Szakmai kultúra: Hogyan kezeljük a késést?

Mi a teendő a "későn érkezőkkel"? Mennyire hatékony az elektronikus belépőkártyák kiadása és a késésért járó percek levonása a bérből, vagy annak a szabálynak a bevezetése, hogy minden késő dolgozónak 5 dollárt kell egy befőttesüvegbe dobnia? Mivel lehet még fegyelmezni az ilyen alkalmazottakat: bevezetni a beszélgetést a vezetővel, megdorgálni, karikírozni, vagy esetleg nem figyelni? Emily Reid, az "Innováció a menedzsmentben" MBA program igazgatója a CleverControlnak elmondta, hogyan és mikor kell büntetni a dolgozókat a késésért.

Először is természetesen meg kell vizsgálni a helyzet összefüggéseit, ami nélkül lehetetlen helyes döntést hozni. Minden tevékenységtípus, minden piaci helyzet és minden szakmai kultúra egyedi. Ezért meg kell beszélnünk, hogyan kezeljük a késedelmeket, különböző helyzetekben, ahol...

... a fegyelem a hatékonyság előfeltétele

Nem vitathatjuk, hogy ha egy iroda délelőtt 10 órakor nyit, a titkárnőnek 9:59-kor készen kell állnia a hívások fogadására.

Egy üzletben az egyetlen eladónak reggel 9-től este 21 óráig kell a munkahelyén tartózkodnia, ha a tájékoztató tábla ezt mondja.

A pilóta nem késhet el a járatról.

Rendszerint a fegyelem ilyen követelménye a józan ész miatt könnyen ellenőrizhető, mert világos, gyakorlatias és nem okoz kétségeket. Amikor olyan munkát kap, amelynek végrehajtása világos időhatárok között történik, a leendő munkavállaló megérti, hogy a pontosság az ő alapvető kulcsfontosságú teljesítménymutatója.

Mivel a fegyelem ebben az esetben közvetlenül kapcsolódik az áruk és szolgáltatások minőségéhez (és következésképpen az ügyfelek hűségéhez és a vállalat gazdasági életképességéhez), nincs értelme időt pazarolni karikatúrákra, bírságokra és egyéb "trükkökre". Engedélyezheti, hogy egy alkalmazott egy-két alkalommal vis maiorral vagy valamilyen váratlan körülménnyel mentegetőzve késsen, de a harmadik alkalommal nyugodtan elbocsáthatja.

... a fegyelem a jó modor megnyilvánulása.

Minden jól nevelt ember tudja, hogy udvariatlanság megvárakoztatni valakit.

Ugyanilyen udvariatlan dolog elkésni az ügyfelekkel és a kollégákkal való találkozóról, az orvoshoz vagy a szépségszalonba.

Minden cégnek megvan a maga kulturális kódja: némelyikben az ajtót tartják előtted és mosolyognak, másokban pedig csak motyognak valamit válaszul a "Köszönöm, viszlát!"-ra. A kulturális kódot tudatos cselekvéssel meg lehet és meg is kell változtatni, tekintve, hogy az udvariasabb emberek kedvesebbek.

Szebb az ilyen emberekkel informálisan beszélgetni, barátkozni, jobban megismerni egymást, és jobban megbízni egymásban, ha kollégák vagytok.

Kellemesebb tőlük vásárolni és meghallgatni promóciós ajánlataikat, ha Ön az ügyfelük. Ez azt jelenti, hogy az ügyfelek és a partnerek szívesebben dolgoznak együtt olyasvalakivel, akiben megvan a "királyok udvariassága".

Az udvariasság kifizetődő, és a mások idejének tiszteletben tartása az udvariasság egyik megnyilvánulása. Ezért szükséges, és nyilvánvaló okokból racionális is, hogy a munkavállalókat az időbeosztás betartására kérjük.

Meg kell büntetni azokat a kollégákat, akik nem ismerik el ezt az etikettszabályt? Valószínűleg a pénzbírságok és a megrovások haszontalanok lesznek. De természetesen közvetlenül kell beszélni arról, hogy a megbeszélésekről való késés elfogadhatatlan, valamint arról, hogy a munkavállaló képtelensége a cég "kulturális kódexének" felismerésére megkérdőjelezi a jövőjét a vállalatnál. A pontos többség a legjobb segítő a pontatlan kisebbség nevelésében: ha az udvariasság általánosan elfogadott társadalmi normává válik, az emberek igyekeznek majd betartani azt, hogy "jók legyenek".

... fegyelemre van szükség ahhoz, hogy a munkavállalók elvégezzék a munkát.

Ha az alkalmazottai teljesítménye nem függ közvetlenül attól, hogy mikor kezdik a napot 10:00 vagy 10:30-kor, akkor miért követeli meg a pontosságot? Talán azért, mert Ön általában nem elégedett az alkalmazottak munkájának minőségével és mennyiségével, valamint a hozzáállásukkal?

Az ügyfelek száma kevesebb, mint lehetne, az eladások csökkennek. Az értékesítési vezetőket azonban ez látszólag nem érdekli: továbbra is úgy járkálnak az irodában, mintha mi sem történt volna, és arról beszélnek, hogyan fogják eltölteni a hétvégéjüket. A cég kereskedelmi és egyéb céljainak közelében sem járnak... de pontosan melyeknek?!

Sajnos a digitalizált célok és célkitűzések nélküli vállalatoknál a fegyelemért folytatott keresztes hadjárat gyakran a menedzserek "rosszul dolgozol!" mondandójává válik.

A munkavállalók általában nem értenek egyet: ők maguk is úgy vélik, hogy "jól" vagy akár "jól" dolgoznak. De nem hatékony a munkáról a szubjektív értékelés szintjén beszélni, szükség van például világos, nyilvánvaló, mindkét fél által elismert mérőszámok bevezetésére:

Jól dolgozunk, ha:

  • Minden negyedévben az eladásaink "x"%-os értékkel nőnek;

  • Az értékesítési személyzet fluktuációja nem haladja meg az "y" értéket;

  • Minden hónapban ellenőrizzük az éves feladattervet, hogy betartjuk-e az ütemtervet: előre meghatározott ütemben valósítjuk meg a vállalati projekteket, építjük ki az üzleti folyamatokat, teszteljük az új termékeket és így tovább.

Vegyük észre, hogy a példában nem csak gazdasági mutatók vannak, hanem a vállalat előre tervezett minőségi fejlődésének mutatói is!

Ebben az esetben nem úgy kell beszélni a beosztottakkal, hogy "Miért késtél?", hanem inkább úgy, hogy "Mit tehetünk, hogy az ambiciózus tervünkkel összhangban haladjunk előre?".

Nem valószínű, hogy a terv megvalósítása harminc perc munkán múlik, igaz? Inkább a tudástól, a készségektől és természetesen a motivációtól függ.

Ez a lényeg: a vállalatoknak nem annyira "fegyelmezett", hanem inkább hatékonyan dolgozó alkalmazottakra van szükségük. A vezetőket pedig nem annyira az foglalkoztatja, hogy az alkalmazottak 15 percet késve érkeznek az irodába, hanem az, hogy nem tesznek eleget. Nem kötelezik el magukat teljesen a munka mellett. De ki teszi ezt? Talán a gyerekek, akik valami szórakoztató játékot játszanak az udvaron ? Talán. Őket nem kell meggyőzni, hogy korábban jöjjenek a játékra, a probléma valószínűleg éppen az ellenkezője - a szülők nem tudják őket hazarángatni.

Vagy vegyük például a fiatal "kockákat" egy startup cégnél, akik megpróbálnak létrehozni valamit, amit senki sem ért, de ez a dolog hamarosan megváltoztatja a világot? Ezek a srácok korán reggel bejönnek a garázsukba, és nem az motiválja őket, hogy elkerüljék a késésért járó büntetést.

Nem valószínű, hogy elkésünk a moziból, egy fontos előadásról, vagy egy érdekes szakmai konferenciáról, mert azért akarunk oda jönni, hogy jól érezzük magunkat és tudást szerezzünk!

Mindannyian legalább egyszer életünkben csináltunk valamit, amit szerettünk, és mindannyian tudjuk, hogy ha kell, korán jön a munka élvezete. Ezért a vállalatoknak nem a késés elleni küzdelemre kellene összpontosítaniuk, hanem arra, hogy a munkakörülményeket kényelmessé és produktívvá tegyék, és hogy olyan embereket találjanak, akik valóban szeretik a szakmájukat, olyan embereket, akik mély pszichológiai igényt éreznek a kemény munkára.

Ezért van az, hogy a világon egyre több olyan vállalat van, ahol a késésért nem jár büntetés, sőt, maga a késés fogalma sem létezik. Ezek a vállalatok nem tűzték ki maguk elé a munkaidő ellenőrzését. Ehelyett olyan környezetet próbálnak teremteni, amelyben az emberek szívesen vannak, maradnak, játszanak, feltalálnak és cselekszenek!

Csodáljuk a kultúrájukat, és néha meglepődünk rajta: egy barátom nemrég kapott munkát egy multinacionális vállalat amerikai irodájában. Komikusan meséli, hogy a munkaidőre vonatkozó kérdésére nem kapott más választ, mint hogy "Jó lenne, ha valahol nyolc és tíz között jönnél...".

Keményen dolgozik, hogy jó munkát végezzen. Szereti.

A menedzsere csak azon töri a fejét, hogyan vehetné rá, hogy több szabadnapot vegyen ki.

A vállalat maximálisan törekszik arra, hogy olyan munkavállalókat válasszon ki, mint a barátom a világ minden tájáról, és hogy vonzó legyen számukra.

Az ilyen vállalatoknak általában nem szokott gondot okozni a késés. De vannak olyan helyzetek, amikor...

... a fegyelem ellenőrzésének szokása a vezető pszichológiai szükséglete.

Történetesen az ellenőrzés funkciója a "menedzser" azonosításának lényege.

Ez a fajta vezető a szigorúan hierarchikus - fentről lefelé irányuló - vállalati modellt támogatja, és tudja, hogy alapvető vezetői eszközei a homlokráncolás és a parancsoló hang.

Néha még csak nem is azért, mert valami rosszul megy. A vezető egyszerűen csak azt hiszi, hogy abban a pillanatban káosz lesz, amikor megnyugszik.

Ha megfosztjuk az ilyen vezetőt a tekintélyelvű vezetési stílus jellemzőitől, rávesszük, hogy egyenrangú félként kommunikáljon a beosztottakkal, azonnal gyengének fogja érezni magát.

Sajnos ezek a vezetők gyakran nem rendelkeznek más vezetői képességekkel, mint a "felügyelet". Nem foglalkoznak az üzleti rendszer kialakításával, az üzleti stratégia kidolgozásával, nem tanulmányozzák az ügyfeleket vagy az iparágat, és nem sikerül a középvezetők edzőjeként sem ... Sajnos, ez a legszomorúbb és szinte megoldhatatlan összefüggése a késedelemmel való küzdelemnek: amikor a vezető a fegyelemmel van elfoglalva, mert... nos, mi mást kellene még ellenőriznie?

A "késések kezelése" nem rendelkezik a megfelelő eszközök univerzális készletével. A lágyság bizonyos helyzetekben engedékenységgé válik, ami a vállalat nyereségébe, az ügyfelekbe kerül, és reputációs károkat okoz.

A megszorítások más helyzetben rejtett szabotázshoz, a tudás elhallgatásához és kicsinyes bosszúhoz vezetnek, különösen, ha a megszorításnak nincsenek objektív okai.

Ugyanakkor nehéz kevésbé produktív kultúrát találni, mint az "óvodai kultúra", amikor a napirendet a "felnőttek" határozzák meg, és a "gyerekek" ennek vannak alávetve.

Mit tegyünk? Elemezze a problémát annak teljes komplexitásában, beleértve a vállalati kultúrát, az üzleti folyamatokat, a hierarchiát és a vezetői készségeket. Csak ebben az esetben lesz képes megtervezni a vállalat számára hatékony megoldást!