Delegáció: A feladatok 100%-ának elvégzése

A delegálás az a folyamat, amelynek során a felettes által elvégzendő feladatokat a szükséges mérlegelési jogkörrel együtt egy beosztottra bízzák.

Igen, ez egy olyan vezetői intézkedés, amelyről sok vezető joggal hiszi, hogy a siker titka. Azok az emberek, akik tudják, hogyan kell delegálni, gyorsabban jutnak el az üzleti életben a csúcsra, és az alkalmazottaik is hatékonyabbak lesznek. Azokat a vezetőket, akik tudják, hogyan kell alkalmazni a delegálást, minden okuk megvan arra, hogy jó szervezőknek nevezzék őket: nem kérik a pozíciókat - őket kérik.

A delegálás olyan munkaszervezés, amelyben a vezető bizonyos feladatokat oszt szét a beosztottak között. Nevezhetjük másképp is: a delegálás az a folyamat, amikor a felettes által elvégzendő feladatokat a szükséges mérlegeléssel együtt egy beosztottra bízzuk.

Hogyan tanuljunk meg szívesen delegálni feladatokat, anélkül, hogy azt gondolnánk, hogy jobb, ha magunk csináljuk meg, mintha tízszer újra megcsinálnánk? Hiszen nem tudsz minden pénzt megkeresni, és nem tudsz minden feladatot elvégezni.

3 olyan feladattípus van, amelyet szinte mindig át kell adnod másoknak:

1. Rutin esetek. Véleményem szerint a hatékony üzletfejlesztés érdekében a menedzsereknek a projektek fő részeire kell összpontosítaniuk, anélkül, hogy belemennének a részletekbe. Az ellenőrzés pedáns megközelítése, a mindent ellenőrizni és mindent tudni akarás túlzott időveszteséghez vezet. Mindent nyomon követni lehetetlen. Egyetlen menedzser sem lesz képes egyedül elvégezni minden munkát.

2. Konkrét munka. Mindig vannak olyan feladatok, amelyeket csak szakemberek tudnak jól elvégezni. Igen, hagyjuk, hogy a programozó programozzon, a műszaki ügyintéző irányítsa az új üzleti folyamatokat, az irodavezető pedig irányítsa a dokumentumok és e-mailek áramlását. Építse fel a munkafolyamatot úgy, hogy minden alkalmazott megértse és jól végezze a feladatokat, így nem kell irányítania őket.

3. Olyan dolgok, amelyeket nem szeretsz. Igen, így van. Ha nem szereted azt, amit éppen csinálsz, két lehetőséged van: folytasd tovább, vagy delegáld egy olyan személynek, aki esetleg élvezni fogja. Ha pedig nem, akkor ajánlj fel ennek a személynek pénzt vagy valamilyen alternatívát a "te segítesz nekem - én segítek neked" elv mentén.

A küldöttség több részből áll: Delegáció = Megbízás + Felhatalmazás + Bizalom.

Perhaps you have had thoughts like: “If you want to do the job well, do it yourself.” or “I am the only person who can really be trusted with doing this.” or “No one will work better than I do." or "I'm indispensable."

Általánosságban azonban ezek klasszikus tévhitek, amelyeket rövid definíciókkal lehet kifejezni:

• "Egomania" (no one can do this job better than I),

• "Perversity" (it is easier to do the job myself than explain how to do it to others)

• "Self-deception" (I have been working for so long and so well that I don't make mistakes),

• "Fear of underestimation" (if someone will do the job better than me, I'll look bad),

• "Simplicity" (I can do all the work myself, I don't need help),

• "Character" (working with others is too hard for me).

A delegálás nem csak a sürgős és kellemetlen feladatok másokra hárítását vagy a kötelezettségek elutasítását jelenti. A kötelezettségek elhagyása nem jelenti azt, hogy a felelősséget is feladja. A felelősséget lehet delegálni, de nem lehet átruházni, mert az irányítás továbbra is az Öné.

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Az 5W1H technika során új információk nyerhetők ki számos feltett kérdés megválaszolásával. A delegálás előtt minden kérdésre válaszolnia kell. Ezek a következők: Mit kell tenni? Miért fontos ez a feladat? Hol kell elvégezni? Mikor kell ezt a feladatot elvégezni? Ki a felelős az eredményért? Hogyan kell elvégezni?

To find out how to delegate let’s take the formula called 5W1H or the Kipling method. In one of his poems, "I Keep Six Honest Serving Men..." he outlined 6 simple questions: What, When, Why, Who, Where and How.

Leegyszerűsítve, három fő kérdésre kell válaszolnia, mielőtt delegál:

1. Mi a célja ennek a feladatnak? A legfontosabb, hogy önnek, mint vezetőnek, egyértelműen meg kell határoznia egy célt, és meg kell határoznia egy konkrét végeredményt.

2. Beszélje meg a feladatot a munkavállalóval, és derítse ki a hozzáállását. Hagyja, hogy a munkavállaló elmondja, hogyan látja a feladat végrehajtójának szerepét és a feladat megoldásának módját. Tapasztalataim alapján azt mondhatom, hogy a hatáskörök átruházása hatékonyabb lesz, ha a főnök-beosztott viszony helyett partneri viszonyról van szó.

3. Miért Önnek vagy a bizalmi személynek kellene ezt megtennie? Nem minden alkalmazott tudja úgy elvégezni a feladatot, ahogyan Ön szeretné. Ezért azt tanácsolom, hogy fordítson különös figyelmet annak a személynek a kiválasztására, akire delegálni fogja. Először is figyelembe kell vennie a képzettségi és tapasztalati szintet. Fordítson figyelmet a munkavállaló munkaterhelésére. Ne feledje, hogy a túlzott feladatok elkerülhetetlenül csökkentik a munka minőségét. Végül pedig vegye figyelembe a munkavállaló személyes tulajdonságait. Mert csak az a munkavállaló végzi el jól a feladatot, aki akarja. A feladat nem szabad, hogy stressznek tegye ki a munkavállalót, különben a probléma nem lesz hatékonyan megoldva.

4. Hogyan tudom megoldani a problémát? Jelölje meg a munkavállaló cselekvési szabadságának mértékét. Például a listán szereplő szigorú követelmények teljesítése lesz, vagy elegendő szabadság a munkavállaló cselekedeteiben és döntéseiben, vagy teljes szabadság, a lényeg az, hogy az eredménynek meg kell felelnie az Ön elvárásainak és követelményeinek.

Azt sem szabad elfelejtenie, hogy a munkavállalónak annyi hatáskört kell adnia, amennyi a feladat elvégzéséhez szükséges. Ha túl sokat adsz neki, akkor visszaélhet vele, ha pedig túl keveset, akkor lehet, hogy nem éri el a célt.

Így a delegálás egy egyszerű képlettel megvalósítható. Ne feledje, hogy minden sikeres vállalkozás alapja a megfelelő hatáskör-átruházás. Lehetsz zseni és fáradhatatlan munkamániás, de ha nem osztasz ki feladatokat a beosztottaknak, elveszíthetsz mindent, amiért olyan keményen dolgoztál. A delegálással időt nyer.