Hogyan reagáljunk a munkavállalók lopására, csalására és tétlenségére?

Munkáltatóként az egyik elsődleges feladatod a produktív és összehangolt munkaerő elősegítése. A legtöbb alkalmazott a legjobb tudása szerint végzi feladatait, de néhányan visszaélhetnek a vállalattal. A lopás, a megtévesztés és a tétlenség jelentős kockázatot jelenthet vállalatod egészségére, ha nem rendelkezel a megfelelő technikákkal és irányelvekkel a kezelésükre.

Ebben a cikkben három különálló esetet fogunk megvizsgálni, rendre a lopást, a megtévesztést és a tétlenséget vizsgálva. Mielőtt ezt megtennénk, fontos megérteni, hogy pontosan mit is takarnak ezek a három esetek.

Mielőtt megvizsgálnánk, hogyan reagáljunk, meg kell határoznunk a munkahelyi helytelen magatartás e három kategóriáját.

Az alkalmazotti lopás azt jelenti, hogy az alkalmazottak a munkáltatójuktól lopnak. Az alkalmazotti lopásnak különböző fokozatai vannak. A sikkasztás a legismertebb, mivel azt jelenti, hogy az alkalmazott visszaél a rá bízott vállalati erőforrásokkal – pénzzel vagy vagyonnal. A lopás az alkalmazotti lopás egy másik formája, amely kisebb tárgyak, például irodaszerek vagy nagyobb mennyiségek ellopására utal.

Általánosságban elmondható, hogy az alkalmazottak eltulajdonítása a foglalkozási csalások vonalába esik, amelyek a foglalkozás személyes gazdagodási célú felhasználását jelentik a vállalati erőforrások visszaélésszerű felhasználása vagy helytelen elosztása révén.

Az alkalmazottak megtévesztése, amely általában az alkalmazotti csalás kategóriájába tartozik, arra utal, hogy egy alkalmazott hazudik vagy megtévesztő módon többet nyer a munkáltatóján. Az adatlopás, a titoktartás megsértése, a számviteli csalás, a vesztegetés, sőt bizonyos típusú lopások is az alkalmazottak megtévesztésének kategóriájába tartoznak.

A munkahelyi tétlenség a fizetett munkaórák következetes, nem munkával kapcsolatos tevékenységekre való pazarlását jelenti. Ez nem alkalmi szünet, hanem egy állandó minta, amely károsítja a termelékenységet. Krónikus halogatásban, túlzott személyes együttlétben, megmagyarázhatatlan hiányzásokban a megbeszélésekről, vagy a határidők elmulasztására való kifogások keresésének szokásában nyilvánul meg. Ennek eredményeként a munkanap jelentős részében a munkavállaló kikapcsolódik és improduktív.

Amikor lopásra, csalásra vagy krónikus tétlenségre gyanakszik vagy azt felfedezi, a reaktív, érzelmi reakció jogi kockázathoz, alacsony csapatmorálhoz és tisztességtelen eredményekhez vezethet. Ehelyett kövesse ezt a strukturált, bizonyítékokon alapuló keretrendszert, hogy biztosítsa a következetes, tisztességes és hatékony válaszát.

1. lépés: Objektív bizonyítékok gyűjtése
Mielőtt bármilyen beszélgetésbe vagy vádaskodásba bocsátkoznánk, a gyanútól térjünk át a tényekre. Használjunk adatokat a monitorozó eszközeinkből (például a CleverControl képernyőképeiből vagy tevékenységi naplóiból), hozzáférési nyilvántartásainkból, pénzügyi auditokból vagy projektmenedzsment rendszerekből. Ez a bizonyíték képezi a teljes folyamat elfogulatlan alapját, és kiküszöböli a személyes elfogultságot a kezdeti döntésből.

2. lépés: Alapos és pártatlan vizsgálat lefolytatása
Kérdezd meg az alkalmazottat privát környezetben, hogy elmagyarázhassa a tetteit. A cél a kontextus és a szándék megértése. Szándékos cselekedet, gondatlanságból eredő hiba, vagy egy nagyobb probléma, például a rossz képzés vagy a kiégés tünete volt-e ez? Diszkréten beszélj minden releváns tanúval a tények megerősítése érdekében.

3. lépés: A súlyosság és a szándék osztályozása
A bizonyítékok és a nyomozás alapján kategorizálja az incidenst. Ez fogja irányítani a válaszát:

Gondatlanság/gondatlanság: Az alkalmazott hibát követett el tudás, képzés vagy figyelem hiánya miatt, de rossz szándék nélkül. (Példa: Véletlenül bizalmas e-mailt küldött rossz személynek).

Szándékos kötelességszegés: Az alkalmazott tudatosan megsértette a szabályzatot személyes kényelem vagy haszonszerzés céljából, de súlyos kár nélkül. (Példa: Munkaidő-nyilvántartások következetes meghamisítása).

Súlyos kötelességszegés/rosszindulat: Az alkalmazott súlyos, szándékos, a vállalatot károsító cselekményt követett el, például lopást, csalást vagy adatszabotázst. Ez gyakran a legsúlyosabb fegyelmi intézkedéseket vonja maga után.

4. lépés: Határozzon meg egy arányos választ
A cselekedetedet a helytelen viselkedés súlyosságához és szándékához igazítsd. A cél lehet korrekciós vagy védelmező.

Korrekciós intézkedések (nem szándékos/gondatlan vagy szándékos kisebb kötelességszegés esetén):

• Coaching és átképzés: Képességbeli vagy tudásbeli hiányosságok kezelése.
• Szóbeli vagy írásbeli figyelmeztetés: Formálisan dokumentálja a problémát és a fejlesztéssel kapcsolatos elvárásokat.
• Teljesítményfejlesztési terv (PIP): Strukturált terv világos célokkal és ütemtervekkel.

Védelmi intézkedések (súlyos kötelességszegés esetén):

• Felfüggesztés: A teljes körű vizsgálat idejére fizetett felfüggesztésre lehet szükség.
• Felmondás: Azonnali munkaviszony megszüntetése olyan cselekmények esetén, amelyek alapvetően sértik a bizalmat és a vállalati irányelveket.

5. lépés: Konzultáljon a HR-rel, és dokumentáljon mindent
Mielőtt végleges döntést hoznál, mindig konzultálj a HR-osztályoddal vagy jogi tanácsadóddal. Ők gondoskodnak a vállalati irányelvek és a helyi munkajogi törvények betartásáról. A teljes folyamat során aprólékosan dokumentálj minden lépést: a kezdeti bizonyítékokat, az interjújegyzeteket, a következtetéseket és a végső döntést. Ez létfontosságú papíralapú nyomvonalat hoz létre.

Ezen keretrendszer betartásával a bírói szerepből professzionális nyomozóvá és vezetővé válsz, aki védi a vállalatát, miközben tisztességes eljárást biztosít az alkalmazottaknak.

A bizalmas információk illetéktelen harmadik félhez történő kiszivárgása az egyik legnagyobb probléma, amellyel egy vállalatnak szembe kell néznie. Amikor először fedezi fel a kiszivárgást, néhány különböző lépést kell megtennie. Ezek a lépések segítenek jobban megérteni, hogy mi romlott el, valamint hatékonyabb eszközöket biztosítanak a helyzet módosításához.

Bizonyítékok gyűjtése

Abban az esetben, ha az alkalmazottja véletlenül üzleti titkokat árul el egy versenytársának, először is meg kell határoznia, hogy pontosan hogyan történt a kiszivárogtatás. Ebben az esetben általában két lehetőség van. Az első az, hogy a szóban forgó alkalmazott nem tartotta be az Önnél lévő dokumentumok és adatok védelmére vonatkozó biztonsági szabályzatot. Ez vezetett ahhoz, hogy egy versenytárs hozzáférhetett a vállalata adataihoz.

A második forgatókönyv az lehet, hogy a vállalatának nincsenek egyértelmű adatkezelési szabályzatai. Az alkalmazott olyan módon osztotta meg az információkat, amely jogosnak tűnt, mivel nem létezett egyértelmű szabályzat annak megakadályozására.

A szándék vizsgálata és osztályozása

Ez a lépés kritikus fontosságú a válaszod eldöntéséhez. Kérdezd meg az alkalmazottat, hogy megértsd az indoklását.

• Ha a vizsgálat megerősíti az első forgatókönyvet, akkor a cselekmény gondatlanságból ered. Az alkalmazott ismerte a szabályokat, de nem tartotta be azokat, ami nem szándékos szabálysértéshez vezetett.
• Ha a vizsgálat megerősíti a második forgatókönyvet, akkor a hiba a vállalatnál, nem az alkalmazottnál van. Nem volt rossz szándék, és az alkalmazott nem szegett meg ismert szabályt.

Arányos válasz meghatározása

A tetteidnek arányosnak kell lenniük a megállapításokkal.

Az első esetben, bár az alkalmazott akaratlanul is segített a versenytársának céges titkokhoz jutni, valójában a vállalata által érvényben lévő protokollok és szabályzatok betartása nélkül fér hozzá az adatokhoz és hajtott végre feladatokat. Ezért Önnek kell eldöntenie, hogyan tovább.

Ezekben az esetekben általában átképzésre van szükség. Emellett biztosítania kell, hogy egyetlen alkalmazottja sem követi el ugyanazokat a hibákat. A munkavállaló adatokhoz és információkhoz való hozzáférésének egyszerű korlátozása nem mindig működik ezekben az esetekben. Ezért gyakran érdemes megfontolni, hogy milyen konkrét változtatásokra van szükség az alkalmazottak képzésének módjában, hogy nagyobb bizalom alakulhasson ki a vállalaton belül.

Ha az adatszivárgás oka nem az volt, hogy a munkavállaló véletlenül nem követte a megfelelő eljárásokat, hanem az, hogy nem voltak megfelelő irányelvek, amelyekkel elkerülhető lett volna a helyzet bekövetkezése, akkor a hiba nem a munkavállalót terheli. Munkáltatóként az Ön feladata lesz, hogy beismerje a mulasztást, és elkezdjen olyan új irányelveket kidolgozni, amelyek segítenek megvédeni az adatokat, és megakadályozzák, hogy ilyen eset újra megtörténjen.

Ha a szivárgás azért történt, mert az alkalmazott – akár akaratlanul is – rossz címzettel osztott meg információkat, az továbbra is gondatlanságból eredő titoktartási kötelezettség megsértésének minősül. A válaszlépéseknek a gondatlanság súlyosságához kell igazodniuk: egyetlen gondatlan hiba volt, vagy a figyelmetlenség rendszeres ismétlődése? Ez határozza meg, hogy a helyzet további képzést vagy súlyosabb fegyelmi intézkedéseket igényel-e, beleértve a potenciális elbocsátást is.

Önön múlik, hogy megállapítsa a helyzet súlyosságát és pontosan mi történt, mielőtt eldönti, hogy felmondja-e az alkalmazottai szerződését, vagy egyszerűen csak további képzést kínál nekik.

Ha úgy dönt, hogy megtartja az alkalmazottat, érdemes lehet alkalmazott-felügyeleti szoftvert bevezetni az óvintézkedések megtétele érdekében. További információkat a munkavállaló-felügyeleti rendszerekről és a legjobb kiválasztásáról itt talál. itt.

A CleverControl segítségével történő monitorozás rengeteg betekintést nyújt abba, hogy mit csinálnak az alkalmazottai, és hogyan töltik a munkaidejüket. Ha felmerül, hogy egy alkalmazott a nap felét a YouTube-on töltötte, felmerülhet benned a kérdés, hogy ez vajon elbocsátás alapja-e. Nos, mielőtt döntenél, íme néhány dolog, amit meg kell határoznod.

Bizonyítékok gyűjtése
A monitorozási adataid a kiindulópontod. A CleverControl jelentései segítségével meghatározhatod:

• A nap azon konkrét időpontjai, amikor ez a feladaton kívüli viselkedés előfordul.
• Akár napi rutinról, akár konkrét napokhoz/projektekhez kapcsolódóan.
• Ha az alkalmazott a zavaró tényezők ellenére is betartja a fő határidőket.

A szándék vizsgálata és osztályozása

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Nem szándékos / Egy nagyobb probléma tünete: Lehet, hogy az alkalmazott a YouTube-ot használja háttérzajként, kiégés miatt nehezen tud koncentrálni, vagy befejezte a rá bízott feladatokat, és nincsenek újak. Lehet, hogy nem is veszi észre, mennyi időt töltött ezzel.

Szándékos kötelességszegés: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Ha az ok nem szándékos (pl. kiégés, nem egyértelmű feladatok, kihívás hiánya), jó gyakorlat, ha komolyan beszélsz az alkalmazottaddal, hogy kiderítsd, miért hiányzik belőle a lelkesedés. Szükséges lehet újra megvizsgálni a feladatait, a munkaterhelését és a munkája iránti érdeklődését. A válasznak támogatónak és korrekciósnak kell lennie:

• Coaching: Időgazdálkodási stratégiák és a fókuszált munka fontosságának megbeszélése.
• Munkaterhelés átszervezése: Tisztázza a prioritásokat, adjon nagyobb kihívást jelentő feladatokat, vagy kezelje a munkafolyamattal kapcsolatos problémákat.
• Világos elvárások meghatározása: Ismételten ismertesse a vállalat személyes internethasználattal kapcsolatos irányelveit.

Szándékos tétlenség esetén komoly beszélgetésre van szükség. Jó gyakorlat lenne, ha egy időre próbaidőre helyeznénk őket, és alaposabban ellenőriznénk a tetteiket. A válaszlépések formálisabbak és fegyelmezőbbek lesznek:

• Hivatalos figyelmeztetés: Szóbeli vagy írásbeli figyelmeztetést kell tennie, amely felvázolja a dokumentált szabályzatsértést.
• Teljesítményfejlesztési terv (PIP): Végezzen el egy PIP-et, amely világos, mérhető termelékenységi célokat és szigorú fejlesztési ütemtervet tartalmaz.
• Folyamatos monitorozás: A CleverControl segítségével objektíven nyomon követheti a PIP-célok eléréséhez szükséges haladást.

Az alkalmazott emiatt történő elbocsátásáról szóló döntést nem szabad pusztán a YouTube-tevékenységen alapulnia, hanem a beavatkozásodra adott reakcióján is. Ha a megbeszélés és a próbaidő után továbbra is ugyanazokat a halogatási mintákat követik, és nem teljesítik a megállapodott szabványokat, az elbocsátás lehet a szükséges lépés a csapatod általános termelékenységének védelme érdekében. Ha javulást mutatnak, akkor sikeresen megmentettél egy potenciálisan értékes alkalmazottat.

A CleverControl segítségével végzett monitorozás más aggasztó tevékenységeket is feltárhat, például egy alkalmazott munkaidőben pendrive-ra másol munkahelyi adatokat, vagy munkahelyi oldalak böngészését. Ezt a két cselekedetet külön kell kezelni, mivel eltérő súlyossági szintet képviselnek.

Bizonyítékok gyűjtése

A monitorozási adataid – a LinkedInhez, Indeedhez stb. hasonló álláskereső oldalak látogatása munkaidőben, valamint a cserélhető USB-meghajtó használata a munkahelyi fájlok másolásához és mentéséhez – már önmagában is bizonyíték arra, hogy cselekedni kell.

A szándék vizsgálata és osztályozása

Ez gondos vizsgálatot igényel, hogy megértsük az alkalmazott indítékait minden egyes cselekedetre.

Ha az alkalmazottja a munkaidejét azzal tölti, hogy más munkát keres, az azt mutatja, hogy nem elkötelezett a vállalata vagy az Ön által végzett munka iránt. Beszélje meg ezt az alkalmazottjával, és próbálja meg kideríteni, miért elégedetlen, és miért próbál új munkát találni. Ez potenciálisan segíthet a vállalatának módosítani a szabályzatát, hogy a lehető legjobban megtarthassa a tehetségeket.

Bár nem professzionális, az álláskeresés önmagában jellemzően a kapcsolat elengedésének, nem pedig a rosszindulatnak a jele. A szándék gyakran a cég elhagyása, nem pedig annak ártása.

Ha azonban az alkalmazott a munkahelyi adatait is pendrive-ra menti, sokkal nagyobb problémákkal kell megküzdenie, mint azzal a ténnyel, hogy másik állást keres. Az ilyen jellegű adatlopás általában a vállalati kémkedés körébe tartozik, vagy néha aljas versenytaktikaként is felhasználható. Az alkalmazott által a pendrive-ra mentett információk nemcsak védtelenek, miután elhagyják a telephelyet, hanem ki is szivároghatnak, ami kárt okozhat a vállalatának.

Ez egy szándékos cselekmény, amely megsérti az adatbiztonsági protokollokat. A cél lehet üzleti titkok tulajdonát képező információk eljuttatása egy versenytárshoz, előnyszerzés céljából történő megtartása vagy más jogosulatlan célú felhasználása. Ez egy súlyos cselekmény, potenciálisan rosszindulatú szándékkal.

Arányos válasz meghatározása

A két tevékenység együttes, mégis eltérő választ igényel.

Álláskeresés esetén beszélje meg az alkalmazottjával, hogy ezek a keresések munkaidőben nem engedélyezettek. Az, hogy elbocsátja-e őket ezek miatt a keresések miatt, nagyban függ attól, hogy időben elvégzik-e a feladataikat. Ha az alkalmazott továbbra is szorgalmasan végzi a munkáját, és egyszerűen csak tovább szeretne lépni a cégétől, akkor még nincs ok arra, hogy elbocsássa. Azonban világos elvárásokat kell megfogalmaznia azzal kapcsolatban, hogy mit vár el tőle a hivatali ideje alatt, valamint az utód időben történő megtalálása és betanítása tekintetében.

Az adatbiztonsági incidens egy másik probléma. Súlyos kötelességszegésnek minősül. Ha azt tapasztalja, hogy az egyik alkalmazottja szándékosan munkahelyi adatokat tárol ilyen eszközön, vizsgálatot kell indítania annak kiderítésére, hogy miért tette ezt, milyen adatokat tárolt, és ki más férhetett hozzájuk.

A legtöbb esetben ez alapot ad a munkavállaló szerződésének megszüntetésére, mivel szándékos intézkedéseket hozott, amelyek károsíthatják vállalkozását és ügyfeleit, ha az érzékeny információk kiszivárognak. Ezekben az esetekben az információk biztonságának kell a legfontosabbnak lennie.

Meg kell vizsgálnia a meglévő irányelveit is, hogy ez ne fordulhasson elő még egyszer. A magas szintű biztonsági és információvédelmi irányelvekre szükség lehet, ha meg akarja őrizni vállalata adatainak védelmét. A titoktartási megállapodások és az érzékeny információk megosztásának és mozgásának nyomon követése szintén segíthet az információk biztonságosabbá tételében, valamint abban, hogy nyomon lehessen követni, honnan származik egy adatszegés.

Az adatok fokozottabb nyomon követése segíthet a vállalat védelmében. Ennek azonban az egész vállalatra kiterjedő politikának kell lennie, nem pedig annak az egy alkalmazottnak, aki szándékosan döntött úgy, hogy megsérti a titoktartási és biztonsági előírásokat. Őt valószínűleg azért kell kirúgni, mert megpróbált adatokat lopni.

A lopás, a megtévesztés és a krónikus termelékenységi problémák kezelése a vezetés egyik legnagyobb kihívást jelentő aspektusa. Elengedhetetlen a következetes, bizonyítékokon alapuló, minden egyes helyzethez igazított megközelítés, és ez a legjobb védekezés. Azzal, hogy a gyanútól a vizsgálat felé haladunk, és a válaszunkat a szabálytalanság konkrét szándékához és súlyosságához igazítjuk, megvédjük vállalatunkat, miközben biztosítjuk a tisztességességet. Végső soron ez a strukturált keretrendszer képessé tesz minket arra, hogy magabiztosan hozzunk nehéz döntéseket, akár korrekciós képzéshez, akár szükséges elbocsátáshoz vezet az út.

A leghatékonyabb stratégia azonban a proaktív. Világos szabályzatok, rendszeres képzések, pozitív vállalati kultúra és a monitoring eszközök intelligens használata a nehézségekkel küzdő alkalmazottak azonosítására és támogatására – nem csak a büntetésre – egy biztonságosabb, átláthatóbb és produktívabb munkahelyet teremt mindenki számára.