Munkavállalói megfigyelés vagy megfigyelés?

Az időgazdálkodás nagyon fontos része a munkafolyamatok szervezésének minden vállalatnál. Ha azonban egyes vezetők hajlamosak szemet hunyni egyes alkalmazottak szabadsága felett, mások a teljes ellenőrzés módszerét alkalmazzák. De hogy melyik megközelítés a produktívabb és nem megy túl messzire, megtudhatja ebből a cikkből.

Kinek a szabadságjogok megbocsáthatatlanok?

A szakértők szerint minden vállalatnál háromféle munkavállaló létezik. Ezek a jól teljesítő szakemberek, az átlagos alkalmazottak, akik "rendben" végzik a feladataikat, és azok, akik nem tudják teljesíteni a terveket, és rendszeresen megsértik a fegyelmet. És minden egyes ilyen alkalmazottal szemben a vezetőknek más-más megközelítést kell alkalmaznia. "Nyilvánvaló, hogy a ritka esetek felett szemet lehet hunyni, ha az értékes szakmai alkalmazottak késnek" - mondja Sara Ramos üzleti professzor -, "a második kategóriát illetően nyomon kell követni minden késést, meg kell találni az okát, és attól függően, hogy mennyire releváns az ok, megfelelő döntést kell hozni. Ezekben az esetekben lehetséges a megrovás.

Ha a munkavállaló ismételten késik, és ennek oka jelentéktelen, a megrovás arra ösztönözheti a munkavállalót, hogy korrigálja viselkedését és javítsa a munka minőségét. E tények figyelmen kívül hagyása éppen ellenkezőleg, további hanyagságra és a későbbi késésre ösztönöz. Ha a késés oka megalapozott, a munkavállalónak elnézést lehet adni". A következetes fegyelemsértőkkel szemben más taktikát kell alkalmaznia. Ebben az esetben megrovás szükséges, de visszajelzéssel. "A fegyelemsértések megengedett száma minden vállalatnál más és más, ezeket az Üzleti magatartási kódexnek és a vállalati normáknak kell szabályozniuk" - mondja Sara Ramos - "Minél több egyéni értelmezés van ezzel a kérdéssel kapcsolatban, annál inkább provokálja a hanyag munkavállalókat".

A szakértők megjegyzik, hogy nem az a lényeg, hogy a munkavállaló mennyi időt késik, hanem a késés rendszeressége. Ez az, ami végső soron a termelékenység csökkenéséhez vezet. "A késés lehet rendszeres vagy ritka kivétel a munkavállaló viselkedésében" - mondja Jesse Allen blogger - "A büntetés érte akkor helyénvaló, ha a munkavállaló ismételten megteszi, és nem tett semmilyen intézkedést a késés okainak kiküszöbölésére. Néha azonban ajánlatos segíteni a munkavállalót, hogy kiderítse az okokat, és segítsen neki javítani a pontosságon"."

Az ellenőrzés módszerei

A késések mellett a termelékenységet jelentősen csökkentheti, ha a munkavállalók munkaidőben személyes ügyeket hoznak fel. Mint arra a vezetők rámutattak, a "leleményesebb" alkalmazottak akár saját vállalkozásba is kezdhetnek, és elvehetik a vállalat erőforrásait, például ellophatják az ügyfeleket. "Bármely alkalmazott tevékenysége lehet produktív és nem produktív is" - mondja Christopher Hughes, a CleverControl projektvezetője - "Ha az SMM-marketingvezető a Facebookon tölti az idejét, akkor a vállalat fejlődéséért dolgozik. Ha pedig ugyanezt egy programozó teszi, az személyes ügy. Ugyanígy az álláskereső weboldalak, ha egy HR-menedzser látogatja őket, a cég problémáinak megoldását szolgáló eszközzé válnak, de ha egy eladó látogatja őket, akkor a munkavállaló távozási szándékának jelévé válnak"." Így minden szakmának megvan a maga listája a produktív és nem produktív programokról és weboldalakról.

Az alkalmazottak megfigyelésére a vezetők speciális rendszereket használhatnak a beosztottjaikról szóló információk gyűjtésére. Ez a módszer különösen fontos az IT és SMM alkalmazottak számára. "Az SMM-menedzser munkájának sajátossága, hogy az egyes lépések eredményét jó előre nyomon lehet követni" - mondja Jesse Allen - "még csak el sem kell zavarni a munkavállalót, mert a statisztika nyitott és folyamatosan frissül. Világos, hogy mikor a legaktívabb, valamint mikor a leginaktívabb. Ráadásul az eredmény jól látható, ami lehetővé teszi a kiigazításokat". Maga a megfigyelés láthatatlan a munkavállaló számára, így nem tudja megmondani, hogy pontosan mikor történt az ellenőrzés, és feltételezi, hogy az állandó. Ez arra motivál, hogy mindig hatékonyan dolgozzon.

"Az ügyfeleinkkel folytatott megbeszélések során egyfajta küszöbértéket határoztunk meg - a munkaidő 80%-át a munkafeladatokkal kell tölteni" - mondja Christopher Hughes - "a fennmaradó időt szünetekkel, személyes ügyekkel és szabadidővel lehet tölteni. Egyébként arra kell ösztönözni a munkavállalókat, hogy ne a számítógép előtt pihenjenek. A legjobb, ha kimennek a szabadba, és friss levegőt szívnak".

Zsarnokság vagy optimalizálás?

Annak érdekében, hogy ne menjünk túl messzire a munkavállalói ellenőrzésben, és ne tekintsük a végrehajtó zsarnoknak, a szakértők azt javasolják, hogy a nyomon követési rendszereket csak az üzleti folyamatok optimalizálására használjuk, de ne a munkavállalók megbüntetésére vagy vádolására. "Ha egy alkalmazott túl sok időt tölt szórakoztató weboldalakon, akkor adjunk neki több munkafeladatot - mondja Jacob Rogers, a StarrCounter alapítója. - Ha egy alkalmazott mindig késik a munkából, soha nem marad sokáig az irodában, és nem teljesíti időben a kiadott feladatokat, akkor messze elmarad a kollégáktól, és nem érdemel bónuszokat. Ha pedig a hónap elején értesítik erről, akkor ez a munkavállaló valószínűleg igyekszik majd nem hibázni. Ezért annak érdekében, hogy ne menjünk túl messzire a nyomon követéssel, a rendszer bevezetésének szakaszában meg kell szabadítani a munkavállalókat minden félelemtől és félreértéstől, hogy világos szabályokat és célt állapítsunk meg a nyomon követés használatára vonatkozóan". Mindenesetre a vállalat által elfogadott munkavállalói megfigyelési normák nem okozhatnak tiltakozást a csapatban.

"A munkavállalónak a felvételi eljárás során kell megismernie, és így el kell fogadnia a szabályokat. Nincs termelékenység ellenőrzés nélkül, és ezt részletesen be kell állítani, hogy időt takarítsunk meg. A szabályszegésért járó büntetésnek elkerülhetetlennek kell lennie, valamint a jó teljesítményért járó jutalomnak" - mondja Jesse Allen.