A modern irodai dolgozó problémái

A modern munkahely az utóbbi időben drámaian megváltozott, és az irodai dolgozóknak alkalmazkodniuk kellett az új kihívásokhoz. A múltban a legtöbb alkalmazottat hagyományos szerepkörökben foglalkoztatták, mint például titkárnők, gépírónők és hivatalnokok.

A technológia fejlődésével azonban számos munkahelyet automatizáltak vagy kiszerveztek. Ennek eredményeképpen az alkalmazottaknak ma már különböző feladatokban kell jártasnak lenniük, a számítógépek és szoftverek használatától kezdve az ügyfélkérdések kezeléséig.

Az irodai munka rendkívül stresszes lehet. A határidők betartásának és az ügyfelek lenyűgözésének nyomása mellett az alkalmazottaknak meg kell küzdeniük a kollégák helytelen viselkedésével, a hosszú munkaidővel és az önállóság hiányával is. Ennek eredményeképpen nem csoda, hogy sok irodai dolgozó boldogtalan.

Az ilyen típusú szoftverek legnyilvánvalóbb célja az alkalmazottak termelékenységének nyomon követése. Mennyi időt töltenek a projekttel, és mennyi időt - vicces macskás videókkal a Youtube-on? Részt vesznek-e a munkafolyamatban, vagy 10 percenként kávészünetet tartanak? A munkával kapcsolatos információkat gugliznak, vagy olcsó jegyeket váltanak Las Vegasba a hétvégére? A munkavállalókat figyelő alkalmazásokat pontosan ilyen kérdések megválaszolására tervezték.

A mai irodai dolgozóknak egyedi kihívásokkal kell szembenézniük, amelyek hatással vannak egészségükre és jólétükre. Ha megértik a munkavállalók néhány leggyakoribb problémáját, lépéseket tehetnek azok kezelésére.

A modern irodai dolgozó egyedi kihívásokkal néz szembe. A folyamatos technológiai változások korában a dolgozóknak folyamatosan alkalmazkodniuk kell az új eszközökhöz és módszerekhez. Ugyanakkor nagy nyomás nehezedik a munkavállalókra, hogy produktívak és hatékonyak legyenek a munkájukban.

Egy nemrégiben készült tanulmány szerint - példákkal alátámasztva - íme a hét leggyakoribb probléma, amellyel az irodai dolgozók manapság szembesülnek:

A munkahelyi igények egyre növekvő igényei miatt könnyű lehet hagyni, hogy a munka feleméssze az időt és az energiát. Ez kiégéshez, depresszióhoz és szorongáshoz vezethet. Fizikai egészségügyi problémák is követhetik.

Az ilyen problémák elkerülése érdekében elengedhetetlen, hogy a munkán kívül is legyen időd magadra. Ez azt jelenti, hogy minden nap szánjon időt olyan tevékenységekre, amelyeket élvez, például olvasásra, sétákra, vagy akár arra, hogy értékes időt töltsön a barátaival és a családjával.

Tracy elmondta, hogy egészséges egyensúlyt tart fenn a munka és a magánélet között: "Minden nap legalább 30 percet szánok ebédidőre, még akkor is, ha az íróasztalomnál kell ennem. Emellett igyekszem óránként felkelni és sétálni, hogy fenntartsam az energiámat. A nap végén pedig gondoskodom arról, hogy kikapcsolódjak a munkából, hogy időt tölthessek a családommal és a barátaimmal."

A kiszáradás komoly aggodalomra ad okot a munkavállalók számára. Az egész napos íróasztalnál ülés könnyen dehidratálttá teszi az embert anélkül, hogy észrevenné. A dehidratáció fáradtságot, fejfájást és koncentrációs nehézségeket okozhat. A fülkék és a szűk munkahelyek megnehezítik a hidratáltság fenntartását, a számítógép képernyőjének állandó bámulása pedig súlyos szemterheléshez vezethet.

Van azonban néhány egyszerű lépés, amelyet az irodai dolgozók megtehetnek, hogy csökkentsék ezeket a kockázatokat. Ha mindig kéznél van egy vizes palack, az segít abban, hogy egész nap hidratált maradjon, és ha rendszeresen tartunk szüneteket, hogy ne csak a képernyőre nézzünk, az segít csökkenteni a szem megerőltetését.

Makayla egy modern irodai dolgozó, aki a számítógép előtt ülve tölti napjait. "Gyakran azon kapom magam, hogy kiszáradással és a szem megerőltetésével küzdök. Általában annyira a munkámra koncentrálok, hogy elfelejtek elég vizet inni; a nap végére a szemem száraz és irritált lesz. Kipróbáltam néhány különböző megoldást, de semmi sem segített, amíg fel nem fedeztem a kék fényt kiszűrő szemüveget. Most már ügyelek arra, hogy a nap folyamán sok vizet igyak, és a szemem közel sem érzi olyan feszültnek a nap végére."

Az internet korában több információhoz férünk hozzá, mint valaha. Ez az állandó adatáradat azonban túlterhelheti az embert, és a termelékenység csökkenéséhez vezethet.

E probléma leküzdése érdekében hatékony információkezelési stratégiákat kell kidolgozni. Ennek egyik módja az információk rendezésének és kategorizálásának rendszere. Ez segít abban, hogy gyorsan megtalálja a szükséges adatokat, amikor szüksége van rájuk.

Egy másik hatékony stratégia az, ha a nap meghatározott időpontokat különítünk el az e-mailek és más információforrások ellenőrzésére. Ez segít megelőzni a zavaró tényezőket, és lehetővé teszi, hogy más feladatokra koncentráljon.

Imran egy projektmenedzser, aki egy irodában dolgozik 50 másik alkalmazottal. Cége csak most kezdte el bevezetni az új szoftvert, amely segít a munkafolyamatok racionalizálásában és a részlegek közötti kommunikáció javításában. Az átállás azonban nehézkes volt, és Imran gyakran úgy érzi, hogy túlterheli a naponta feldolgozandó információmennyiség. Ráadásul gyakran kell válaszolnia kollégái kérdéseire az új rendszer használatával kapcsolatban, ami időigényes és frusztráló lehet. Ennek eredményeképpen Imran úgy találta, hogy a munka és a magánélet egyensúlya megbomlott, és legtöbbször úgy érzi, mintha belefulladna az adatok tengerébe.

A modern iroda a konfliktusok melegágya lehet. Mivel a dolgozók hosszú órákat töltenek szoros térben, nem csoda, hogy néha elszabadulnak az indulatok. Néhány lépést azonban figyelembe lehet venni a munkahelyi konfliktusok megelőzésére és megoldására. Először is, fontos a nyílt kommunikáció ösztönzése. Ha a kollégák úgy érzik, hogy nyíltan kifejezhetik aggodalmaikat, kevésbé valószínű, hogy elfojtják érzelmeiket, és hagyják, hogy azok felforrjanak.

Másodszor, jelölje ki a feladatot, hogy megismerje a munkatársait. Minél jobban megérted valakinek a hátterét és motivációit, annál könnyebb lesz megtalálni a közös hangot és elkerülni a félreértéseket. Végül pedig ne halogassa, hogy szakmai segítséget kérjen, ha a helyzet túlságosan elmérgesedik.

Tony, aki vállalati jogász, saját bőrén tapasztalta ezt. "Volt már részem komolyabb nézeteltérésekben a kollégáimmal" - mondja. "De azt is megtanultam, hogy fontos, hogy a dolgokat perspektívában tartsuk." Bár az alkalmi nézeteltérések elkerülhetetlenek, Tony rájött, hogy a pozitív hozzáállás fenntartása és a hatékony kommunikáció általában megoldja a problémákat, mielőtt azok teljes konfliktusba torkollnának.

A közösségi média és más online platformok folyamatos zavaró tényezői miatt kihívást jelent, hogy egész nap produktívak maradjunk. Bizonyos mértékig nehézzé vált a munkavállalók számára, hogy koncentráltak és a feladatra összpontosítsanak.

Az olyan alkalmazottak megfigyelésére szolgáló szoftverek, mint a CleverControl, segíthetnek csökkenteni ezeket a zavaró tényezőket azáltal, hogy nyomon követik az alkalmazottak tevékenységét és azonosítják a viselkedési mintákat. Azzal, hogy azonosítják, mely alkalmazottak töltik a legtöbb időt nem munkahelyi tevékenységekkel, például személyes e-mailezéssel vagy közösségi médiával, a vezetők lépéseket tehetnek a probléma kezelésére. Bizonyos esetekben már a szoftver egyszerű megléte is ösztönözheti a munkavállalókat a viselkedésük önszabályozására.

Irodavezetői munkája során Samantha saját bőrén tapasztalja, hogy a figyelemelterelés és az önkontroll hiánya milyen negatív hatással lehet a termelékenységre. "A mai valóságban folyamatosan értesítésekkel, e-mailekkel és közösségi médiafrissítésekkel bombáznak minket" - mondja. "Szuper könnyű belemerülni az állandó információáradatba, és elveszíteni a fókuszt arra, amit tennünk kellene."

A modern irodai dolgozó számára nem idegen a halogatás. Mivel annyi figyelemelterelő tényező és kísértés áll rendelkezésünkre, könnyű megérteni, hogy néha nagy kihívást jelent számunkra a feladatra való összpontosítás.

A modern munkahelyeken a halogatás olyan probléma, amellyel Rachel, az üzleti tanácsadó túl gyakran találkozik. "Sok kedves ügyféllel dolgozom, akik nagyon sikeresek a szakterületükön, de hajlamosak halogatni, amikor bizonyos feladatok elvégzésén gondolkodnak" - mondja. "Például az utolsó pillanatig halogatják a jelentések vagy pályázatok megírását".

A pszichológiában a mentális, fizikai és érzelmi kimerültség állapotát kiégésnek nevezik. Leggyakoribb oka a túlzott és hosszú távú stressz. Akkor következik be, amikor az egyén úgy érzi, hogy kissé túlterhelt, reménytelen, és képtelen megfelelni a munkájával vagy életmódjával járó követelményeknek. A kiégés a termelékenység jelentős csökkenéséhez, a hiányzások számának növekedéséhez és a munkával való elégedettség csökkenéséhez vezethet.

Steve szoftverfejlesztő, aki saját bőrén tapasztalta a kiégés hatásait a modern irodai dolgozókra. "Régebben egy tágas irodában dolgoztam, ahol a kultúra csak a "munka, munka, munka" volt" - mondja. "Az emberektől elvárták, hogy hosszú órákat dolgozzanak, és minimális pihenőidőt töltsenek. Ennek eredményeként az emberek állandóan stresszesek voltak, és aggódtak a munkateljesítményük miatt"." Ez számos problémához vezetett, többek között a magas hiányzási arányhoz, az alkalmazottak fluktuációjához és termelékenységi problémákhoz.

Az irodai dolgozók egyre inkább küzdenek az irodai munka negatív hatásaival. Erre a problémára bőséges megoldás létezik, de a munkáltatók és a munkavállalók közös erőfeszítéseire lesz szükség a dolgok javításához.

Munkavállalói felügyelet hatékony eszköz lehet a legtöbb említett probléma kiküszöbölésére. A többfunkciós munkavállalói felügyeleti szoftverek blokkolhatják a figyelemelterelő weboldalakhoz való hozzáférést, felismerhetik a tétlenkedőket vagy akár azokat, akik a kiégés szélén állnak, és segíthetnek egy egészségesebb munkaterület kialakításában.