Estudo de caso: O papel da CleverControl no aprimoramento da colaboração remota de equipes

Empresas modernas prosperam com agilidade e, para o cliente da CleverControl, uma pequena empresa de desenvolvimento de software sediada nos EUA, isso significou a transição para um modelo de trabalho totalmente remoto. A empresa empregava 32 desenvolvedores, testadores e gerentes de projeto espalhados por diferentes fusos horários, então essa flexibilidade foi uma vitória. Mas, na prática, as coisas não estavam indo tão bem quanto pareciam.

A equipe tinha as ferramentas de sempre: Jira para tarefas, um chat interno para mensagens e outras. Mas faltava algo. Os líderes de projeto tinham apenas uma vaga noção do processo de trabalho. Quem estava travado em quê? Por que alguns sprints estavam atrasados? E por que alguns membros da equipe pareciam sobrecarregados enquanto outros tinham tempo de inatividade?

Eles não estavam lidando com preguiça, mas sim com invisibilidade. Foi aí que o CleverControl entrou em ação. Não era para policiar a equipe, mas para finalmente ver como o trabalho estava sendo feito e melhorar a colaboração remota da equipe.

Implementar um software de monitoramento pode sair pela culatra rapidamente se parecer espionagem. Então, em vez de acionar um interruptor discretamente, a liderança da empresa teve uma conversa franca com a equipe.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

A gerência foi específica sobre quais dados seriam coletados: uso de aplicativos, tempo gasto em ferramentas de trabalho, capturas de tela periódicas e períodos de atividade/inatividade. Eles também deixaram claro: sem registro de pressionamento de tecla e sem rastreamento oculto. E, crucialmente, os funcionários também podiam visualizar seus próprios dados.

Essa transparência mudou o jogo. Em vez de desconfiança, eles obtiveram aceitação.

Quando os dados começaram a fluir, não demorou muito para identificar padrões que antes eram invisíveis.

1. A comunicação estava andando em círculos

   A empresa presumiu que o mensageiro interno era o recurso ideal para tudo relacionado ao projeto, mas descobriu-se que muitas atualizações de tarefas ainda eram feitas por e-mail. Pior ainda, os gerentes de projeto alternavam constantemente entre o Jira e o e-mail, perdendo atualizações e duplicando o trabalho. Como resultado, a colaboração remota entre equipes era ineficiente e lenta.

   A solução: A gerência estabeleceu uma regra clara: toda a comunicação relacionada a tarefas é feita no Jira. O mensageiro interno serve para perguntas rápidas e atualizações da equipe. Simples, mas reduziu o ruído e tornou as transferências mais fluidas.

2. As ferramentas estavam sendo desperdiçadas (e mal alocadas)

   Algumas equipes tinham licenças para ferramentas de desenvolvimento caras que mal utilizavam, enquanto outras esperavam semanas para ter acesso. A função da CleverControl era coletar relatórios sobre o uso do aplicativo e do site. Não se tratava de orçamento, mas sim de visibilidade.

   A solução: com os relatórios de uso da CleverControl, a TI pôde ver quem realmente precisava do quê. Eles realocaram licenças com base no uso real, não em suposições.

3. Os desenvolvedores seniores estavam fazendo trabalho júnior

   Os dados mostraram que os principais desenvolvedores estavam gastando horas respondendo a perguntas de suporte de rotina — tempo que eles deveriam gastar em revisões complexas de arquitetura e código.

   A solução: eles criaram uma função de suporte rotativa para os membros juniores da equipe. Isso liberou os desenvolvedores seniores e deu aos juniores experiência prática. Todos cresceram, a colaboração remota da equipe melhorou e os projetos avançaram mais rápido.

4. As melhores práticas estavam escondidas à vista de todos

   Uma equipe entregou consistentemente antes do prazo. Ao analisar os dados, descobriram que esses profissionais de alto desempenho estavam usando um conjunto específico de documentos internos e recursos de terceiros com mais frequência do que outros.

   A solução: eles não guardaram esse conhecimento para si. Atualizaram o wiki interno, realizaram algumas sessões curtas de treinamento e compartilharam o manual com toda a empresa. De repente, as melhores práticas se tornaram práticas comuns.

Os projetos começaram a avançar mais rapidamente e o planejamento de recursos tornou-se mais eficaz. Mas as conquistas mais profundas foram culturais:

• A comunicação ficou mais clara: menos atualizações perdidas, menos frustração.

• A carga de trabalho parecia mais justa - os gerentes conseguiam identificar desequilíbrios antes que o esgotamento se instalasse.

• A colaboração remota da equipe se tornou mais intencional - porque eles viram como o trabalho fluía e puderam moldá-lo.

• O moral da equipe melhorou: as pessoas se sentiram apoiadas, não observadas.

O papel da CleverControl foi significativo. Embora não tenha substituído as ferramentas existentes, fez com que funcionassem melhor. Deu à empresa o insight necessário para parar de adivinhar e começar a otimizar — não controlando as pessoas, mas entendendo seu fluxo de trabalho.

Para um software de formação de equipes remotas para clientes no mundo todo, essa clareza não era apenas algo positivo. Era a diferença entre sobreviver ao trabalho remoto e realmente prosperar nele.