Monitorização dos empregados: Como evitar armadilhas legais

Nos últimos tempos, a tecnologia tem vindo a melhorar por saltos e limites. Actualmente, cada vez mais pessoas estão activas nas plataformas dos meios de comunicação social. Ao mesmo tempo, o quadro legal não se moveu ao mesmo ritmo, criando assim um enorme fosso que continua a alargar-se de dia para dia. O fácil acesso a instrumentos electrónicos tais como telemóveis, tablets e computadores portáteis, bem como a Internet, resultou na diminuição do espaço entre a correspondência oficial e os meios de comunicação social. Isto é naturalmente motivo de preocupação para os empregadores, uma vez que têm a apreensão de que a segurança dos dados oficiais possa ser comprometida.

Este é um risco que os empregadores devem procurar resolver. Uma forma de abordar este problema é estabelecer limites e formular regras que têm de ser seguidas pelos empregados. O empregador também tem a opção de controlar a utilização dos sistemas informáticos pelos seus empregados. No entanto, existem certos direitos à disposição dos empregados que os empregadores devem ter conhecimento. As infracções a estes direitos podem ter repercussões legais para o empregador.

Deve ser claramente demarcado quanto ao que é apropriado e o que não é. O empregador deve ser claro no seu pensamento sobre este factor. Deve também decidir se o comportamento do empregado nesta matéria deve ou não ser monitorizado. Deve também ser claro quanto à forma como se deve desenrolar neste processo. Há muitos métodos para fazer estas verificações.

O empregador deve também considerar se é ou não necessário monitorizar toda a utilização das TI do empregado. Deve também ponderar quais seriam as implicações que isso poderia ter para o empregado. O empregador deve também explorar métodos menos intrusivos antes de formar quaisquer directrizes sobre esta matéria. Estes pontos devem ser documentados por eles durante as suas discussões.

Uma vez que as regras tenham sido elaboradas, é dever do empregador comunicar o mesmo aos empregados. É sempre melhor se os empregados souberem o que devem e o que não podem fazer. Isto também é vantajoso para o empregador, uma vez que o empregado não pode, mais tarde, aceitar o argumento de ignorar as regras. Este documento de política deve ser partilhado em pormenor com os empregados.

Não o fazer pode resultar em complicações legais para o empregador. O facto de o empregado poder ser controlado deve ser do conhecimento do empregado. De facto, deve ser-lhe fornecida uma cópia do documento de apólice e também uma formação.

Agora que a política está em vigor, o empregador tem a responsabilidade de identificar pessoas especiais para o trabalho. As informações assim recolhidas dos empregados devem ser armazenadas de acordo com as disposições da lei. Faz sentido que a entidade patronal mantenha no mínimo a força desse pessoal especial. Os poderes de controlo de tais empregados devem também ser restringidos de modo a evitar qualquer caso de bisbilhotice ilegal.

Uma coisa que os empregadores devem ter sempre em mente é que cada empregado tem direito à sua privacidade. Hoje em dia, tem sido observado que os empregados são autorizados a trazer os seus próprios dispositivos para o local de trabalho. O empregador deve ter uma ideia clara sobre o que constitui direito à privacidade do empregado e o que não constitui. Deve assegurar que este direito não seja violado em circunstância alguma. Tem sido observado que os tribunais têm uma opinião séria sobre tais infracções. Existe uma linha muito ténue que separa o que deve ser tratado como privado e o que não deve ser tratado como tal.

O empregador deve saber fazer malabarismos entre estes pontos e elaborar uma política de controlo rigorosa mas eficaz e perfeitamente aceite legalmente. O empregador deve certificar-se de que a privacidade do empregado não é violada e, ao mesmo tempo, garantir que a segurança dos dados oficiais não é comprometida. Este é um difícil trabalho de equilíbrio que tem de ser feito.

Os e-mails são os principais meios de comunicação através dos quais os dados confidenciais podem ser divulgados. No entanto, seria impraticável por parte dos empregadores restringir as mensagens de correio electrónico. Também poderia haver um problema de monitorização de todas e cada uma das comunicações por correio electrónico. Existem certos organismos reguladores que têm o direito de procurar informação de acordo com as disposições da lei. Em tais circunstâncias, o empregador é obrigado a fornecer as informações necessárias.

O empregador deve estar atento a estas disposições ao formular as políticas. O empregador deve ter o cuidado de incluir esta cláusula específica de divulgação no documento da apólice, na falta da qual poderia ser interpretada como uma infracção.

A educação do empregado é de importância capital

Escusado será dizer que as políticas de monitorização devem ser enquadradas e cumpridas. No entanto, a educação do funcionário sobre as implicações da política deve ser da maior importância. A política de monitorização deve estar lá em vigor, sem dúvida, mas deve ser usada como o último trunfo. Deve haver uma coordenação perfeita entre esta política e outras políticas da organização. De facto, é melhor que as cláusulas da política de monitorização façam parte do próprio contrato de trabalho.

As políticas existem para serem enquadradas e seguidas para o funcionamento bem sucedido de uma organização. É dever do funcionário zelar para que estas políticas sejam estritamente cumpridas. Ao mesmo tempo, é dever do empregador assegurar que os direitos do empregado não sejam infringidos em nenhum momento. O empregado também deve compreender que determinado decoro tem de ser mantido e que não faz nada de modo a pôr em risco a segurança dos dados oficiais em quaisquer circunstâncias. É necessário manter um equilíbrio perfeito para o funcionamento eficaz da organização como um todo.