4 Maneiras de monitorizar os seus empregados de forma legal e eficaz

A monitorização dos seus empregados tem certamente vários benefícios se for bem feita. Pode ajudá-lo a garantir que as pessoas não estão a descuidar-se, torná-las mais produtivas e identificar áreas onde os empregados estão a desperdiçar tempo ou recursos da empresa em assuntos privados. Neste artigo, examinaremos 4 formas de monitorizar os seus empregados legal e eficazmente em pormenor. Mas antes de o fazer, há algumas coisas a compreender sobre a legalidade do controlo. Isto irá preparar o terreno para decidir o melhor método de controlo dos seus empregados.

Se é ou não legal controlar os seus empregados dependerá inteiramente do país em que você e os seus empregados se encontram. Se estiver localizado nos Estados Unidos, é provável que consiga controlar as actividades dos seus empregados nos dispositivos do seu local de trabalho para controlar a sua eficácia. Dependendo do estado em que se encontra, poderá ou não ter um requisito legal para informar os seus empregados do facto de que os tem estado a monitorizar. Isto é algo que terá de verificar dentro das suas leis estaduais individuais, pois não é um requisito federal. Segue-se uma lista dos diferentes tipos de métodos de comunicação, as actividades são dispositivos que os empregadores estão legalmente aptos a controlar nos Estados Unidos.

1. Computadores da empresa

   Os monitores da empresa que permanecem sob a propriedade da empresa podem ser totalmente monitorizados. Isto inclui a monitorização da sua utilização, documentos e ficheiros armazenados, utilização da web, histórico e o número de traçados, cliques, tempo activo e inactivo. O facto de o dispositivo estar ou não localizado dentro das instalações da empresa não afecta a medida em que um empregador é capaz de os monitorizar legalmente. Normalmente os monitores de trabalho e os computadores são os dispositivos que podem fornecer mais informações sobre a eficácia de um empregado, é por isso que muitas empresas tenderão a adicionar localizadores a estes dispositivos, mas não a quaisquer outros dispositivos.

2. Meios de comunicação social

   A monitorização dos meios de comunicação social é legal nos EUA, uma vez que pode ajudar os empregadores a garantir que o seu empregado não está a passar o seu tempo a dedicar-se a outras actividades fora do trabalho durante o horário de trabalho. A monitorização da utilização dos meios de comunicação social pode ser feita de algumas formas diferentes. A mais óbvia delas é estabelecer uma restrição ao acesso a certos websites nos computadores das empresas. Isto é tanto um acto de monitorização como um acto preventivo, mas não é a única forma de monitorizar este tipo de actividade. Os empregadores também são capazes de verificar se o seu empregado está online e afixado durante o horário de trabalho. Se descobrirem que estão, poderão então monitorizar essas actividades e informar os seus empregados das suas descobertas. As contas dos meios de comunicação social também podem ser monitorizadas quanto ao seu conteúdo. Isto pode ser particularmente verdade nas indústrias onde os empregados actuam como a cara da empresa. Quando este é o caso, a maioria das empresas verificará se existe algo ofensivo ou inadequado tanto nas páginas dos empregados como nas páginas dos potenciais candidatos durante o processo de contratação.

3. Monitorização de correio electrónico

   Com os e-mails, toda a capacidade de monitorização de uma empresa pode ser limitada. As empresas em geral são capazes de monitorizar todas as comunicações que chegam através do seu sistema empresarial. No entanto, em alguns estados, existe um requisito de consentimento quando as mensagens de correio electrónico dos funcionários são verificadas. Isto é algo a ter em conta, pois pode causar problemas se certas mensagens de correio electrónico forem monitorizadas sem que o funcionário seja informado sobre elas.

   Vale também a pena notar que os e-mails privados que não passam pelo servidor de trabalho, mas alojados externamente, não são normalmente sujeitos a monitorização. Isto porque são comunicações completamente privadas que muitas vezes terão lugar completamente fora do local de trabalho.

4. Telefones e conversas telefónicas

   É aqui que a monitorização pode tornar-se um pouco complicada. Geralmente, quando um empregado utiliza um telefone da empresa, os empregadores são normalmente capazes de monitorizar as suas comunicações comerciais. No entanto, para que essas conversas sejam registadas, as leis de cada estado precisam de ser verificadas, uma vez que em muitos estados é necessário o consentimento de duas partes. O que isso significa essencialmente que a pessoa do outro lado da chamada terá também de concordar que a chamada seja gravada. Dependendo da linha de negócio em que se encontra, pode ou não ser uma pergunta fácil.

5. Dispositivos pessoais

   Com dispositivos pessoais, há políticas específicas que terão de ser aplicadas para que seja feito legalmente. Em geral, uma política de "bring-your-own-device" terá de estar em vigor na empresa. Isto ajudaria a explicar porque é que um determinado empregado pode estar a utilizar o seu dispositivo pessoal para negócios e poderia também potencialmente permitir o acesso dos seus empregados para monitorização. Com os computadores pessoais dos funcionários, poderá ser necessário haver uma ordem judicial ou uma política de trabalho muito clara que permita à empresa monitorizar o computador durante as horas de trabalho ou mais frequentemente quando o dispositivo estiver dentro das instalações da empresa. Como revisão geral, os empregados não podem ter os seus dispositivos pessoais revistados sem a devida autorização.

Esta compreensão do que são as legalidades relativas ao controlo pode ajudá-lo a escolher melhor quais as práticas de controlo que vão ser eficazes e legais na sua empresa.

O método mais fácil de controlar a actividade online dos seus empregados é a utilização de software especial. CleverControl é o software espião líder e a solução mais fácil para melhorar os seus processos empresariais. Ajudá-lo-á a investigar as acções ilegais dos seus empregados, evitar a fuga de informação, aumentar a produtividade e detectar os que se descuidam. CleverControl permite-lhe monitorizar todos os seus funcionários remotamente através de qualquer dispositivo ligado à Internet. Tudo o que é preciso é entrar na sua conta através de um navegador da Internet e pode ver a actividade de todos os funcionários a partir de qualquer lugar e a qualquer hora.

Este excepcional software espião tem muitas características adicionais, incluindo Monitorização em Tempo Real, Actividade de Website, Actividade de Aplicação, Registo de Teclas, Captura de Ecrã, Instantâneos e Gravações de Miro Som.

Para começar a monitorizar os seus empregados com CleverControl, deve inscrever-se aqui https://clevercontrol.com/ , descarregar CleverControl Agent da sua conta, instalá-lo nos computadores monitorizados e começar a obter dados e visualizar dados através da conta web. Note que antes de utilizar o programa deve informar devidamente todos os utilizadores do dispositivo em que instala tal software, para que sejam sujeitos a monitorização.

É útil para acompanhar e registar as interacções e conversas da sua equipa com clientes, clientes, ou parceiros por várias razões. Imagine que verifica as últimas estatísticas de apoio ao cliente, e vê que um funcionário está a obter pontuações muito mais elevadas do que todos os outros. No caso de gravar a interacção dos funcionários com os clientes, pode ouvir as chamadas telefónicas desta pessoa do mês passado e descobrir o que ela está a fazer correctamente, para que possa pedir ao seu pessoal que faça o mesmo. E se algum membro da equipa receber críticas muito más, poderá descobrir o que está a fazer mal e resolver o problema.

Existem muitos serviços e aplicações que lhe permitirão gravar a conversa telefónica dos seus empregados. Não é proibido ouvir as conversas dos seus empregados nos telefones dos seus empregadores. No entanto, se não quiser infringir a lei, deve fazê-lo apenas para controlar a qualidade do seu trabalho. Por exemplo, pode certificar-se se os seus clientes recebem apoio técnico útil, ou se os seus colegas tratam os seus clientes de forma respeitosa.

Apesar do facto de não existirem protecções federais para chamadas telefónicas, existem algumas leis estaduais em vários estados. Por exemplo, na Califórnia, o chefe da empresa é obrigado a notificar os funcionários que as suas chamadas telefónicas estão a ser gravadas, tocando um sinal sonoro. É óbvio que não se aplica a conversas telefónicas não relacionadas com negócios. Se estiver a ouvir uma chamada telefónica e perceber que é pessoal, deve desligar.

Para ter informação mais detalhada sobre o legado da utilização de software de monitorização de empregados em diferentes países, pode encontrar informação adicionalaqui

O acompanhamento da localização do pessoal da empresa (seja de carro, telemóvel, ou ambos) tornou-se muito popular nos últimos tempos. Mas a seguinte questão continua em aberto: como controlar a localização dos seus empregados sem infringir a lei? É permitido monitorizar a localização dos funcionários, quer esteja a utilizar uma aplicação móvel, com geofencing, ou um dispositivo GPS no carro. De qualquer forma, deve seguir algumas recomendações para se manter do lado seguro.

Antes de mais, forneça aos seus empregados o equipamento que lhe permitirá monitorizar a sua localização. Há sempre uma menor expectativa de privacidade quando um empregado está a utilizar propriedade da empresa, em vez de pessoal. Portanto, se vai monitorizar a localização de um empregador com a ajuda de um smartphone, deve pagar por isso.

Em segundo lugar, notifique os empregados de que os vai localizar. Assim que obtiver autorização das pessoas que vai controlar, não se preocupe com questões legais: a sua aprovação suplanta as outras preocupações.

E por último, mas não menos importante, nunca acompanhar a actividade não comercial. Os seus empregados esperam privacidade quando estão fora do escritório ou têm dias de folga. Isso significa que não deve vigiar a sua localização quando não estão a trabalhar.

Não há dúvida de que este método é legal, mas pode levar muito tempo a monitorizar e analisar a produtividade dos seus empregados. No entanto, se quiser ter tudo sob controlo, este caminho é definitivamente para si.

Se não tiver experiência de controlo pessoal da actividade dos seus empregados, pode começar com os check-ins diários. Este método mostra aos seus empregados que se preocupam com a produtividade e querem saber tudo quando se trata de desempenho. Antes de mais, deve perguntar aos seus colegas todos os dias: "O que conseguiu hoje? Estamos a aproximar-nos da realização do nosso objectivo? Como posso ajudar ou apoiar-vos?" Com a ajuda deste método, não só acompanhará a produtividade do seu empregado, mas também aumentará o seu moral, mostrando o seu apoio aos colegas.

Além disso, deve concentrar-se não na quantidade de horas trabalhadas, mas nos resultados da sua equipa. É um facto bem conhecido que os colegas tendem a 'matar o tempo' se sentirem que não têm outro objectivo que não seja o de colocar em X horas diárias. A produtividade aumentará quando a equipa estiver orientada para os objectivos e altamente motivada em relação ao tempo investido. Isto é porque terão um incentivo para completar tarefas. Não há dúvida de que todos querem ir para casa mais cedo depois de um trabalho ter sido feito. Por isso, pode permitir-lhes sair do escritório quando o trabalho do dia estiver feito e não quando o relógio chegar às 17:00 horas.

Há muitas opiniões sobre a eficácia do controlo e a medida em que pode ser uma boa prática no seu gabinete. Aqui estão algumas das razões mais importantes pelas quais a monitorização não só funciona como é incrivelmente útil tanto para o empregador como para o empregado.

1. Reconhecimento

   A monitorização dos empregados significa que, dia após dia, poderá saber exactamente como os seus empregados se estão a sair. Durante a época de revisão e mesmo antes disso, ter estas estatísticas de monitorização em mãos poderia permitir-lhe fazer com que os seus empregados se sintam reconhecidos pelo bom trabalho que estão a realizar e dar-lhe-á clareza sobre quais os empregados que realmente merecem ter um bónus ou receber uma posição melhor.

2. Retenção de empregados

   O reconhecimento é uma das principais formas de garantir que os seus empregados não estejam constantemente à procura de novas oportunidades noutros locais. Ao fazer com que os seus empregados sejam reconhecidos e ao dar-lhes recompensas pelo bom desempenho pode começar a construir lealdade dentro da sua equipa. Isto pode realmente ajudá-lo a construir a sua empresa sem ter de se preocupar constantemente com os seus funcionários que estão constantemente a entregar as suas demissões.

3. Atenciosidade

   Os seus empregados, quando sabem que são monitorizados, são muito mais susceptíveis de se tornarem extremamente atentos. Esta atenção será amplamente o resultado de saberem que qualquer erro que cometam será visto. Isto não significa que a monitorização deva ser utilizada para exagerar cada erro e para punir excessivamente os seus empregados. Pelo contrário, deve ser visto como parte da sua formação e como uma forma de reforçar a qualidade do trabalho que a sua equipa produz.

4. Resolução de problemas

   Sempre que um problema é visto através da monitorização, dá à sua equipa uma oportunidade de trabalhar em conjunto de modo a resolvê-lo. Ao ser capaz de resolver problemas assim que estes ocorrem, os seus clientes ou clientes ficarão incrivelmente mais satisfeitos com o trabalho que produz, pois eles poderão facilmente discernir o quanto se preocupa com o seu trabalho. Isto também criará uma atmosfera mais colectiva em que a sua equipa se preocupará sempre em dar o seu melhor e procurará formas de colaborar e corrigir erros, em vez de apenas tentar escondê-los.

5. Segurança

   Finalmente, especialmente se estiver a trabalhar com dados sensíveis, a monitorização dos funcionários e dos seus dispositivos pode ser a chave para assegurar que essa informação não caia em mãos erradas. A monitorização permitir-lhe-á saber sempre quem tem acesso à informação privada da sua empresa. Isto também será importante em caso de falhas de segurança, uma vez que lhe permitirá reagir mais rapidamente.

Muitas pessoas assumem que os empregados geralmente não estão dispostos a ter o seu desempenho monitorizado. No entanto, um inquérito da Accenture mostrou exactamente o contrário para ser verdade. De facto, 92% dos inquiridos disseram que estavam dispostos a ter os seus dados recolhidos, mas apenas se os dados fossem então utilizados para melhorar o seu desempenho ou trazer os seus outros benefícios pessoais. Mas será isto realista?

Bem, um inquérito Capterra mostrou que o é. De acordo com o inquérito, 39% dos empregadores disseram que poderiam ter uma visão mais aprofundada das operações diárias, enquanto 38% disseram que ajudava os seus empregados a nunca serem mal pagos e que estes eram apenas alguns dos benefícios que o controlo trazia. Uma maior eficiência da equipa, a resolução de problemas e o reconhecimento dos empregados provaram que estes sistemas ajudaram a tornar os empregadores melhores gestores e, assim, a aumentar a satisfação dos seus empregados. Um outro inquérito Capterra mostrou também que enquanto 65% dos empregados pensavam que a monitorização não afectava o seu trabalho, 16% disseram que isso os fazia trabalhar mais arduamente. Esta é a prova definitiva de que não há mal nenhum na monitorização, mas apenas benefícios tanto para a empresa como para o empregado.

Como vê, pode seguir os seus empregados de muitas maneiras diferentes, e existe um monte de software de monitorização de empregados e aplicações móveis para satisfazer estas necessidades. As leis actuais prevêem o direito de os empregadores monitorizarem os seus empregados. Portanto, depende de si qual o método a utilizar: software espião, aplicação de monitorização GPS, gravador de chamadas ou rastreio do seu pessoal sem qualquer dispositivo. Recomendamos-lhe que faça um "test drive" do CleverControl. Pode descarregar uma versão de teste gratuita e testá-la em número ilimitado de PCs alvo durante 14 dias.