Melyik munkavállalóját lehet elbocsátani anélkül, hogy az üzletet érné veszteség?

Hogyan segíthet az automatizált munkavállalói megfigyelőrendszer a kis- és középvállalkozások HR-menedzsmentjében, és hogyan takaríthat meg pénzt azáltal, hogy meghatározza, mely alkalmazottak feleslegesek.

Úgy tűnik, hogy az alkalmazottak elbocsátásának legnehezebb része a gyanútlan személy tájékoztatása arról, hogy a továbbiakban nincs szükség a szolgálataira. A valóságban az elbocsátás ugyanolyan összetett és költséges folyamat, mint a felvétel.

Egy üzletember barátom nem tudott kijönni az új beosztottjával, és hat hónappal később azzal a magyarázattal rúgta ki, hogy az alkalmazott "nem értette meg az üzlet szerkezetét". Egy hónappal később az elbocsátott alkalmazottat egy versenytárs vette fel, és rövid idő után sikerült kiemelkedő eredményeket elérnie új cégénél. Így a barátom ahelyett, hogy beismerte volna a hibáját (és ez bizony hiba volt), egy másik magyarázattal állt elő: a versenytársak többet fizetnek.

Az ilyen helyzetek elkerülése érdekében a vezetőknek objektív kritériumok alapján kell értékelniük az alkalmazottak hatékonyságát, nem pedig olyan közvetett bizonyítékokra, mint például "az üzleti struktúra megértése". Az absztrakt jó alkalmazott személyes megítélésére való összpontosítás egyenes út a vállalat felbomlásához.

A személyzet megfelelő optimalizálásához pontosan meg kell határoznia, hogy az egyes feladatok elvégzéséhez milyen lépések szükségesek. Az automatizált munkaidő- és jelenlét-nyilvántartással, amikor a vállalatnál mindenki rendelkezik egy meghatározott alkalmazás- és oldalkészlettel, amelyet a feladatai elvégzéséhez használ, a "munkavállaló - funkció - eszköz" köteg hibátlanul működik. Így azokat, akik kiesnek ebből a kötegből, viszonylag gond nélkül elbocsáthatja.

A legtöbb vállalat, amely automatizált munkaidő- és jelenlétnyilvántartó rendszert használ, a "felesleges alkalmazottak" négy típusát azonosítja.

elbocsátás oka: nem tesznek semmit

A számítógépes tevékenységek nyomon követése teljes képet ad arról, hogyan telik az egyes alkalmazottak munkanapja. A 40 vagy annál több alkalmazottat foglalkoztató felhasználóink tapasztalatai azt mutatják, hogy minden munkacsoportban van legalább két olyan alkalmazott, aki fizikailag jelen van a munkahelyen, de semmilyen hasznos funkciót nem lát el.

Teljesen rendben van, ha egy munkavállaló a munkanap kezdete előtt 15 perccel bejelentkezik egy közösségi hálózatba. De ha ehelyett napi öt órát játszik online játékokkal, akkor minden oka megvan arra, hogy átgondolja, szüksége van-e egyáltalán erre a munkatársra.

A megrögzött semmittevők megjelenése egy vállalatnál akkor lehetséges, ha a vállalatvezető a munkaerő-szervezés problémáját "egyszer s mindenkorra megoldottnak" tekinti, és nem ellenőrzi a munkafolyamatot bizonyos rendszerességgel. Még a legjobbak is hajlamosak egy kicsit lazítani, ha az ellenőrzés gyengül.

A "lógósoktól" való megválás általában nem jár kockázattal, ahogy azt egyik felhasználónk valós példája is mutatja: a vállalat egyik osztályvezetője csak két nappal azután értesült egyik beosztottja elbocsátásáról, hogy az nem jelent meg többé az irodában.

Elbocsátási ok: más munkáját végzik.

Ha egy munkavállaló gyakran használ olyan programokat vagy webhelyeket, amelyek nem arra szolgálnak, hogy segítsék őt a személyes munkaköri feladatai ellátásában, az azt jelentheti, hogy az illető valaki másnak a munkáját végzi. Valójában lehet, hogy ezeknek az alkalmazottaknak egyáltalán nincsenek saját feladataik vagy projektjeik, és az egész idejüket olyan munkával töltik, amelyet nem lehet ellenőrizni vagy objektív skálán értékelni.

Azokban a vállalatokban, ahol a vonalvezetők önállóan osztják el a felelősséget az alkalmazottak között, és ellenőrzik a részlegük munkáját, mindig van több olyan alkalmazott, akit meg lehet bízni azzal, hogy támogasson valakit, vagy segítsen egy projektcsoportnak egy adott projektterületen.

Az "asszisztenstől" való megválás gyakorlatilag problémamentes lesz a vállalat munkatársai számára, mivel azok az alkalmazottak, akik korábban igénybe vették az ő szolgáltatásait, maguk végzik el a munkát. Ez elősegíti az összes alkalmazott munkaterhelésének egyenletes elosztását, és a béralapot át lehet csoportosítani a termelékenyebb munkavállalók javára.

Elbocsátási ok: másokra hárítják a munkájukat

Gyakran olyan osztályokon laknak, ahol minden alkalmazott hasonló feladatokat lát el. Általában egy feladatot az osztály egészére bíznak, és a munkatársak elosztják egymás között a feladat elvégzéséhez szükséges felelősséget és munkaterhet.

Például egy logisztikai osztály három alkalmazottjának egy hét alatt 1000 új tételt kellett beírnia az adatbázisba. A feladatot pontosan és határidőre el lehetett végezni, de ha megnézzük, hogy a három alkalmazott hogyan használta a számítógépeket a munka során, akkor azt találjuk, hogy ketten a munkaidő 95%-át a vállalati adatbázisokban és az Excelben töltötték, a harmadik viszont csak 35%-át. Ez azt jelenti, hogy a teljes osztály munkáját valójában két ember végezte a háromból.

A tapasztalatok alapján ez a helyzet akár egy 10 fős vállalatnál is kialakulhat. Mindig van három-négy ember, aki a munkaterhelés nagy részét magára vállalja, és emiatt a többi dolgozóban az a hamis érzés alakul ki, hogy az egyéni terhek részben rájuk is átháríthatók.

Elbocsátási ok: sok munkát végeznek, de inkább akadályozzák, mint segítik őket.

Minden munkavállalónak van egy feladatkör, amelyet a munkaszerződés és a munkaköri leírás tükröz. És ezeket el is kell végeznie. Még akkor is probléma, ha a munkavállalót nem a személyes ügyei, hanem egy kolléga segítésének igénye vonja el a munkájától.

Az üzleti vezetőknek nincs lehetőségük minden alkalmazott számítógépébe betekinteni, így lehetséges, hogy soha nem fogják megtudni, hogy például a vállalat értékesítési vezetője a szükségesnél gyakrabban használja a Word programot (üzleti ajánlatok írására, és lényegében a marketingosztály munkáját végzi), vagy sokat konzultál az ügyfelekkel a termék technikai képességeiről (ami a műszaki támogatás feladata), annak ellenére, hogy az értékesítési vezető egyetlen feladata az értékesítés.

A "mindenes" egyszerre sok mindent csinál, de vagy egyiket sem viszi véghez, vagy mindegyiket egyformán rosszul csinálja, mert egyik feladatról a másikra ugrál, és állandóan elvonja a figyelmét. Még akkor is, ha mindig erősen leterheltek és állandóan valamivel elfoglaltak, lehetetlen a hozzájárulásukat a termék költségeibe belemérni. És ez elég ok arra, hogy elbocsássák az ilyen alkalmazottat.