Hogyan lehet jogszerűen és hatékonyan megfigyelni a munkavállalókat?

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% nagyobb forgalomnövekedés. A sürgősség érzése továbbra is fennáll, mivel a kibertámadások (különösen a személyazonossággal kapcsolatos bűncselekmények) veszélye egyre nő. Egy nemrégiben készült jelentésben arról számoltak be, hogy a bennfentes fenyegetések is növekednek. Ami azt illeti, az összes jogsértés 43%-a a szervezeten belüli egységektől származnak.

Aztán természetesen ott van a teljesítménymenedzsment fogalma, amely hatékony eszköz lehet a termelékenység javítására, a növekedés ösztönzésére és az innovációs kultúra ápolására. A munkavállalói felügyeleti alkalmazások használatának számos előnye miatt érthető, hogy a vállalkozások miért hajlanak arra, hogy beruházzanak a bevezetésükbe. Mielőtt azonban elköteleznék magukat a vásárlás mellett, elengedhetetlen, hogy a vállalkozások először elemezzék a teljes munkavállalói felügyeleti tájképet.

Olyan kérdések, mint - Melyik felügyeleti eszköz működik a legjobban az üzleti modellemhez? Hatékony módja lesz-e az alkalmazottak termelékenységének és elkötelezettségének növelésére? Hogyan kell telepíteni? Hogyan hatnak majd a használatának jogi feltételei a vállalkozásomra? Etikus lenne-e az alkalmazottak megfigyelése? Mi a helyzet az alkalmazottak magánéletével és adatvédelmével? Kellene-e meghatározott szabályzat? - kell megválaszolni, mielőtt a munkavállalói megfigyelőszoftver használatáról szóló tényleges döntés megszületik.

Ennek megkönnyítésére íme egy ellenőrző lista néhány iránymutatással arra vonatkozóan, hogyan ellenőrizheti hatékonyan és jogszerűen az alkalmazottakat.

A munkavállalói felügyeleti szoftver telepítése előtt tekintse át a vállalat megfelelőségi irányelveit. Győződjön meg arról, hogy minden alkalmazott tisztában van az adatvédelmi és adatbiztonsági irányelvekkel, valamint az irányelvek megsértésének lehetséges következményeivel. Az alkalmazottak megfigyelésére vonatkozó irányelvek például kimondhatják, hogy a vállalkozás megfigyelheti az ügyfelekkel és beszállítókkal folytatott kommunikációt vagy az alkalmazottak online tevékenységét. Azt is jó ötlet belefoglalni a szabályzatba, hogy a vállalat tulajdonában lévő eszközök használatát is figyelemmel kísérheti. Ezeknek a szabályzatoknak a megléte segít csökkenteni a jövőben a munkavállalói megfigyelőszoftverek használatával kapcsolatos esetleges jogi problémákat.

A jogi környezet bonyolult lehet. A magánélet védelmére és az adatvédelemre vonatkozó jogszabályok országonként eltérőek. A végső döntés meghozatala előtt elengedhetetlen, hogy tisztában legyen a jogi kötelezettségeivel és a munkavállalói megfigyelőszoftverekre vonatkozó helyi szabályozásokkal.

Európában például a GDPR vagy az általános adatvédelmi rendelet meghatározza azokat a személyes adatok gyűjtésére vonatkozó iránymutatásokat, amelyeket az Európai Unión (EU) belül minden vállalatnak be kell tartania. Az Egyesült Államokban az ECPA vagy az elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény (Electronic Communications Privacy Act) egy kicsit nagyobb rugalmasságot biztosít azáltal, hogy lehetővé teszi a munkáltatók számára a cég tulajdonában lévő eszközökön végzett tevékenységek nyomon követését. Ugyanakkor azonban a törvény gátat szab a szóbeli vagy elektronikus kommunikáció szándékos lehallgatásának.

A világ más részein, például Indiában, ez egy kicsit lazább. Nincsenek külön szabályok a munkavállalói megfigyelőszoftverek használatára vonatkozóan. Ez egyelőre szürke zóna. Általánosságban azonban az ilyen szoftverek használata megengedett, amennyiben nem vezet a magánélet megsértéséhez. A munkáltatóknak pedig azt tanácsolják, hogy találják meg az egyensúlyt a munkavállalók megfigyelése és a magánéletük tiszteletben tartása között. (Erről bővebben a következő részben)

A zökkenőmentes jogi út biztosítása érdekében tehát fontos, hogy olyan munkavállalói felügyeleti eszközt válasszon, amely megfelel az ország vagy régió adatvédelmi és adatvédelmi törvényeinek. Javasoljuk, hogy kérjen jogi tanácsot, vagy konzultáljon a magánélet védelmére és az adatvédelmi jogra szakosodott vállalatokkal. Ők tanácsot tudnak adni Önnek a munkavállalói megfigyelőszoftverek használatának jogszerűségével kapcsolatban. Ezt közvetlenül is megbeszélheti az Ön által választott szoftvergyártóval.

Amint azt fentebb kifejtettük, fontos, hogy a felügyeleti eszköz bevezetése előtt biztosítsa alkalmazottai hozzájárulását. Ha az alkalmazottak tudnak a felügyeleti eszközről, nagyobb valószínűséggel tartják magukat hozzá. A felügyeleti eszköz átláthatósága segít javítani a munkavállalók és a munkáltató közötti kapcsolatot, csökkenti a feszültségeket, és növeli a termelékenységet. Sőt, a munkavállalók valószínűleg lojálisabbak lesznek a vállalatukhoz, ha bíznak abban, hogy a munkáltatójuk tiszteletben tartja a jogaikat és megvédi őket.

Az átláthatóság, az etikai iránytű megteremtése biztosan nem árt az üzletének. Ez azt mutatja, hogy hajlandó egy nagyot ugrani az ismeretlen jövőbe. Az ilyen szintű őszinteség a kommunikációban lehetővé teszi, hogy tartós kapcsolatokat, bizalmat és hűséget építsen ki - ami mind hozzájárulhat a márka imázsának javulásához, az elvándorlás csökkenéséhez és a nagyobb elkötelezettséghez.

Visszatérve a munkavállalói felügyeleti eszköz hatékonyságára, fontos, hogy megértsük, milyen funkciókra van szüksége a vállalkozásának. Ennél is fontosabb, hogy megértse, hogyan lehet a szoftvert hatékonyan működtetni. Egyes vállalkozók csak akkor fordulnak az alkalmazottak megfigyeléséhez, amikor már szembesültek valamilyen problémával, például alacsony termelékenységgel vagy magas fluktuációval. Ez egyszerre reaktív és nem optimális stratégia. A leghatékonyabb módja annak, hogy az alkalmazottak megfigyelését megfelelően és hatékonyan használják, az, ha már a folyamat korai szakaszában bevezetik.

Ennek során a következőket kell szem előtt tartanod:

• Az eszköz kimerítő, mivel képes az internethasználat nyomon követésére, képernyőfelvételek rögzítésére, billentyűleütések naplózására, az alkalmazottak idejének és tartózkodási helyének nyomon követésére stb.

• Könnyen konfigurálható, és vállalkozásának növekedésével együtt skálázható.

• Az eszköz informatív és könnyen érthető műszerfal-vizualizációkat tesz lehetővé.

• Az eszköz lehetővé teszi a könnyű kezelést és karbantartást.

• Könnyen telepíthető, és nem igényel semmilyen kiegészítő berendezést.

• Az eszköz kiegészíti az Ön üzleti stratégiáját és céljait.

• Az eszköz az összes főbb operációs rendszerben működik: Windows, MacOS.

• Könnyen beállítható és több helyszínen is telepíthető.

• A szoftver jogi státuszát a használati szabályzat határozza meg és mondja ki egyértelműen.

A munkavállalók megfigyelését gyakran úgy tekintik, mint a munkavállalók feletti ellenőrzés gyakorlásának módját. Ez nem mindig van így. Valójában hatékony eszközként is használható az autonómia ösztönzésére és arra, hogy az alkalmazottak hatékonyabban végezhessék a munkájukat. Például az alkalmazottak internethasználatát figyelő szoftverek hatékonyabbá tehetik a munkát azáltal, hogy csökkentik az alkalmazottak és a vezetőik közötti oda-vissza csatározásokat. Ez jelentősen befolyásolhatja a munkahely pszichológiai légkörét.

Ennek fényében a következőket ajánljuk: Válasszon olyan felügyeleti eszközt, amely az üzleti modelljétől függően "rugalmasan" alkalmazkodik. Egy egyszerű, önkiszolgáló mód az alkalmazottak termelékenységének megvalósítására és nyomon követésére például felhatalmazza az alkalmazottakat - mindezt úgy, hogy közben csökkenti a felügyelők kognitív terhelését.

Győződjön meg róla, hogy nem téveszti szem elől céljait a munkavállalói felügyeleti eszköz bevezetése során. Létfontosságú, hogy folyamatosan mérje a szoftver hatékonyságát az üzleti célok elérésében.

Gondoljunk csak bele: a Clever Controlt egy szervezet az illegális adathozzáférés és a bizalmas információk kiszivárgása miatt vezette be. Hamarosan sikerült pontosan megállapítaniuk, hogy ki férhetett hozzá a bizalmas információkhoz, és így megfékezniük a kiszivárgásokat. Valójában a bevezetés megmentette őket 500 óra informatikai adminisztrátorok ideje - a bizalmas információkhoz való hozzáférés minimalizálása érdekében bevezetett automatizált hozzáférés-kezelésnek köszönhetően.

Ezek az előnyök nem mindig garantáltak, azonban a legtöbb esetben számíthat a termelékenység növekedésére, az alkalmazottak nagyobb fokú elkötelezettségére és arra, hogy pontosabban tudja mérni a teljesítményt - mindezt alacsonyabb költségek mellett.

A munkavállalók megfigyelése nem könnyű téma. A strukturált, etikus megközelítés azonban csökkenti a jogi felelősséget, és biztosítja, hogy a vállalat érdekei és értékei összhangban legyenek - végső soron az egész folyamat mindenki számára előnyös lesz.

Munkavállalói megfigyelést szeretne bevezetni a szervezetében? Lépjen kapcsolatba velünk, hogy megvitassuk a lehetőségeket.