Guia de software essencial para a gestão de empregados

Guia de software essencial para a gestão de empregados

A gestão dos empregados é complexa e consome muito tempo. Contratar e integrar o melhor candidato, acompanhar a produtividade, garantir que todos os prazos são cumpridos e planear estratégias para o desenvolvimento e motivação dos funcionários são desafios que os gestores e os departamentos de RH têm de ultrapassar. Felizmente, vivemos na era da tecnologia em expansão que pode aliviar significativamente as nossas lutas diárias. Existe uma solução digital para tudo. Neste artigo, exploramos os tipos de software de gestão de funcionários e as suas vantagens e descrevemos soluções fiáveis em cada categoria.

Software de monitorização de empregados

Os programas de controlo são talvez o tipo de software mais conhecido para a gestão de empregados. As suas caraterísticas incluem normalmente:

  1. capturas de ecrã
  2. registo dos toques nas teclas
  3. rastreio dos sítios Web visitados
  4. registar as consultas de pesquisa
  5. monitorização das operações de ficheiros
  6. capturar a atividade da impressora
  7. controlo do tempo e muito mais.

Estes dados são resumidos em pontuações e estatísticas de produtividade, simplificando a avaliação do desempenho.

As preocupações com a privacidade estão do outro lado da moeda. Devido às suas especificidades, o software de monitorização de empregados pode recolher grandes quantidades de dados, incluindo informações sensíveis. É por isso que é necessário familiarizar-se com os regulamentos de privacidade locais antes de implementar tais soluções. Se equilibrar as necessidades de monitorização e o respeito pela privacidade dos empregados, o software de monitorização de empregados tornar-se-á o seu assistente de confiança para aumentar a produtividade da sua equipa.

CleverControl é um software poderoso para a gestão de empregados. Oferece todas as funcionalidades necessárias para uma monitorização da produtividade sem problemas: capturas de ecrã, monitorização da área de transferência, registo de consultas de pesquisa e visitas a sítios Web, monitorização da atividade nas redes sociais e mensageiros, e muito mais. A plataforma analisa a utilização que o funcionário faz das aplicações, dos chats e da Web, incluindo o tempo que o funcionário passa diariamente e a forma como estas tendências se alteram ao longo do período selecionado. O CleverControl também destaca as aplicações e os sítios Web mais utilizados. Estas estatísticas permitem-lhe ver rapidamente a visão geral do dia de cada funcionário e detetar imediatamente as distracções.

O CleverControl permite uma monitorização não só retrospetiva mas também em tempo real. Graças à sua função de visualização em direto, pode ver instantaneamente o que acontece no ecrã de qualquer empregado.

O CleverControl tem um conjunto de funcionalidades de controlo de tempo que lhe permitem automatizar o controlo de assiduidade. O software regista a presença de cada empregado no local de trabalho, o início e o fim do dia de trabalho e os períodos de atividade/inatividade. Pode ver o registo de atividade detalhado por hora e as estatísticas de atividade horária com as horas mais activas destacadas. Esta funcionalidade permite-lhe compreender os padrões de trabalho individuais e planear melhor as tarefas e reuniões.

As funcionalidades avançadas do CleverControl incluem Gravação de Ecrã, Gravação de Webcam e Gravação de Chamadas. Utilizando a Gravação de Ecrã, pode gravar os ecrãs de funcionários selecionados ao longo do dia. A Gravação de Webcam transforma a webcam do computador num simples sistema de vigilância ou ajuda a monitorizar as interações cliente-empregado. Com a Gravação de Chamadas, pode gravar chamadas de mensageiros populares como o Zoom, o WhatsApp e o Discord. Esta funcionalidade será inestimável para avaliar o trabalho dos agentes de apoio ao cliente ou recapitular informações de uma reunião importante.

O CleverControl mantém-se a par dos últimos avanços tecnológicos. A plataforma incorporou recentemente a funcionalidade de IA. A IA examina a atividade dos funcionários em aplicações, chats e online, compara-a com os parâmetros de referência do sector, calcula as pontuações de produtividade individual e comenta brevemente as ineficiências encontradas.

O CleverControl tem definições flexíveis. A maioria das suas funcionalidades pode ser activada/desactivada, permitindo-lhe ajustar as suas práticas de monitorização às leis e regulamentos de privacidade aplicáveis. O software também pode ser instalado no modo visível, permitindo aos funcionários iniciar e parar a monitorização ou aceder ao seu painel de actividades pessoais.

Software de gestão de projectos

Por muito que os gestores queiram lembrar-se e controlar todos os prazos, tarefas e despesas dos projectos, muito poucos podem gabar-se de ter um cérebro de supercomputador. A gestão de projectos é um tipo de software para gestão de funcionários concebido para aliviar esta carga dos ombros de um gestor. É uma plataforma centralizada para planear, organizar e gerir projectos de forma eficaz. As suas caraterísticas habituais incluem:

  1. criar, atribuir e dar prioridade a tarefas
  2. fixação de prazos
  3. acompanhar o progresso das tarefas
  4. comentários, mensagens e chat na plataforma
  5. partilha de ficheiros
  6. mapeamento de estradas e acompanhamento de etapas
  7. controlo do tempo
  8. controlo orçamental, gestão de despesas e muito mais.

Este software de gestão de empregados permite aos gestores ver todo o projeto, dividi-lo facilmente em tarefas e subtarefas e atribuí-las aos empregados. Podem obter informações em tempo real sobre o progresso, detetar potenciais problemas e reafectar os recursos necessários. Esta visibilidade melhorada das tarefas aumenta a eficiência da equipa e melhora a tomada de decisões e a gestão do orçamento. A atribuição clara de tarefas e o acompanhamento do progresso responsabilizam os membros da equipa pelo seu trabalho.

A Asana é um dos mais populares softwares de gestão de projectos baseados na nuvem. A sua interface amigável e a vasta gama de funcionalidades conquistaram milhares de empresas em todo o mundo. Pode dividir grandes projectos em tarefas e subtarefas mais pequenas e geríveis, definir dependências e estabelecer prioridades e prazos. As vistas do projeto podem ser personalizadas de acordo com as suas preferências. Pode organizar as tarefas como uma lista, calendário, cronograma, gráfico de Gantt ou quadro Kanban. Podem ser adicionados campos personalizados às tarefas para facilitar a ordenação, a filtragem e a criação de relatórios.

A Asana pode monitorizar o tempo gasto em cada tarefa para que possa avaliar as despesas e o tempo necessário com mais precisão.

A plataforma possui excelentes funcionalidades de comunicação, tais como mensagens de equipa, menções e partilha de ficheiros. A caixa de entrada inteligente permite personalizar as notificações para filtrar as actualizações mais importantes, pausar as notificações para proteger a sua concentração e acompanhar as notificações da caixa de entrada.

A funcionalidade de automatização robusta ajuda a automatizar tarefas repetidas. Por exemplo, pode atribuir tarefas com base em regras ou notificações de acionamento.

A Asana integra-se com muitas outras ferramentas, incluindo o Google Drive, o Slack e o Microsoft Teams.

A plataforma é adequada para empresas de todas as dimensões e de vários sectores, graças à sua facilidade de utilização, ao poderoso conjunto de funcionalidades e à escalabilidade.

Software de gestão de projectos

Sistemas de gestão de recursos humanos

O software de gestão de recursos humanos (HRMS) é uma plataforma abrangente concebida para simplificar e automatizar as funções de RH ao longo do ciclo de vida dos trabalhadores. As suas principais caraterísticas são:

  1. armazenamento de informações sobre os trabalhadores (dados de contacto, histórico de emprego, registos de desempenho, etc.)
  2. Applicant Tracking System (ATS) (gestão de anúncios de emprego e candidaturas de candidatos)
  3. fluxos de trabalho e listas de controlo de integração
  4. verificação de antecedentes e despistagem de drogas
  5. processamento de salários e cálculo de impostos
  6. administração de benefícios (seguro de saúde, planos de reforma, etc.)
  7. controlo do tempo e da assiduidade
  8. gestão do desempenho
  9. iniciativas de desenvolvimento dos trabalhadores e muito mais.

Este software de gestão de empregados automatiza as tarefas repetitivas, reduz os encargos administrativos dos especialistas de RH e minimiza os erros na introdução de dados e no processamento dos salários. Graças a isto, as equipas de RH podem concentrar-se em iniciativas estratégicas que aumentam o envolvimento dos empregados.

Utilizando o HRMS, as organizações podem manter registos precisos e garantir o cumprimento da legislação laboral. Além disso, o HRMS fornece dados e informações valiosos que permitem tomar decisões informadas em matéria de RH.

O HRMS também oferece funcionalidades para os empregados. As suas caraterísticas de autosserviço permitem aos empregados gerir as suas informações e aceder facilmente aos serviços de RH.

O Workday é um software avançado baseado na nuvem para a gestão de funcionários. Reúne num único sistema todas as funções de RH, tais como folhas de pagamento, benefícios, administração de talentos e gestão de dados dos colaboradores.

A plataforma oferece painéis de controlo e relatórios personalizáveis. Aí, pode obter informações sobre taxas de rotação, tendências de desempenho e dados demográficos da força de trabalho. Todas as alterações são reflectidas instantaneamente, para que tenha sempre acesso às informações mais actuais e possa tomar decisões estratégicas.

O Workday suporta todo o ciclo de vida dos colaboradores, desde a publicação de ofertas de emprego ao acompanhamento e integração de candidatos, passando pela gestão de desempenho e benefícios. Também facilita o planeamento da sucessão, uma vez que pode ajudar a identificar colaboradores com elevado potencial. Mais tarde, pode prepará-los para futuras funções de liderança.

Outro conjunto prático de funcionalidades automatiza os processos de processamento de salários: salário, impostos, benefícios e deduções. A automatização reduz os erros e a carga administrativa e garante pagamentos atempados e exactos.

O Workday também beneficia os colaboradores. A sua robusta funcionalidade de autosserviço permite-lhes gerir as suas informações pessoais, aceder a folhas de vencimento, solicitar folgas e inscrever-se em benefícios.

Em suma, o Workday é uma solução eficaz que melhora significativamente a gestão de recursos humanos. Pode adaptar-se às necessidades específicas das organizações em diversos sectores e apoiar tanto as pequenas como as grandes empresas.

Plataformas de experiência do trabalhador

Como o nome sugere, as plataformas de experiência do trabalhador (EX) servem para melhorar a experiência global do trabalhador desde a sua integração até ao momento em que deixa a empresa. Este tipo de software complementa as funções tradicionais de RH. O seu principal objetivo é melhorar o bem-estar e a motivação dos empregados, aumentar a produtividade e criar um ambiente de trabalho amigável e envolvente.

EX oferece normalmente a seguinte funcionalidade:

  1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
  2. ferramentas de reconhecimento (por exemplo, sistemas baseados em pontos, prémios entre pares, etc.)
  3. redes sociais ou fóruns internos
  4. chats e partilha de ficheiros
  5. uma plataforma central para notícias e anúncios da empresa
  6. dados e análises sobre o empenhamento dos trabalhadores, sentimentos e tendências de desempenho
  7. acesso a materiais e cursos de formação
  8. programas de bem-estar e muito mais.

Graças às plataformas de experiência dos trabalhadores, estes sentem-se mais ligados e valorizados. De acordo com estudos, os empregados que recebem reconhecimento regular são 14% mais produtivo, 43% mais empenhados e três vezes mais leais às suas organizações. Assim, investir em EX significa investir numa menor rotatividade e numa maior produtividade.

O EX dá acesso a todos os recursos necessários num único local, desde anúncios de toda a empresa a programas de bem-estar. Graças a isto, os empregados passam menos tempo à procura de informação e mantêm-se informados sobre as oportunidades disponíveis.

Por último, os programas de experiência dos trabalhadores ajudam a reduzir o esgotamento e o stress no local de trabalho, o que, mais uma vez, melhora a produtividade e o envolvimento.

A Culture Amp é uma das principais plataformas de experiência dos trabalhadores. Oferece vários modelos de inquérito e ferramentas para recolher o feedback dos empregados sobre vários aspectos da sua experiência. Por exemplo, pode realizar inquéritos de envolvimento, avaliações de diversidade e inclusão e feedback de 360 graus. Pode recolher e organizar convenientemente os resultados do feedback no hub centralizado ao longo do ano. Este centro de dados facilita muito a preparação das avaliações de desempenho.

O Culture Amp é alimentado pelas mais recentes descobertas em psicologia e ciência de dados. Ajudá-lo-á não só a recolher feedback, mas também a traduzi-lo em planos de melhoria acionáveis.

Com o Culture Amp, pode criar e partilhar descrições de funções e competências necessárias para cada função. Esta informação não só clarifica as responsabilidades individuais, como também permite aos empregados avaliar as suas competências actuais e identificar possíveis lacunas. A plataforma também pode ser utilizada para criar planos de desenvolvimento personalizados para aumentar o desempenho e o envolvimento.

A Culture Amp oferece uma comunidade de apoio com eventos virtuais e um grupo Slack. Oferece formação contínua e oportunidades de criação de redes para profissionais de RH.

Em suma, a avaliação eficaz das experiências dos funcionários feita pela Culture Amp, combinada com conhecimentos científicos, torna-a uma ferramenta valiosa para qualquer organização que pretenda criar um espaço de trabalho atrativo e envolvente.

Envolvimento

Na nossa era tecnológica, temos a sorte de ter uma aplicação para cada tarefa de rotina. Estes quatro tipos de software para a gestão dos empregados aliviarão a carga administrativa, optimizarão tarefas complexas que consomem muito tempo, como a avaliação do desempenho e os inquéritos de envolvimento dos empregados, e permitirão uma gestão eficaz dos projectos.

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