Software de monitoramento de funcionários de Delaware: tratamento de dados confidenciais em empresas financeiras

As empresas financeiras lidam não apenas com capital, mas também com grandes volumes de dados confidenciais, desde execuções de operações e carteiras de clientes até comunicações confidenciais por e-mail. Proteger esses dados é um requisito crítico de conformidade e um imperativo de gestão de riscos. Software de monitoramento de funcionários é um dos melhores métodos para proteger informações confidenciais, mas como escolhê-lo e implementá-lo?

O sucesso exige uma estratégia cuidadosa e dividida em duas partes. Primeiro, você deve escolher um software abrangente com segurança robusta e de nível bancário para proteger os dados de monitoramento. Segundo, você deve monitorar as atividades dos funcionários de acordo com as leis de privacidade federais e de Delaware. Um sistema de segurança de dados eficiente protege seus clientes, sua empresa e sua reputação; o sistema errado pode levar a consequências devastadoras.

Neste artigo, examinaremos os requisitos técnicos para software de monitoramento de funcionários em empresas financeiras, o cenário jurídico e descreveremos um roteiro para implementar o monitoramento em uma empresa financeira.

O monitoramento de funcionários pode ser um terreno escorregadio se implementado de forma descuidada. Suas práticas de monitoramento precisam de uma base jurídica sólida. Antes de começar a escolher o software de rastreamento e pensar nos métodos, você precisa entender as leis federais e locais de Delaware que regem o monitoramento.

Órgãos federais como a Securities and Exchange Commission (SEC) e a Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) estabelecem os padrões e regras para lidar com dados confidenciais de clientes em empresas financeiras.

De acordo com a Regra FINRA 3110 (Supervisão), você deve implementar e manter sistemas para supervisionar as atividades dos funcionários, incluindo canais de comunicação digital modernos, como Slack, Teams ou e-mail.

Você não pode cumprir esse requisito de forma confiável a menos que tenha visibilidade desses canais. Nesse caso, um software de monitoramento é uma necessidade prática para cumprir suas funções de supervisão. Com ele, você pode supervisionar as comunicações internas e as interações com os clientes, além de ter a trilha de auditoria esperada pelos reguladores. A FINRA também exige a manutenção de registros por meio da Regra 4511

e requisitos de comunicação pública sob a Regra 2210, tornando a supervisão e a retenção partes inseparáveis ​​da conformidade.

De acordo com a Regra 17a-4 da SEC (Manutenção de Registros) [17 C.F.R. § 240.17a‑4], você deve registrar, reter e preservar registros comerciais importantes, incluindo comunicações eletrônicas, em um formato que não possa ser regravado ou apagado. Isso é comumente conhecido como conformidade com WORM. As corretoras devem ser capazes de recuperar registros em até 24 horas e mantê-los por três a seis anos, dependendo do tipo.

Ações recentes da SEC penalizaram dezenas de empresas por não capturarem adequadamente comunicações eletrônicas em dispositivos pessoais e aplicativos externos, como WhatsApp, iMessage ou Signal. Os riscos de cometer esse erro são altos, com mais de US$ 600 milhões em multas aplicadas em casos de manutenção de registros somente em 2024.

A Regra de Salvaguardas da Lei Gramm-Leach-Bliley (GLBA) [16 C.F.R. Parte 314] obriga você a proteger a segurança e a confidencialidade das informações pessoais não públicas (NPI) dos clientes. As atualizações de 2023 exigem que as instituições financeiras implementem monitoramento contínuo ou testes de penetração anuais e avaliações de vulnerabilidade semestrais. O software de monitoramento de funcionários é uma excelente ferramenta de conformidade nesse sentido, pois ajuda a detectar vazamentos acidentais, comportamentos de risco, acesso não autorizado e uso indevido deliberado de dados de clientes.

O Regulamento S-P da SEC [17 C.F.R. Parte 248] foi alterado em 2024 para exigir que as instituições financeiras estabeleçam programas de resposta a incidentes e procedimentos de notificação de violações com 72 horas de antecedência para acesso não autorizado a dados de clientes. O ideal é que sua solução de monitoramento seja integrada a esses programas para garantir a identificação e a contenção imediatas de potenciais violações.

A Lei de Privacidade das Comunicações Eletrônicas (ECPA) geralmente proíbe a interceptação de comunicações, mas prevê duas exceções principais: (1) monitoramento pelo empregador com consentimento claro e informado (geralmente obtido na contratação e documentado no manual do funcionário) e (2) monitoramento no curso normal dos negócios para fins comerciais legítimos, como supervisão de conformidade ou segurança. A regra de notificação de Delaware foi elaborada especificamente para apoiar a conformidade com a ECPA.

As regras federais criam a base, mas Delaware acrescenta uma camada crucial. De acordo com o Título 19, Capítulo 7, Seção 705 do Código de Delaware [Del. Code tit. 19, § 705], empregadores privados devem fornecer notificação por escrito ou eletrônica aos funcionários antes de monitorar ou interceptar o uso de telefone, e-mail ou internet. Você pode:

• Emitir um aviso único na contratação (por escrito ou eletrônico), que deve ser reconhecido pelo funcionário, ou
• Forneça um aviso diário sempre que o funcionário acessar o e-mail ou a internet da empresa, embora a maioria das empresas use um sistema permanente de aviso inicial e reconhecimento.

O aviso deve descrever os tipos de monitoramento realizados e não se trata apenas de uma prática recomendada – é obrigatório. Esta lei não proíbe o monitoramento, nem exige notificações repetidas para monitoramento contínuo baseado em políticas, mas proíbe qualquer rastreamento secreto. O monitoramento para manutenção ou volume do sistema (por exemplo, proteção de rede, não vigilância pessoal) é isento, mas a revisão direcionada da atividade individual de funcionários sempre exige aviso.

A lei de Delaware o coloca entre um pequeno grupo de estados (junto com Nova York e Connecticut) que impõem transparência no monitoramento eletrônico. Violações acarretam penalidades civis de US$ 100 por incidente, portanto, uma gestão política robusta é essencial.

Criar uma política de monitoramento de funcionários compatível para uma empresa financeira de Delaware significa integrar requisitos federais e estaduais à sua estrutura de governança interna.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Especifique quais dispositivos e canais de comunicação são abrangidos. Normalmente, são computadores, telefones e a rede corporativa da empresa.
• Descreva quem tem acesso aos dados coletados, por quanto tempo eles são armazenados (de acordo com os períodos de retenção da SEC) e os procedimentos para sua revisão. O acesso aos dados deve obedecer ao princípio do menor privilégio, e a retenção deve respeitar o padrão de minimização das regras GLBA e SEC.
• Inclua uma declaração de privacidade demonstrando a conformidade com os requisitos de resposta a incidentes e notificação de violações do Regulamento S-P. A conformidade com a regra de notificação por escrito de Delaware, incluindo uma cópia da política de monitoramento e o reconhecimento do funcionário arquivado, é obrigatória.

A criação desta política pode levar tempo, mas é condição necessária para atender aos padrões de conformidade federais e estaduais. Além disso, promove transparência, responsabilidade e uma cultura voltada para a segurança, na qual funcionários e reguladores confiam.

O monitoramento de funcionários cria um paradoxo. Você implementa um software de monitoramento para aumentar a segurança, mas, ao fazê-lo, cria um novo fluxo concentrado de dados extremamente sensíveis. Esse fluxo contém não apenas evidências potenciais de má conduta, mas frequentemente as próprias informações não confidenciais (NPI) do cliente, segredos comerciais e planos estratégicos que você está tentando proteger. Se esses registros de monitoramento vazarem, o dano pode ser tão catastrófico quanto o vazamento de dados confidenciais da empresa.

O software de monitoramento que você escolher deve ter ferramentas de segurança integradas para proteger os dados coletados. Então, o que procurar em uma ferramenta de monitoramento?

Os dados são vulneráveis ​​quando estão em movimento e armazenados. Um bom software de rastreamento abrange ambos os estados.

A criptografia em trânsito protege as informações enquanto elas viajam do dispositivo de um funcionário para os servidores da sua empresa ou do seu provedor de software. O padrão ouro aqui é o TLS 1.2 ou superior. Este é o mesmo protocolo de segurança que protege suas sessões bancárias online. Se o software de monitoramento escolhido usar TLS, você pode ter certeza de que os dados serão criptografados durante o trajeto e serão inúteis para possíveis hackers.

Quando os dados chegam ao banco de dados, eles também precisam ser protegidos. O padrão da indústria que você deve procurar idealmente é a criptografia AES-256. Esse tipo de criptografia é usado por instituições financeiras e governos em todo o mundo para proteger as informações mais valiosas. Mesmo que um criminoso invada o banco de dados de armazenamento ou roube fisicamente um servidor, ele obterá apenas uma confusão criptografada e ilegível, sem a chave única.

Controlar quem pode acessar os dados de monitoramento é tão crucial quanto proteger os dados em si. Veja o que seu software de monitoramento deve ter.

Controle de acesso baseado em função (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Autenticação multifator (MFA)

Uma senha por si só pode não ser suficiente para proteger dados tão sensíveis. A MFA é a segunda camada de verificação; geralmente, é um código SMS de uso único ou um aplicativo de autenticação. Apesar de sua simplicidade, reduz significativamente o risco de violação, mesmo que a senha seja comprometida. A MFA deve ser uma regra inquebrável para sua plataforma de monitoramento.

Vamos da teoria à prática. Por onde começar se você deseja implementar o monitoramento de funcionários na sua empresa financeira?

Avaliação de risco interno

Pense em quais são as suas maiores vulnerabilidades. É o risco de uso de informação privilegiada? Vazamento acidental de dados por um funcionário bem-intencionado? Ou roubo de propriedade intelectual? Aborde esses riscos reais, juntamente com os requisitos legais, em suas futuras práticas de monitoramento.

Uma política de monitoramento clara

Lembra-se da exigência de notificação de Delaware? Crie uma política de monitoramento clara e abrangente que aborde o que é monitorado, por que e como. Apresente-a à sua equipe, enquadrando-a como uma medida para proteger a empresa, os clientes e seus empregos contra ameaças à segurança e erros regulatórios. Os funcionários devem assinar o documento.

Uma lista de verificação de conformidade e segurança

Ao começar a conversar com fornecedores de software, faça perguntas diretas não apenas sobre os recursos do produto, mas também sobre o comprometimento deles com as necessidades regulatórias.

Por exemplo, você pode perguntar:

• Vocês oferecem Controles de Acesso Baseados em Funções? O que são?
• Descreva seus padrões de criptografia de dados para dados em trânsito e em repouso.
• Você pode fornecer seus certificados de segurança?

Um fornecedor respeitável terá respostas claras e seguras para essas perguntas.

Segurança acima de vigilância

A forma como seus funcionários enxergarão o monitoramento depende de como você o posiciona dentro da sua empresa. O objetivo é criar um ambiente seguro onde os funcionários possam dar o seu melhor e saber que seus dados, os dados dos clientes e os ativos da empresa estão protegidos. Apresente o software de monitoramento como uma ferramenta necessária para conformidade, honestidade e segurança em um setor de alto risco.

Ao adotar essas medidas ponderadas e transparentes, você vai além da simples instalação de software. Você está implementando um ativo estratégico que constrói uma empresa mais resiliente, em conformidade e confiável.