Hogyan növeltük 15%-kal az alkalmazottak hatékonyságát?

Egy autóalkatrészeket értékesítő vállalat nem volt elégedett a beszerzési osztály munkájával. Az állandó szállítási késedelmek, a raktárból hiányzó, gyorsan fogyó cikkek és a hosszú távú beszállítókkal való megromlott kapcsolatok csak néhány ok voltak az egész vállalkozást sújtó okok közül.

A helyzet orvoslására a beszerzési vezető telepítette a CleverControl által kínált ellenőrző rendszert, amely az alkalmazottak nyomon követésére, teljesítménykövetésre és termelékenység-optimalizálásra specializálódott. Az intenzív nyomon követési törekvés után a vállalat képes volt meghatározni azokat a területeket, amelyek a beszerzési részlegük hatékonyságának csökkenését okozták, és gyors intézkedéseket tudott hozni.

Ezért azonnal felmerül a kérdés, hogyan lehet a vállalatot sikerre vinni, és ennek eredményeként motiválni a munkatársakat. Segít a tökéletes vezető - előfutár és megahajtó - képe? Igen, kétségtelenül. De vajon ez a cég sikerének kulcstényezője? Aligha. Hány ilyen embert ismer személyesen? A való életben a lényeg az, hogy az igazgató megértse a munkatársak igényeit, és megalkossa a megfelelő stratégiát. Egy hozzáértő igazgató a dolgozók támogatásában látja a feladatát, de hogyan tegye ezt a leghatékonyabban és úgy, hogy senkit ne sértsen meg?

Az egész osztályon jelentős munkafolyamat-javulást tapasztaltak, hatékonyságuk 15%-kal nőtt.

A vállalat az autóalkatrészek jól ismert kereskedője. Büszkék a beszállítóikkal fenntartott hosszú távú kapcsolataikra és az ügyfeleiknek nyújtott szolgáltatásaikra. Az iparágban elért sikereik lehetővé tették számukra, hogy bővítsék termékkínálatukat, valamint ügyfélszolgálati és logisztikai részlegeket is létrehozzanak. Néhány hosszú távú beszállítóval dolgoznak együtt, akik mind stratégiai helyen helyezkednek el, és kiváló minőségű termékeket biztosítanak.

Miközben a vállalkozásuk sikereket ért el, a beszerzési osztályt okolták a vállalat számos problémájáért. A szállítmányok kiszállítása gyakran késett, ami elégedetlen ügyfelekhez és a vállalat rossz hírnevéhez vezetett. Az osztály a készletgazdálkodással is nehezen boldogult. Voltak gyorsan forgó tételek, amelyek gyakran hiányoztak, és voltak olyanok, amelyek alig vagy egyáltalán nem mozogtak, ami magas visszaküldési arányhoz és elégedetlen ügyfelekhez vezetett.

E problémák miatt a vezetőség elkezdte szoros figyelemmel kísérni a beszerzési osztályon dolgozó alkalmazottakat. Meglepetésükre azonban nem látták a problémás viselkedés jeleit az alkalmazottak részéről. Éppen ellenkezőleg, a legtöbbjük látszólag folyamatosan dolgozott, senkiből sem hiányzott a formális hivatali fegyelem, senki sem volt laza, és kivétel nélkül a rendszerükön voltak.

Amikor a vezetőség nem tudott belsőleg semmilyen problémát észlelni, úgy döntöttek, hogy lépéseket tesznek, és a beszerzési részleg hatékonyságának ellenőrzésére ellenőrző rendszert vezetnek be. A CleverControl telepítésének ötlete az volt, hogy megismerjék az alkalmazottak munkamódszereit, a rendszerhasználati viselkedést és még sok mást. A vállalat ki akarta deríteni, hogyan javíthatnák a beszerzési munkafolyamatokat az alkalmazottak hatékonyságának növelésével, és hogyan állíthatnák az osztályt produktívabb pályára.

A CleverControl munkavállalói felügyeleti megoldásai tele vannak teljesítményelemzési és optimalizálási képességekkel. A vezetőség lényegében internethasználati monitorokat, rögzítési funkciókat, videó- és hangvezérlési funkciókat, közösségi aktivitásfigyelőket és internetes üzenetküldő aktivitásfigyelőket használt.

Ezek közül az élő megtekintés, a webes megfigyelés, a képernyőfelvétel, a képernyőfotók és a programtevékenységek bizonyultak rendkívül életképesnek a vezetőség számára. A CleverControl felügyeleti szoftvere valós idejű képernyőfotókat rögzített és mutatott meg, valamint minden alkalmazott webböngészési előzményeit és programtevékenységét. Emellett a webes megfigyelő alkalmazás betekintést nyújtott a vezetőségnek, amint és amikor egy alkalmazott webes tevékenysége megváltozott. A közösségi aktivitásfigyelő és a messenger-aktivitásfigyelő hasznosnak bizonyult az alkalmazottak közösségi médiahasználatának elemzésére, miközben a munkahelyükön tartózkodtak.

Az összes mérőszámot (mint például a legnépszerűbb oldalak, az oldalakon eltöltött idő, billentyűzetes események stb.) intuitív műszerfalakon keresztül dolgozták ki, amelyek az adatokat könnyen érthető vizualizált formában szolgáltatták. A vezetőség a teljes felügyeleti folyamatot egy központosított kezelési konzol segítségével tudta irányítani, amely lehetővé tette számukra, hogy riasztásokat állítsanak be, megtekinthessék a dolgozók webböngészésének előzményeit, és cselekvési terveket hozzanak létre.

A szervezet munkafolyamatába integrált fenti funkciókkal a vezetőség képes volt elemezni a munkafolyamatokat, kategorizálni a különböző feladatokat és tevékenységeket, és pontosan meghatározni, hogy mely tevékenységek okozzák a legtöbb problémát. Ami azt illeti, az eredmények egyszerűen meghökkentőek voltak. Íme, mit tudott meg a vezetőség:

1. A munkavállalók fele online játékokkal foglalkozik - hiányzik a munkahelyi fegyelem

   A beszerzési osztály négy alkalmazottja közül kettő többnyire online pókerezett vagy más online játékokat játszott; munkaidőben még filmeket is néztek. Ez a magatartás szöges ellentétben állt a vezetőség elvárásaival és követelményeivel. Ráadásul munkájuk egyre hanyagabbá vált, és a termelékenységi arányuk a mélypontra süllyedt.

2. A szorgalmas és csendes kollégák túlterheltek voltak

   A tétlenkedők nagyban támaszkodtak szorgalmas és csendes kollégáikra, akik az elejétől a végéig dolgoztak. Az ellenőrzési rendszer kimutatta, hogy ezek a munkavállalók naponta körülbelül 11 órát voltak online, és nem tartottak jelentős szüneteket. Ez a munkamintázat pszichológiai nyomásra utalt, ami a későbbiekben komoly egészségügyi következményekkel járhatott.

3. Magas ügyfélelvándorlás - elégedetlen ügyfélkör

   Customers were becoming increasingly dissatisfied with the purchasing department's services, and much of that could be attributed to the fact that idlers often ignored urgent requests. For example, one of the employees ignored an urgent request for 12 low-selling items from a long-term customer. The idler ignored the word "URGENT" in the title of the email and only started working on the request a week later. By then, the customer had already switched suppliers, incurring substantial losses for the company.

A vezetőség alapos teljesítményelemzést tudott végezni a beszerzési részlegükről, azonosította az alkalmazottak problémás területeit, és azokat is korrigálni tudta. Például az online játékokban érintett két alkalmazottat egy bizonyos időre felfüggesztették, és képzésben részesítették őket. Ezzel szemben a szorgalmas alkalmazottakat néhány ösztönzővel és bónusszal jutalmazták.

A CleverControl használata után a vezetőség a következőket jelentette:

• A beszerzési osztály hatékonysága 15%-kal nőtt

• A panaszok száma 85%-kal csökkent

• A bevétel 15%-kal nőtt egy év alatt

A CleverControl szoftvere képes volt feltárni a munkavállalók viselkedésével és teljesítményével kapcsolatos problémákat. Ezek a problémák végig ott voltak, de nem volt könnyű felismerni őket. Ha az Ön vállalata hasonló problémákkal küzd, a CleverControl segíthet. Lépjen kapcsolatba velünk még ma!