Colorado alkalmazotti felügyeleti szoftver: HR munkaterhelés csökkentése és távoli csapatok kezelése

A távmunka vagy a hibrid munkaszervezés számos rutinszerű HR-feladatot bonyolít. Hogyan kell nyomon követni a beilleszkedési folyamatot, ha az új alkalmazott egy másik városban dolgozik? Hogyan kell megerősíteni a jelenlétet, ha a csapat az egész államban szétszóródik? Hogyan kell jelentést összeállítani a vezetőség számára?

Egy másik probléma az inkonzisztencia. Az egyik iroda egy letisztult, megismételhető folyamatot követhet, míg egy másik kerülő megoldásokra támaszkodik. Az egyik vezető kiváló lehet a beilleszkedésben és az utógondozásban, míg egy másik feltételezi, hogy az új alkalmazottak majd megoldják a problémát. Egy távmunkában dolgozó alkalmazott nem feltétlenül jelent improduktívat, de a munkájukat nehezebb átlátni folyamatos ellenőrzések nélkül.

Végső soron a HR-esek feladata ezen hiányosságok pótlása. Nekik kell összegyűjteniük a frissítéseket, megoldaniuk a zavarodottságot, és értékelniük a különböző csapatok munkáját, ami távmunkában hosszabb időt vesz igénybe és bonyolultabb.

Egy jó alkalmazott-figyelő platform leveszi a terhet a HR válláról. Olyan térré válik, ahol a HR-szakemberek és a csapatvezetők láthatják, hogy mire megy el az egyes alkalmazottak ideje, milyen eszközöket használnak, és mi akadályozza a folyamatokat. Nyomon követhetik a munkafolyamatok változásait, és még azelőtt észrevehetik a teljesítménybeli problémákat, mielőtt azok komoly problémává válnának. Ahelyett, hogy anekdotikus visszajelzések alapján hasonlítanák össze az irodákat, a vezetőség ugyanazon adatok alapján összehasonlíthatja azokat.

De a monitoring nem helyettesíti a menedzsmentet. Csupán elegendő rálátást biztosít a HR-eseknek és a vezetőknek ahhoz, hogy kevesebb időt töltsenek az információgyűjtéssel, és több időt a cselekvéssel.

Távoli vagy hibrid csapatokat kezelő vállalatok számára, CleverControl könnyebben nyomon követheti a termelékenységi mintákat anélkül, hogy újabb manuális jelentési folyamatot kellene hozzáadnia. A platform a következőket teszi lehetővé:

• automatizálja a jelenlét és a munkaidő nyomon követését
• munkafolyamatok nyomon követése: mit csinál mindenki és milyen eszközöket használ
• összefoglaló jelentések készítése
• egységesítse az átláthatóságot az irodák és a munkafolyamatok között
• és még sok minden más.

A felvételi döntések gyakran hiányos információk alapján születnek. Egy csapat azt mondja, hogy túlterhelt, egy vezető azt mondja, hogy szükségük van egy másik személyre, és a HR megteszi a szükséges lépéseket a pozíció betöltésére.

A valóságban ez nem mindig személyzeti probléma – gyakran hibás munkafolyamatról, duplikált munkáról, rossz betanításról vagy az irodák közötti nem hatékony folyamatokról van szó. Egy új alkalmazott bevezetése valójában megsokszorozza a problémát, nem pedig megoldja.

Ha a csapat valóban alulképzett, a feladat pontosan a megfelelő jelölt felvétele. Ha látjuk, hogyan dolgoznak a kiemelkedő teljesítményűek hasonló pozíciókban, milyen eszközökre támaszkodnak, és hol halmozódnak fel a feladatok, az segít jobb munkaköri leírások létrehozásában. Emellett segít a szűrési kritériumok és a toborzók közötti átadás javításában is.

A coloradói munkaadók számára, akik a tehetségekért versengenek, ez fontos. Mivel az amerikai munkaerőpiacon még mindig több millió nyitott pozíció van, a munkaadóknak körültekintően és jól kell betanítaniuk a munkaerőt, nem csak gyorsan kell felvenniük.

A bevezetés az egyik legnyilvánvalóbb terület, ahol az alkalmazottak monitorozására szolgáló szoftverek csökkenthetik a HR munkaterhelését.

Amikor a beilleszkedés több irodában vagy távoli helyszíneken történik, általában először a következetesség sérül. Az új alkalmazottak ugyanazt az ellenőrzőlistát kaphatják papíron, de a valós tapasztalataik nagyon eltérőek lehetnek. Az egyik ember végigvezeti magát a szükséges eszközökön. Egy másik egy hetet tölt azzal, hogy alkalmazások között váltogat, hozzáférésre vár, és megpróbál nem elveszettnek tűnni a Zoom-on.

A monitorozó szoftverek segítenek a HR-nek sokkal korábban észrevenni ezt a különbséget.

Ha egy új alkalmazott nem használja a szükséges rendszereket, a HR észreveheti. Ha a képzési anyagokat kiosztják, de soha nem nyitják meg, az láthatóvá válik. Ha egy új alkalmazott folyamatosan tétlen, ugrál az alkalmazások között, vagy túl sok időt tölt a rossz eszközökkel, az annak a jele lehet, hogy támogatásra van szüksége, nem pedig kritikára.

A bevezetés sikerességének mérhető üzleti hatása van, ezért fontos a problémák korai felismerése. Az SHRM azt javasolja, hogy a bevezetést olyan mérőszámokkal kövessék nyomon, mint a termelékenység eléréséhez szükséges idő, a fluktuáció és a megtartás, a teljesítmény, valamint az új alkalmazottak visszajelzése. Az SHRM azt is megjegyzi, hogy az erős bevezetés a hosszú távú termelékenység és lojalitás alapjait teremti meg.

Gyakorlatilag ez azt jelenti, hogy a HR a beilleszkedést nem egyszeri papírmunkaként kezelheti, hanem megfigyelhető folyamatként. Ez különösen értékes, amikor a csapatok szétszórtak, és a vezetők nem mindig látják, mikor küzd csendben egy új alkalmazott.

Nem a távmunka a probléma, hanem a rossz látási viszonyok.

Láthatóság nélkül sok vezető két rossz lehetőséget választ: vagy mikromenedzselést alkalmaz, vagy szinte teljesen közömbösen viselkedik, amíg valami rosszul nem sül el. Egyik sem működik jól.

Az alkalmazottak monitorozó szoftverei köztes megoldást kínálnak. A vezetők láthatják a munkaterhelés eloszlását, a termelékenységi mintákat és a folyamatok szűk keresztmetszeteit anélkül, hogy végtelen számú állapotfelmérést ütemeznének. A tényleges viselkedés alapján, nem pedig megérzések alapján adhatnak tanácsot. Igazságosabban összehasonlíthatják a csapatok teljesítményét az irodák között. A túlterhelés jeleit is észrevehetik, mielőtt a kiégés vagy az elmulasztott határidők nyilvánvalóvá válnának.

Ez az egyik legpraktikusabb ok, amiért a coloradói munkaadók a távoli csapatok számára monitorozó szoftvereket keresnek. A cél nem az, hogy minden kattintást figyeljenek. A cél az, hogy kevesebb vakfolttal működjenek.

Az alkalmazottak megfigyelésének bevezetése bonyolultabb, mint a szoftver telepítése a csapat számítógépeire. Ott van még a jogi kontextus is, amelyet a coloradói munkáltatóknak is meg kell érteniük.

Szövetségi szinten a Elektronikus hírközlési adatvédelmi törvény védi a vezetékes, szóbeli és elektronikus kommunikációt. A munkahelyi környezetben a munkáltatóknak gyakran nagyobb mozgásterük van a vállalati rendszereken folytatott kommunikáció ellenőrzésére jogos üzleti okokból, de ez nem teremt korlátlan hatáskört.

Azonban a NLRB figyelmeztetett, hogy a tolakodó elektronikus megfigyelés sértheti a munkavállalók 7. szakasz szerinti jogait, beleértve a bérek és a munkahelyi körülmények megvitatásához vagy más védett, összehangolt tevékenységben való részvételhez való jogukat.

Colorado hozzátesz néhány pontot, amit a munkaadóknak tudniuk kell. Először is, Colorado általában egyoldalú beleegyezésű állam a beszélgetések rögzítésére, ami kevésbé korlátozó, mint a minden fél beleegyezését igénylő államok, bár a munkaadóknak továbbra sem szabad feltételezniük, hogy minden felvételi gyakorlat kockázatmentes.

Másodszor, a coloradói alkalmazottak a magánszektorban joguk van legalább évente kérésre ellenőrizzék és másolatot kapjanak a személyi anyagaikról, a korábbi alkalmazottak pedig a munkaviszony megszüntetése után egyszer jogosultak ellenőrzésre. Ez különösen fontossá teszi a következetes dokumentációt és nyilvántartást.

Ez a szakasz nem helyettesíti a jogi tanácsadást, de elmagyarázza, miért kell a munkaadóknak körültekintően eljárniuk a nyomon követési szabályzatok, az alkalmazottak értesítései és az általuk használt nyomkövető eszközök üzleti céljainak nyomon követésekor.

A jogi kontextus mellett van egy etikai is. Ha tudni szeretné, hogyan teheti a monitoringot nemcsak jogilag megfelelővé, hanem etikussá is, tekintse meg a következőt: ez a cikk.

Nem minden monitorozó eszköz egyformán hasznos a HR számára, különösen a távoli vagy elosztott csapatokkal rendelkező vállalatoknál. A legjobb megoldásnak a következőket kell tartalmaznia:

• a láthatóságot az egyszerűséggel ötvözi
• lehetővé teszi a minták gyors felismerését
• lehetővé teszi a csapatok összehasonlítását anélkül, hogy kézzel kellene jelentéseket készíteni
• az adatoknak és jelentéseknek speciális képzés nélkül is érthetőnek kell lenniük.

Hasznos funkciók, amelyeket érdemes keresni egy alkalmazottfigyelő szoftverben:

• központosított irányítópultok
• jelenlét-figyelés
• munkaidő-követés
• alkalmazáshasználati és tevékenységi információk

A coloradói vállalatok számára az alkalmazottak monitorozására szolgáló szoftverek nem csupán a felügyeletről szólnak. Legjobb esetben a HR hatékonyabbá tételének, a csapatvezetés pedig következetesebbé tételének módja.

Egy olyan platform, mint a CleverControl, átgondoltan használva segíthet a HR-nek kevesebb időt tölteni az információgyűjtéssel, és több időt az alkalmazotti élmény javításával, a vezetők támogatásával és a jól együttműködő, elosztott csapatok felépítésével.

Nézze meg, hogyan segít a CleverControl a HR-csapatoknak és a vezetőknek a munkafolyamatok nyomon követésében, a betanulás egyszerűsítésében és a távoli alkalmazottak több irodában történő kezelésében.