Hogyan tervezd meg a napodat, ha ellenzed a rögzített menetrendet?

Sok kreatív ember ellenáll minden szabálynak, elutasítja a tervezés gondolatát, és ennek következtében életük elveszíti a hőn áhított harmóniát.

Ha Ön is ilyen ember, és nem áll készen arra, hogy a rutinnal foglalkozzon, itt az ideje, hogy elutasítsa az időszervezés ötletét valaki szabályai szerint, és javítsa személyes hatékonyságát a saját kreatív tempóját, életritmusát és annak pulzusát követve.

Stephen Bradley, a formatervező és designról szóló könyvek szerzője egyszer megjegyezte: "A designnak mindig megvan a maga belső ritmusa, akár tudod, akár nem. Értelmet ad a térnek, és megteremti azt a bizonyos hangulatot. Az emberek a ritmuson keresztül tudják értékelni a dizájnt".

Ha ez a megközelítés ismerős Önnek, megosztok néhány ötletet, amelyeket szakmai életem és munkám során időgazdálkodási trénerként szereztem. Ezek segítenek abban, hogy hatékonyan oszd be a rendelkezésedre álló időt, valamint az erődet, az érdeklődési körödet és a feladataidat.

Általában az embernek egy hónap alatt többre sikerül, ha nem tervez túl sokat. A legtöbb ember természetes ritmusa azt súgja, hogy egy hónap alatt egy nagy projektet be lehet fejezni, vagy egy személyes célt el lehet érni. Ez nem jelenti azt, hogy az egész hónapot csak ennek a célnak vagy projektnek kell szentelni, néha nehezebb dolgokkal is foglalkozni kell, mint például az új szoftver kiválasztása és telepítése vagy a stúdióban a térrendezés. Ha egy hónapra három ilyen témát tervezel, aligha fog sikerülni egyik sem. Ha azonban egy hónapot egy bizonyos feladatra szánsz, nagy valószínűséggel be fogod fejezni, vagy közel leszel a befejezéshez. Vegye figyelembe ezt a havi ritmust, és nagyobb elégedettségre tesz szert.

Emellett azt is figyelembe kell vennie, hogyan oszlik meg a hét folyamán a teljesítménye és az energiája. Kivételek természetesen lehetségesek, de a legtöbb ember képes havonta legfeljebb két utazásra, és nem veszíti el a ritmust. Vegye figyelembe a partik szervezésének vagy a vendégek fogadásának érzelmi költségeit is. Mindezek kellemes változatosságot hoznak az életébe, de kizökkentik a ritmusból, különösen, ha a kivételből szabály lesz.

A projektek, megbeszélések, szükséges munkák hétről hétre változnak, de meg kell ragadnod azt a heti ritmust, amely a legmegfelelőbb lesz a tevékenységeidhez. Gondolkodjon úgy, mint egy tervező: készítsen egy tervezetet, majd módosítsa a beosztását az adott projektnek (ebben az esetben a munkahétnek) megfelelően.

Sok kísérletezés után a következő tökéletes ritmust állítottam fel magamnak:

• Van néhány "bevezető" óra a hétfő reggeli órákban, amit a heti terv elkészítésére és a hétvégén összegyűjtött információk feldolgozására fordítok.

• Szerda délután már teljesen lefoglal a fő projekt. Egész héten apróságokkal vagyok elfoglalva, de amikor a fontos munkára kell koncentrálnom - például egy könyv megírására -, akkor jobb, ha a nap felét kitakarítom a megbeszélésekből. Ilyenkor elmegyek a kedvenc kávézómba, és zavartalanul, szünetek nélkül dolgozom. Itt két fő előnyt kell megemlítenem: a munkám megy tovább, és ugyanakkor egy rövid pihenőt kapok a mindennapi rutinból.

• Péntek este felkészülés a hétvégére. Körülbelül három órát szánok arra, hogy befejezzek minden olyan munkát, amely a vártnál több időt igényelt, és olyan kifizetésekkel és számlákkal foglalkozom, amelyeket jobb, ha még a hétvége előtt elintézek.

A hét folyamán legalább egy estét a személyes problémák megoldására vagy pihenésre szánnak. Rendkívül társaságkedvelő vagyok, de még az extravertált embereknek is szükségük van időnként egy-egy szabadnapra.

Természetesen mindezek az elemek bármikor átállíthatók és módosíthatók. Én azonban jobban szeretem ezt a ritmust, mert így a lehető legnagyobb megelégedettséget nyerhetem a munkámból, és a családomnak és a pihenésnek szentelt hétvégére indulhatok.

Soha senki nem volt képes megalkotni a napi menetrend univerzális képletét. Vannak, akik reggel nem nézik meg az e-maileket, mások éppen az ellenkezőjét javasolják. A lényeg az, hogy őszintén bevalljuk, mi a legjobb módja annak, hogy a 24 órát a maximális hatékonyság érdekében személyesen az Ön számára a legjobban osszuk be.

Ami engem illet, az első egy-másfél órát a napom megtervezésére, az e-mailekre és a kisebb sürgős feladatokra fordítom, majd a nehezebb munkára koncentrálok. Délelőtt 10 és 11 óra között az ügyfelek hívásaira válaszolok. Naponta legfeljebb négy órát szeretek megbeszélésekre fordítani, az utolsó fél órát pedig az eredmények összegzésére hagyom. Néhány ügyfelem inkább a reggeli e-maileket ellenőrzi szó szerint néhány percig, majd ebédig a fő munkára koncentrál. Az ebédszünet után megbeszéléseket szerveznek vagy sürgős feladatokat intéznek.

Szükséges rámutatni személyes preferenciáira: mikor a legkoncentráltabb, mikor a legkényelmesebb Önnek találkozókat szervezni, és milyen időt kell szentelni a bonyolult információk feldolgozására és a szükséges irányba való elmozdulás terveinek elkészítésére.

Légy őszinte magadhoz - hagyd, hogy időt szánj a napi terv kiigazítására, különben mindig "lemaradsz a menetrendtől", és megbánod azokat a dolgokat, amelyeket nem csináltál meg.

Például bölcsen tenné, ha a szabadsága előtt és után egy napot arra szánna, hogy rendbe tegye az ügyeit, és ezekre a napokra ne tűzzön ki semmilyen megbeszélést. Helyes lesz, ha egy konferencia vagy más nagy esemény utáni fél napot a személyes kapcsolatok erősítésére, ismerkedésre és a jegyzetek átnézésére hagyja - csak így tudja a legtöbbet kihozni az elmúlt eseményből. Egyik ismerősöm egyszer elmondta, hogy egy másik városban tartott konferencia után inkább reggel repül haza, nem pedig este. A szállodában töltött éjszaka lehetőséget ad neki arra, hogy befejezze a munkáját, mielőtt hazaér. És ne feledje: minél világosabban áll szemben a rendezvény a szokásos napi rutinjával, annál több időre van szüksége ahhoz, hogy visszanyerje a szokásos munkaritmusát.

Állítsa be a havi, heti és napi ritmusát, és ezzel elnyeri a szükséges rendet a munkájában, és ugyanannyi szükséges rugalmasságot a döntések meghozatalában. Itt az ideje, hogy kitaláld, milyen tempó és ritmus felel meg személyesen neked.