A munkavállalók megfigyelésének etikája: Mit kell minden vállalkozásnak figyelembe vennie

Hétfő van, reggel 9 óra. Ön bekapcsolja a munkahelyi számítógépét, és egy láthatatlan figyelő megnyitja virtuális naplóját. Ettől kezdve minden billentyűleütését, e-mailjét, weboldal-látogatását vagy keresési lekérdezését módszeresen regisztrálja és vizsgálja. Egy szenvtelen elektronikus bíró eldönti, hogy mennyire produktív a napi tevékenysége, és jelenti a főnökének, ha akár csak egy percet is késik az ebédszünetről. Elgondolkodik ezen, és megborzong. Lehet, hogy ma nem tartasz szünetet, és inkább elvégzed azt a pluszfeladatot. Valószínűleg emiatt sokáig maradsz majd a munkahelyeden, de az a nyugtalanító érzés, hogy az elektronikus szemek minden mozdulatodat követik, hajt előre, és nem hagy pihenni.

Egy jelenet egy vállalati horrorfilmből? Sajnos ez a valóság világszerte több millió munkavállaló számára, akiknek a munkáltatói nem foglalkoznak a munkavállalói ellenőrzés etikájával.

A közelmúltbeli kutatás, A munkáltatók 78%-a használ nyomkövető szoftvert a munkavállalók munkatevékenységének nyomon követésére. A COVID-19 világjárvány az egekbe repítette a megfigyelőprogramok népszerűségét. Amikor a vállalkozásoknak távmunkára kellett váltaniuk, és a szokásos teljesítménykövetési módszerek már nem voltak alkalmazhatóak, a vezetők felfedezték a megfigyelőszoftverek tagadhatatlan előnyeit.

A nyomkövető szoftverek előnyeit nehéz alábecsülni.

Az analóg időkben a vezetőnek kézzel kellett ellenőriznie a munkaidő-nyilvántartásokat és az elvégzett munkáról szóló jelentéseket, és gyakran elfogult döntéseket kellett hoznia arról, hogy az egyes alkalmazottak mennyire voltak produktívak. Ezek a feladatok a munkaidő jelentős részét elvették.

Az alkalmazottaknak is időt kellett tölteniük ezeknek a jelentéseknek a kitöltésével, és a vállalat vezetési stílusától függően ezek a jelentések meglehetősen terjedelmesek lehettek.

A modern szoftverek ezt automatikusan, másodpercek alatt, minimális munkavállalói és munkáltatói részvétellel képesek elvégezni.

A termelékenység növelése a munkavállalói felügyeleti szoftverek egyik elsődleges célja. A program összegyűjti és összesíti a tevékenységi adatokat, például az aktív/inaktív időt, a munkanap kezdetét és végét, a meglátogatott webhelyeket, az alkalmazáshasználatot és még sok mást. Ezek az információk feltárják a munkamintákat, a nem hatékony munkavégzést, a fejlesztendő területeket és azokat az alkalmazottakat, akiknek extra támogatásra lehet szükségük.

Az alkalmazottak ellenőrzése támogatja az elszámoltathatóságot és az átláthatóságot. Ha az alkalmazottak tudják, hogy munkájukat figyelemmel kísérik, általában hajlamosabbak arra, hogy koncentráltak maradjanak és betartsák a határidőket. Ezenkívül a nyomon követési adatok segíthetnek a viták rendezésében és az elvárások tisztázásában.

Egyes munkavállalói felügyeleti szoftverek segíthetnek a gyanús tevékenységek, például az érzékeny adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés, a nem kívánt alkalmazástelepítések vagy a szokatlan letöltések észlelésében. A nyomon követésnek köszönhetően a vállalatok idejekorán azonosíthatják a potenciális kockázatokat, és proaktívan védhetik rendszereiket és értékes információikat.

Amint láthatjuk, a munkavállalói felügyeleti szoftver valóban értékes előnyökkel jár a vállalkozások számára. Azonban ezektől az előnyöktől és más vállalatok sikeres tapasztalataitól elkápráztatva a munkáltatók gyakran figyelmen kívül hagyják a munkavállalói megfigyelés etikáját és a kapcsolódó lehetséges hátrányokat.

Az alkalmazottak megfigyelésének etikus megvalósítása úgy tűnhet, mintha kötéltáncot járnánk. Ha felborítja az egyensúlyt, a hátrányok felülmúlják a nyomon követési szoftver által nyújtott előnyöket. A megfigyelés bevezetésekor a vállalkozásoknak olyan kérdéseket kell figyelembe venniük, mint a jogi megfelelés, a magánélet védelme, a lehetséges elfogultságok és a megnövekedett stressz.

A vállalkozások felelőssége, hogy tanulmányozzák az alkalmazandó adatvédelmi törvényeket és rendeleteket, és biztosítsák, hogy a felügyeleti gyakorlatuk megfeleljen azoknak. A munkavállalói adatok nem megfelelő kezelése súlyos jogi következményekkel járhat.

Az adatvédelem a munkavállalói megfigyelési etika egyik sarokköve. A szoftver a tevékenységek széles skáláját képes nyomon követni, a billentyűleütésektől és e-mailektől kezdve a webhelyek böngészési előzményein át egészen a webkamera felvételeiig. Még ha az ilyen gyakorlatok megfelelnek is a helyi szabályozásoknak, alááshatják az alkalmazottak bizalmát, és az állandó ellenőrzés érzetét kelthetik. A jövőben ez a munkahelyi elégedettség csökkenéséhez és a stressz növekedéséhez vezet.

Ha a megfigyelési adatokat alapos megfontolás nélkül elemzik, akkor azokat félreértelmezhetik, hogy egyes alkalmazottakat személyazonosságuk vagy meggyőződésük miatt tisztességtelenül célba vegyenek.

A munkavállalóval szemben előítéletekkel rendelkező vezető lustaságnak és termékenységnek tekintheti a közösségi média széles körű használatát. Az igazság az, hogy a munkavállaló a csevegéseket munkával kapcsolatos célokra használhatja.

Előfordul, hogy a munkáltatók visszaélnek a megfigyelési adatokkal, hogy mikromanagementet folytassanak a munkavállalók felett, vagy igazságtalan ítéleteket hozzanak a teljesítményükről.

Például egy vezető felhasználhatja a munkavállaló böngészési előzményeit arra, hogy a lazsálással vádolja, anélkül, hogy olyan tényezőket venné figyelembe, mint a kutatás vagy a személyes vészhelyzetek.

Az állandó megfigyelés érzése növelheti a szorongást és a nyomást a munkavállalókon. Az alkalmazottak kényelmetlenül fogják érezni magukat a gondolattól, hogy minden lépésüket nyomon követik. Lehet, hogy nem tartják meg a szükséges szüneteket vagy nem követnek el hibákat, mert attól tartanak, hogy ez rontja a termelékenységi rekordjukat. Emellett az alkalmazottak aggódni fognak, hogy ha nem felelnek meg az elvárásoknak, fegyelmi büntetést kaphatnak vagy kirúghatják őket. Mindezek a tényezők minimalizálják a megfigyelés pozitív hatását. A produktív és hatékony munkaerő helyett stresszes, kiégett, a munkájukkal elégedetlen alkalmazottakat fog kapni.

Ha az alkalmazottak nem tudják, hogy milyen adatokat gyűjt és milyen célból, vagy - ami még rosszabb - nem tájékoztatják őket a megfigyelésről, úgy érzik, hogy kémkednek utánuk. A bizalmuk és a lojalitásuk tönkremegy, ami mérgező munkahelyi környezethez és megnövekedett fluktuációhoz vezet.

Az ilyen potenciális etikai problémákra való odafigyelés a vállalkozások felelőssége. Az ellenőrzés nem feltétlenül kell, hogy stresszes legyen. Hatása több tényezőtől függ: a nyomon követés típusától, az átláthatóság szintjétől, a nyomon követési politikától és a vállalati kultúrától.

Hogyan lehet tehát egyensúlyt teremteni a hatékony nyomon követés, az etika és a magánélet tiszteletben tartása között? A következő legjobb gyakorlatok alkalmazását javasoljuk.

1. Tanulmányozza az alkalmazandó adatvédelmi törvényeket és rendeleteket

   A vállalkozás felelőssége az állami és helyi adatvédelmi és munkaügyi törvények betartása. Ha a csapata földrajzilag szétszórt, nemcsak a központi iroda területén, hanem az alkalmazottak lakóhelye szerinti területeken is figyelnie kell a szabályozásokra. Konzultáljon jogi szakértővel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az Ön megfigyelési gyakorlata nem sérti az adatgyűjtési korlátozásokat.

2. A nyomon követés célzottá tétele

   Határozzon meg egyértelmű célokat az alkalmazottak megfigyelésére, például a termelékenység javítását, a biztonság fokozását vagy a megfelelőség biztosítását. Korlátozza a megfigyelés körét azokra a tevékenységekre, amelyeket a kitűzött cél eléréséhez feltétlenül szükséges megfigyelni. Kerülje a felesleges adatok gyűjtését, illetve azok hosszabb ideig történő megőrzését, mint amennyit a cél megkövetel.

3. Részletes és átlátható ellenőrzési politika kidolgozása

   Az alkalmazottak nyomon követésére vonatkozó politika olyan szabályozások és irányelvek összessége, amelyek leírják a szervezeten belüli nyomon követési gyakorlatokat. Meg kell határoznia a következő szempontokat:

   • Mi a célja a munkavállalói ellenőrzésnek?

   • Kiket figyelnek?

   • Milyen tevékenységeket fognak ellenőrizni?

   • Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

   • Hogyan fogják felhasználni a megfigyelési adatokat? (pl. teljesítményértékelés, biztonság, képzés)

   • Ki férhet hozzá a nyomon követési adatokhoz?

   • Hogyan védik az összegyűjtött adatokat?

   • Milyen jogai vannak a munkavállalóknak az összegyűjtött adatokkal kapcsolatban?

   • Hogyan kezeli a vállalat a nyomon követéssel kapcsolatos panaszokat vagy aggályokat?

   A szabályzatnak a munkavállalók számára könnyen hozzáférhetőnek kell lennie. A vállalat felelős azért, hogy időben tájékoztassa a munkavállalókat a dokumentumban bekövetkezett változásokról.

4. Nyílt és átlátható ellenőrzési gyakorlatok kialakítása

   Tájékoztassa a személyzetet a nyomon követési szoftverekről és a nyomon követési irányelvekről. Magyarázza el a nyomon követés célját, például a teljesítményértékelést, a biztonságot vagy a termelékenység növelését. Tegye közzé a nyomon követés hatókörét: milyen adatokat fognak gyűjteni, milyen eszközöket és tevékenységeket fognak nyomon követni, és hogyan fogják felhasználni az adatokat.

   Ne feledje, hogy az alkalmazottaknak eleinte nem biztos, hogy tetszeni fog a megfigyelés gondolata. Feltétlenül foglalkozzon az aggályaikkal és a lehetséges ellenvetéseikkel.

5. A munkavállaló beleegyezésének beszerzése

   A legtöbb joghatóság megköveteli, hogy az alkalmazottak kifejezett beleegyezését kérje a megfigyeléshez, különösen a beavatkozóbb formák, például a billentyűleütések naplózása vagy a webkamera megfigyelése esetén. A hozzájárulás megszerzésének legkényelmesebb formája a nyomon követésre vonatkozó írásbeli megállapodás aláírása.

6. Igazságos és következetes felügyelet biztosítása

   Az alkalmazottak megfigyelésének etikája megköveteli, hogy a megfigyelési irányelveket következetesen alkalmazza minden alkalmazottra, elkerülve a diszkriminatív gyakorlatokat. Ha csak bizonyos alkalmazottakat vagy egy csapatot figyel meg, akkor az érintettek úgy érezhetik, hogy nem bízik bennük, és haragot tarthatnak Önre vagy más, nem ellenőrzött alkalmazottakra. Emellett a kollégáik elkezdhetnek másként bánni velük, ami ronthatja a munkahelyi légkört.

   Még ha csak kiválasztott alkalmazottak teljesítményét akarja is nyomon követni, akkor is jobb, ha széles körben követi nyomon. A széleskörű nyomon követés több betekintést nyújt a munkafolyamatokba, és feltárhatja azokat a hiányosságokat, amelyekről nem is tudott.

   A nyomon követésnek a tendenciák és a fejlesztendő területek azonosítását kell szolgálnia, nem pedig az egyes alkalmazottak mikro-ellenőrzését. Rendszeresen vizsgálja felül a nyomon követési gyakorlatát, hogy biztosítsa, hogy az igazságos és hatékony, és a kitűzött célt szolgálja.

7. A magánélet és az adatbiztonság védelme

   Határozza meg a cél eléréséhez szükséges adatgyűjtés körét, és maradjon ezen a korlátozáson belül. Szigorúan kerülje a munkavállalók személyes eszközeinek vagy munkaidőn túli tevékenységének nyomon követését. Ha egy munkavállaló a személyes eszközét használja munkára, a szoftverben vagy legyen lehetőség a megfigyelés manuális leállítására, vagy automatikusan csak az előre beállított munkaidőn belül kövesse nyomon a tevékenységeket.

   Ha lehetséges, kerülje a bizalmas információk gyűjtését. Ellenkező esetben alkalmazza az adatok anonimizálását, hogy az adatokat ne lehessen konkrét alkalmazottakkal kapcsolatba hozni.

   Az összegyűjtött megfigyelési adatokra vonatkozó szigorú biztonsági intézkedések végrehajtása. Használjon erős jelszavakat, kétfaktoros hitelesítést és lehetőség szerint adattitkosítást. A felügyeleti adatokhoz való hozzáférést korlátozza az arra felhatalmazott személyzetre, a szükséges ismeretek alapján.

A munkavállalói megfigyelő szoftverek etikus használata olyan lehet, mintha egy kötélen sétálnánk, ahol egy rossz lépés tönkreteheti a munkavállalók bizalmát és jogi következményekkel járhat. Felelősségteljes és kiegyensúlyozott megközelítéssel azonban a vállalkozások az etikai elvek veszélyeztetése nélkül élvezhetik a megfigyelés előnyeit. A vállalkozás felelőssége, hogy az átláthatóságot, a méltányosságot és az alkalmazottak beleegyezését helyezze előtérbe, ha olyan munkakörnyezet kialakítására törekszik, ahol a technológiát a termelékenység és a teljesítmény fokozására használják.