Alkalmazottak megfigyelése: Hogyan kerüljük el a jogi buktatókat?

Az utóbbi időben a technológia ugrásszerűen fejlődött. Manapság egyre többen aktívak a közösségi média platformokon. Ugyanakkor a jogi keret nem mozdult ugyanabban az ütemben, így hatalmas szakadék keletkezett, amely napról napra egyre szélesedik. Az olyan elektronikus eszközökhöz, mint a mobiltelefonok, a táblagépek és a laptopok, valamint az internet könnyű hozzáférhetősége azt eredményezte, hogy a hivatalos levelezés és a közösségi média között egyre kisebb a tér. Ez természetesen aggodalomra ad okot a munkáltatók számára, mivel attól tartanak, hogy a hivatalos adatok biztonsága veszélybe kerülhet.

Ezt a kockázatot a munkáltatóknak kezelniük kell. A probléma kezelésének egyik módja a határok kijelölése és olyan szabályok megfogalmazása, amelyeket a munkavállalóknak be kell tartaniuk. A munkáltatónak lehetősége van arra is, hogy nyomon kövesse az informatikai rendszerek alkalmazottai általi használatát. Vannak azonban bizonyos jogok, amelyekkel a munkavállalók rendelkeznek, és amelyekkel a munkáltatóknak tisztában kell lenniük. E jogok megsértése jogi következményekkel járhat a munkáltató számára.

Világosan el kell határolni, hogy mi a megfelelő és mi nem. A munkáltatónak világosan kell gondolkodnia erről a tényezőről. Azt is el kell döntenie, hogy a munkavállaló viselkedését ebben a kérdésben ellenőrizni kell-e vagy sem. Tisztában kell lennie azzal is, hogy hogyan kell eljárnia ebben a folyamatban. Számos módszer létezik ezeknek az ellenőrzéseknek az elvégzésére.

A munkáltatónak azt is mérlegelnie kell, hogy szükséges-e a munkavállaló teljes informatikai használatának nyomon követése vagy sem. Azt is mérlegelnie kell, hogy ez milyen következményekkel járhat a munkavállalóra nézve. A munkáltatónak meg kell vizsgálnia a kevésbé beavatkozó módszereket is, mielőtt bármilyen iránymutatást kialakítana ebben a kérdésben. Ezeket a pontokat a megbeszélések során dokumentálniuk kell.

Ha a szabályokat már megalkották, a munkáltató kötelessége, hogy azokat közölje a munkavállalókkal. Mindig jobb, ha a munkavállalók tudják, hogy mit kell tenniük, és mit nem. Ez a munkáltatónak is előnyére válik, mivel a munkavállaló később nem hivatkozhat arra, hogy nem ismeri a szabályokat. Ezt a szabályzati dokumentumot részletesen meg kell osztani a munkavállalókkal.

Ennek elmulasztása jogi bonyodalmakat okozhat a munkáltató számára. A munkavállalónak tudnia kell arról, hogy a munkavállaló megfigyelhető. Valójában át kell adni neki a szabályzat dokumentumának egy példányát, és képzésben is kell részesíteni.

Most, hogy a politika már érvényben van, a munkáltató felelőssége, hogy megtalálja a munkára alkalmas különleges embereket. A munkavállalóktól így összegyűjtött információkat a törvényi előírásoknak megfelelően kell tárolni. A munkáltatónak érdemes az ilyen speciális személyzet létszámát a lehető legalacsonyabb szinten tartani. Az ilyen alkalmazottak megfigyelési jogkörét is korlátozni kell, hogy elkerülhető legyen a jogellenes szimatolás.

A munkáltatóknak mindig szem előtt kell tartaniuk, hogy minden munkavállalónak joga van a magánéletéhez. Ma már megfigyelhető, hogy a munkavállalóknak megengedik, hogy saját eszközeiket magukkal hozzák a munkahelyükre. A munkáltatónak világos elképzeléssel kell rendelkeznie arról, hogy mi képezi a munkavállaló magánélethez való jogát, és mi nem. Biztosítania kell, hogy ez a jog semmilyen körülmények között ne sérüljön. Megfigyelték, hogy a bíróságok komolyan veszik az ilyen jogsértéseket. Nagyon vékony határvonal választja el, hogy mi az, amit magánjellegűnek kell tekinteni, és mi az, amit nem.

A munkáltatónak tudnia kell, hogyan kell e pontok között zsonglőrködnie, és szigorú, de hatékony és jogilag tökéletesen elfogadott ellenőrzési politikát kell kialakítania. A munkáltatónak meg kell győződnie arról, hogy a munkavállaló magánélete nem sérül, ugyanakkor gondoskodnia kell arról, hogy a hivatalos adatok biztonsága ne sérüljön. Ez egy nehéz egyensúlyozási feladat, amelyet meg kell oldani.

Az e-mailek a fő kommunikációs módok, amelyeken keresztül bizalmas adatok kiszivároghatnak. A munkáltatók részéről azonban nem lenne célszerű korlátozni az e-maileket. Problémát jelenthetne az is, hogy minden egyes e-mailes kommunikációt nyomon kell követni. Vannak bizonyos szabályozó szervek, amelyeknek a törvény rendelkezései szerint jogukban áll információt kérni. Ilyen körülmények között a munkáltató köteles megadni a kért információkat.

A munkáltatónak a politikák kialakítása során ügyelnie kell ezekre a rendelkezésekre. A munkáltatónak ügyelnie kell arra, hogy ez a bizonyos közzétételi záradék szerepeljen a biztosítási dokumentumban, ellenkező esetben ez jogsértésnek minősülhet.

A munkavállaló oktatása kiemelkedő fontosságú

Magától értetődik, hogy a felügyeleti politikákat meg kell határozni és be kell tartani. A munkavállaló felvilágosítása a politika következményeiről azonban kiemelkedő fontosságú kell, hogy legyen. A felügyeleti politikának kétségtelenül érvényben kell lennie, de azt csak az utolsó aduászként kell használni. Tökéletes koordinációnak kell lennie e politika és a szervezet egyéb politikái között. Valójában jobb, ha a felügyeleti politika záradékai magának a munkaszerződésnek a részét képezik.

A szabályzatokat a szervezet sikeres működése érdekében kell kialakítani és követni. A munkavállaló kötelessége gondoskodni arról, hogy ezeket a politikákat szigorúan betartsák. Ugyanakkor a munkáltatónak kötelessége biztosítani, hogy a munkavállaló jogai semmilyen körülmények között ne sérüljenek. A munkavállalónak is meg kell értenie, hogy bizonyos illemszabályokat be kell tartani, és semmi olyat nem szabad tennie, ami semmilyen körülmények között nem veszélyezteti a hivatalos adatok biztonságát. A szervezet egészének hatékony működéséhez tökéletes egyensúlyt kell fenntartani.