Ohio-i vállalkozások: Hogyan vezessünk be alkalmazottfigyelő szoftvert jogi kockázatok nélkül

Manapság az alkalmazottak megfigyelő szoftvere sok vállalat eszköztárának gyakori eszköze. Segít megvédeni az érzékeny információkat, javítani a termelékenységet, nyomon követni a részvételt, kezelni a távoli csapatokat és számos egyéb feladatot végrehajtani.

Monitoring gyakorlataik során a vállalatok gyakran csak a nyomon követés módjára összpontosítanak. Milyen szoftvert válasszunk? Hogyan lehet integrálni a jelenlegi rendszerükbe? Milyen riasztásokat kell beállítani, és milyen gyakran kell ellenőrizni a termelékenységi statisztikákat? E törekvésük során ezek a cégek figyelmen kívül hagyják az ügy etikai és jogi oldalát: miért figyelik, és gyakorlataik megfelelnek-e a törvényeknek.

A jogi környezet minden országban, sőt államonként egyedi. Ma azt fogjuk megvizsgálni, hogyan valósíthatjuk meg az alkalmazottak megfigyelését Ohio államban oly módon, hogy az ne csak megfeleljen a törvénynek, hanem tiszteletben tartsa csapatát is.

Jogi nyilatkozat: Ez a cikk csak tájékoztató jellegű, és nem helyettesíti a jogi tanácsokat. Javasoljuk, hogy kérjen jogi tanácsot egy szakértőtől, mielőtt bevezetné a munkavállalói felügyeletet a vállalatában.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

Két szövetségi törvény képezi a munkahelyi törvényesség ellenőrzésének alapját.

Az elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény (ECPA) tiltja az alkalmazottak szóbeli, vezetékes és elektronikus kommunikációjának szándékos lehallgatását és megfigyelését. Van azonban két kivétel:

• A munkáltatók ellenőrizhetik az alkalmazottak vállalati tulajdonú eszközökön folytatott kommunikációját legitim üzleti célból, ha a megfigyelés rutinszerű, és az alkalmazottakat értesítik.

• A munkaadók figyelemmel kísérhetik az alkalmazottakat, ha megkapják a hozzájárulásukat, jellemzően aláírt megállapodások vagy szabályzatok révén, amelyeket a belépés és a foglalkoztatás során elismernek.

Ohio egy fél egyetértési állama. Ez azt jelenti, hogy legálisan rögzíthet egy beszélgetést mindaddig, amíg Ön az egyik résztvevő, vagy ha a beszélgetésben legalább az egyik fél hozzájárul a rögzítéshez. Nincs szükség a beszélgetésben részt vevő összes fél hozzájárulására.

A nemzeti munkaügyi kapcsolatokról szóló törvény (NLRA) védi a munkavállalók jogait a bérekről, a munkakörülményekről és a szakszervezetek létrehozásáról. A vállalatok nem használhatják a megfigyelést a védett csoportos megbeszélések kémkedésére vagy elrettentésére. Ha szoftvere megjelöli az alkalmazottakat, hogy együttműködnek a munkaügyi kérdésekben, akkor ingatag jogi alapon áll.

Az ohiói törvények konkrét, értelmes módon erősítik meg az alkalmazottak magánéletét. Íme a legfontosabb pontok:

Videó megfigyelés

A kamerák hasznosak lehetnek a biztonság szempontjából, különösen raktárakban, üzlethelyiségekben vagy más olyan területeken, ahol magas a lopás kockázata. A videokamerákat a következő helyeken telepítheti:

• Munkapadlók
• Bejáratok
• Parkolóhelyek
• Törőszobák (óvatosan!)

Az alkalmazottaknak azonban ésszerű elvárásaik vannak a magánélet védelmével kapcsolatban bizonyos területeken. Ezért nem helyezhet el kamerákat a következőkbe:

• mellékhelyiségek
• Öltözők
• Változó területek
• Magánirodák értesítés nélkül

Még a közös helyiségekben, például a pihenőhelyiségekben is célszerű látható táblákat kihelyezni, amelyek jelzik, hogy felügyelet működik. Ellenkező esetben az alkalmazottak azt állíthatják, hogy elvárták a magánélet védelmét – ezzel a magánélet megsértése miatti jogsértési követelés kockázatát jelentheti.

Hangfelvétel

Amint azt korábban említettük, a munkáltatók nem rögzíthetnek beszélgetéseket legalább az egyik fél beleegyezése nélkül (pl. a menedzser felvehet egy fegyelmi értekezletet a munkavállalóval vagy a munkavállaló telefonhívását az ügyféllel a munkavállaló beleegyezésével).

Digitális tevékenység

A vállalati eszközökön és hálózatokon az ohiói munkaadók széles körű jogokkal rendelkeznek. Az alkalmazottaknak általában nincs ésszerű elvárása a magánélet védelméről, amikor a következőket használják:

• Vállalati e-mail
• Munkahelyi laptopok vagy telefonok
• Belső üzenetküldő platformok

Ez azt jelenti, hogy ezeken az eszközökön a következőket figyelheti:

• Internetes böngészési előzmények
• E-mail tartalom
• Alkalmazáshasználat
• Bejelentkezési/kijelentkezési idők
• Fájl hozzáférés

E tevékenységek nyomon követésének azonban törvényes üzleti célt kell szolgálnia. Emellett tilos a munkavállaló személyes fiókjának vagy munkán kívüli tevékenységének figyelemmel kísérése.

Összefoglalva, az ohiói törvények értelmében megengedett a munkavállalók megfigyelése, de a munkáltatók tiszteletben tartják a munkavállalók adatvédelmi elvárásait. A vállalatok ne alkalmazzanak megfigyelést magánterületeken, és megfelelő hozzájárulást kérjenek a hangrögzítéshez.

Még akkor is, ha egy törvény nem írja elő kifejezetten a nyilvánosságra hozatalt, az alkalmazottak megfigyelésről való tájékoztatásának elmulasztása a magánélet megsértésére utalhat, különösen akkor, ha a megfigyelés titkosnak vagy túlzottnak tűnik.

A világos, megírt szabályzat nem csak jó gyakorlat, hanem az Ön jogi pajzsa. Egy szilárd irányelv többet tesz, mint egy megfelelőségi négyzet bejelölését. Azt:

• Világos elvárásokat fogalmaz meg

• Megszünteti a kétértelműséget az adatvédelemmel kapcsolatban

• Dokumentálja az alkalmazotti elismervényt

• Megvédi vállalkozását viták esetén

• Építi a méltányosság kultúráját

Az alkalmazottak felügyeleti szabályzatának egyértelműnek, könnyen érthetőnek és átfogónak kell lennie. Itt van mit fedezni:

A megfigyelés hatóköre

Egyértelműen jelezze, hogy minden vállalati tulajdonú eszköz, hálózat és rendszer felügyelet alatt áll. Tartalmazzon példákat: e-mailek, internethasználat, fájlátvitel, GPS-követés (ha van) és bejelentkezési tevékenység.

Mit követnek nyomon

Legyen konkrét. Naplózik a billentyűleütéseket? Figyeli a képernyő aktivitását? Követi a webhelylátogatásokat? Sorolja fel. A homályosság stresszt és feltételezéseket szül.

Üzleti cél

A szabályzatnak meg kell magyaráznia a megfigyelés okait. Például:

• Érzékeny ügyféladatok védelme
• A bennfentes fenyegetések megelőzése
• Az ipari előírások betartásának biztosítása
• A termelékenység értékelése
• Olyan alkalmazottak feltárása, akiknek további képzésre és támogatásra van szükségük
• Távoli csapat termelékenységének támogatása stb.

Ezek a magyarázatok segítenek az alkalmazottaknak enyhíteni a stresszt, és belátják, hogy a megfigyelés a támogatás, nem pedig a büntetés mértéke.

Nincs elvárás az adatvédelemre

Mondja ki egyértelműen, hogy a vállalati technológia használata nem garantálja a magánélet védelmét. Ha egy alkalmazott megtekint egy személyes e-mailt, vagy felkeres egy nem munkával kapcsolatos webhelyet, akkor ezt a tevékenységet is ellenőrizni lehet.

A monitorozás korlátai

Nyugtassa meg az alkalmazottakat azzal, hogy elmondja, mit nem fog megtenni, például:

• Beleegyezés nélkül nincs hangfelvétel
• A magánterületeken nincs kamera
• Nem lehet nyomon követni a személyes eszközöket vagy a szolgálaton kívüli viselkedést

Adatkezelés és hozzáférés

Az alkalmazottakat tájékoztatni kell arról, hogy ki férhet hozzá a monitoring adatokhoz (pl. HR, IT, közvetlen felettesek), és mennyi ideig őrzik meg azokat.

A szabályzatnak tartalmaznia kell azt is, hogy milyen biztonsági intézkedéseket tesznek az összegyűjtött adatokkal kapcsolatban, és milyen jogszerű célokra használják fel az információkat.

Elismerés és beleegyezés

Minden alkalmazottnak alá kell írnia egy űrlapot, amely megerősíti, hogy elolvasta, megértette és elfogadja a szabályzatot. Őrizze meg ezeket a nyilvántartásokat.

A felügyeleti szoftver bevezetését nem kell felügyeleti műveletnek éreznie. Megfelelő megközelítéssel átlátható, sőt pozitív változás is lehet.

Íme, hogyan kell helyesen csinálni:

1. lépés: Beszéljen egy munkajogászsal

Mielőtt szoftvert vásárolna vagy szabályzatot készítene, konzultáljon egy ohiói munkaügyi ügyvéddel. Segítenek eligazodni az állami jog árnyalataiban, különösen a hangrögzítéssel és az adatvédelmi elvárásokkal kapcsolatban. Ez a kis befektetés megakadályozhatja a költséges jogi csatákat az úton.

Step 2: Define Your "Why"

Milyen problémát próbálsz megoldani?

• Foglalkozik adatbiztonsági kockázatokkal?

• Egy távoli csapatban próbálja javítani a termelékenységet?

• Megfelelési követelménynek való megfelelés?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

3. lépés: Készítsen világos, emberközpontú irányelvet

Írja le szabályzatát egyszerű, érthető nyelven. Kerülje a törvényességet. Adjon meg valós példákat a félreértések elkerülése érdekében.

Ez a szabályzat nem egyszeri dokumentum. Frissítse vállalkozása, technológiája vagy a vonatkozó szabályozások fejlődésével.

4. lépés: Kommunikáció – Ne jelentse be

Ne dobd el a politikát, mint egy bombát. Tarts egy csapattalálkozót. Magyarázza el a változás okait! Válaszoljon kérdésekre. Hallgassa meg az aggodalmakat.

Ne irányításként, hanem egyértelműségként és védelemként fogalmazza meg a vállalat, az ügyfelek és az alkalmazottak számára.

Ezután minden alkalmazotttól kapjon írásos elismervényt.

5. lépés: Válasszon olyan szoftvert, amely tiszteletben tartja a határokat

Nem minden eszköz felel meg céljainak és jogi környezetének. Keressen olyan megfigyelő szoftvert, amely:

• Lehetővé teszi a figyelt tartalmak testreszabását

• Szerepalapú hozzáférés-vezérlést kínál

• Titkosítja az adatokat és támogatja a biztonságos megőrzést

• Lehetővé teszi az invazív funkciók (például képernyőrögzítés vagy billentyűleütés-naplózás) letiltását, hacsak nem feltétlenül szükséges

A legjobb választás nem mindig a legerősebb eszköz. Válassz olyat, amely összhangban van értékeivel és jogi kötelezettségeivel.

6. lépés: Alkalmazza az irányelvet méltányosan és következetesen

Az elfogultság a bizalom csendes gyilkosa. Ha csak bizonyos alkalmazottakat figyelnek meg, különösen, ha ezek az alkalmazottak egy védett tulajdonságon osztoznak, akkor fennáll a diszkriminációs követelések kockázata.

Következetesen, átláthatóan és csak törvényes üzleti okokból nyomon követni. Kerülje a mikromenedzsmentet.

Ha megérti Ohio jogi környezetét, átlátható az alkalmazottaival, és tisztességesen alkalmazza a felügyeletet, akkor olyan munkahelyet építhet, ahol az elszámoltathatóság és a bizalom kéz a kézben jár.

Mert a legjobb fajta megfigyelés nem az, ami figyeli, mit csinálnak az emberek, hanem az, ami segít nekik a legjobb munkájukban.