Why Is Modern Business "Tightening the Screws of Control"?

In recent years, companies have implemented strict control over their employees. Protocols like banning mobile phones at work or limiting their usage, firing employees for being distracted at work, and a few others have been used to tighten the screws of control. However, what leads modern companies to "tighten these screws of control" over employees, and are the strategies they use effective or have adverse consequences? These are some of the topics we cover in this article.

Az ellenőrzésre és az irányítás egészére nem lenne szükség, ha egy vállalat minden alkalmazottja következetesen azt tenné, ami a vállalat számára a legjobb. A gyakorlatban azonban előfordulnak olyan esetek, amikor a munkavállalók nem képesek vagy nem hajlandók a szervezet érdekeinek megfelelően cselekedni. Ezért a vállalkozásoknak olyan ellenőrzéseket kell bevezetniük, amelyek segítenek az alkalmazottakat a nemkívánatos viselkedéstől a kívánatos erőfeszítések felé terelni. Ezeknek a cselekedeteknek az a célja, hogy a vállalkozás termelékenységét javítsák, és növekedést eredményezzenek.

Az internet-hozzáférés, a közösségi média, az e-mail és az okostelefonok a 10 legnagyobb munkahelyi termelékenységgyilkos között szerepelnek. Egyszerű belátni, hogy az SMS-ezés, a mobiljátékok és a webböngészés csábítása még a legelszántabb dolgozót is elvonja a figyelmét. A telefon állandó ellenőrzése nem járul hozzá a koncentrációhoz és a munkafolyamatokhoz. A munkahelyi ellenőrzés kulcsfontosságúvá válik a figyelemelterelések kiküszöbölése érdekében.

Egy nemrégiben készült Deloitte-tanulmány szerint az emberek naponta átlagosan 47-szer ellenőrzik okostelefonjukat. Ez azt jelenti, hogy ha valaki 8 órás műszakban dolgozik, akkor óránként majdnem hatszor használja a telefonját. Ilyen körülmények között senki sem tud a munkára koncentrálni.

Mobiltelefonjaink, táblagépeink, óráink és egyéb eszközeink megszakítások és figyelemzavarok okozói a projekten vagy feladaton végzett munka során. Folyamatosan kísértésbe esünk, hogy a kulcsfontosságú feladataink során szüneteket tartsunk, hogy megnézzük az üzeneteket, megnézzük, mi újság a Facebookon, végigpörgetjük a Pinterestet inspirációért és hasonlókért.

Nem lehet azonban kizárólag a technológiát okolni azért, hogy elvonja a dolgozók figyelmét a munkától. Az irodai zaj a másik elsődleges oka annak, hogy az alkalmazottak figyelmét elterelik. A Sydney-i Egyetem Kim és de Dear által végzett kutatása szerint a munkahelyi zajszint a fülkékben dolgozók 30%-át, a válaszfalak nélküli irodákban dolgozóknak pedig nagyjából 25%-át elégedetlenítette el.

Az Ipsos és a Steelcase Workspace Futures Team által végzett kutatás szerint az emberek 85%-a számol be arról, hogy a munkahelyével való elégedetlenség miatt nem tud koncentrálni a munkahelyén. A megkérdezettek 95%-a jelezte, hogy a csendben való munkavégzés elengedhetetlen számukra. Azonban csak 41% mondta, hogy képes erre, és 31%-uknak az irodán kívül kellett csendesebb helyet keresnie, hogy befejezze a munkáját. Ezért olyan fontos a jelen időkben a munkavállalók munkahelyi ellenőrzése.

Azt a képességet, hogy a világot rövid, szemléletes képeken és üzeneteken keresztül értjük meg, mint például a hírműsorokban, rövid esszékben vagy gyors videoklipekben, klipekben való gondolkodásnak nevezzük. Ez gyakori jelenség a mai fiatalok körében, akik állandóan tekercseket néznek a közösségi médiában. Ennek eredményeként olyan embert kapunk, aki csak felületesen gondolkodik, és képtelen tartósan egyetlen tárgyra összpontosítani. Emellett impulzívan cselekszenek és keveset gondolkodnak, ami szintén a klip-gondolkodás jellemzője. A klipszemlélet felborítja a kognitív mentális folyamatok egyensúlyát, erősítve vagy gyengítve egy adott szféra egyes jellemzőit. Egy ilyen modern jelenség kezelésére munkahelyi irányítási rendszereket állítanak fel.

A másodlagos szintű információfeldolgozás és kombinálás folyamatos használata hozzájárul a kapcsos gondolkodáshoz, ami figyelemzavart, az új ismeretek iránti vágy elvesztését, a kreativitás képességének csökkenését és más problémákat okoz. A kapcsolt gondolkodással foglalkozó egyének figyelme kisebb, ezért gyakran képtelenek hosszabb ideig a munkára koncentrálni. Ez a munkahelyi lazsáláshoz vezet, és tovább motiválja a munkáltatókat, hogy ellenőrző intézkedéseket vezessenek be a munkavállalókkal szemben.

Függetlenül attól, hogy egy vállalat személyzete mennyire hatékonyan dolgozik, mindig vannak bizonyos veszélyek. Valaki gondatlanul kezeli a jelszavakat és a bejelentkezési adatokat, ami növeli a személyes adatok kiszivárgásának kockázatát. A vállalkozás hírneve sérül, ha valaki figyelmen kívül hagyja a vállalat ügyfélkommunikációs szabályzatát. A távmunkásoknak legalább annyira szükségük van az ellenőrzésre, mint az irodai alkalmazottaknak.

Valójában azzal lehet érvelni, hogy a távmunka-modell több felügyeletet igényel. Az otthonról vagy bárhonnan az irodán kívülről dolgozó munkavállaló tisztában van azzal, hogy nincs fizikai felügyelet felettük. Ez gyakran adatlopáshoz vezethet, vagy akár tévedésből fontos információkat tehet közzé a vállalat adatbázisából, veszélyeztetve ezzel a vállalat imázsát az érdekeltek előtt. Ilyen forgatókönyv esetén szigorú ellenőrzési mechanizmusra van szükség.

Az ilyen helyzetekben rendkívül hasznosnak bizonyulnak az olyan alkalmazottak megfigyelésére szolgáló szoftverek, mint a CleverControl. A CleverControl minden méretű vállalkozás számára távoli hozzáférést és felügyeleti lehetőségeket biztosít. A rendszer céljai közé tartozik az alkalmazottak viselkedésének nyomon követése, a teljesítmény értékelése, az adatszegések megelőzése és a munkavállalói vizsgálatok lefolytatása. A CleverControl láthatatlan ügynökként működik, és nem látható az általa felügyelt eszközök számára.

A CleverControl platform élő megfigyelési funkciójának használatával a vezetők valós időben, egyidejűleg tekinthetik meg az összes alkalmazott munkáját. A billentyűleütések, a közösségi hálózati aktivitás, a webhelyek előzményei, az alkalmazások használata és egyéb tevékenységek mind naplózásra kerülnek. A CleverControl hozzáférést biztosít a vezetők számára a képernyőképekhez, a keresőmotorok aktivitásához és a mikrofonfelvételekhez.

Sok vállalatnak több ezer alkalmazottja van. Gigantikus irodáik vannak, tele milliárd dolláros értékű eszközökkel, kütyükkel és berendezésekkel. Sokkal jobban aggódnak a biztonságuk miatt. Számos példa volt már arra, hogy az alkalmazottak megsértették a vállalati szabályzatot, miközben ellopták a cég tulajdonát vagy bizalmas információkat.

A munkáltatók körében egyre nagyobb az aggodalom az irodahelyiségek, az eszközök, a számítógépek és az érzékeny adatok biztonságával kapcsolatban. A munkavállalói csalás az, amikor egy munkavállaló szándékosan félrevezeti a munkáltatóját, hogy előnyhöz jusson. Ezek a nyereségek jellemzően plusz, rejtett fizetésként jelentkeznek; azonban egyéb juttatások formájában is megjelenhetnek.

A munkavállalói csalás riasztó, de egyben eléggé jellemző is. Amerikában a munkavállalók 75%-a elismerte, hogy legalább egyszer lopott a munkahelyén. Az adatlopás a munkavállalói csalás újabb formájának tűnik. Az adatlopás különösen fontos, ha vállalati kémkedésről vagy tisztességtelen üzleti gyakorlatról van szó.

A szellemi tulajdonnal kapcsolatos csalás az egyik példa erre, amikor az A vállalat elégedetlen dolgozója bizalmas információkat szivárogtat ki egy vadonatúj találmányról a B vállalatnak, majd a terméket a B vállalat szabadalmaztatja, mielőtt az eredeti alkotó lehetőséget kapna rá.

Az adatlopások csökkentésének kulcsa a szigorú biztonság és az információvédelem, valamint az új ötletek lehető leghosszabb ideig történő, csak a szükséges ismeretekre vonatkozó megőrzése. Számos ellenőrzési mechanizmust lehet bevezetni annak biztosítására, hogy semmi ilyen nemkívánatos ne történjen. A fizikai irodahelyiségekben a munkáltatók CCTV-kamerákat telepítenek a munkavállalók megfigyelésére. Létezik egy sor olyan munkavállalói felügyeleti szoftver, mint például a CleverControl, amely segít a modern vállalkozásoknak abban, hogy szemmel tartsák az irodai dolgozókat és a távmunkásokat egyaránt.

Ellenőrzés-irányítás az irodai terekben gyakran használt kifejezés. Az alkalmazottak viselkedésének ellenőrzése és irányítása a vezető egyik legfontosabb feladata. Ahhoz, hogy egy szervezet rendszerei és folyamatai megfelelően működjenek, a vezetői ellenőrzés elengedhetetlen. Az ellenőrzési irányítási rendszer akkor sikeres, ha segíti a vállalatot céljai elérésében, csökkenti a hibaarányt, hatékonyan használja és osztja el az erőforrásokat, és meghatározza, hogy a szabványok pontosak-e.

Az ellenőrzési rendszer emellett rendet és fegyelmet teremt, növeli a munkamorált és ösztönzi a dolgozókat, a szabványok aktualizálásával biztosítja a jövőre való felkészülést, és összességében javítja a szervezet teljesítményét.

Ellenőrzés-irányítás, often known as "change management," is the process of establishing standards, evaluating performance, and making adjustments. Control management is dynamic; it adapts to change and puts corporate objectives at the forefront. It is end-to-end, continuous, and action-focused, and its main goals are effectiveness and efficiency.

Bár a munkavállalók megfigyelése hatékony stratégiák sorozata, a munkáltatóra nézve visszaüthet, ha nem megfelelően alkalmazzák. A megfigyelés szélsőséges szintjei, amikor a munkavállaló minden lépését nyomon követik és ellenőrzik, bizalomhiányt mutatnak. A munkavállaló azt gondolhatja, hogy a vállalat nem bízik benne, minden kemény munkája és erőfeszítése ellenére sem. Ez alacsony termelékenységhez, a kreatív ötletek megosztásának hiányához és magas fluktuációhoz vezethet. A vállalkozások minden egyes alkalmazottra támaszkodnak a sikerük érdekében. Ezért az alkalmazottakat ellenőrző rendszereknek kimerítőnek és hatékonynak kell lenniük.

A valóságban a munkavállalói felügyeleti eszközök hatékony eszközök lehetnek az autonómia előmozdításában, és lehetővé tehetik a munkavállalók számára, hogy sikeresebben végezzék munkájukat. Például a munkavállalók és főnökeik közötti oda-vissza csatározások csökkentésével a munkavállalók internetes tevékenységét nyomon követő szoftverek javíthatják a termelékenységet. Ez nagy hatással lehet a munkahelyi pszichológiai légkörre.

In light of this, here is what we advise: Select a monitoring tool that can "flex" to fit your particular business model. For example, giving employees a straightforward, self-service method to implement and track employee productivity will increase employee empowerment while lessening the supervisors' cognitive load.

It makes sense that in today's world, employers "tighten the screws of control" to safeguard their company from violators. The key is not to go overboard because if you do, you risk frightening the team and making the workplace uneasy.