Hogyan figyeljük a távmunkavállalókat

Sok vállalat azért tartózkodik a távmunkától, mert fél, hogy elveszíti az irányítást. Nem világos, hogyan lehet biztosítani, hogy a szakember valóban napi nyolc órát dolgozik, és nem a közösségi médiára pazarolja az idejét. Jó megoldásnak tűnnek az alkalmazottak megfigyelésére szolgáló eszközök, például az időkövetés, a jelenlét ellenőrzése, a webkamera felvételei stb. A Technipe-nél ezeket az eszközöket egy speciális vezetői megközelítéssel kombinálva használjuk.

Olvasson tovább, hogy megtudja, hogyan tartjuk a vállalaton belüli munkafolyamatokat hatékonyan a radar alatt, és miért működik ez.

Bízunk az alkalmazottainkban. Elég triviális kijelentés egy ellenőrzésről szóló történethez, de valóban így van. Ugyanakkor egyetértek a jól ismert közmondással: "Bízz, de ellenőrizd". És mi bízunk, de ellenőrizzük. Mielőtt azonban mélyebben belemerülnénk ennek az ellenőrzésnek a részleteibe, el kell magyaráznom néhány kezdeti megállapodást és munkát, amelyet végzünk.

Amikor új alkalmazottat veszünk fel, minden feltételt megbeszélünk vele - ragaszkodunk a maximális átláthatóság politikájához. Nem lehet "úgy értettem" - mindent meg kell beszélnünk.

Minden kérdésben igyekszünk rugalmasak lenni - figyelembe vesszük a különböző államokban való élet sajátosságait és a munkavállalók személyes preferenciáit. Például van néhány standard munkarendünk 8-9 és 17-18 óra között, beleértve egy óra ebédszünetet munkanapokon. Bár néha személyes körülmények miatt egy munkavállaló például kétórás ebédszünetet vagy szokatlan időpontban tartott szünetet szeretne. A projekteknek, amelyeken a szakemberek dolgoznak, szintén lehetnek sajátosságaik (mondjuk, az ügyfél, akivel a munkavállalónak kapcsolatot kell tartania, más időzónában van). Mindezeket az elején tárgyaljuk.

Nemcsak a munkaidőről, hanem az együttműködés egyéb szempontjairól is beszélünk. Ezek közé tartoznak a felszabadításokkal kapcsolatos kötelezettségek (az, hogy az egész csapatnak a meghatározott időpontban rendelkezésre kell állnia), az évente egyszer vagy kétszer történő munkalátogatások lehetőségei stb. Valójában, megállapodunk az együttműködés kereteiről.

Van feltételek, amelyeket a munkavállalónak be kell tartania, ha megzavarja ezeket a kereteket. Ha a munkavállalónak később kell kezdenie a munkát, korábban kell távoznia, vagy valamilyen körülmény miatt szabadnapot kell kivennie, azt nyíltan kell megtennie, és értesítenie kell a csapatát. Elméletileg a munkavállalónak be kell pótolnia a kiesett időszakot. Vállalati szabályzatunk azonban olyan időbeli mentességet biztosít, amely nem jár következményekkel. A munkavállalónak joga van évente két extra szabadnapot kapni anélkül, hogy megmagyarázná az okokat. Ha a "megengedett távolmaradás" lejárt, a munkavállaló bármikor kivehet egy napot a fizetett szabadságából vagy egy fizetés nélküli szabadnapot, vagy a csapattal való egyeztetés után pótolhatja az elmulasztott időt. A lényeg az előzetes értesítés. A rugalmas feltételek segítségével igyekszünk minimalizálni a tapogatózást és a megállapodások felrúgását.

ne pazarolja az erőfeszítéseket az ellenőrző hívási gyakorlatok vagy mikromenedzsment eszközök, például online jelenlét-ellenőrző eszközök vagy webkamera-felügyelet bevezetésére. Az én szemszögemből nézve ezek a szellemi munka szempontjából haszontalanok voltak. Először is be kell fektetni az eszközök megvásárlásába, majd időt és energiát pazarolni a jelentések áttekintésére. Mégsem adnak választ arra, hogy a munkavállaló elvégezte-e a feladatot vagy sem.

Azonban megváltoztattam a véleményemet, miután felfedeztem a CleverControlt. Ez az eszköz megfizethetőbb, mint mások, és lenyűgöző funkcionalitással rendelkezik, a számítógép be- és kikapcsolásának időpontjának rögzítésétől kezdve a futó alkalmazások nyomon követéséig.

Kezdetben aggódtam, hogy az önszerveződő alkalmazottak negatívan kezelnék az ilyen eszközöket. Azok az emberek, akik az eredményt a folyamat elé helyezik, kellemetlen érzéssel tölt el, ha figyelik őket. A motivációjuk csökken, és ezt nem engedhetjük meg. Szerencsére a CleverControl diszkréten és nem tolakodóan működik: nincs felülete a munkavállaló számítógépén, és a munkavállaló számára nem nyilvánvaló. Segít enyhíteni a megfigyelés okozta stresszt olyannyira, hogy az illető teljesen megfeledkezik a programról.

Az eredményt helyezzük előtérbe, nem a folyamatot!

Ezért a programot a saját igényeinknek megfelelően konfiguráltuk: kikapcsoltuk a weboldalfigyelést, a billentyűzetfigyelést, a közösségi médiafigyelést és néhány más funkciót, amelyek olyan adatokat gyűjtöttek, amelyek nem érdekeltek minket. Ez viszonylag könnyen elvégezhető, mivel a CleverControl olyannyira rugalmas, hogy szinte minden felügyeleti opciót letilthat. Amire főként koncentrálunk, az az aktív időstatisztikák, az alkalmazások, amelyekben az alkalmazottak dolgoznak, és alkalmanként a Live Viewing, hogy ellenőrizzük a jelenlétet.

Eddig csak a munkavállalókkal kötött megállapodásainkról beszéltünk. A projekt sajátosságaitól függ, hogy hogyan ellenőrizzük e megállapodások betartását.

A Technipe elsősorban komplex feladatok kulcsrakészen történő elvégzésére összpontosít. Ebben az esetben mi döntjük el, hogyan dolgozzunk a projekten, és a feladatokat egyszerű részfeladatokra osztjuk. Ezt követően a projektvezető vagy a csoportvezető (vagy egyes projekteknél mindkettő) a szokásos módon, az agilis módszertan szerint dolgozik. Mint minden csapatnál, nálunk is vannak heti sprintek és napi hívások, amelyek lehetővé teszik a munkafolyamatok koordinálását.

Feltételezzük, hogy a munkavállaló állandóan gyakorlati tevékenységet folytat. Ennek megfelelően feladatokat osztunk ki, videokonferenciákat szervezünk stb. A munkafolyamat nem csak abból áll, hogy megkapja a heti feladatokat, és azokat egyedül elvégzi. A csapatok folyamatosan interakcióban vannak - ez a távmunkaformánál még fontosabb, mint az irodában. Lehetetlen észrevétlenül eltűnni ebből a kölcsönhatásból.

Mivel a munka egy csapaton belül folyik, a távoli alkalmazottak ellenőrzése nem sokban különbözik az elosztott vállalatok irodáinak nyomon követésétől, amikor például a csapat egy része a fővárosban, a másik pedig egy másik államban van. Ha valaha is előfordulnak esetlegesen elmulasztott határidők, egyes alkalmazottak alulteljesítésének vagy más bajok, azok körülbelül egy héten belül kiderülnek. Ez lehetővé teszi a gyors reagálást a helyzetre. Más szóval, itt nincsenek döntő nehézségek.

In most projects, we have time control for internal purposes. It is conducted both via CleverControl and manual reports ("I have been doing that task for X hours and that one for Y hours").

Nem használunk népszerű módszereket a munkatársak és részvételük értékelésére, például a 360-as felmérést. Nem tűzzük ki célul, hogy munkatársaink munkáját HR-mérőszámokkal mérjük, mivel ezek nem adják meg a szükséges információkat. Minden projektkommunikáció informális, egyszerű nyelven történik. Ahhoz azonban, hogy többé-kevésbé objektíven lássuk a helyzetet, minden egyes munkatársunknak van egy több hónapra előre szóló terve. Ez tartalmazza az elvégzendő feladatokat és személyes célokat, például új eszközök, technológiák, programozási nyelvek elsajátítását. A munkavállaló ezt a tervet a felettesével együtt készíti el.

Hogy megvédjük a műszaki szakembereket a kiégéstől, lehetőséget biztosítunk számukra, hogy projektet váltsanak, ha például megunták a technológiai stacket. A vállalat kezdetben azt állítja, hogy ez egy általános gyakorlat, amely nem jár gazdasági vagy egyéb szankciókkal. Éppen ezért a munkavállaló már a korai szakaszban szabadon tudatja velünk a problémákat, mi pedig azok megbeszélése és az új szakember betanításához szükséges idő biztosítása után minimális veszteséggel tudunk változtatásokat eszközölni a projektben.

Vannak olyan projektek, ahol a Technipe csapatának egy része az ügyfél szakembereivel dolgozik együtt. Az ellenőrzés szempontjából az ilyen projektek sokkal több problémát okoznak. A különbség döntő jelentőségű. Az első esetben egy szokásos belső csapatunk van, a második esetben azonban a csapat egy részéhez nem férünk hozzá, és a projektre gyakorolt befolyásunk a kezdetben meghatározott keretekre korlátozódik. Ebben a helyzetben az ügyféllel közös erővel kiépített kapcsolatok a kulcsszerepet játszanak.

A CleverControl mellett a teljesítményellenőrzés fő eszköze a visszajelzések gyűjtése azoktól az ügyfelektől, akiknek a projektjein az alkalmazottak dolgoznak. A számlavezetők havonta legalább kétszer felveszik a kapcsolatot az ügyféllel, hogy megbeszéljék, hogy az egyes alkalmazottak és az egész csapat teljesítette-e a kitűzött feladatot:

• Ha a munka megfelel a minőségi előírásoknak;

• ha a munkát időben elvégzik;

• ha vannak elmaradások;

• mi tetszett vagy nem tetszett nekik a munkában az utóbbi időben;

• mit javíthat egy-egy szakember a munkájában.

Ugyanezeket a kérdéseket tesszük fel a csapatunknak, de sokkal gyakrabban. Ezek lehetővé teszik a vezetők számára, hogy megértsék, milyen stádiumban van a projekt, mintha egy belső csapatról lenne szó. Ahogy már említettem, a rendszeres hívások során nemcsak a projektet, hanem a munkatársak személyes fejlődését is megbeszéljük. Amikor az alkalmazott az ügyfél szakembereivel dolgozik, az ügyfél hozzájárulhat a fejlesztési tervéhez, ha úgy véli, hogy az alkalmazottnak hiányoznak bizonyos technikai kompetenciái.

Ennek eredményeképpen, az alapvető metrikák szintjén - a minőséget (a szoftverfejlesztés szempontjából - kódstílus, időkeret stb.) ellenőrizzük, csak a legértékesebb adatokat véve ki a felügyeleti szoftverből. Mindenki boldog. Figyelembe vesszük az ügyfél kéréseit; a munka folytatódik. A munkavállaló bizonyos szinten részt vesz a projektben. Nem egyszerűen csak megírja a kódot, hanem a projektcsapat részévé válik, és megkapja a szükséges visszajelzéseket.

Nyilvánvaló, hogy nem minden munkavállaló hozzájárulását értékelhetik a többi résztvevő. Az alkalmazottaknak jól szervezettnek kell lenniük, és rendelkezniük kell bizonyos puha készségekkel. Ha problémájuk van, nem várhatják meg, amíg az eltűnik. Ehelyett meg kell próbálniuk megoldaniuk. Ha ehhez a csapat többi tagjának segítségére van szükség, a munkavállalónak nyíltan beszélnie kell a problémáról. Erre nem mindenki képes - ezért vesszük figyelembe a szükséges puha készségeket a felvételi eljárás során. És ez az ellenőrzési rendszerünk egy másik eleme: ha úgy gondoljuk, hogy a jelölt nem fog illeszkedni a munkafolyamatba, akkor nem vesszük fel.

Azt kell mondanom, hogy bármilyen puha készségekkel is rendelkezik a munkavállaló, mindenkinek vannak olyan pillanatai, amikor az agya nem működik betegség, családi problémák stb. miatt. Nálunk ez nem ok az elbocsátásra. De elvárjuk, hogy a munkavállaló tudassa velünk a problémát, és közösen találjunk megoldást, például adjunk neki egy nem tervezett szabadságot. Még ha a munkavállaló nem is beszél róla, a személyes kommunikációban látjuk a változásokat, és megpróbálunk segíteni. Ez egy újabb ok, amiért a munkavállalókkal való kommunikáció elengedhetetlen.

Mindenki követ el hibákat. A mi ellenőrzési rendszerünknek is voltak. Azonban, úgy alakítjuk ki munkafolyamatainkat, hogy a hiba ára minimális legyen.

Minden feladatot részfeladatokra osztunk, amelyek elvégzése legfeljebb 32 órát vesz igénybe. Egyrészt sok munkát igényel az értékelési szakaszban. Ezt figyelembe véve nem veszünk részt olyan versenyeken, pályázatokon vagy egyéb értékeléseken, ahol az előértékelés aligha vezet projekthez. Ha azonban a tárgyalások során a költségek kiszámítására került sor, igyekszünk minél több részletet megtudni. A részletekre fordított további nyolc óra lehetővé teszi számunkra, hogy csökkentsük a projekt költségvetését és tartsuk az eredetileg kitűzött határidőket. Ez mindkét említett típusú projektre vonatkozik.

Ha a munkavállaló valamilyen oknál fogva nem teljesít, azt néhány napon, legrosszabb esetben néhány héten belül megtudjuk, nem pedig hat hónapon belül. Előfordulhat, hogy a munkavállalónak objektív problémái vannak, vagy nem a legjobb megközelítést alkalmazza a feladat elvégzéséhez - ebben az esetben csatlakozunk és segítünk.

Voltak olyan helyzetek, amikor a határidők késedelmet szenvedtek. Élénk volt a munkavállaló által elvégzett hasonló feladatok száma és az ügyfél visszajelzései alapján. A problémák olyan projekteknél jelentkeztek, ahol az ügyfél szakembereivel dolgoztunk együtt. Ekkor működött legjobban az összes, korai szakaszban lévő ellenőrzési mechanizmusunk. Még mielőtt az ügyfél nyíltan szólt volna nekünk a problémákról, észrevettük a csapaton belüli figyelmeztető jeleket. Az egyik esetben kevés plusz időnk volt arra, hogy esélyt adjunk az alkalmazottnak a javulásra. Ő nem élt ezzel a lehetőséggel, de így is sikerült úgy megoldanunk a problémát, hogy az szinte semmilyen hatással nem volt a projektre. Meg kellett válnunk a munkavállalótól. Bár őszintén szólva a kirúgás szélsőséges intézkedés azoknál a munkavállalóknál, akik már hosszabb ideje a vállalatnál dolgoznak, és korábban kielégítő eredményeket mutattak. Az ilyen alkalmazottakkal megpróbálunk közös pontokat találni, és másképp megoldani a helyzetet.

A következtetés helyett szeretném megjegyezni, hogy tapasztalataink aligha alkalmazhatók bármely vállalatnál. Újra kell gondolni az egész úgynevezett vállalati kultúrát, a hangsúlyt a folyamatról az eredményre kell helyezni. A Technipe esetében ez viszonylag könnyű volt, mert a vállalat eredetileg erre az elvre épült. Sok mindent kellett azonban megtanulnunk a saját tapasztalatainkból. És továbbra is követjük az utunkat, a folyamatokat a megszerzett ismeretekkel javítjuk.