Irányítás és motiváció: Mitől dolgoznak jól a munkavállalók

Egy 2021-es tanulmány a COVID-19 által kiváltott távmunka motivációra gyakorolt hatásáról kimutatta, hogy a munkavállalók nehezebben tudnak "koncentrálni", és nehezebben tartják meg a munka "rutinját". Ez nagymértékben összhangban volt a 2010 és 2015 között végzett számos felméréssel, amelyek a távmunka és a házon belüli munkavégzés közötti motivációs különbségekről szóltak.

Bár ez még jóval a világjárvány megjelenése előtt történt, a felmérések rossz fényben tüntették fel a távmunkát - a motivációs tényezők között 17 százalékpontos különbség mutatkozott. Sőt, a szerzők azzal folytatták, hogy ez "egyenértékű azzal, mintha az egyik legjobb kultúrából a legnyomorúságosabb kultúrába költöznénk".

Jelenleg azonban világszerte különböző munkamodellek (házon belüli, hibrid, távmunka) elégítik ki a munkahelyi igényeket. És természetes, hogy ahogy a vállalkozások alkalmazkodnak az új felvételi módokhoz, úgy kell kidolgozniuk a modern munkahelyi motiváció javításának módjait is.

Természetes, hogy azok a vállalatok, amelyek hatékonyan tudják irányítani a munkavállalókat, nagyobb eséllyel tudják őket keményebben és hosszabb ideig, nagyobb összpontosítással és elszántsággal dolgoztatni. Ez megmagyarázza, hogy az évek során miért nőtt folyamatosan a teljesítménykövetési eszközök használata - ez egy biztos módja a munkavállalói eredmények nyomon követésének és javításának. Ezek az ellenőrző rendszerek is egyre összetettebbé válnak, és egyre több olyan információt kínálnak, amelyek segíthetnek a munkavállalói teljesítményeredmények javításában.

A Top10VPN nemrégiben készült tanulmánya szerint 54%-kal nőtt a munkavállalók megfigyelési megoldásai iránti hajlandóság - a világjárvány volt az elsődleges hajtóerő e növekedés mögött. Valójában a Gartner 239 nagyvállalat körében végzett felmérése még a járvány előtti korszakban is megerősítette a jobb ellenőrzési eszközök iránti igényt. Az elemzés arról számolt be, hogy a szervezetek több mint 50%-a alkalmaz különböző teljesítménymenedzsment-rendszereket - a 2015-ben dokumentált 30%-hoz képest.

Talán nem meglepő, hogy az Opinium felmérése szerint az Egyesült Királyságban a távmunkában dolgozók 32%-a említette, hogy megfigyelés alatt áll. A Capterra nemrégiben jelentkezett a kanadai munkavállalók körében végzett felméréssel, amelyből kiderül, hogy a teljesítmény javítása érdekében hogyan figyelik a különböző funkciókat (a dolgozók jelenléte, időgazdálkodás, munkaterhelés-kezelés, számítógépes tevékenység és digitális kommunikáció). Egy hasonló tanulmány Délkelet-Ázsiát célozta meg, és kiemelte, hogy a vállalkozások 78%-a használ teljesítménykövető rendszereket a hibrid munkahely megerősítésére.

Mark Turner, az Instant Group vezérigazgatója szerint a "monitoring" stratégiai alkalmazása segíthet "azonosítani az erőforrással kapcsolatos problémákat, racionalizálni a folyamatokat és azonosítani a hiányosságokat", miközben segíti a munkavállalókat a munkaterhek rangsorolásában és kezelésében.

A stratégiai ellenőrzési rendszerben dolgozó alkalmazottak nagyobb valószínűséggel igazodnak a szervezet céljaihoz, célkitűzéseihez és értékeihez. Ahelyett, hogy a külső információk vagy hatások elvonják a figyelmüket, jobban összpontosítanak majd a munkájukra. Sőt, ha az alkalmazottak tudják, hogy Ön törődik azzal, hogyan teljesítenek a munkájuk során, nagyobb valószínűséggel lesznek motiváltabbak.

Ez azonban felveti a kérdést: valóban hasznos-e a tevékenységfigyelés? A válasz valójában igen. Segíthet számszerűsíteni a különböző stratégiák tényleges hatását, így a korlátozott erőforrások pontosabban irányíthatók a legjobb eredmények elérése érdekében. De ami még ennél is fontosabb, kulcsfontosságú a munkahelyi zavaró tényezők csökkentésében, különösen azokban az időkben, amikor a munkaerő világszerte szétszóródik és távolról dolgozik.

Az alábbiakban bemutatunk öt módszert, amellyel a munkavállalói megfigyelési megoldások segíthetnek a munkahelyi zavaró tényezők megfékezésében és a munkavállalók teljesítményének javításában.

1. Az internethasználat kezelése.

   Az internet nagyszerű információforrás, ugyanakkor a figyelemelterelés nagy forrása is lehet. Például bárki, aki valaha is órákig elakadt a Facebookon vagy az Instagramon, tudja, milyen rosszak tudnak lenni az azonnali kielégülést áruló algoritmusok. Ez a cyberszunyókálás elvesztegetett időt és termelékenységet eredményez.

   Ami riasztó, hogy a munkavállalók internetes tevékenységének mintegy 40%-a nem a munkájukkal kapcsolatos. A probléma súlyosbodik a távoli környezetben, amikor az alkalmazottak rendszeresen használják személyes eszközeiket. Egyszerűen fogalmazva, ez egy drága figyelemelterelés, amely felemészti a vállalat alapvető termelékenységét.

   Ennek elkerülése érdekében elengedhetetlen, hogy a munkáltatók kidolgozzák az internethasználatra vonatkozó szabályzatot, amely olyan kulcsfontosságú területekre terjed ki, mint:

   • Az internethasználat órái (lehetőleg a tervezett szünetekben)

   • Konkrét eszközök és kapcsolatok kijelölése a munkához, ahelyett, hogy a személyes eszközökre hagyatkoznánk.

   • Visszajelzés az internethasználatról a hatékonyság és a fejlesztendő területek megértése érdekében

   Kedvező, hogy mindezen területek nyomon követhetők és szabályozhatók egy internetes felügyeleti eszközzel. Például az olyan funkciók, mint az URL-szűrők, alkalmazásblokkolók, webhelyblokkolók és az automatikus jelentések segíthetnek a problémák valós idejű azonosításában a proaktív megoldás érdekében.

   Hogyan kapcsolódik ez a munkavállalói motivációhoz? Ahelyett, hogy a munkáltatók hagynák, hogy a figyelemelterelés eluralkodjon rajtuk, teret adhatnak a gamifikációnak, ösztönözhetik a munkavállalókat arra, hogy produktívak legyenek, és a vállalati célokkal összhangban maradjanak.

2. Időkövetés és -kezelés

   Az Észak-dakotai Egyetem kutatóinak nemrégiben készült tanulmánya pozitív összefüggést talált a hatékony időgazdálkodás és az önmotiváció ápolása között. A kutatás tovább részletezte, hogy az időgazdálkodás megerősíti az "érzékelt sikert".

   Ugyanezen a vonalon egy 2019-es tanulmány pozitív kapcsolatot dokumentált az időgazdálkodás és a célok kitűzése, a prioritások felállítása, a megszakítások kezelése és az időbeosztás között. Míg mindkét tanulmány a tudományos életet helyezi a kutatás élére, az üzleti világban tapasztalható trendek szintén igazolták a tevékenységfigyelést és az időkövetést, mint a munkavállalói motiváció javításának módját.

   Hogyan valósul meg a hatékony időnyilvántartási és -kezelési gyakorlat?

   • A munkáltatók a be- és kimenő órák nyomon követésével dokumentálhatják az előre meghatározott és a sürgős feladatokra fordított időt. Biztosíthatják azt is, hogy senkit sem dolgoztatnak túl.

   • Az inaktivitási idő nyomon követésével a munkáltatók azonosíthatják a "leállási időt" alkalmazottaik napjában, és megtehetik a szükséges lépéseket a termelékenységet veszélyeztető zavaró tényezők megfékezésére.

   • Az óránkénti nyomon követés tovább biztosíthatja az optimális jelenlétet és a rövid vagy hosszú távú szünetek szükségességét.

   Hogyan kapcsolódik ez a munkavállalói motivációhoz? A nyomon követés és a monitorozás segít azonosítani a munkavállalói aktivitás csúcs- és mélypontjait. A termelékenységet növelő lehetőségek, például a szünetekben és a munkaidő utáni órákban felmerülő lehetőségek azonosítására is felhasználható. Még mélyebbrehatóbb, hogy az ilyen valós idejű nyomon követés segíthet:

   • A sürgős feladatok rangsorolása

   • Ütemezze a szüneteket és a jutalmakat

   • A zavaró tényezők azonosítása és megfelelő megoldások nyújtása azok megfékezésére.

   • A munkaterhelés proaktív kiigazítása stb.

3. Teljesítménymenedzsment

   Egy tanulmány, amely 800 000 munkavállalót vizsgált két éven keresztül a világjárvány megjelenése után, megerősítette, hogy a távmunka hozzájárul a termelékenység növekedéséhez. A Prodoscore által közzétett jelentésből kiderült, hogy 2020 óta a termelékenység éves szinten 47%-kal nőtt.

   A legújabb kutatás azonban azt is állítja, hogy az otthonról dolgozók 70%-kal kevésbé produktívak, mint társaik. Nos, mit higgyünk? Természetes feltételezés, hogy a távmunka vagy a hibrid felállás növeli a kényelmet és a termelékenységet, de végső soron ez egy kétélű kard. Pontosabban, bármennyire is növeli a távmunka a termelékenységet, egyben táptalaja a figyelemelterelésnek és a halogatásnak is.

   És ez az a pont, ahol az ellenőrző rendszerek jól jönnek - segíthetnek a teljesítménymérések megőrzésében egy billentyűzetfigyelő alkalmazásával, képernyőfotók készítésével a valós idejű tevékenységekről, a nyomtatás ellenőrzésének létrehozásával, valamint a webkamera és a mikrofon videó- és hangfelvételének elősegítésével stb. Az ezekből az adatokból származó meglátások felhasználhatók a munkaterhelés kezelésére, a feladatok átcsoportosítására, és azonnali visszajelzést adhatnak az alkalmazottaknak.

   Ami még mélyebb, az ilyen adatok segíthetnek:

   • A munkavállalók tevékenységi mintáinak felülvizsgálata és a termelékenységben bekövetkező zavarok azonosítása

   • Jelentős célok és viszonyítási pontok létrehozása a teljesítmény javításához

   • Interaktív platform biztosítása valós idejű coachinghoz és visszajelzéshez

   • Tájékozott döntések meghozatala az utódlási tervezés és a munkaerő-felvétel tekintetében.

   Ha még részletesebb információkat szeretne kapni a különböző felügyeleti eszközökről, javasoljuk, hogy olvassa el a 20 legnépszerűbb felügyeleti szoftverről szóló cikket 2022-ben.

4. Viselkedéselemzés és menedzsment

   Az olyan témák, mint a cyberbullying, a belső fenyegetések és a szexuális zaklatás az utóbbi időben folyamatosan a hírekben szerepelnek. És pontosan ezek azok a problématípusok, amelyekkel a humánerőforrás-menedzsereknek foglalkozniuk kellene.

   A Ponemon Intézet 2022 Cost of Insider Threats Global jelentése szerint a pénzügyi szolgáltató szervezeteknek 47%-kal kellett megküzdeniük a bennfentes fenyegetések kezelésének költségeivel. Nem arról van szó, hogy az esetek súlyosabbak vagy akutabbak lennének, de a kockázatok minden bizonnyal magasabbak.

   A videómegfigyelés továbbá segíthet a belső fenyegetések azonosításában és elfogásában. A távolról telepített felügyeleti berendezések például olyan online mozgásokat figyelhetnek, amelyek közelgő betörésre vagy lopásra utalhatnak.

   Hogyan kapcsolódik ez a munkavállalói motivációhoz? A munkavállalók viselkedésének nyomon követése és a potenciális veszélyek azonosítása segíthet egy hatékony viselkedéskezelési rendszer kiépítésében, ami viszont segít megóvni a vállalatot számos szerencsétlenségtől és problémától.

   A fentiekben ismertetett modellek mellett az olyan szempontok, mint a bérszámfejtés, a hozzáférés-kezelés stb. szintén kéz a kézben járhatnak a munkavállalók motiválásával. Ez pedig a legjobban egy holisztikus munkavállalói felügyeleti program segítségével valósítható meg.

A CleverControlnál olyan eszközcsomagot hoztunk létre, amelynek célja, hogy a lehető legegyszerűbbé tegye a munkavállalók megfigyelését. A végeredmény egy robusztus jelentési és elemzési platform, amely a megfigyelési célok - a termelékenység növelése, a jobb üzemidő, a jobb munkamorál és mindenekelőtt a motivált munkaerő - elérésére használható.

Az alábbi két esettanulmány bemutatja, hogyan használhatók megoldásaink különböző üzleti célok eléréséhez.

Esettanulmány 1: A bennfentes fenyegetések kezelése

Egy szervezet sajátos problémával szembesült, amikor azonosítani kellett azt az alkalmazottat, aki illegálisan hozzáférett az adatokhoz, és rendkívül bizalmas információkat lopott el a vállalatból. Ez komoly aggodalomra adott okot, mivel a szervezet néhány érzékeny projekten dolgozott. A vállalat megpróbált egy magatartási kódexet bevezetni és betartatni, ez azonban túlságosan reaktív jellegű volt.

Kedvezően, a CleverControl platformon, elég gyorsan azonosítani tudták a bűnösöket. A bűnös egy jól ismert részmunkaidős alkalmazott volt, aki a vállalat számos más projektjén is dolgozott. A munkavállaló tetteit rögzítették és bizonyítékként feltöltötték, hogy alátámasszák állításaikat. Ráadásul a megoldás a képernyőképek alapján azt is segített feltárni, hogy az iroda fele bányászatra használta a céges számítógépeket.

Eredmény:

A vállalat képes volt csökkenteni egy újabb hasonló eset kockázatát, és számos biztonsági intézkedést vezetett be. Az új intézkedések közé tartoztak a kötelező ellenőrzések, az alkalmazottakkal tartott rendszeres figyelemfelhívó foglalkozások, a foglalkoztatási háttérellenőrzések stb. Az automatizált hozzáférés-kezeléssel közel 500 órányi informatikai adminisztrátori időt és évente több ezer dollárt tudtak megtakarítani.

2. esettanulmány: Az alkalmazottak lemorzsolódásának csökkentése

Ez a vállalat nehezen talált megoldást a dolgozók lemorzsolódásának problémájára. Az érintett osztályon minden évben sok alkalmazott felmondta a szolgálatot és elhagyta a szervezetet. A legtöbb informatikus magával vitte az összes hozzáférést, ami tovább súlyosbította a problémát.

A vállalatnak azonosítania kellett a lemorzsolódás okát, és meg kellett akadályoznia, hogy az újra megtörténjen. CleverControlt telepítettek az összes alkalmazott megfigyelésére és a hozzáférés-szabályozás fenntartására. Elkezdték követni a mérőszámokat, hogy közös vonásokat találjanak a dolgozói adatokban.

Eredmény:

A vállalat képes volt azonosítani a lehetséges problémákat és elhárítani azokat, mielőtt azok felmerültek volna. A feltárt problémák közé tartozott többek között a fizetés, a juttatások, a munkakultúra, a hozzáférés ellenőrzése stb. Sőt, a webes keresőeszköz segítségével sikerült azonosítaniuk egy könyvelőt, aki új állást keresett. A vállalat jobb fizetést és kapcsolódó juttatásokat ajánlott neki, amit örömmel fogadott el.

"Akár a belső fenyegetés kiszűréséről, akár a munkatársak termelékenységének nyomon követéséről van szó, a fenti esettanulmányok egyértelműen azt mutatják, hogy a munkatársak megfigyelése hatékony eszköz, amely komplex üzleti problémák megoldására használható."

"Ennek megfelelően fontos megérteni, hogy a munkavállalók motivációja kulcsfontosságú tényező egy szervezet hosszú távú fennmaradásának biztosításában. A CleverControlnál gondoskodunk arról, hogy egyetlen vállalat se maradjon hatékony munkavállalói ellenőrzés nélkül, ami kulcsfontosságú elem a munkavállalói morál javításában."

Ha többet szeretne megtudni a megoldásainkról és arról, hogyan segíthetnek a dolgozók motivációjának növelésében, forduljon hozzánk még ma!