Hogyan adjunk konstruktív visszajelzést a felügyeleti adatok felhasználásával?

A munkavállalói felügyeleti eszközök által gyűjtött adatokat jellemzően a munkavállaló erőfeszítéseinek mennyiségi méréseként fogják fel a táblázatok és negyedéves jelentések számára. X elvégzett feladat, Y elmulasztott határidő, és Z% átlagos termelékenység. A megfigyelési adatok azonban értékes anyagot jelenthetnek a konstruktív, cselekvőképes visszajelzések nyújtásához. Szeretné tudni, hogyan? Összeállítottunk néhány gyakorlati tippet.

A fejlett munkavállalói felügyeleti szoftverek kiterjedt adatokat gyűjthetnek a munkavállaló munkanapjáról, beleértve a használt alkalmazásokat, a meglátogatott webhelyeket, az inaktív időt és még sok mást. De ne csak minden elérhető mérőszámot ragadjon meg. Ehelyett inkább azokra kell összpontosítania, amelyek az egyéni és a csapatteljesítmény szempontjából fontosak. Az ügyfélelégedettséget szeretné javítani? Az ügyfélszolgálati minősítések és a válaszidők kulcsfontosságúak. Szeretné növelni a projektek hatékonyságát? A projektek befejezési aránya, a mérföldkövek betartása vagy akár a szoftverhasználati naplók (ha a munkafolyamatok szempontjából relevánsak) értékes betekintést nyújthatnak. A cél itt a minőség a mennyiség helyett - válasszon olyan adatokat, amelyek közvetlenül illeszkednek a teljesítménycélokhoz, és elkerülhető a mikromenedzsment látszata.

A mérőszámokat tartalmazó táblázat önmagában nem sok hasznot hoz. Ami viszont igen, az a gondos értelmezés és a trendek és minták felfedezése. Ez a mérőszám mindig alacsony volt, vagy ez egy egyszeri visszaesés? Ez az alkalmazott folyamatosan küszködik egy bizonyos típusú feladattal? A nap egy bizonyos időszakában mindig ingadozik a koncentrációja? Ha észreveszi ezeket a mintákat, akkor különbséget tud tenni az egyszeri események és a folyamatos problémák között. Ne felejtse el figyelembe venni a kontextust is, amely befolyásolhatta az alkalmazottak termelékenységét, például megnövekedett igény vagy technikai problémák.

A visszajelzési beszélgetés adatokkal való megközelítése átgondolt hozzáállást igényel. Mindig pozitívan kezdje. Ismerje el azokat a területeket, ahol az adatok erős teljesítményt vagy javulást mutatnak. Ez együttműködési hangnemet teremt. Ezután világosan fogalmazza meg a beszélgetés célját: a növekedésről és fejlődésről van szó, nem pedig az ítélkezésről.

A konstruktív visszajelzés azt jelenti, hogy objektívek vagyunk, és a személyiség helyett a viselkedésre összpontosítunk. Ahelyett, hogy azt mondanád: "Mindig lekésed a határidőket", próbáld meg: "A jelentések azt mutatják, hogy a feladatok ebben a negyedévben következetesen késnek".

Fontolja meg a "Miért, mi, hogyan" megközelítést:

1. Miért fontosak ezek az adatok? (Kapcsolja őket a csapat céljaihoz, az ügyfélre gyakorolt hatáshoz stb.)
2. Mit mutatnak az adatok konkrétan? (Mutassa be a mérőszámokat és a megfigyelt tendenciákat.)
3. Hogyan javíthatjuk vagy használhatjuk fel ezt a felismerést a jövőben? (Ez megnyitja az utat a közös problémamegoldás előtt.)

A konstruktív visszajelzés kétirányú. Amikor elmondta az értékelését, adjon szót a munkavállalónak, hogy kifejtse a helyzetről alkotott elképzelését. Nyílt kérdésekkel is ösztönözheti őket, például: "Mit gondol az eredményeiről?" vagy "Mit gondol, mi járulhatott hozzá a teljesítménycsökkenéshez?". Ezek arra ösztönzik a munkavállalót, hogy gondolkodjon el a munkájáról, és ossza meg az esetlegesen felmerülő problémáit. Gyakran értékes összefüggésekkel fognak rendelkezni, amelyekről Ön talán nem is tud, vagy akár maguk is javasolhatnak megoldásokat. Hallgassa meg aktívan, és jegyzetelje fel meglátásaikat.

A konstruktív visszajelzés csak az első lépés a fejlődés útján. A következő lépés a cselekvési terv kidolgozása. Használhat SMART (Specific, Measurable, Achievable, Achievable, Relevant, Time-bound) célrendszert vagy bármilyen más rendszert, de a kitűzött céloknak mérhetőnek, világosnak és elérhetőnek kell lenniük. "Javítsd a termelékenységedet" homályosan hangzik, és olyan kérdéseket vet fel, mint "Mi számít javulásnak?", "Mit kell tennem a javulás érdekében?", "Mikorra várható, hogy megmutatom az eredményeket?" stb. De ha Ön és a munkavállaló megegyeznek abban, hogy "Célom, hogy az új projektmenedzsmenteszköz használatával 15%-kal csökkentsem az átlagos feladatvégzési időmet a következő hónapban", akkor a munkavállaló pontosan tudni fogja, hogy mire kell törekednie. Határozza meg, hogy milyen erőforrásokra, képzésre vagy támogatásra lehet szüksége Öntől vagy a szervezettől ahhoz, hogy elérje ezeket a célokat. Egy ilyen együttműködő megközelítéssel a munkavállaló Önt inkább támogató partnernek fogja látni, mint szigorú felettesnek, ami még a morálját is növelheti!

A visszajelzés folyamatos folyamat, nem egyszeri esemény. Használja a munkavállaló megfigyelési eszközét a személy fejlődésének nyomon követésére, és egy idő után ütemezze be a nyomonkövetési megbeszéléseket, hogy ellenőrizze a fejlődést és újra megvizsgálja a megfigyelési adatokat. A javulást látva hihetetlenül motiválja a munkavállalókat! Ha azonban a fejlődés minimális vagy túl lassú, az jelzés a cselekvési terv kiigazítására és javítására.

A monitoringadatokon alapuló konstruktív visszajelzések kialakítása nemcsak objektív információkkal gazdagítja az egyéni teljesítményértékeléseket, hanem megkönnyíti a vezető munkáját is. Segít továbbá átlátható és erős növekedésorientált kultúra kialakításában is. Az objektív információkra alapozott visszajelzés hatására a munkavállalók magukénak érzik munkájukat és fejlődésüket. Elmozdul a szubjektív kritikáktól a teljesítmény és a potenciál közös megértése felé.