Os 5 principais erros que as empresas cometem ao monitorizar os funcionários remotos

A utilização excessiva de técnicas de monitorização invasivas é um dos erros mais graves que os gestores podem cometer. É compreensivelmente tentador para uma empresa saber exatamente o que os empregados fazem no trabalho ao minuto, que aplicações utilizam, que mensagens escrevem numa conversa casual com um colega, ou mesmo aceder à sua webcam e ver o que estão a fazer. Os gestores justificam estas medidas com preocupações de produtividade ou de segurança, mas, em muitos casos, este escrutínio pode ter um efeito contrário espetacular. Não é de surpreender que os empregados vejam esta monitorização profunda como uma falta de confiança e uma violação grosseira da privacidade. 39% dos trabalhadores admitem que a monitorização prejudica as suas relações com o empregador e 43% consideram-na a razão do declínio da moral da empresa. O controlo excessivo exerce uma pressão psicológica desnecessária sobre os trabalhadores, gera ressentimentos, cria uma cultura de desconfiança e de microgestão e conduz potencialmente a uma maior rotatividade.

Uma abordagem mais eficaz consiste em limitar a monitorização aos dados estritamente necessários para avaliar a produtividade e manter a segurança. Além disso, é vital ser aberto e transparente com os funcionários sobre as políticas de monitorização.

Este erro é uma evolução do anterior. Em vez de avaliar a produção e os resultados do colaborador, o gestor pode concentrar-se apenas no acompanhamento e na quantificação da sua atividade diária: número de e-mails enviados, tempo passado em determinadas aplicações e sites, ou mesmo a frequência dos cliques no rato. Escusado será dizer que essas métricas fornecem apenas uma visão superficial do trabalho do funcionário e não reflectem a sua produtividade ou valor para a organização. Um colaborador pode parecer "ativo" no computador durante horas, sem realmente realizar qualquer trabalho significativo. Entretanto, outro pode obter resultados significativos num período mais curto através de trabalho concentrado, interrompendo-o com vídeos engraçados de gatos ou navegando em memes para relaxar. O controlo da atividade apenas não tem em conta os estilos de trabalho individuais e pode fazer com que os empregados dêem prioridade a "parecerem ocupados" em vez de apresentarem resultados de qualidade.

Uma abordagem eficaz à gestão de colaboradores remotos significa definir objectivos claros e mensuráveis e centrar-se em resultados tangíveis e na qualidade das entregas, em vez de registos de atividade meticulosos. Quando confia nos empregados para gerirem o seu tempo e se concentrarem nos resultados, eles trabalharão de uma forma que se adapta aos seus pontos fortes e que, em última análise, beneficia a empresa.

A transparência e a comunicação são as pedras angulares de qualquer tipo de monitorização de funcionários, especialmente em condições de trabalho remoto. Infelizmente, muitas empresas decidem não informar os seus empregados sobre a monitorização. As que o fazem não fornecem políticas de monitorização claras na grande maioria dos casos - apenas um terço (32%) dos empregados inquiridos pela Forbes Advisor receberam quaisquer orientações ou políticas relativas à monitorização.

Essa negligência pode resultar não só em danos na moral dos funcionários, mas também em pesadas multas por não cumprir as leis e regulamentos relativos à privacidade.

As empresas devem comunicar as suas políticas de monitorização, incluindo as razões para a monitorização, o âmbito dos dados recolhidos, quem pode aceder aos registos e durante quanto tempo são armazenados. Com actualizações regulares e oportunidades de diálogo sobre as práticas de monitorização, os funcionários sentir-se-ão informados e respeitados e menos resistentes à monitorização.

O próximo erro na monitorização é a tendência para aplicar uma abordagem a todos os colaboradores remotos, independentemente das suas funções, níveis de experiência ou registos estabelecidos. Esta abordagem ignora a natureza diversificada das equipas remotas e os níveis de confiança estabelecidos com cada colaborador. Monitorizar um especialista veterano de elevado desempenho com o mesmo escrutínio que um novo contratado fará com que o profissional se sinta desconfiado e sufocado. Os colaboradores de confiança que prosperam com a independência ficarão particularmente desmotivados com a abordagem de tamanho único.

Pelo contrário, adaptar as abordagens de monitorização às necessidades específicas da equipa, aos níveis de confiança e às responsabilidades individuais será mais benéfico para a gestão de equipas remotas. Reconhecer que diferentes funções podem exigir diferentes níveis de supervisão, fornecer apoio aos novos contratados e dar relativa liberdade aos funcionários experientes será um sistema de monitorização mais eficaz e menos desmoralizante.

A diminuição do bem-estar dos trabalhadores causada por um acompanhamento agressivo é talvez um dos erros mais negligenciados na monitorização. Mesmo que os gestores se apercebam do aumento dos níveis de stress, ansiedade e esgotamento, raramente os relacionam com os seus métodos de monitorização. Entretanto, a vigilância constante pode levar os empregados a parecerem ocupados, ignorando as pausas tão necessárias, e prejudicar a sua capacidade de concentração e desempenho efetivo. As empresas que dão prioridade à monitorização constante em detrimento do bem-estar dos trabalhadores criam um ambiente de trabalho tóxico que conduz ao isolamento, à diminuição da produtividade, ao menor envolvimento e a taxas mais elevadas de absentismo e de rotatividade.

Um ambiente de trabalho de apoio e confiança é essencial para o sucesso a longo prazo, especialmente em equipas remotas. Para além de políticas de monitorização claras e da concentração nos resultados, as organizações devem incentivar uma comunicação aberta sobre a carga de trabalho e o stress e considerar a implementação de iniciativas de bem-estar especificamente concebidas para os trabalhadores remotos.

A gestão remota de colaboradores é uma tarefa difícil, e o controlo dos colaboradores pode facilitar a tarefa ou trazer mais problemas, dependendo da forma como é implementado. A monitorização invasiva, a atribuição de prioridade à atividade em detrimento dos resultados, a falta de transparência, a mesma abordagem para todos os empregados e a negligência do bem-estar dos empregados são erros críticos na monitorização. Cometê-los significa minar a confiança e a produtividade dos seus empregados e criar um ambiente stressante e sufocante, onde não há espaço para a motivação e a criatividade. As organizações devem reavaliar a sua abordagem e implementar a monitorização de forma ética e transparente, com foco no resultado. Quer saber como o fazer? Consulte o nosso guia sobre o controlo dos trabalhadores à distância. Adotar uma abordagem equilibrada e ética à gestão de trabalhadores à distância não é apenas uma questão de boas práticas; é essencial para construir uma força de trabalho à distância próspera e sustentável a longo prazo.