Hogyan lehet nyomon követni az alkalmazottak e-mailjeit - Útmutató az Outlook és a Gmail (korábbi G Suite)

Az e-mailek a kommunikáció és az együttműködés fontos eszközei, amelyek rengeteg bizalmas vállalati adatot tartalmaznak. Az e-mailek tartós népszerűségével párhuzamosan az üzleti fejlődésben felmerült az érzékeny adatok védelmének sürgető kérdése. Ez a növekvő aggodalom hozzájárult a munkavállalói felügyeleti szoftverek létrehozásához, amelyek célja az Outlook vagy a Gmail (korábbi G suite) e-mail használatának nyomon követése. Ez az útmutató a munkavállalói e-mailek nyomon követésével kapcsolatos tényszerű adatokat fogja áttekinteni: eszközök, jogi megfontolások, mind a munkáltatók, mind a munkavállalók szempontjai stb.

Az alkalmazottak e-mailjeinek átlátható nyomon követése elengedhetetlen a környezetbarát, kényelmes és hatékony üzleti környezet kialakításához. Ha az alkalmazottak megértik a felügyeleti szoftver használatának okait, úgy érzik, hogy tiszteletben tartják őket, ez pedig bizalmat épít a vezetői karban. Ez a stratégia nemcsak a munkavállalók körében növeli a munkával való elégedettségi arányt, hanem hozzájárul a nagyobb termelékenységhez, a jobb együttműködéshez, az érzékeny adatok biztonságához, ami nyereségesebb üzlethez vezet.

Összegyűjtöttünk néhány ajánlást, hogy átlátható kapcsolatokat alakítson ki a csapatával. Használja bátran a kitűzött célok elérése érdekében:

• világos politikák kidolgozása
• a munkavállalói beleegyezés megszerzése
• magyarázza el a nyomon követés célját
• a megfigyelést a munkával kapcsolatos kommunikációra korlátozza
• a felügyeleti eszközök felelősségteljes használata
• rendszeresen tájékoztassa a munkavállalókat
• a jogi követelményeknek való megfelelés biztosítása
• a politika hatékonyságának nyomon követése és felülvizsgálata

Különböző lehetőségek léteznek, amelyek segítenek az Outlook e-mailek figyelésében. Az első a beépített Outlook funkciók használata. Használja az üzenetkövetést az e-mail kézbesítés, az olvasási bizonylatok és az elküldött e-mailek állapotának nyomon követésére, ami a bejövő és kimenő e-mailekkel kapcsolatos rekordokat eredményez.

A bejövő és kimenő e-mailek rekordjaival együtt használja az eszközt postafiók-ellenőrzésként. Fő funkciója az olyan műveletek nyomon követése, mint az e-mail küldése, törlése és a mások általi hozzáférés. Ha Microsoft Exchange-t használ, a postafiók-ellenőrzést az Exchange Admin Centerben engedélyezheti.

A Microsoft 365 Compliance Center használata azonban fejlettebb felügyeletre szolgál. Az olyan funkciók, mint az adatvesztés-megelőzési (DLP) házirendek segítenek az érzékeny információk e-mailben történő megosztásának ellenőrzésében és megakadályozásában.

Sok esetben a beépített eszközök nem foglalkoznak a megkeresésekkel. A munkáltatók a kitűzött célok eléréséhez extra szoftverek keresésébe kezdenek. Hosszú kereséssel ezelőtt sikerült megtalálniuk és bevezetniük a harmadik féltől származó eszközöket - munkavállalói felügyeleti szoftver amely hatékonyan integrálódik az Outlookkal. Ez az eszköz kulcsszavas figyelmeztetéseket adhat, nyomon követheti a mellékleteket és elemezheti az e-mail kommunikációs mintákat.

A munkavállalói felügyeleti szoftverek már komoly hírnévre tettek szert, köszönhetően az egyes alkalmazottak termelékenységének nyomon követésére használt változatos lehetőségeknek. A rendelkezésre álló funkciók között vannak: e-mail megfigyelés, alkalmazáskövetés, képernyőképek, általános weboldal-aktivitás stb.

Az üzletemberek minden rendelkezésre álló eszközt hajlandóak felhasználni az érzékeny adatok és az innovatív üzleti ötletek védelmére. Többnyire minden rendelkezésre álló lehetőség megvalósítását fontolóra veszik, olykor a Adatvesztés-megelőzés (DLP) telepítése eszközök. Ezek az eszközök automatikusan ellenőrzik a kimenő e-maileket az érzékeny adatok, például a pénzügyi információk vagy a szellemi tulajdon tekintetében, és blokkolják vagy jelölik a nem megfelelő e-maileket.

A G Suite mostantól Google Workplace, pontosabban Gmail néven ismert. WifiTalents által tartott felmérés hihetetlen statisztikákat mutat:

• A kisvállalkozások 60%-a a Gmailt használja elsődleges e-mail szolgáltatójaként
• A vállalkozások 70%-a a Gmailt vagy a G Suite-ot használja e-mail szolgáltatásként

Tekintettel ezekre a lenyűgöző statisztikákra, fontos, hogy foglalkozzunk két kulcsfontosságú kérdéssel a Gmail felügyeletével kapcsolatban:

1. hogyan kell használni a beépített eszközöket az e-mailek figyelésében
2. hogyan lehet nyomon követni a munkavállalói e-mail g suite extra erőforrásokkal

Válaszoljunk rájuk egyesével, és derítsük ki, hogy maximálisan kihasználja-e a Gmail beépített e-mail-ellenőrző eszközeiben rejlő lehetőségeket.

Elkezdheti feltenni az olyan kérdéseket, mint például, hogy milyen beépített lehetőségek használhatók az Ön egyedi esetében. Keressük meg a választ. Maga a Google a Google munkaterület adminisztrációs konzol használatát ajánlja. Ez a konzol a következő opciókat kapja:

Folytatva a Google ajánlásainak áttekintését, engedélyezze a Gmail Retention és az eDiscovery funkciót. Kezdje az első fogalommal - Megőrzés. Használja a Google Vault-ot az e-mailek megőrzésére, archiválására és eDiscovery-zésére. A Vault lehetővé teszi az e-mailek meghatározott ideig történő megőrzését, még azután is, hogy a felhasználók törölték őket, ami elengedhetetlen a jogi megfelelés és a belső vizsgálatok szempontjából.

A Google Vault megőrzéssel együtt lehetővé teszi az eDiscovery számára, hogy a vizsgálatok vagy ellenőrzések során az e-maileket megkeresse és exportálja. Ez biztosítja, hogy hozzáférjen az összes releváns kommunikációhoz.

Bár a belső eszközök működőképesek, a kritikus kérdés továbbra is fennáll: elegendőek-e az átfogó e-mail monitoringhoz? Tekintettel az egyetlen megoldás korlátaira, a külső eszközök a különböző felügyeleti igények kielégítésére tervezett funkciók széles skáláját kínálják.

Emellett rengeteg felügyeleti megoldást biztosít vállalkozásának, többek között a webkamera-felvételt, a képernyőfotók rögzítését, a közösségi hálózatok tevékenységeit és az arcfelismerést. Sok vállalkozás számára az egyik legvonzóbb funkció a mesterséges intelligencia integrálása. Az AI által rögzített statisztikákat kaphat az alkalmazottak termelékenységéről.

Összefoglalva, a két kérdésre adott válaszok továbbra is hozzájárulnak a vitákhoz, de nyilvánvalóvá válik, hogy egyetlen megoldás nem létezik. Használja bármelyik lehetőséget, hogy megvédje vállalatát, alkalmazottai hitelességét és termelékenységét.

Az e-mail tevékenységek nyomon követése garantálja a fokozott biztonságot és a vállalati irányelvek betartását. Az Egyesült Államok jogszabályai szerint például egyes államok kivételével teljesen legális az alkalmazottak e-mail tevékenységének nyomon követése. Connecticut például megköveteli a munkavállaló írásbeli megerősítését arról, hogy megfigyelés alatt áll. A New York-i magánvállalkozásoknak külön értesítést kell küldeniük a munkavállalóknak a megfigyelési szempontokról.

A megfigyelés a biztonsági szint javulásához vezet, mivel az érzékeny adatok e-mailen keresztül történő kiszivárgását fel lehet fedezni.

A munkavállalók megfigyelése jelentősen javíthatja a termelékenységet és a hatékonyságot, mivel betekintést nyújt abba, hogy hogyan töltik az időt a munkahelyen. A tevékenységek nyomon követésével a vezetők azonosíthatják a nem produktív viselkedésmintákat, és azonnal foglalkozhatnak velük. Ez segít biztosítani, hogy a munkavállalók a feladataikra koncentráljanak, csökkentve ezzel az időveszteséget, és lehetővé téve számukra a hatékonyabb munkavégzést. Emellett a nyomon követési eszközök rávilágíthatnak azokra a területekre, ahol a munkafolyamatok optimalizálhatók, így ez ésszerűbb folyamatokhoz és jobb általános teljesítményhez vezet. Ennek eredményeképpen a szervezet gyorsabban és kevesebb erőforrással érheti el céljait.

Az alkalmazottak megfigyelése segít csökkenteni a kiberbűncselekmények kockázatát és veszélyeit. Mivel Ön folyamatosan nyomon követi az alkalmazottak tevékenységét, meglehetősen nehézzé válik a bűncselekmény elkövetése. Több adat áll rendelkezésre a bűncselekmények megelőzéséhez.

Az alkalmazottak megfigyelése értékes betekintést és elemzést nyújt, amely segíthet a szervezeteknek adatvezérelt döntéseket hozni. Az alkalmazottak tevékenységeire vonatkozó adatok - például a feladatokra fordított idő, a szoftverhasználat és a kommunikációs minták - gyűjtésével és elemzésével a vállalkozások mélyebb megértést nyerhetnek a munkaerő viselkedéséről és a termelékenységi trendekről.

A fenti előnyök mellett nem tudtuk megállni, hogy ne említsük meg - a jobb ügyfélkezelés. Amikor az alkalmazottai magas termelékenységet mutatnak, az ügyfélkezelés is felfelé ível. A jobb ügyfélkezelés a bevétel növelésének módja.

Az ilyen szoftverek beállítása előtt minden munkáltatónak alaposan át kell gondolnia a felügyeleti gyakorlat jogszerűségét. Minden országnak megvannak a saját szabályai, amelyeket e piaci rés szabályozására vezettek be. A főbb esetek azt mutatják, hogy sok ország engedélyezi a felügyeleti szoftverek alkalmazását, de egy megjegyzéssel: a munkavállalóknak tudniuk kell, hogy ezt a gyakorlatot alkalmazzák.

Ne feledje, hogy tiszteletben kell tartani a munkavállalók személyes adatok védelméhez való jogát. A végrehajtó személyzetnek törvényes engedélye van arra, hogy az életnek csak a munkával kapcsolatos aspektusait ellenőrizze. Tehát senki sem lépheti át a határokat - ha a munkavállaló tisztában van ezzel a gyakorlattal, nagyobb valószínűséggel érzi úgy, hogy tiszteletben tartják, ami a motiváció és a termelékenység növekedéséhez vezethet.

A munkavállalói megfigyelés bevezetésekor vegye figyelembe annak hatását a munkahelyi kultúrára, és válasszon olyan eszközöket, amelyek megfelelnek az Ön egyedi igényeinek, miközben biztosítják az adatbiztonságot. A bizalom és a morál támogatása érdekében egyensúlyozzon az ellenőrzés és a munkavállalói autonómia között. Rendszeresen vizsgálja felül és frissítse gyakorlatát, hogy megfeleljen a követelményeknek és átlátható maradjon. A vezetőség jogi és etikai képzése, valamint az alkalmazottakkal való egyértelmű kommunikáció segít a tiszteletteljes és produktív munkakörnyezet kialakításában.

A megadott információk segítenek a munkáltatóknak megérteni, hogyan lehet hatékonyan nyomon követni a munkavállalók e-mailjeit. Milyen beépített vagy külső eszközök alkalmazhatók. Megemlítjük a legitimációs szempontot is, elmondva, hogy az országok jelentős részében írásos bizonyítékot kell kapnia a munkavállaló tudomásulvételéről.

Kiemeljük a gyakorlat nyomon követésének értékét a munkakapcsolatok mindkét fél számára. Hogyan növelhető a munkavállalók termelékenysége a biztonsággal és a magánélet védelmével együtt? Meg kell próbálnia a munkavállalói megfigyelő szoftver segít, hogy kapcsolatban legyen a vállalat összes érzékeny adatával.