os gestores de transportes podem ser notificados se um condutor exceder um limite de velocidade definido, ficar demasiado tempo em ponto morto ou se desviar de um percurso planeado.

Os gestores de escritório podem definir alertas para as tentativas dos funcionários de acederem a sítios Web indesejados no trabalho (como compras ou redes sociais) ou palavras-chave.

Estes alertas permitem uma correção imediata do percurso, melhorando a produtividade e a conformidade em todas as funções monitorizadas.

Graças à monitorização dos funcionários, as empresas dos sectores chave do estado da Geórgia podem ultrapassar as suposições e avançar para uma gestão baseada em dados. O software de monitorização de funcionários não é apenas uma ferramenta - é um ativo estratégico que, quando utilizado de forma responsável e adaptado a funções específicas, pode aumentar significativamente a eficiência, reduzir custos e melhorar o desempenho geral.

Eis três casos de utilização ilustrativos que demonstram como as empresas dos principais sectores do estado da Geórgia podem tirar partido das soluções de monitorização para aumentar a produtividade.

Uma empresa de logística de média dimensão tem problemas regulares com prazos de entrega inconsistentes e custos de combustível superiores aos previstos. A análise dos registos manuais dos condutores fornecia alguns dados, mas carecia de precisão em tempo real e de pormenores sobre os percursos efetivamente efectuados e o tempo passado nos destinos.

A empresa implementou um sistema de monitorização com localização por GPS e relatórios detalhados dos percursos. Os dados de monitorização mostraram que os condutores seguiam frequentemente percursos mais longos e menos eficientes e faziam paragens mais longas do que o previsto.

O gestor de logística replaneou os itinerários com base nas condições reais, tornando-os mais eficientes. Também deu formação específica aos condutores sobre o cumprimento dos itinerários e a redução dos tempos de inatividade. Como resultado, o tempo médio de entrega foi reduzido em 15% e as despesas com combustível diminuíram visivelmente em três meses.

Uma loja de retalho em linha recebeu um número crescente de queixas de clientes sobre o serviço. Os seus pedidos de informação e problemas eram tratados de forma lenta e nem sempre eficaz. A administração precisava de perceber onde se verificavam os atrasos na sua equipa de serviço ao cliente.

Solução: A empresa implementou um software de monitorização de funcionários para os seus representantes do serviço de apoio ao cliente. Este software controlava o tempo gasto em plataformas de comunicação (correio eletrónico, chat), visitas a sítios Web e utilização de ferramentas de CRM.

Os dados de monitorização revelaram que alguns funcionários passavam tempo excessivo em aplicações e sítios Web não relacionados com o trabalho ou tinham dificuldades com o sistema de CRM, o que levava a respostas lentas. Com base nestas informações, a empresa deu formação ao pessoal sobre a utilização eficiente do CRM e a gestão do tempo. Em dois meses, as queixas dos clientes sobre a rapidez e a resolução do serviço diminuíram 20%.

Uma quinta no sul da Geórgia tinha dificuldade em controlar com exatidão as horas de trabalho dos trabalhadores sazonais. Os trabalhadores estavam espalhados por vastos pomares durante a época de colheita e era quase impossível monitorizar manualmente a assiduidade e as horas de trabalho de cada empregado. Era difícil avaliar quanto tempo era realmente gasto em tarefas produtivas em áreas específicas.

Solução: A quinta começou a utilizar um sistema de controlo de tempo com localização por GPS e delimitação geográfica. Graças a ele, os supervisores puderam garantir que os funcionários estavam na propriedade e nas zonas de trabalho designadas.

O novo sistema de registo de tempo eliminou potenciais roubos de tempo e erros nas horas de trabalho declaradas e assegurou uma folha de pagamento de mão de obra precisa. Além disso, os gestores das explorações agrícolas obtiveram melhores informações sobre o tempo real necessário para a colheita de diferentes blocos. Como resultado, puderam planear e utilizar os recursos com maior precisão nas épocas seguintes.

As indústrias chave do estado da Geórgia - logística, retalho e agroindústria - são fundamentais para a economia do estado. Tal como qualquer outra indústria, estas enfrentam desafios de produtividade e outros que resultam da falta de visibilidade das operações diárias e das actividades dos funcionários. O software de monitorização de funcionários oferece uma solução prática e eficaz para obter este conhecimento necessário.