5 sinais de que a sua empresa precisa de um software de monitorização de funcionários

Os indicadores de desempenho em declínio são o primeiro e mais natural motivo de preocupação quando são mais do que uma queda ocasional ou sazonal. Se verificar um declínio consistente no desempenho global e na produtividade da sua empresa, é altura de aprofundar os seguintes factores.

Veja os números exactos. Os seus valores de referência habituais estão subitamente mais difíceis de alcançar? As vendas estão constantemente a ficar aquém das projecções? O número de unidades produzidas por dia está a diminuir? Quando os indicadores-chave de produtividade estão a diminuir constantemente e as forças externas do mercado não conseguem explicar esse facto, é um sinal alarmante de que algo está errado.

Os prazos não cumpridos tornaram-se uma norma e não uma exceção? Os projectos que se atrasam constantemente em relação ao calendário são um problema sério. Os prazos não cumpridos perturbam os processos de trabalho diários, provocam derrapagens orçamentais, frustram os clientes, diminuem as receitas e arruínam a sua reputação. Atrasos frequentes significam que existem ineficiências algures nos seus processos, uma potencial falta de responsabilidade ou problemas de gestão do tempo por parte dos funcionários. Perceber porque é que isso acontece é o primeiro passo para melhorar.

Os empregados podem entregar o trabalho a tempo, mas isso é apenas metade do problema. Não se trata apenas de saber quanto está a ser feito, mas também quão bem. Notou um pico de reclamações por parte dos clientes? A sua equipa passa mais tempo a refazer trabalhos e a corrigir erros? As verificações de garantia de qualidade estão a falhar com mais frequência? Isto pode significar que a equipa perde a concentração ou carece de competências essenciais para um melhor desempenho. O software de monitorização dos empregados pode ajudá-lo a revelar o problema subjacente à diminuição da qualidade do trabalho.

Tem dificuldade em determinar quem é o responsável por uma tarefa falhada, um erro ou um atraso num projeto? As dificuldades em identificar a responsabilidade podem resultar de fluxos de trabalho pouco claros, funções mal definidas ou falta de responsabilização pelas contribuições individuais.

A monitorização dos empregados reúne dados abrangentes sobre a atividade laboral dos empregados: tempo ativo e inativo, aplicações e sítios Web mais utilizados, padrões de atividade e potenciais distracções, como as redes sociais. Analisando estes dados, pode revelar por que razão o desempenho dos empregados está a diminuir e como melhorá-lo.

O aumento de incidentes de segurança, tais como infecções frequentes por malware, ataques de phishing bem sucedidos, violações de dados ou acesso não autorizado a informações sensíveis da empresa são razões para começar a agir. Significam uma fraqueza nas suas defesas de segurança e, frequentemente, a vulnerabilidade reside em acções não intencionais ou mesmo intencionais dos funcionários. De acordo com relatórios recentes, cerca de 82% das violações de segurança são causados por erro humano. A monitorização dos empregados pode ajudar a mitigar estes riscos e a detetar incidentes precocemente.

A próxima razão para considerar a monitorização dos funcionários são os regulamentos como o GDPR, HIPAA, PCI DSS ou normas de conformidade específicas do sector. O não cumprimento destas normas pode resultar em grandes coimas e danos para a reputação. A conformidade depende muitas vezes da adesão dos funcionários a procedimentos e protocolos específicos, especialmente no que respeita ao tratamento e segurança dos dados. A falta de visibilidade das operações diárias dos funcionários aumenta significativamente os riscos de incidentes devido a negligência e má conduta.

Por último, se a vantagem competitiva da sua empresa reside em informações exclusivas, propriedade intelectual ou segredos comerciais, a proteção destes activos é vital. Os funcionários com acesso privilegiado a dados confidenciais podem vazá-los tanto de forma não intencional como intencional.

O software de monitorização de empregados permite-lhe ver a atividade dos empregados, graças ao qual pode garantir a sua conformidade com as políticas de segurança e os regulamentos relevantes.

O software com a funcionalidade de prevenção de perda de dados (DLP) pode detetar comportamentos inseguros ou inadequados dos funcionários e alertar o gestor ou um especialista em segurança. Além disso, os dados recolhidos pelos programas de monitorização podem servir de prova em investigações internas, caso ocorra um incidente.

Um ambiente de trabalho seguro, confortável, amigável e respeitoso é crucial para a produtividade dos funcionários. As violações da conduta no escritório criam uma atmosfera hostil, diminuem a moral e o empenho dos empregados e contribuem para uma maior rotatividade. Nos piores cenários, esse comportamento pode mesmo expor a empresa a responsabilidades legais significativas e a danos na sua reputação. Nota os seguintes sinais preocupantes? Uma investigação responsável que envolva a monitorização dos empregados pode ser a sua solução.

O primeiro sinal de alarme são as denúncias de assédio e discriminação, formais ou informais. Ignorar tais queixas não só será prejudicial para a vítima de tal comportamento, como também conduzirá a uma atmosfera tóxica no escritório.

Outro sinal preocupante a ter em conta são as violações do código de conduta ou de ética da empresa. Estas podem incluir a utilização pessoal excessiva do tempo de trabalho da empresa para actividades não profissionais, a utilização indevida de recursos da empresa para ganhos pessoais, comportamentos online inadequados utilizando redes ou dispositivos da empresa ou violações de acordos de confidencialidade.

Por último, os funcionários podem utilizar os recursos da empresa para difamar ou caluniar alguém ou alguma coisa online, aceder a recursos pirateados, violando assim os direitos de autor, ou fazer qualquer outra coisa que possa levar a perdas financeiras e consequências legais. Se estas acções não forem controladas, podem dar origem a processos judiciais dispendiosos, sanções regulamentares e danos significativos para a reputação.

Em casos de assédio, discriminação ou intimidação, a monitorização das comunicações dos funcionários - com aconselhamento jurídico adequado e notificação dos funcionários - pode fornecer as provas necessárias para investigações internas.

O software de monitorização pode criar registos detalhados da atividade dos funcionários, incluindo a utilização de aplicações e o acesso a ficheiros. Estes registos podem fornecer um rasto verificável para compreender as acções dos funcionários e determinar se as políticas da empresa foram violadas.

Se se questiona frequentemente sobre a forma como o trabalho está a fluir e porque é que os estrangulamentos surgem do nada, pode precisar de software de monitorização. Pergunte a si próprio:

1. Estou a basear-me em suposições em vez de dados concretos para compreender o nosso fluxo operacional?
2. Há processos específicos que são sistematicamente lentos, ineficazes e afectados por atrasos?
3. Será que certas tarefas se tornam repetidamente pontos de estrangulamento nos nossos fluxos de trabalho, atrasando projectos inteiros ou resultados departamentais?
4. Preciso de dados objectivos para compreender os nossos fluxos de trabalho actuais antes de implementar alterações nos processos? Como é que posso medir o impacto dessas alterações?

Quando os gestores não têm uma visibilidade clara dos processos de trabalho, não podem planear eficazmente o calendário e o orçamento do projeto, otimizar os fluxos de trabalho e prever potenciais problemas.

O software de monitorização de empregados elabora relatórios detalhados sobre a utilização de aplicações pelos empregados, a progressão das tarefas e o tempo despendido em cada tarefa. Estes relatórios são dados objectivos e quantificáveis sobre os fluxos de trabalho actuais. Ao analisá-los, os gestores vêem como o trabalho é feito na prática e avaliam a produtividade individual e da equipa. Podem revelar áreas que podem ser melhoradas e automatizadas, eliminar passos redundantes e reformular os fluxos de trabalho para os tornar mais eficientes e rápidos.

Uma vez implementadas as melhorias, os dados de monitorização podem ser utilizados para medir o impacto real destas alterações na eficiência do fluxo de trabalho. Este ciclo baseado em dados pode tornar-se a base para a melhoria e o aperfeiçoamento contínuos.

O sucesso da empresa é alimentado por funcionários empenhados e motivados. Mas o que acontece se a faísca se apagar? Poderá observar tendências preocupantes, como a diminuição do empenho, o absentismo e o aumento das taxas de rotatividade. Aqui estão outros sintomas alarmantes:

1. uma diminuição sensível do entusiasmo
2. menor proactividade
3. os empregados parecem menos empenhados no seu trabalho e no sucesso da empresa
4. menor participação nas actividades e reuniões da equipa
5. sentimento geral de apatia ou negativismo.

Estes sinais podem indicar problemas mais profundos e subjacentes na sua organização. Deve investigar a saúde da cultura do seu local de trabalho e o bem-estar dos trabalhadores, e uma monitorização cuidadosa dos trabalhadores pode ser uma ferramenta útil na sua investigação.

Um software de monitorização com controlo automático da assiduidade pode revelar os sinais preocupantes acima referidos, muitas vezes mais cedo do que um gestor, e levar a uma investigação mais aprofundada. Além disso, pode ajudar a medir a eficácia dos esforços que está a fazer para melhorar o empenho dos trabalhadores. No entanto, para envolver e motivar os empregados, são necessários outros métodos, como recompensas e bónus, oportunidades de desenvolvimento e crescimento, entre outros.

O reconhecimento atempado dos cinco sinais de aviso - queda de produtividade, segurança, comportamento antiético, ângulos mortos operacionais e diminuição do envolvimento - é crucial, e a monitorização dos colaboradores pode ajudar a detectá-los e a descobrir as razões para estes problemas. Se estiver a sentir estes sinais, explore como a O software de monitorização do CleverControl pode ajudar. Mas lembre-se de dar prioridade a uma implementação ética e transparente.