Como o CleverControl ajudou a aumentar a produtividade de uma empresa de tecnologia

Como o CleverControl ajudou a aumentar a produtividade de uma empresa de tecnologia

O roubo de tempo, a falta de responsabilidade, os padrões de trabalho ineficazes e a compensação dos colegas mais preguiçosos são apenas alguns dos problemas de produtividade que afectam os espaços de trabalho modernos. Mas e se pudesse obter informações em tempo real sobre a atividade dos funcionários, identificar ou mesmo evitar estes problemas a tempo e aumentar a produtividade da sua equipa? Neste estudo de caso do CleverControl, vamos explorar como uma empresa de tecnologia combateu estes desafios e aumentou a produtividade com um software de monitorização de funcionários.

O desafio

O nosso cliente é uma empresa de desenvolvimento de software de média dimensão, em rápido crescimento, com 47 funcionários. A empresa é especializada na criação de soluções de software personalizadas, incluindo aplicações móveis, plataformas internas da empresa e sistemas de CRM para pequenas e médias empresas. A empresa começou por ser uma pequena empresa em fase de arranque e, no início, baseava-se na visibilidade direta como principal método de gestão da assiduidade e do desempenho. À medida que a equipa crescia, o chefe da organização não conseguia controlar diretamente todos os funcionários e processos.

A empresa enfrentava desafios no controlo do tempo de trabalho, na medição da produtividade e na visibilidade do projeto. Os métodos tradicionais de registo de tempo não eram fiáveis. Os empregados esqueciam-se muitas vezes de preencher as folhas de ponto a tempo e, como resultado, apresentavam dados imprecisos e aproximados. Além disso, o diretor chegou a descobrir vários casos de roubo de tempo.

A observação dos processos de trabalho através da supervisão e de reuniões regulares de equipa e individuais era morosa, subjectiva e imprecisa. Esta falta de dados fiáveis impedia estimativas precisas dos projectos e dificultava a identificação de tarefas demoradas.

A equipa não cumpria os prazos: cerca de 15% dos projectos excediam os prazos iniciais, o que desagradava aos clientes e prejudicava a reputação da empresa. Era difícil identificar as verdadeiras razões dos fracassos: má gestão, processos ineficazes ou improdutividade pessoal. Cada trabalhador tinha uma perspetiva diferente do problema.

Além disso, o chefe não tinha meios para monitorizar diretamente os 12 membros da equipa remota e não podia confiar apenas nos seus relatórios. Ele queria mais visibilidade em tempo real para identificar problemas no local e fornecer feedback atempado.

Por último, o diretor procurou uma forma de passar menos tempo a controlar a produtividade e obter resultados mais objectivos.

A solução

Para resolver estes desafios, a empresa decidiu experimentar um software de monitorização dos empregados e escolheu o CleverControl. O CleverControl monitorizou automaticamente o início e o fim do dia de trabalho, o que permitiu à empresa eliminar completamente as folhas de ponto. Os relatórios de monitorização também incluíam os períodos activos e inactivos durante o dia, o que podia revelar os preguiçosos habituais.

A função Live Viewing do CleverControl proporcionou ao diretor da empresa a visibilidade em tempo real desejada. O chefe podia ver o ecrã de qualquer funcionário e saber em que fase se encontrava o trabalho durante o dia de trabalho.

Os relatórios de atividade detalhados e as estatísticas sobre as aplicações e os sítios mais utilizados permitiram analisar o tempo que os empregados despendiam efetivamente em tarefas de trabalho e o que poderia ser melhorado.

O Resultado

Os primeiros resultados da monitorização não foram surpreendentes: a maioria dos membros da equipa revelou níveis elevados de produtividade e de envolvimento. O aumento da produtividade foi causado pela própria monitorização. Sabendo que todas as suas acções são monitorizadas, os funcionários tinham menos probabilidades de gastar tempo em actividades improdutivas ou não relacionadas com o trabalho.

À medida que os trabalhadores se habituavam à monitorização, regressavam gradualmente aos seus padrões de trabalho habituais. A monitorização destes padrões deu resultados muito mais interessantes. Assim, com o CleverControl, a direção revelou várias ineficiências, por exemplo:

  • Um dos programadores de software passava horas a documentar meticulosamente cada pequena tarefa e a criar relatórios excessivos. Embora a documentação seja vital no desenvolvimento de software, o funcionário estava a microgerir-se ao ponto de impedir o progresso real.

  • Um dos diretores marcava várias reuniões sobre qualquer questão menor. Embora o seu objetivo fosse manter a equipa actualizada, a maioria destas reuniões frequentes era improdutiva, consumia muito tempo e arruinava o fluxo de trabalho do dia para os outros membros da equipa. Os relatórios mostravam um aumento de 15% no tempo inativo, na navegação pessoal e em actividades menos produtivas nos dias em que os membros da equipa tinham de participar em várias reuniões deste tipo.

A monitorização também ajudou a empresa a descobrir as causas da improdutividade habitual de alguns trabalhadores:

  • Um dos especialistas de TI era considerado um preguiçoso habitual até que o gestor analisou o seu relatório de atividade. Verificou-se que a funcionária passava uma parte significativa do seu dia de trabalho a ajudar os colegas ou a completar tarefas que estes lhe delegavam. Naturalmente, não cumpria os prazos e não conseguia concentrar-se devidamente nas suas responsabilidades diretas.

  • O AI Scoring do CleverControl detectou alguns funcionários remotos que realizavam uma atividade mínima relacionada com o trabalho e passavam muito tempo em navegação pessoal.

  • O diretor de relações públicas revelou-se uma verdadeira "borboleta social". A sua utilização de messengers atingia quase 40% do dia de trabalho. Interrompia frequentemente o trabalho dos colegas com conversas ou mensagens longas e irrelevantes, dificultando-lhes a concentração e a conclusão das tarefas.

A identificação destas e de outras ineficiências permitiu à empresa trabalhar no sentido de as eliminar e aumentar a produtividade. Com um controlo preciso do tempo e uma monitorização em tempo real, os gestores puderam avaliar os prazos dos projectos com maior precisão, o que resultou em mais projectos e tarefas entregues a tempo. Além disso, puderam reafectar alguns recursos e funcionários, assegurando que as pessoas certas estavam a trabalhar nas tarefas certas no momento certo.

A empresa decidiu tirar partido da funcionalidade de auto-monitorização. Os funcionários puderam aceder e analisar os seus relatórios de atividade, o que aumentou a sua responsabilidade e aumentou o seu empenho em 7%.

Como resultado da monitorização, a entrega atempada do projeto atingiu 96% nos primeiros seis meses de implementação. A direção reduziu as reuniões desnecessárias, deixando apenas as reuniões de controlo semanais e mensais.

Em geral, a empresa registou um aumento de produtividade de 11% nos seis meses seguintes à implementação.

Envolvimento

A monitorização dos trabalhadores ajudou a empresa a transformar a sua abordagem à gestão do trabalho. "Antes do CleverControl, estávamos a voar às cegas", diz o diretor da empresa, "Confiávamos muito em intuições e avaliações subjectivas. Com os relatórios de monitorização e as estatísticas de atividade, temos agora uma visão mais clara e podemos tomar decisões informadas."

Este estudo de caso do CleverControl demonstra que o software ajudou a empresa a melhorar os seus processos de trabalho e a promover uma cultura de transparência e responsabilidade.

Quer saber mais sobre o CleverControl? Visite o site página de produto ou contacte-nos.

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