Az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése: A termelékenység és az elkötelezettség fokozásának bevált stratégiái

Az alkalmazottak megfigyelése a modern vállalkozások általános gyakorlatává vált. A Resume Builder , Az Resume Builder, az irodán belüli vállalatok 79%-a követi az alkalmazottak jelenlétét, a távoli szervezetek 37%-a pedig napi 4+ órán keresztül figyeli az alkalmazottakat videófelügyelet segítségével. Forbes , jelentése szerint a munkavállalók 43%-ának internetes tevékenységét figyeli a munkáltatója; A vezetők 73%-a, az üzeneteket, e-maileket és hívásokat a jövőbeli teljesítményértékelésekhez.

Az alkalmazottak megfigyelése jelentős előnyökkel jár, a legnyilvánvalóbb termelékenységnöveléstől kezdve a kommunikáció javításáig. Az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése feltárja azokat a területeket, ahol a munkavállalók esetleg küzdenek, feltárja az egyéni erősségeket és gyengeségeket, valamint megkönnyíti a visszajelzést és az adatvezérelt döntéseket. De hogyan monitorozza a dolgozói teljesítményt, hogy a legtöbbet hozza ki belőle?

Természetesen az alkalmazottak megfigyelésének tolakodó jellege vita tárgyát képezi, és ez így van rendjén. A munkavállalóknak világszerte jogukban kell állnia ahhoz, hogy hozzájáruljanak ahhoz, hogy mit figyelnek meg, és a vállalatoknak be kell tartaniuk ezt az elvárást, ugyanakkor biztosítaniuk kell, hogy a munkavállalói morál ne sérüljön a folyamat során - pontosan ezért.

Ebben a cikkben a hatékony munkatárs-teljesítményfigyelés kulcsfontosságú összetevőit, a legjobb gyakorlatokat, a felügyelői szerepeket és az eszközöket vizsgáljuk meg.

Mielőtt belemerülnénk a hogyanba, meg kell válaszolnunk az ugyanilyen fontos kérdést: kinek kellene figyelemmel kísérnie a munkavállalók teljesítményét? A vállalat vezetője lenne az első kézenfekvő válasz, de a valóságban ez nem ilyen egyszerű. Míg a kis startup-tulajdonosok minden csapattagot és folyamatot irányíthatnak, addig a közepes és nagyvállalatok vezetői nem tudják egyedül nyomon követni a teljesítményt (kivéve persze, ha szuperszámítógépek). Ebben az esetben az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése a vállalat méretétől és struktúrájától függően több szerepkörre hárul a szervezeten belül.

Általában, közvetlen felügyelők és vezetők felelősek a napi teljesítménykövetésért. A vezetők figyelemmel kísérik a feladatok elvégzését, a termelékenységet és a munka általános minőségét, biztosítva a vállalat céljaival való összhangot.

A Humánerőforrás osztály kézenfekvő választás a munkavállalók hosszú távú teljesítményének nyomon követésére. A HR-esek a termelékenységet a hivatalos teljesítményértékelések, a KPI-k meghatározása és az általános munkavállalói fejlődés irányítása révén követhetik nyomon. A HR biztosítja, hogy a teljesítményértékelések igazságosak és átláthatóak legyenek, és segítsék a szakmai fejlődés irányítását.

Osztályvezetők a teljes képet látják, és ezért ideálisak az egész csapat teljesítményének nyomon követésére, nem pedig az egyes alkalmazottakéra. Feladatuk az osztály céljainak elérése, valamint a gyengén teljesítő alkalmazottak támogatása és ösztönzése.

Végül, bevonva alkalmazottak a fejlődésük és eredményeik nyomon követése rendkívül hatékony gyakorlat. Az önértékelés és a személyes teljesítménykövetés lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy magukénak érezzék fejlődésüket és termelékenységüket.

Dióhéjban összefoglalva, az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése a felettesek, a HR-esek és az osztályvezetők között megosztva, valamint az alkalmazottak önellenőrzésének ösztönzésével csökkenthető a nyomon követéssel járó munkaterhelés, és kiegyensúlyozott megközelítés hozható létre, amely elősegíti az elszámoltathatóságot, a növekedést és az elkötelezettséget.

A Folks RH , a vezetők körülbelül 210 órát, azaz valamivel több mint 26 munkanapot töltenek teljesítménymenedzsmenttel. Az ilyen nagy mennyiségű idő ellenére a teljesítményértékelések 90%-a hatástalan. Az ilyen eredménytelenség rontja a vállalat előrehaladását, és erősen befolyásolja a megtartást: a munkavállalók 24%-a kész felmondani a nem hatékony teljesítményértékelések és az elismerés hiánya miatt. Hogyan ellenőrizheti tehát a dolgozók teljesítményét úgy, hogy az a vállalat számára a lehető legnagyobb hasznot hozza? Íme a legfontosabb stratégiák.

A Folks RH jelentése szerint a munkavállalók 65%-a szeretné, ha világosabbak lennének a munkacéljai, feladatai és kötelességei. Nem várhat magas termelékenységet egy olyan alkalmazottól, aki nem tudja, hogy mi a felelősségi köre, vagy hogy mit várnak el tőle. Az egyértelmű célok segítenek a munkavállalóknak a szervezeti célokkal összhangban lévő feladatokra összpontosítani. Emellett az alkalmazottak bevonása a célok meghatározásába 3,6-szor nagyobb valószínűséggel teszi motiváltabbá a munkaerőt.

Ha az alkalmazottak bizonytalanok a felelősségi körükkel kapcsolatban, habozhatnak, megkérdőjelezhetik a tetteiket, vagy állandóan felvilágosítást és jóváhagyást kérnek. A pontos elvárások meghatározása kiküszöböli a kétértelműséget, időt takarít meg az oda-vissza kommunikációval, ösztönzi az önállóságot, és növeli a bizalmat.

Legyen konkrét és közvetlen a feladatok, célok és elvárások közlésénél. Adjon részletes magyarázatot a kívánt eredményekről, és világosan vázolja fel az egyes szerepkörökhöz kapcsolódó felelősségeket és feladatokat.

A SMART célok megközelítése hatékony módszer annak ellenőrzésére, hogy a kitűzött célok világosak, elérhetőek és értéket teremtenek-e a vállalat számára. A SMART egy betűszó, amely a következőket jelenti:

• Speciális: a célnak világosan meg kell határoznia, hogy mit kell megvalósítani, a szükséges lépéseket és a felelős személyeket;

• Mérhető: kritériumokkal kell rendelkeznie a haladás és a siker mérésére;

• Elérhető: a célnak reálisnak és megvalósíthatónak kell lennie, nem lehet túl könnyű vagy túlságosan ambiciózus;

• Lényeges: a célnak összhangban kell állnia a szélesebb körű üzleti célkitűzésekkel;

• Időhöz kötött: a célnak rendelkeznie kell egy határidővel vagy meghatározott időkerettel a teljesítésre.

A SMART-célok világos útitervet nyújtanak az alkalmazottak és a vezetők számára, biztosítva, hogy mindenki tudja, milyen a siker, és hogyan érheti el azt. Emellett növelik az elszámoltathatóságot, és megkönnyítik a haladás és az eredmények mérését.

A SMART-célok megközelítésének egyik lépése az, hogy létrehoz egy sor egyértelmű és mérhető teljesítménymutatót, amelyekre az alkalmazott teljesítményének nyomon követése során hivatkozhat. A kulcsfontosságú mérőszámok általában a következők:

• feladatvégzés

• határidők betartása

• a munka minősége

• hatékonyság és termelékenység: a ráfordított idő az előállított teljesítményhez képest

• részvétel

Az egyértelmű és mérhető teljesítménymutatók megkönnyítik az alkalmazottak termelékenységének nyomon követését, és segítenek elkerülni a szubjektivitást az értékelési folyamatban.

Az alkalmazottak termelékenységének nyomon követése olyan eszközök, mérőszámok és technikák kombinációjával történhet, amelyek betekintést nyújtanak abba, hogy az alkalmazottak mennyire hatékonyan használják fel az idejüket és az erőforrásaikat. A kitűzött céloktól és a kiválasztott mérőszámoktól függően nyomon követheti az alkalmazottak teljesítményét az időkövetési, feladatkezelési és munkavállaló-felügyeleti szoftverek segítségével.

Projektmenedzsment Az olyan platformok, mint a Trello, az Asana és a Jira lehetővé teszik a feladatok kiosztását, a munkaterhelés elosztását, a határidők meghatározását, valamint a feladatok teljesítésének és a projekt előrehaladásának valós idejű nyomon követését. A projektmenedzsment-eszközök kényelmes módja annak, hogy a projektről átfogó képet kapjunk, és hogy a csapattagok idővel mennyire produktívak.

Időkövető alkalmazások, mint például a Toggl, a Time Doctor és a Hubstaff, arra szolgálnak, hogy nyomon kövessék, mennyi időt fordít egy alkalmazott az egyes feladatokra. Az alkalmazás funkcióitól függően az időkövetők rögzíthetik, hogy egy személy mennyi időt tölt egy feladattal vagy projekttel, mennyi ideig használ egy adott alkalmazást vagy weboldalt, nyomon követhetik a hiányzásokat stb. Ezen információk alapján a program kiszámíthatja a bérszámfejtést, a projektköltségeket és a költségvetést, valamint segíthet a kiemelkedő teljesítményt nyújtó és a nehézségekkel küzdő alkalmazottak azonosításában.

Munkavállalói felügyeleti megoldások, mint például CleverControl , , ActivTrak és Insightful, figyelemmel kísérik az alkalmazottak termelékenységét és azt, hogy az adott személy mennyire hatékonyan osztja be a munkaidejét. Ezek a programok nyomon követik a munkavállaló tevékenységét a munkahelyi számítógépen, például a használt alkalmazásokat és weboldalakat, a keresési lekérdezéseket, az üresjárati és aktív időt, a munka kezdetét és végét és még sok mást. A megoldás ezután elemzi az összegyűjtött adatokat, és statisztikák és a teljesítményértékeléshez értékes naplók formájában mutatja be azokat.

Bármelyik megoldást is választja, azt nyíltan hajtsa végre, és magyarázza el a célját a személyzetnek, hogy elkerülje a felesleges stresszt és nyomást. Tanulmányozza az állami és helyi törvényeket annak érdekében, hogy a megfigyelési irányelvek összhangban legyenek az adatvédelmi előírásokkal.

A Folks RH cikkéből kiderül, hogy a vállalkozások 69%-a csak évente vagy félévente végez teljesítményértékelést. A munkavállalók 19%-a csak évente egyszer kap visszajelzést. Ugyanakkor a munkavállalók 80%-a jobban szereti a rendszeres visszajelzést, mint az éves teljesítményértékelést. Az éves teljesítményértékelések gyakran stresszforrássá válnak a munkavállalók számára, mivel nem tudják, mire számíthatnak. Ezzel szemben a rendszeres visszajelzés, a személyes megbeszélések, a társak értékelése és más visszajelzési módszerek segítenek az alkalmazottaknak abban, hogy elgondolkodjanak a munkájukról, azonosítsák a fejlesztendő területeket, és értékes értékelést kapjanak a kollégáktól és a vezetőktől.

Évente legalább kétszer végezzen hivatalos teljesítményértékelést. Ezeknek az értékeléseknek a múltbeli teljesítmény kritizálása helyett konkrét, megvalósítható visszajelzésekre és fejlődési lehetőségekre kell összpontosítaniuk. A rendszeres, konstruktív visszajelzés javíthatja a termelékenységet, akár 14,9%-kal csökkentheti a fluktuációt, és növelheti a munkavállalók elkötelezettségét: A munkavállalók 65%-a elkötelezett, ha a vállalatok folyamatos visszajelzést és más modern gyakorlatokat alkalmaznak.

Az elkötelezettség létfontosságú az alkalmazottak termelékenysége szempontjából: az elkötelezett alkalmazottak nagyobb valószínűséggel produktívabbak, motiváltabbak és elkötelezettebbek a munkájuk iránt. A Gallup , a magas elkötelezettségi kultúrával rendelkező vállalkozások jobban teljesítenek: magasabb az ügyfelek elkötelezettsége, 17%-kal magasabb a termelékenységük, alacsonyabb a fluktuációjuk, kevesebb a balesetük és 21%-kal magasabb a nyereségességük. Ha a munkatársai alulteljesítenek, érdemes ellenőrizni az elkötelezettségi szintjüket - valószínűleg alacsony. De hogyan ellenőrizzük a dolgozók elkötelezettségét? Íme néhány hatékony módszer.

Munkavállalói felmérések és impulzusellenőrzések

Rendszeres felmérésekkel (például a munkavállalói elkötelezettségi felmérésekkel vagy pulzus felmérésekkel) visszajelzést lehet gyűjteni arról, hogy a munkavállalók hogyan vélekednek a feladataikról, a vezetésről és az általános munkakörnyezetről.

Visszajelző eszközök és platformok

Használjon olyan eszközöket, mint az Officevibe vagy a CultureAmp, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára, hogy rendszeresen visszajelzést adjanak. Ezek az eszközök nyomon követhetik az elkötelezettségi mutatókat, és segíthetnek a vezetőknek észrevenni az elköteleződés hiányára utaló tendenciákat.

A találkozókon és kezdeményezésekben való részvétel nyomon követése

Ha nyomon követjük, hogy az alkalmazottak milyen gyakran vesznek részt aktívan az értekezleteken, képzéseken vagy vállalati kezdeményezésekben, az megmutathatja elkötelezettségük szintjét. Az elkötelezett alkalmazottak nagyobb valószínűséggel járulnak hozzá ötletekhez és működnek együtt.

A munkaszokások és a termelékenység nyomon követése

Az alkalmazottak nyomon követése és a projektmenedzsment eszközök megmutathatják az elkötelezettségi szinteket. A nem elkötelezett alkalmazottak gyakran alacsonyabb termelékenységet, több hiányzást és kevesebb részvételt mutatnak az együttműködésben.

Egy-az-egyben találkozók

A rendszeres személyes találkozók lehetővé teszik a vezetők számára, hogy tájékozódjanak a munkavállalók jóllétéről, karrierterveiről és az esetlegesen felmerülő kihívásokról. A személyre szabott figyelem erősíti a kapcsolatokat, és segít a vezetőknek valós időben felmérni az elkötelezettséget.

Az alkalmazottak teljesítményének nyomon követése a sikeres modern üzleti működés kritikus eleme. Értékes betekintést nyújt, amely segít a termelékenység növelésében, a kommunikáció javításában és annak biztosításában, hogy az alkalmazottak munkája összhangban legyen a vállalati célokkal.

A hatékony munkavállalói felügyelet több, mint a tevékenység nyomon követése. A sikerhez vezető útiterv kialakításáról van szó, amely világos célokat, mérhető teljesítménymutatókat, a termelékenység nyomon követésére szolgáló eszközöket és módszereket, valamint a múltbeli alulteljesítések kritizálása helyett a javulásra összpontosító, cselekvőképes visszajelzést tartalmaz. Ezek a gyakorlatok, ha átláthatóan és a megfelelő szándékkal történnek, elősegítik az elszámoltathatóságot, az elkötelezettséget és a növekedést, ami végső soron az egyéni és a szervezeti teljesítmény javulásához vezet.