Irányítás és motiváció: Mitől dolgoznak jól a munkavállalók

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

Jelenleg azonban világszerte különböző munkamodellek (házon belüli, hibrid, távmunka) elégítik ki a munkahelyi igényeket. És természetes, hogy ahogy a vállalkozások alkalmazkodnak az új felvételi módokhoz, úgy kell kidolgozniuk a modern munkahelyi motiváció javításának módjait is.

Természetes, hogy azok a vállalatok, amelyek hatékonyan tudják irányítani a munkavállalókat, nagyobb eséllyel tudják őket keményebben és hosszabb ideig, nagyobb összpontosítással és elszántsággal dolgoztatni. Ez megmagyarázza, hogy az évek során miért nőtt folyamatosan a teljesítménykövetési eszközök használata - ez egy biztos módja a munkavállalói eredmények nyomon követésének és javításának. Ezek az ellenőrző rendszerek is egyre összetettebbé válnak, és egyre több olyan információt kínálnak, amelyek segíthetnek a munkavállalói teljesítményeredmények javításában.

A Top10VPN nemrégiben készült tanulmánya szerint 54%-kal nőtt a munkavállalók megfigyelési megoldásai iránti hajlandóság - a világjárvány volt az elsődleges hajtóerő e növekedés mögött. Valójában a Gartner 239 nagyvállalat körében végzett felmérése még a járvány előtti korszakban is megerősítette a jobb ellenőrzési eszközök iránti igényt. Az elemzés arról számolt be, hogy a szervezetek több mint 50%-a alkalmaz különböző teljesítménymenedzsment-rendszereket - a 2015-ben dokumentált 30%-hoz képest.

Talán nem meglepő, hogy az Opinium felmérése szerint az Egyesült Királyságban a távmunkában dolgozók 32%-a említette, hogy megfigyelés alatt áll. A Capterra nemrégiben jelentkezett a kanadai munkavállalók körében végzett felméréssel, amelyből kiderül, hogy a teljesítmény javítása érdekében hogyan figyelik a különböző funkciókat (a dolgozók jelenléte, időgazdálkodás, munkaterhelés-kezelés, számítógépes tevékenység és digitális kommunikáció). Egy hasonló tanulmány Délkelet-Ázsiát célozta meg, és kiemelte, hogy a vállalkozások 78%-a használ teljesítménykövető rendszereket a hibrid munkahely megerősítésére.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

A stratégiai ellenőrzési rendszerben dolgozó alkalmazottak nagyobb valószínűséggel igazodnak a szervezet céljaihoz, célkitűzéseihez és értékeihez. Ahelyett, hogy a külső információk vagy hatások elvonják a figyelmüket, jobban összpontosítanak majd a munkájukra. Sőt, ha az alkalmazottak tudják, hogy Ön törődik azzal, hogyan teljesítenek a munkájuk során, nagyobb valószínűséggel lesznek motiváltabbak.

Ez azonban felveti a kérdést: valóban hasznos-e a tevékenységfigyelés? A válasz valójában igen. Segíthet számszerűsíteni a különböző stratégiák tényleges hatását, így a korlátozott erőforrások pontosabban irányíthatók a legjobb eredmények elérése érdekében. De ami még ennél is fontosabb, kulcsfontosságú a munkahelyi zavaró tényezők csökkentésében, különösen azokban az időkben, amikor a munkaerő világszerte szétszóródik és távolról dolgozik.

Az alábbiakban bemutatunk öt módszert, amellyel a munkavállalói megfigyelési megoldások segíthetnek a munkahelyi zavaró tényezők megfékezésében és a munkavállalók teljesítményének javításában.

1. Az internethasználat kezelése.

   Az internet nagyszerű információforrás, ugyanakkor a figyelemelterelés nagy forrása is lehet. Például bárki, aki valaha is órákig elakadt a Facebookon vagy az Instagramon, tudja, milyen rosszak tudnak lenni az azonnali kielégülést áruló algoritmusok. Ez a cyberszunyókálás elvesztegetett időt és termelékenységet eredményez.

   Ami riasztó, hogy a munkavállalók internetes tevékenységének mintegy 40%-a nem a munkájukkal kapcsolatos. A probléma súlyosbodik a távoli környezetben, amikor az alkalmazottak rendszeresen használják személyes eszközeiket. Egyszerűen fogalmazva, ez egy drága figyelemelterelés, amely felemészti a vállalat alapvető termelékenységét.

   Ennek elkerülése érdekében elengedhetetlen, hogy a munkáltatók kidolgozzák az internethasználatra vonatkozó szabályzatot, amely olyan kulcsfontosságú területekre terjed ki, mint:

   • Az internethasználat órái (lehetőleg a tervezett szünetekben)

   • Konkrét eszközök és kapcsolatok kijelölése a munkához, ahelyett, hogy a személyes eszközökre hagyatkoznánk.

   • Visszajelzés az internethasználatról a hatékonyság és a fejlesztendő területek megértése érdekében

   Kedvező, hogy mindezen területek nyomon követhetők és szabályozhatók egy internetes felügyeleti eszközzel. Például az olyan funkciók, mint az URL-szűrők, alkalmazásblokkolók, webhelyblokkolók és az automatikus jelentések segíthetnek a problémák valós idejű azonosításában a proaktív megoldás érdekében.

   Hogyan kapcsolódik ez a munkavállalói motivációhoz? Ahelyett, hogy a munkáltatók hagynák, hogy a figyelemelterelés eluralkodjon rajtuk, teret adhatnak a gamifikációnak, ösztönözhetik a munkavállalókat arra, hogy produktívak legyenek, és a vállalati célokkal összhangban maradjanak.

2. Időkövetés és -kezelés

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   Ugyanezen a vonalon egy 2019-es tanulmány pozitív kapcsolatot dokumentált az időgazdálkodás és a célok kitűzése, a prioritások felállítása, a megszakítások kezelése és az időbeosztás között. Míg mindkét tanulmány a tudományos életet helyezi a kutatás élére, az üzleti világban tapasztalható trendek szintén igazolták a tevékenységfigyelést és az időkövetést, mint a munkavállalói motiváció javításának módját.

   Hogyan valósul meg a hatékony időnyilvántartási és -kezelési gyakorlat?

   • A munkáltatók a be- és kimenő órák nyomon követésével dokumentálhatják az előre meghatározott és a sürgős feladatokra fordított időt. Biztosíthatják azt is, hogy senkit sem dolgoztatnak túl.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • Az óránkénti nyomon követés tovább biztosíthatja az optimális jelenlétet és a rövid vagy hosszú távú szünetek szükségességét.

   Hogyan kapcsolódik ez a munkavállalói motivációhoz? A nyomon követés és a monitorozás segít azonosítani a munkavállalói aktivitás csúcs- és mélypontjait. A termelékenységet növelő lehetőségek, például a szünetekben és a munkaidő utáni órákban felmerülő lehetőségek azonosítására is felhasználható. Még mélyebbrehatóbb, hogy az ilyen valós idejű nyomon követés segíthet:

   • A sürgős feladatok rangsorolása

   • Ütemezze a szüneteket és a jutalmakat

   • A zavaró tényezők azonosítása és megfelelő megoldások nyújtása azok megfékezésére.

   • A munkaterhelés proaktív kiigazítása stb.

3. Teljesítménymenedzsment

   Egy tanulmány, amely 800 000 munkavállalót vizsgált két éven keresztül a világjárvány megjelenése után, megerősítette, hogy a távmunka hozzájárul a termelékenység növekedéséhez. A Prodoscore által közzétett jelentésből kiderült, hogy 2020 óta a termelékenység éves szinten 47%-kal nőtt.

   A legújabb kutatás azonban azt is állítja, hogy az otthonról dolgozók 70%-kal kevésbé produktívak, mint társaik. Nos, mit higgyünk? Természetes feltételezés, hogy a távmunka vagy a hibrid felállás növeli a kényelmet és a termelékenységet, de végső soron ez egy kétélű kard. Pontosabban, bármennyire is növeli a távmunka a termelékenységet, egyben táptalaja a figyelemelterelésnek és a halogatásnak is.

   És ez az a pont, ahol az ellenőrző rendszerek jól jönnek - segíthetnek a teljesítménymérések megőrzésében egy billentyűzetfigyelő alkalmazásával, képernyőfotók készítésével a valós idejű tevékenységekről, a nyomtatás ellenőrzésének létrehozásával, valamint a webkamera és a mikrofon videó- és hangfelvételének elősegítésével stb. Az ezekből az adatokból származó meglátások felhasználhatók a munkaterhelés kezelésére, a feladatok átcsoportosítására, és azonnali visszajelzést adhatnak az alkalmazottaknak.

   Ami még mélyebb, az ilyen adatok segíthetnek:

   • A munkavállalók tevékenységi mintáinak felülvizsgálata és a termelékenységben bekövetkező zavarok azonosítása

   • Jelentős célok és viszonyítási pontok létrehozása a teljesítmény javításához

   • Interaktív platform biztosítása valós idejű coachinghoz és visszajelzéshez

   • Tájékozott döntések meghozatala az utódlási tervezés és a munkaerő-felvétel tekintetében.

   Ha még részletesebb információkat szeretne kapni a különböző felügyeleti eszközökről, javasoljuk, hogy olvassa el a 20 legnépszerűbb felügyeleti szoftverről szóló cikket 2022-ben.

4. Viselkedéselemzés és menedzsment

   Az olyan témák, mint a cyberbullying, a belső fenyegetések és a szexuális zaklatás az utóbbi időben folyamatosan a hírekben szerepelnek. És pontosan ezek azok a problématípusok, amelyekkel a humánerőforrás-menedzsereknek foglalkozniuk kellene.

   A Ponemon Intézet 2022 Cost of Insider Threats Global jelentése szerint a pénzügyi szolgáltató szervezeteknek 47%-kal kellett megküzdeniük a bennfentes fenyegetések kezelésének költségeivel. Nem arról van szó, hogy az esetek súlyosabbak vagy akutabbak lennének, de a kockázatok minden bizonnyal magasabbak.

   A videómegfigyelés továbbá segíthet a belső fenyegetések azonosításában és elfogásában. A távolról telepített felügyeleti berendezések például olyan online mozgásokat figyelhetnek, amelyek közelgő betörésre vagy lopásra utalhatnak.

   Hogyan kapcsolódik ez a munkavállalói motivációhoz? A munkavállalók viselkedésének nyomon követése és a potenciális veszélyek azonosítása segíthet egy hatékony viselkedéskezelési rendszer kiépítésében, ami viszont segít megóvni a vállalatot számos szerencsétlenségtől és problémától.

   A fentiekben ismertetett modellek mellett az olyan szempontok, mint a bérszámfejtés, a hozzáférés-kezelés stb. szintén kéz a kézben járhatnak a munkavállalók motiválásával. Ez pedig a legjobban egy holisztikus munkavállalói felügyeleti program segítségével valósítható meg.

A CleverControlnál olyan eszközcsomagot hoztunk létre, amelynek célja, hogy a lehető legegyszerűbbé tegye a munkavállalók megfigyelését. A végeredmény egy robusztus jelentési és elemzési platform, amely a megfigyelési célok - a termelékenység növelése, a jobb üzemidő, a jobb munkamorál és mindenekelőtt a motivált munkaerő - elérésére használható.

Az alábbi két esettanulmány bemutatja, hogyan használhatók megoldásaink különböző üzleti célok eléréséhez.

Esettanulmány 1: A bennfentes fenyegetések kezelése

Egy szervezet sajátos problémával szembesült, amikor azonosítani kellett azt az alkalmazottat, aki illegálisan hozzáférett az adatokhoz, és rendkívül bizalmas információkat lopott el a vállalatból. Ez komoly aggodalomra adott okot, mivel a szervezet néhány érzékeny projekten dolgozott. A vállalat megpróbált egy magatartási kódexet bevezetni és betartatni, ez azonban túlságosan reaktív jellegű volt.

Kedvezően, a CleverControl platformon, elég gyorsan azonosítani tudták a bűnösöket. A bűnös egy jól ismert részmunkaidős alkalmazott volt, aki a vállalat számos más projektjén is dolgozott. A munkavállaló tetteit rögzítették és bizonyítékként feltöltötték, hogy alátámasszák állításaikat. Ráadásul a megoldás a képernyőképek alapján azt is segített feltárni, hogy az iroda fele bányászatra használta a céges számítógépeket.

Eredmény:

A vállalat képes volt csökkenteni egy újabb hasonló eset kockázatát, és számos biztonsági intézkedést vezetett be. Az új intézkedések közé tartoztak a kötelező ellenőrzések, az alkalmazottakkal tartott rendszeres figyelemfelhívó foglalkozások, a foglalkoztatási háttérellenőrzések stb. Az automatizált hozzáférés-kezeléssel közel 500 órányi informatikai adminisztrátori időt és évente több ezer dollárt tudtak megtakarítani.

2. esettanulmány: Az alkalmazottak lemorzsolódásának csökkentése

Ez a vállalat nehezen talált megoldást a dolgozók lemorzsolódásának problémájára. Az érintett osztályon minden évben sok alkalmazott felmondta a szolgálatot és elhagyta a szervezetet. A legtöbb informatikus magával vitte az összes hozzáférést, ami tovább súlyosbította a problémát.

A vállalatnak azonosítania kellett a lemorzsolódás okát, és meg kellett akadályoznia, hogy az újra megtörténjen. CleverControlt telepítettek az összes alkalmazott megfigyelésére és a hozzáférés-szabályozás fenntartására. Elkezdték követni a mérőszámokat, hogy közös vonásokat találjanak a dolgozói adatokban.

Eredmény:

A vállalat képes volt azonosítani a lehetséges problémákat és elhárítani azokat, mielőtt azok felmerültek volna. A feltárt problémák közé tartozott többek között a fizetés, a juttatások, a munkakultúra, a hozzáférés ellenőrzése stb. Sőt, a webes keresőeszköz segítségével sikerült azonosítaniuk egy könyvelőt, aki új állást keresett. A vállalat jobb fizetést és kapcsolódó juttatásokat ajánlott neki, amit örömmel fogadott el.

"Akár a belső fenyegetés kiszűréséről, akár a munkatársak termelékenységének nyomon követéséről van szó, a fenti esettanulmányok egyértelműen azt mutatják, hogy a munkatársak megfigyelése hatékony eszköz, amely komplex üzleti problémák megoldására használható."

"Ennek megfelelően fontos megérteni, hogy a munkavállalók motivációja kulcsfontosságú tényező egy szervezet hosszú távú fennmaradásának biztosításában. A CleverControlnál gondoskodunk arról, hogy egyetlen vállalat se maradjon hatékony munkavállalói ellenőrzés nélkül, ami kulcsfontosságú elem a munkavállalói morál javításában."

Ha többet szeretne megtudni a megoldásainkról és arról, hogyan segíthetnek a dolgozók motivációjának növelésében, forduljon hozzánk még ma!