Delegação: Concluir 100% das Tarefas

Delegação é o processo de atribuição de tarefas que deve ser feito por um superior, juntamente com a necessária discrição a um subordinado.

Sim, esta é uma acção de gestão que muitos gestores acreditam razoavelmente ser o segredo do sucesso. As pessoas que sabem delegar atingem o auge dos negócios mais rapidamente e os seus empregados tornam-se mais eficientes. Os gestores que sabem utilizar a delegação, têm todos os motivos para serem chamados bons organizadores: não pedem posições - estão a ser-lhes pedidas.

A delegação é a organização do trabalho em que o líder distribui certas tarefas entre os subordinados. Pode chamar-lhe de outra forma: delegação é o processo de atribuição de tarefas que deve ser feito por um superior, juntamente com a necessária discrição a um subordinado.

Como aprender a delegar tarefas de boa vontade, sem pensar que é melhor fazê-lo você mesmo do que refazê-lo 10 vezes? Afinal de contas, não se pode ganhar todo o dinheiro e não se pode terminar todas as tarefas.

Há 3 tipos de tarefas que quase sempre tem de delegar a outros:

1. Casos de rotina. A minha opinião é que, para um desenvolvimento empresarial eficaz, os gestores devem concentrar-se nas partes principais dos projectos, sem entrar em pormenores. A abordagem pedagógica do controlo, o desejo de controlar tudo e de saber tudo leva a uma perda de tempo excessiva. Manter-se a par de tudo é impossível. Nenhum gestor será capaz de fazer todo o trabalho sozinho.

2. Trabalho específico. Há sempre tarefas que só podem ser bem executadas por profissionais. Sim, deixe o programa do programador, deixe o administrador técnico gerir o processamento de novos negócios, e deixe o gestor do escritório controlar o fluxo de documentos e emails. Construa o fluxo de trabalho para que cada funcionário compreenda e desempenhe bem as tarefas, para que não tenha de as controlar.

3. Coisas que não lhe agradam. Sim, é isso mesmo. Se não gosta do que está a fazer neste momento, tem duas opções: continuar a fazê-lo ou delegar a uma pessoa que possivelmente gostará de o fazer. E se não gostar, então ofereça a essa pessoa dinheiro ou alguma alternativa na linha de "você ajuda-me - eu ajudo-o".

A delegação é constituída por várias partes: Delegação = Atribuição + Autoridade + Confiança.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

No entanto, em geral, trata-se de concepções erróneas clássicas, que podem ser expressas em breves definições:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

A delegação não se limita a despejar tarefas urgentes e desagradáveis sobre os outros ou a rejeição de obrigações. Abandonar as suas obrigações não significa que ceda também a responsabilidade. A responsabilidade pode ser delegada mas não pode ser transferida, porque o controlo continua a ser seu.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

A técnica 5W1H envolve a extracção de novas informações através da resposta a uma série de perguntas de sondagem. É necessário responder a todas as perguntas antes da delegação. São elas: O que tem de ser feito? Porque é que esta tarefa é importante? Onde deve ser feita? Quando é que esta tarefa tem de ser concluída? Quem é responsável pelo resultado? Como fazê-lo?

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Para simplificar, é necessário responder a três perguntas principais antes de delegar:

1. Qual é a finalidade desta tarefa? O mais importante é que você, como líder, deve estabelecer claramente um objectivo e definir um resultado final específico.

2. Discutir a tarefa com o funcionário e descobrir a sua atitude em relação à mesma. Deixe o empregado dizer como vê o papel do executante desta tarefa e a forma de a resolver. Pela minha experiência, posso dizer que a delegação de autoridade será mais eficaz se for uma parceria em vez de uma relação patrão-subordinado.

3. Porque é que você ou a pessoa em quem confia o devem fazer? Nem todos os empregados podem executar a tarefa da forma que gostariam. Por conseguinte, aconselho a prestar especial atenção à selecção da pessoa a quem vai delegar. Para começar, deve considerar o nível de qualificações e experiência. Preste atenção à carga de trabalho do funcionário. Deve lembrar-se que o excesso de tarefas diminui inevitavelmente a qualidade do trabalho. E, finalmente, considere as qualidades pessoais do empregado. Porque só o empregado que quer fazer a tarefa é que a faz bem. A tarefa não deve colocar o empregado sob tensão; caso contrário, o problema não será resolvido de forma eficiente.

4. Como é que posso resolver o problema? Indique o grau de liberdade do funcionário nas acções. Por exemplo, será um cumprimento de requisitos rigorosos na lista, ou liberdade suficiente nas acções e decisões do empregado, ou liberdade total, o principal é que o resultado deve corresponder às suas expectativas e requisitos.

Deve também lembrar-se que é necessário dar ao funcionário a autoridade necessária para concluir a tarefa. Se lhes der demasiado, eles podem abusar, e se der muito pouco, eles podem não alcançar o objectivo.

Assim, a delegação pode ser realizada com uma fórmula simples. Lembre-se, a base de qualquer negócio bem sucedido é uma delegação de autoridade adequada. Pode-se ser um génio e um workaholic incansável, mas se não se atribuir tarefas aos subordinados, pode-se perder tudo aquilo em que se tem trabalhado tão arduamente. Ao delegar, está a ganhar tempo.