Delegáció: A feladatok 100%-ának elvégzése

Mi az a delegálás?

A delegálás az a folyamat, amelynek során a felettes által elvégzendő feladatokat a szükséges mérlegelési jogkörrel együtt egy beosztottra bízzák.

Igen, ez egy olyan vezetői intézkedés, amelyről sok vezető joggal hiszi, hogy a siker titka. Azok az emberek, akik tudják, hogyan kell delegálni, gyorsabban jutnak el az üzleti életben a csúcsra, és az alkalmazottaik is hatékonyabbak lesznek. Azokat a vezetőket, akik tudják, hogyan kell alkalmazni a delegálást, minden okuk megvan arra, hogy jó szervezőknek nevezzék őket: nem kérik a pozíciókat - őket kérik.

A delegálás olyan munkaszervezés, amelyben a vezető bizonyos feladatokat oszt szét a beosztottak között. Nevezhetjük másképp is: a delegálás az a folyamat, amikor a felettes által elvégzendő feladatokat a szükséges mérlegeléssel együtt egy beosztottra bízzuk.

Hogyan tanuljunk meg szívesen delegálni feladatokat, anélkül, hogy azt gondolnánk, hogy jobb, ha magunk csináljuk meg, mintha tízszer újra megcsinálnánk? Hiszen nem tudsz minden pénzt megkeresni, és nem tudsz minden feladatot elvégezni.

Milyen feladatokat delegáljunk?

3 olyan feladattípus van, amelyet szinte mindig át kell adnod másoknak:

  1. Rutin esetek. Véleményem szerint a hatékony üzletfejlesztés érdekében a menedzsereknek a projektek fő részeire kell összpontosítaniuk, anélkül, hogy belemennének a részletekbe. Az ellenőrzés pedáns megközelítése, a mindent ellenőrizni és mindent tudni akarás túlzott időveszteséghez vezet. Mindent nyomon követni lehetetlen. Egyetlen menedzser sem lesz képes egyedül elvégezni minden munkát.

  2. Konkrét munka. Mindig vannak olyan feladatok, amelyeket csak szakemberek tudnak jól elvégezni. Igen, hagyjuk, hogy a programozó programozzon, a műszaki ügyintéző irányítsa az új üzleti folyamatokat, az irodavezető pedig irányítsa a dokumentumok és e-mailek áramlását. Építse fel a munkafolyamatot úgy, hogy minden alkalmazott megértse és jól végezze a feladatokat, így nem kell irányítania őket.

  3. Olyan dolgok, amelyeket nem szeretsz. Igen, így van. Ha nem szereted azt, amit éppen csinálsz, két lehetőséged van: folytasd tovább, vagy delegáld egy olyan személynek, aki esetleg élvezni fogja. Ha pedig nem, akkor ajánlj fel ennek a személynek pénzt vagy valamilyen alternatívát a "te segítesz nekem - én segítek neked" elv mentén.

A delegálással kapcsolatos gyakori problémák

A küldöttség több részből áll: Delegáció = Megbízás + Felhatalmazás + Bizalom.

Talán olyan gondolatai voltak, mint: "Ha jól akarod elvégezni a munkát, csináld magad." vagy "Én vagyok az egyetlen, akire igazán rá lehet bízni ezt a munkát." vagy "Senki sem dolgozik nálam jobban." vagy "Én nélkülözhetetlen vagyok.".

Általánosságban azonban ezek klasszikus tévhitek, amelyeket rövid definíciókkal lehet kifejezni:

  • "Egománia" (nálam jobban senki sem tudja ezt a munkát elvégezni),

  • "Perverzitás" (könnyebb magam elvégezni a munkát, mint elmagyarázni másoknak, hogyan kell csinálni).

  • "Önbecsapás" (olyan régóta és olyan jól dolgozom, hogy nem hibázom),

  • "Félelem az alábecsüléstől" (ha valaki jobban elvégzi a munkát, mint én, akkor rosszul fogok kinézni),

  • "Egyszerűség" (minden munkát magam is el tudok végezni, nincs szükségem segítségre),

  • "Karakter" (a másokkal való együttműködés túl nehéz nekem).

A delegálás nem csak a sürgős és kellemetlen feladatok másokra hárítását vagy a kötelezettségek elutasítását jelenti. A kötelezettségek elhagyása nem jelenti azt, hogy a felelősséget is feladja. A felelősséget lehet delegálni, de nem lehet átruházni, mert az irányítás továbbra is az Öné.

Ahhoz, hogy megtudjuk, hogyan kell delegálni, vegyük az 5W1H vagy a Kipling-módszer nevű képletet. Egyik versében, a "Hat becsületes szolgálót tartok..." címűben 6 egyszerű kérdést vázolt fel: Mit, Mikor, Miért, Ki, Hol és Hogyan.

Hogyan delegáljunk az 5W1H technika segítségével?

Az 5W1H technika során új információk nyerhetők ki számos feltett kérdés megválaszolásával. A delegálás előtt minden kérdésre válaszolnia kell. Ezek a következők: Mit kell tenni? Miért fontos ez a feladat? Hol kell elvégezni? Mikor kell ezt a feladatot elvégezni? Ki a felelős az eredményért? Hogyan kell elvégezni?

Ahhoz, hogy megtudjuk, hogyan kell delegálni, vegyük az 5W1H vagy a Kipling-módszer nevű képletet. Egyik versében, a "Hat becsületes szolgálót tartok..." címűben 6 egyszerű kérdést vázolt fel: Mit, Mikor, Miért, Ki, Hol és Hogyan.

Leegyszerűsítve, három fő kérdésre kell válaszolnia, mielőtt delegál:

  1. Mi a célja ennek a feladatnak? A legfontosabb, hogy önnek, mint vezetőnek, egyértelműen meg kell határoznia egy célt, és meg kell határoznia egy konkrét végeredményt.

  2. Beszélje meg a feladatot a munkavállalóval, és derítse ki a hozzáállását. Hagyja, hogy a munkavállaló elmondja, hogyan látja a feladat végrehajtójának szerepét és a feladat megoldásának módját. Tapasztalataim alapján azt mondhatom, hogy a hatáskörök átruházása hatékonyabb lesz, ha a főnök-beosztott viszony helyett partneri viszonyról van szó.

  3. Miért Önnek vagy a bizalmi személynek kellene ezt megtennie? Nem minden alkalmazott tudja úgy elvégezni a feladatot, ahogyan Ön szeretné. Ezért azt tanácsolom, hogy fordítson különös figyelmet annak a személynek a kiválasztására, akire delegálni fogja. Először is figyelembe kell vennie a képzettségi és tapasztalati szintet. Fordítson figyelmet a munkavállaló munkaterhelésére. Ne feledje, hogy a túlzott feladatok elkerülhetetlenül csökkentik a munka minőségét. Végül pedig vegye figyelembe a munkavállaló személyes tulajdonságait. Mert csak az a munkavállaló végzi el jól a feladatot, aki akarja. A feladat nem szabad, hogy stressznek tegye ki a munkavállalót, különben a probléma nem lesz hatékonyan megoldva.

  4. Hogyan tudom megoldani a problémát? Jelölje meg a munkavállaló cselekvési szabadságának mértékét. Például a listán szereplő szigorú követelmények teljesítése lesz, vagy elegendő szabadság a munkavállaló cselekedeteiben és döntéseiben, vagy teljes szabadság, a lényeg az, hogy az eredménynek meg kell felelnie az Ön elvárásainak és követelményeinek.

Azt sem szabad elfelejtenie, hogy a munkavállalónak annyi hatáskört kell adnia, amennyi a feladat elvégzéséhez szükséges. Ha túl sokat adsz neki, akkor visszaélhet vele, ha pedig túl keveset, akkor lehet, hogy nem éri el a célt.

Így a delegálás egy egyszerű képlettel megvalósítható. Ne feledje, hogy minden sikeres vállalkozás alapja a megfelelő hatáskör-átruházás. Lehetsz zseni és fáradhatatlan munkamániás, de ha nem osztasz ki feladatokat a beosztottaknak, elveszíthetsz mindent, amiért olyan keményen dolgoztál. A delegálással időt nyer.