Hogyan lehet pénzt megtakarítani a munkaidő-nyilvántartás automatizálásával?

A munkaidő körülbelül 5-15%-a kárba vész. De ha tudjuk, ki és hogyan pazarolja az értékes perceket, csökkenthetjük a veszteségeket. A felügyeleti szoftverek segíthetnek ebben.

Ezekben a nehéz gazdasági időkben az anyagi ösztönzők kérdése átváltozik egy sokkal érthetőbb kérdéssé: mennyit kell fizetni valakinek? A társadalmi felelősségvállalás szempontjából fontos, hogy az arra érdemesebbek kiváltságokat kapjanak, és ugyanilyen fontos az üzleti élet szempontjából is, mert ellenkező esetben az emberi és adminisztratív hibák ára megnő. Veszélyes alulfizetni a kulcsfontosságú szakembereket, mert ők elhagyhatják a vállalatot. És természetesen nem célszerű túlfizetni azokat az alkalmazottakat, akik teljes munkaidős elkötelezettség nélkül dolgoznak.

A hatékony bérpénzek elosztásának problémája szorosan kapcsolódik számos más, a humánerőforrás-gazdálkodáson túlmutató problémához. Mielőtt azonban messzemenő következtetéseket vonnánk le, átfogó összehasonlító adatokat kell szereznünk.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Mivel részletes képet kapunk arról, hogy az egyes alkalmazottak munkanapjai hogyan telnek az összes részlegben és a vállalat egészében, következtetéseket lehet levonni arra vonatkozóan, hogy ki dolgozza fel és végzi el más feladatait, ki nem foglalatoskodik a munkával, és ki szabotálja az üzleti folyamatokat.

Accountants’ tools usually are ones like "FreshBooks" or “QuickBooks” and spreadsheets like Excel. So it is easy to calculate the productive working hours of an accountant. This is the simplest mechanical analysis but even at this stage you can find a lot of interesting things. For example, one company found an employee who spent five or six hours per day (75% of the time) playing online games or watching movies.

Az elvesztegetett munkaidő általában az összes munkaidő 5-15%-át teszi ki. A részleteket minden esetben külön kell értékelni, mivel az emberek nem robotok, és bizonyos esetekben kisebb szünetekre van szükség a figyelem és a teljesítmény bizonyos szinten tartásához. De ha a munkaidőnek csak 60%-a produktív (és valóban kaptunk ilyen adatokat felhasználóinktól), akkor ez azt jelenti, hogy valójában a béralap 40%-a tekinthető közvetlen veszteségnek a feladataikat nem teljesítő alkalmazottak miatt.

Adataink szerint minden harmadik 40 vagy annál több főt foglalkoztató vállalatnál legalább egy vagy két olyan alkalmazott van, aki fizikailag jelen van a munkahelyén, de gyakorlatilag semmilyen hasznos feladatot nem lát el.

Egy logisztikai részleg példamutatónak tűnhet, miközben az új tételeket hibátlanul és időben beviszi az adatbázisba. De mi van akkor, ha a munkaidő-nyilvántartó rendszer azt mutatja, hogy az adatbázisban végzett feladatok 70%-át egyetlen személy végzi? Lehet, hogy felül kell vizsgálnia az alkalmazottakra vonatkozó iránymutatásokat, vagy el kell gondolkodnia az osztály leépítésén.

If you have purchased 10 licenses of Adobe Photoshop for your advertising department but it is used only on seven computers you will be able save hundreds of dollars on not extending the three excess licenses. Such differences between procurement plans and actually used hardware and software may add up to a surprising number. It is much easier and more logical to optimize the material resources on the basis of productive staff workload and not simple "head count."

A munkafegyelem számos megsértése nem regisztrálható más módon, mint automatikus nyomon követéssel. Tegyük fel, hogy egy munkavállaló reggel 9:00-kor érkezett az irodába, ami jónak tűnhet, mivel nem késett el. De ha az első számítógépes tevékenység csak 9:35-kor volt, az azt jelenti, hogy ez a munkavállaló nem kezdett el azonnal dolgozni.

Az állásidőt sem szabad szelektíven regisztrálni. Talán az ellenőrzés szerencsétlen pillanatában akkor került sor, amikor egy munkavállaló egy idegtépő sürgősségi feladat befejezése után és egy új feladat megkezdése előtt szükséges szünetet tartott. Vagy éppen ellenkezőleg, egy alkalmazottat véletlenül egy ritka pillanatban rajtakaptak, amikor valami produktív dolgot végzett.

A program folyamatosan nyomon követi a folyamatot. Megbízható számszerű becslést ad mindenféle spekuláció és feltételezés nélkül. Tegyük fel tehát, hogy teljes képet kap a munkaidő hatékony felhasználásáról és veszteségéről. Mi a következő lépés?

Sok vállalat az összes folyamat teljes időzítése alapján hosszú idő után (több mint egy év) létrehozza saját időgazdálkodási rendszerét, amely magában foglalja a kulcsfontosságú teljesítménymutatók rendszerét. Ezután e normák és a KPI-k alapján születik minden döntés a feladatok elosztásáról, a teljesítményértékelésről, és végül a béralapok elosztásáról, a munkaerő-felvételről, a rotációról vagy a létszámcsökkentésről szóló döntések.

A munkaidő-követés automatizálásának első eredménye bármely vállalatnál általában a nem termelő idő megengedett százalékos arányának jóváhagyása. A legtöbb vezető úgy véli, hogy 10% a maximális érték erre a mutatóra, bár egyesek megpróbálják az időveszteséget az abszolút nullára csökkenteni.

"Overtime", days off, holidays, late arrival, and absenteeism of employees can now be reviewed by simply pressing a button: CEOs see the actual employees’ working hours. Paying for idleness is no longer needed.

Emellett egyes munkaidő-nyilvántartó rendszerek lehetőséget adnak a munkavállalóknak az önbeállításra. Ennek érdekében az egyes alkalmazottak tipikus feladatainak listáját készítik el, és bármelyikük értesítheti a rendszert arról, hogy milyen folyamatok futnak a számítógépükön. Ez az információ könnyen ráerőltethető a munkavállaló számítógép-használati statisztikájára, hogy lássák, helyesen listázta-e a rendszerben a feladatokat. Ezek az összefoglaló jelentések nemcsak a munkatársak munkaterheléséről adnak képet, hanem arról is, hogy mikor, milyen és kinek a tevékenységei hozzák a legnagyobb hasznot a vállalatnak. Így az irodai szoftverhasználat egyszerű időmérése a HR-politika eszközévé válik, és ha figyelmesen kezelik, a marketing- és pénzügyi politikában is segíthet.

Egy automatizált munkaidő-nyilvántartó rendszer bevezetése után a munkaidő visszaéléséből eredő pénzügyi veszteségek átlagosan a felére csökkenthetők. Egy év alatt többletnyereségre lehet szert tenni a személyzeti és irodai infrastruktúra költségeinek csökkentésével (például egyes alkalmazottak távmunkára való átállása miatt), az adók optimalizálásával és a nyereségkiesés csökkentésével.

Egy ilyen rendszerbe való befektetés megtérülési ideje tapasztalataim alapján körülbelül hat hónap. Két fő változó van:

1. A rendszer ára. A legolcsóbb megoldások jelenleg az ingyenes rendszerek, mint például a CleverControl Employee Monitoring, amely lehetővé teszi, hogy akár 9 alkalmazottat is megfigyelhessen mindenféle költség nélkül. Ez teljesen elegendő egy kisvállalat vagy egy közepes méretű, néhány kulcsszereplővel rendelkező vállalat számára. A több alkalmazottal rendelkező vállalatok számára vannak fizetős, de még mindig elfogadható árú lehetőségek, mint például a Spyrix Employee Monitoring és hasonlók. A legdrágábbak akár 90-100 dollárba is kerülhetnek egy felhasználóért. Még akkor is, ha mind az olcsó, mind a drágábbak nagyjából ugyanazokkal a funkciókkal rendelkeznek.

2. Az alkalmazás módszertana. Ha a nyomon követést egyszerű munkaidő-követésre korlátozza, akkor a megtérülési idő megnő. Összetett elemzés és a kapott adatok sokoldalú felhasználása esetén a beruházás megtérülési folyamata jelentősen felgyorsulhat, és inkább az üzleti folyamatok optimalizálásáról beszélhetünk, mint egyszerű megtakarításokról.

The algorithm of transition from the puzzle of "I wonder, what do my employees do at work" to full information of detailed progress of each individual employee looks like this:

1. Válasszon egy olyan munkaidő-nyilvántartó rendszert, amely elég rugalmas funkcionalitással rendelkezik.

2. Telepítse, és mindenképpen tájékoztassa a személyzetet az új játékszabályokról (nincs titkos felügyelet, ez a termelékenység növelése helyett egyenes út a konfrontációhoz).

3. Ne fizessen tovább a munkaidő elvesztegetéséért.

4. Ne fizessen tovább a hiányzásokért és a késésekért.

5. Csökkentse a szoftverköltségeket.

6. Kizárja a felesleges alkalmazottak felesleges kiadásait.

7. Exclude the cost of performing of simple tasks by "expensive" employees.

8. Vállalati KPI-versenyek létrehozása az osztályok és a munkavállalók között.

9. Gratuláljon és jutalmazza a nyerteseket.