Delegação: Concluir 100% das Tarefas

O que é a delegação?

Delegação é o processo de atribuição de tarefas que deve ser feito por um superior, juntamente com a necessária discrição a um subordinado.

Sim, esta é uma acção de gestão que muitos gestores acreditam razoavelmente ser o segredo do sucesso. As pessoas que sabem delegar atingem o auge dos negócios mais rapidamente e os seus empregados tornam-se mais eficientes. Os gestores que sabem utilizar a delegação, têm todos os motivos para serem chamados bons organizadores: não pedem posições - estão a ser-lhes pedidas.

A delegação é a organização do trabalho em que o líder distribui certas tarefas entre os subordinados. Pode chamar-lhe de outra forma: delegação é o processo de atribuição de tarefas que deve ser feito por um superior, juntamente com a necessária discrição a um subordinado.

Como aprender a delegar tarefas de boa vontade, sem pensar que é melhor fazê-lo você mesmo do que refazê-lo 10 vezes? Afinal de contas, não se pode ganhar todo o dinheiro e não se pode terminar todas as tarefas.

Quais as tarefas a delegar?

Há 3 tipos de tarefas que quase sempre tem de delegar a outros:

  1. Casos de rotina. A minha opinião é que, para um desenvolvimento empresarial eficaz, os gestores devem concentrar-se nas partes principais dos projectos, sem entrar em pormenores. A abordagem pedagógica do controlo, o desejo de controlar tudo e de saber tudo leva a uma perda de tempo excessiva. Manter-se a par de tudo é impossível. Nenhum gestor será capaz de fazer todo o trabalho sozinho.

  2. Trabalho específico. Há sempre tarefas que só podem ser bem executadas por profissionais. Sim, deixe o programa do programador, deixe o administrador técnico gerir o processamento de novos negócios, e deixe o gestor do escritório controlar o fluxo de documentos e emails. Construa o fluxo de trabalho para que cada funcionário compreenda e desempenhe bem as tarefas, para que não tenha de as controlar.

  3. Coisas que não lhe agradam. Sim, é isso mesmo. Se não gosta do que está a fazer neste momento, tem duas opções: continuar a fazê-lo ou delegar a uma pessoa que possivelmente gostará de o fazer. E se não gostar, então ofereça a essa pessoa dinheiro ou alguma alternativa na linha de "você ajuda-me - eu ajudo-o".

Problemas comuns com a delegação

A delegação é constituída por várias partes: Delegação = Atribuição + Autoridade + Confiança.

Talvez tenha tido pensamentos como estes: "Se quer fazer bem o trabalho, faça-o você mesmo" ou "Sou a única pessoa em quem realmente se pode confiar para fazer isto" ou "Ninguém vai trabalhar melhor do que eu" ou "Sou indispensável".

No entanto, em geral, trata-se de concepções erróneas clássicas, que podem ser expressas em breves definições:

  • "Egomania" (ninguém pode fazer este trabalho melhor do que eu),

  • "Perversidade" (é mais fácil fazer o trabalho eu próprio do que explicar aos outros como fazê-lo)

  • "Auto-engano" (trabalho há tanto tempo e tão bem que não cometo erros),

  • "Medo de subestimação" (se alguém fizer o trabalho melhor do que eu, eu terei mau aspecto),

  • "Simplicidade" (eu próprio posso fazer todo o trabalho, não preciso de ajuda),

  • "Personagem" (trabalhar com outros é demasiado difícil para mim).

A delegação não se limita a despejar tarefas urgentes e desagradáveis sobre os outros ou a rejeição de obrigações. Abandonar as suas obrigações não significa que ceda também a responsabilidade. A responsabilidade pode ser delegada mas não pode ser transferida, porque o controlo continua a ser seu.

Para saber como delegar, tomemos a fórmula chamada 5W1H ou o método Kipling. Num dos seus poemas, "Eu guardo seis homens honestos ao serviço dos homens...", ele delineou 6 perguntas simples: O quê, quando, porquê, quem, onde e como.

Como delegar usando a técnica 5W1H?

A técnica 5W1H envolve a extracção de novas informações através da resposta a uma série de perguntas de sondagem. É necessário responder a todas as perguntas antes da delegação. São elas: O que tem de ser feito? Porque é que esta tarefa é importante? Onde deve ser feita? Quando é que esta tarefa tem de ser concluída? Quem é responsável pelo resultado? Como fazê-lo?

Para saber como delegar, tomemos a fórmula chamada 5W1H ou o método Kipling. Num dos seus poemas, "Eu guardo seis homens honestos ao serviço dos homens...", ele delineou 6 perguntas simples: O quê, quando, porquê, quem, onde e como.

Para simplificar, é necessário responder a três perguntas principais antes de delegar:

  1. Qual é a finalidade desta tarefa? O mais importante é que você, como líder, deve estabelecer claramente um objectivo e definir um resultado final específico.

  2. Discutir a tarefa com o funcionário e descobrir a sua atitude em relação à mesma. Deixe o empregado dizer como vê o papel do executante desta tarefa e a forma de a resolver. Pela minha experiência, posso dizer que a delegação de autoridade será mais eficaz se for uma parceria em vez de uma relação patrão-subordinado.

  3. Porque é que você ou a pessoa em quem confia o devem fazer? Nem todos os empregados podem executar a tarefa da forma que gostariam. Por conseguinte, aconselho a prestar especial atenção à selecção da pessoa a quem vai delegar. Para começar, deve considerar o nível de qualificações e experiência. Preste atenção à carga de trabalho do funcionário. Deve lembrar-se que o excesso de tarefas diminui inevitavelmente a qualidade do trabalho. E, finalmente, considere as qualidades pessoais do empregado. Porque só o empregado que quer fazer a tarefa é que a faz bem. A tarefa não deve colocar o empregado sob tensão; caso contrário, o problema não será resolvido de forma eficiente.

  4. Como é que posso resolver o problema? Indique o grau de liberdade do funcionário nas acções. Por exemplo, será um cumprimento de requisitos rigorosos na lista, ou liberdade suficiente nas acções e decisões do empregado, ou liberdade total, o principal é que o resultado deve corresponder às suas expectativas e requisitos.

Deve também lembrar-se que é necessário dar ao funcionário a autoridade necessária para concluir a tarefa. Se lhes der demasiado, eles podem abusar, e se der muito pouco, eles podem não alcançar o objectivo.

Assim, a delegação pode ser realizada com uma fórmula simples. Lembre-se, a base de qualquer negócio bem sucedido é uma delegação de autoridade adequada. Pode-se ser um génio e um workaholic incansável, mas se não se atribuir tarefas aos subordinados, pode-se perder tudo aquilo em que se tem trabalhado tão arduamente. Ao delegar, está a ganhar tempo.