A termelékenység ára: A munkahelyi felügyelet emberi költségei

Sarah, egy marketingügynökség szövegírója most tért vissza a teljesítményértékelésről, ami az elmúlt öt hétben már a harmadik volt. Hat héttel ezelőtt a vezetője kötelezte az egész csapatot, hogy telepítse a munkavállalói megfigyelőprogramot, hogy nyomon követhesse a teljesítményüket. Sarah eleinte nem aggódott: jól végezte a munkáját, és soha nem kapott panaszt a szövegeire.

A szoftver telepítésével azonban minden megváltozott. Sarah munkaterhelése hirtelen megnőtt, és egy héttel később behívták a vezető irodájába teljesítményértékelésre. A menedzser elégedetlen volt Sarah számítógépének kiterjedt "inaktív" időszakai miatt. Azt mondta, hogy ha Sarah-nak van ideje tétlenkedni a munkahelyén, akkor plusz feladatokat fog kapni. Sarah elmagyarázta, hogy inkább papíron fogalmazza meg az ötleteit, mielőtt a számítógépen írna - innen eredtek az inaktív időszakok. Az igazgatót ez nem győzte meg, és csak azt javasolta, hogy az ötleteket a számítógépen fogalmazza meg.

Sarah teljesítményértékelései gyakoribbá váltak. Nehezen birkózott meg az új munkaterheléssel, és úgy érezte, hogy mikromenedzselik és stresszel. Az ellenőrzési rendszer igazságtalanul őt vette célba, megfojtva kreativitását és önállóságát.

Sajnos a Sarah-hoz hasonló esetek nem ritkák. A munkavállalói megfigyelőszoftverek kritikusai attól tartanak, hogy használatuk adatvédelmi aggályokat, fokozott stresszt, bizalmi problémákat, elfogultságot és átláthatósági problémákat eredményez. Beszéljük meg, hogy félelmeik jogosak-e, és hogy vannak-e módok a munkavállalói megfigyelés felelősségteljes és etikus megvalósítására.

Sok munkáltató azért alkalmazza a felügyeleti szoftvereket, mert nem tudja, hogyan kezelje a munkavállalóit, különösen a távmunkásokat. Úgy gondolják, hogy elég, ha telepítenek egy programot a munkavállaló számítógépére, és néhány nap múlva ellenőrzik a jelentést. A valóságban a munkavállalói megfigyelés bevezetése némi háttérmunkát igényel, amely nélkül azt kockáztatja, hogy nemkívánatos aggályokat és problémákat vet fel.

Számos joghatóságban a magánélet védelmét külön szabályozások biztosítják, de ezek ritkán vonatkoznak kifejezetten a munkavállalók megfigyelésére. Ennek eredményeképpen a munkáltatók nem feltétlenül tudják, hogy milyen adatokat gyűjthetnek és mennyi ideig tárolhatják azokat.

Eközben a megfigyelőrendszerek a személyes adatok széles körét gyűjtik, beleértve a billentyűleütéseket, az egérkattintásokat, a meglátogatott weboldalakat, sőt még az e-maileket és az üzenetek tartalmát is. Az alkalmazottak ezt a magánélet folyamatos megsértésének tekintik, különösen akkor, ha az összegyűjtött adatokat az eredeti célon túl is felhasználják.

Emellett mindig fennáll annak a veszélye, hogy illetéktelen személyek hozzáférhetnek az összegyűjtött érzékeny információkhoz, akár a vállalaton belülről, akár külső jogsértések révén. A következmények szörnyűek lehetnek, a hírnévkárosodástól a személyazonosság-lopásig.

A felmérés Amerikai Pszichológiai Társaság által végzett vizsgálat azt mutatja, hogy a munkavállalók megfigyelése jelentősen növeli a munkavállalók stresszét. A szoftverrel megfigyelt alkalmazottak 56%-a érzi magát feszültnek és stresszesnek a munkanapok során. A nem felügyelt alkalmazottak esetében ez a szám alacsonyabb, 40%.

Ugyanebből a kutatásból kiderül, hogy a megfigyelt alkalmazottak gyakrabban fejezik ki a kiégéssel kapcsolatos érzéseket: ingerlékenység vagy harag a munkatársakkal vagy ügyfelekkel szemben (23% a nem megfigyelt alkalmazottak 14%-ával szemben), motiválatlanság érzése, hogy a legjobbat hozzák ki magukból (29% a 22%-kal szemben), érzelmi kimerültség (39% a 22%-kal szemben) és az eredménytelenség érzése (20% a 15%-kal szemben).

A megfigyelt alkalmazottak úgy érezhetik, hogy a munkáltatójuk nem bízik bennük, ami negatív munkahelyi környezetet teremt, csökkenti a munkamorált, és még a fluktuációt is növeli.

Ha a megfigyelést a mikro-irányítás invazív módjaként használják, az sérti a munkavállaló és a munkáltató közötti kölcsönös tiszteletről szóló, ki nem mondott megállapodást. Ha ez a bizalom sérül, az illető sokkal kevésbé hajlandó mindent megtenni a szervezet érdekében. Gyakorlatilag visszahúzódnak a minimum teljesítésébe, mondja a Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II, a Michigan Állami Egyetem emberi erőforrás és munkaügyi kapcsolatok professzora.

Egyes joghatóságok nem kötelezik a munkáltatókat arra, hogy értesítsék a munkavállalókat a megfigyelésről, és a vállalatok ezt a maguk javára fordíthatják. Előfordulhat, hogy a munkavállalók nem tudják, hogy nyomon követik őket, vagy nincsenek tisztában a megfigyelés terjedelmével. Azonban még ha a kötelezettségek fenn is állnak, előfordulhat, hogy a vállalatok elmulasztják a szükséges irányelvek megismertetését a munkavállalóikkal. A munkavállalók nyomon követésére vonatkozó világos és átlátható irányelvek hiánya bizonytalansághoz és bizalmatlansághoz vezet a munkavállalók körében.

Egy másik lehetséges probléma a megkülönböztetés. A megfigyelési rendszerek felhasználhatók arra, hogy tisztességtelenül célba vegyenek bizonyos munkavállalókat, például a marginalizált csoportokhoz tartozó vagy kevésbé produktívnak ítélt munkavállalókat. Ezen túlmenően a technológia akaratlanul is elősegítheti ezt a megkülönböztetést. Egyetlen algoritmus sem tökéletes; előfordulhat, hogy elfogultságot tartalmaz, vagy figyelmen kívül hagyja az egyéni munkastílusokat, mint Sarah esetében.

Tehát igazuk van a kritikusoknak, és az alkalmazottak megfigyelése gonosz? Egyáltalán nem. Ha helyesen és etikusan használják, mind a munkavállalók, mind a munkáltatók profitálhatnak az értékes meglátásokból. Fedezzünk fel néhány kötelező teendőt a munkavállalói megfigyelés bevezetéséhez.

A vállalatoknak követniük kell ezeket az irányelveket, ha a lehető legtöbbet akarják kihozni a munkavállalói megfigyelési technológiából:

• Tanulmányozza a területére vonatkozó adatvédelmi szabályokat. Biztosítani kell az említett előírások betartását. Tartsa naprakészen a rendeletek változásait.

• Határozza meg a felügyeleti célokat. Ezek a célok, valamint az adatvédelmi előírások határozzák meg az adatgyűjtés körét.

• Egyértelmű politikák kidolgozása. Ezeknek a szabályzatoknak meg kell határozniuk a célokat, a nyomon követés körét és az összegyűjtött adatok felhasználásának módját. Az alkalmazottaknak hozzáféréssel kell rendelkezniük ezekhez a politikákhoz.

• Szerezze be a munkavállalók beleegyezését. Akár megköveteli az Ön joghatósága, akár nem, mindig jobb, ha tájékoztatja a személyzetet a megfigyelésről, és megszerzi a beleegyezésüket. Így elkerülheti a bizalmi problémákat az alkalmazottakkal szemben.

• Vonja be a munkavállalókat a felügyeleti politikák kidolgozásában és végrehajtásában a bizalom kiépítése és az aggályaik kezelése érdekében.

• Nyílt kommunikáció fenntartása a személyzettel. Engedje meg a munkavállalóknak, hogy kifejezzék aggályaikat és panaszaikat, és foglalkozzon velük.

• Az összegyűjtött adatok körének minimalizálása. Csak a tervezett célhoz szükséges információkat gyűjtse össze.

• Korlátozza az adattárolás feltételeit. Törölje azokat az adatokat, amelyek már nem szolgálják a felügyeleti célokat.

• Erős biztonsági intézkedések bevezetése. Biztosítani kell, hogy csak az arra felhatalmazott személyzet férjen hozzá az adatokhoz.

• Rendszeres ellenőrzések lefolytatása annak biztosítása, hogy a felügyeleti rendszerek használata megfeleljen az etikai irányelveknek és a jogi követelményeknek.

• Biztosítson hozzáférést az alkalmazottak számára az összegyűjtött adatokhoz.

  Az olyan munkavállalói felügyeleti megoldásokkal, mint a CleverControl, , ez könnyen megvalósítható. A CleverControl személyes termelékenységi műszerfalat biztosít a munkavállalók számára, ahol láthatják az összes összegyűjtött adatot és a termelékenységi statisztikáikat. Ez a funkció nemcsak az adatvédelmi problémák megoldását segíti, hanem hozzájárul a személyes elszámoltathatóság és a termelékenység javításához is.

• A felügyeleti jelentések felhasználása a munkavállalók támogatására és segíteni őket teljesítményük javításában, nem pedig megkülönböztetni vagy büntetni őket.

• Alkalmazott megfigyelő szoftverek együttes használata más teljesítménykövető módszerekkel együtt, hogy elkerüljük a torzításokat.

A kritikusok attól tartanak, hogy az alkalmazottak megfigyelése adatvédelmi problémákat, bizalomvesztést, fokozott stresszt és elfogultságot eredményez. A szervezetek azonban elkerülhetik ezeket a problémákat, ha etikusan és nyíltan vezetik be a munkavállalói megfigyelést, és bevonják a személyzetet a folyamatba. A munkavállalói megfigyelés olyan eszköz, amely megfelelő kezekben jelentősen javíthatja az elszámoltathatóságot és a teljesítményt, és mind a munkavállalók, mind a munkáltatók számára előnyös lehet.