Política de monitorização dos empregados para evitar a violação das leis de monitorização dos empregados

Para o funcionamento eficaz das organizações, os empregadores estão autorizados a recolher e utilizar informações sobre os empregados. No entanto, a lei estabelece muito claramente que não deve haver qualquer caso de assédio ou elemento de vingatividade. O empregador está autorizado a recolher apenas dados relevantes para a ocasião. A sua utilização deve ser justificada por uma utilização adequada. O empregador tem certas responsabilidades que lhe são impostas pela lei no que diz respeito à recolha e utilização de dados, incluindo informações recolhidas de terceiros.

Há uma série de formas através das quais o comportamento dos empregados pode ser monitorizado. Normalmente, cada organização instala e utiliza CCTV para a detecção de crime. Isto também pode ser utilizado para detectar crimes cometidos por empregados. A forma mais comum de violações de segurança nas organizações acontece através de fuga de dados por correio electrónico. O empregador está bem dentro do seu direito de instalar scans de correio electrónico para que esta área de fugas seja tapada. Certas medidas tomadas pela organização para proteger os seus próprios bens são sempre permitidas ao abrigo da lei do terreno.

A monitorização e a intrusão andam normalmente de mãos dadas. O empregador deve apenas assegurar que o equilíbrio seja mantido e que nenhuma violação dos direitos de privacidade seja cometida. Cada empregado tem direito à privacidade e isso é-lhe concedido pela lei. Não há forma de o empregador poder estar acima da lei. O direito estatutário do empregado à privacidade não pode ser violado por ninguém. São apenas os legisladores que têm o direito de procurar tais informações privadas e é apenas ao abrigo das suas directivas que o empregador pode recolher e divulgar o mesmo.

Existe uma disposição legal que permite ao empregado o direito de saber que está a ser controlado pelo seu empregador. O empregador é obrigado a dar um aviso prévio adequado (excepto em circunstâncias excepcionais) ao empregado e a mantê-lo informado. Espera-se sempre que o empregador assegure que as câmaras de vigilância CCTV sejam montadas de modo a que a vigilância CCTV seja efectuada em áreas cobertas por essas câmaras. O empregador poderia também, de vez em quando, enviar e-mails ao empregado sobre a actividade informática. Isto poderia pôr o empregado a par de que estas actividades estão a ser vigiadas e, por conseguinte, ele deve ser cuidadoso.

É dever do empregador assegurar que é feita a documentação adequada no que diz respeito à definição da política de controlo. Os documentos devem enumerar claramente o que o empregado pode fazer e o que não deve fazer. O empregador também deve assegurar que ele mantém a sua parte do contrato antes de esperar que o empregado mantenha a sua. A entidade patronal também deve assegurar-se de que não são cometidos excessos da sua parte. Trazer isto para fora de uma forma documentada pode ser benéfico para ambas as partes.

A amostragem aleatória é permitida nos termos da lei. Por amostragem aleatória entende-se que o empregador tem o direito de recolher amostras aleatórias a partir de dados tais como e-mails ou registos CCTV, a fim de verificar casos de furto, caso existam. O empregador também tem o direito de verificar os dados de um empregado que considere ser de carácter suspeito.

É da responsabilidade do empregador assegurar que apenas seja recolhida a informação apropriada conforme necessário para o caso particular. No entanto, no caso de novas investigações, se certas coisas novas surgirem, o empregador está no seu direito de recolher mais informações. É também exigido por lei que a informação assim recolhida seja mantida num local seguro. Há também um prazo após o qual os dados já não podem ser mantidos. Estes aspectos têm de ser seguidos pelo empregador em pormenor.

Muitas vezes pode surgir uma ocasião em que o empregador pode ter de recolher informações pessoais sobre a saúde do seu empregado. Isto pode dever-se ao cumprimento de normas de segurança, especialmente em locais onde a natureza dos empregos seria trabalhar em ambiente perigoso. No entanto, o empregado deve ser mantido informado e deve saber que tais informações estão a ser recolhidas. O empregador deve também ser capaz de justificar o pedido de tais informações. As regras e regulamentos devem ser claramente explicados ao empregado. Escusado será dizer que tais informações devem ser armazenadas num local seguro.

Por vezes, a integridade do empregado pode ser suspeita. Em tais circunstâncias, foi dado ao empregador o direito de fazer investigações secretas sem o conhecimento do empregado em questão. Informar o empregado em tais circunstâncias iria contrariar o próprio objectivo para o qual a investigação é conduzida. No entanto, a lei estipula que a autorização para tal controlo secreto deve ser obtida junto da direcção e deve haver uma restrição ao número de pessoas que fazem o trabalho de investigação.

Há um período específico antes do qual o controlo deve ser completado. Está também muito claramente documentado que locais privados absolutos, tais como casas de banho, não devem fazer parte do processo de monitorização, a menos que o assunto envolva investigação policial. Caso o empregador esteja convencido das intenções criminosas do empregado, as autoridades policiais também devem ser informadas.

O empregador tem o direito de proceder contra o empregado, de acordo com as regras da organização. No entanto, deve ser dada ao empregado toda a oportunidade de defender o seu caso em questão. Deve ser-lhe dado o direito de comentar as conclusões e contestar o mesmo se o considerar erróneo. O empregador não pode reter qualquer informação do empregado, uma vez que a lei lhe confere estes direitos.

O controlo dos empregados é necessário, mas deve ser feito dentro das disposições da lei.