Az időlopás, az elszámoltathatóság hiánya, a nem hatékony munkamódszerek és a lustább kollégák kompenzálása csak néhány a modern munkahelyeket sújtó termelékenységi problémák közül. De mi lenne, ha valós idejű betekintést kaphatna a dolgozók tevékenységébe, időben azonosíthatná vagy akár meg is előzhetné ezeket a problémákat, és növelhetné csapata termelékenységét? Ebben a CleverControl esettanulmányban azt vizsgáljuk meg, hogy egy technológiai vállalat hogyan küzdött meg ezekkel a kihívásokkal, és hogyan növelte a termelékenységet a munkavállalói megfigyelő szoftver segítségével.

A kihívás

Ügyfelünk egy gyorsan növekvő, közepes méretű szoftverfejlesztő vállalat, 47 alkalmazottal. A vállalat egyedi szoftvermegoldások, többek között mobilalkalmazások, belső vállalati platformok és CRM-rendszerek létrehozására specializálódott kis- és középvállalkozások számára. A vállalat kis startupként indult, és eleinte a közvetlen láthatóságra támaszkodott, mint a jelenlét és a teljesítménymenedzsment fő módszerére. Ahogy nőtt a létszám, a szervezet vezetője nem tudta közvetlenül ellenőrizni az összes alkalmazottat és folyamatot.

A vállalatnak kihívást jelentett a munkaidő nyomon követése, a termelékenység mérése és a projektek átláthatósága. A hagyományos munkaidő-nyilvántartási módszerek megbízhatatlanok voltak. Az alkalmazottak gyakran elfelejtették időben kitölteni a munkaidő-nyilvántartásokat, és ennek következtében pontatlan, hozzávetőleges adatokat szolgáltattak. Sőt, a vezető még több esetben is időlopást fedezett fel.

A munkafolyamatok megfigyelése a felügyelet és a rendszeres csapat- és egyéni megbeszélések révén időigényes, szubjektív és pontatlan volt. A megbízható adatok hiánya akadályozta a pontos projektbecsléseket, és kihívást jelentett az időigényes feladatok azonosítása.

A csapat nem tartotta be a határidőket: a projektek mintegy 15%-a túllépte az eredeti határidőt, ami elégedetlenkedett az ügyfelekkel és ártott a vállalat hírnevének. Nehéz volt meghatározni a kudarcok valódi okait: a rossz irányítás, a nem hatékony folyamatok vagy a személyes termékenység hiánya. Minden alkalmazott más-más szemszögből látta a problémát.

Emellett a vezetőnek nem volt módja arra, hogy közvetlenül ellenőrizze a 12 távoli csapattagot, és nem hagyatkozhatott kizárólag az ő jelentéseikre. Nagyobb valós idejű átláthatóságot akart, hogy a helyszínen azonosítani tudja a problémákat, és időben visszajelzést tudjon adni.

Végül a vezető kereste a módját annak, hogy kevesebb időt töltsön a termelékenység ellenőrzésével, és objektívebb eredményeket kapjon.

A megoldás

E kihívások megoldására a vállalat úgy döntött, hogy kipróbálja a munkavállalói felügyeleti szoftvert, és a CleverControlt választotta. A CleverControl automatikusan nyomon követte a munkanap kezdetét és végét, ami lehetővé tette a vállalat számára, hogy teljesen megszüntesse a munkaidő-nyilvántartást. A megfigyelési jelentések a nap folyamán aktív és inaktív időszakokat is tartalmaztak, ami felfedhette a megrögzött lógósokat.

A CleverControl Live Viewing funkciója biztosította a vállalat vezetője számára a kívánt valós idejű láthatóságot. A vezető bármelyik alkalmazott képernyőjét megtekinthette, és láthatta, hogy a munkanap során a munka milyen fázisban van.

A részletes tevékenységi jelentések és a leggyakrabban használt alkalmazásokra és webhelyekre vonatkozó statisztikák lehetővé tették annak elemzését, hogy az alkalmazottak ténylegesen mennyi időt töltöttek a munkafeladatokkal, és hogy mit lehetne javítani.

Az eredmény

Az első megfigyelési eredmények nem voltak meglepőek: a legtöbb csapattag magas szintű termelékenységet és elkötelezettséget mutatott. A termelékenység növekedését maga a monitoring okozta. Mivel a munkavállalók tudták, hogy minden tevékenységüket nyomon követik, kisebb valószínűséggel töltöttek időt nem produktív vagy nem munkával kapcsolatos tevékenységekkel.

Ahogy a munkavállalók hozzászoktak a megfigyeléshez, fokozatosan visszatértek a megszokott munkarendjükhöz. Ezeknek a mintáknak a megfigyelése sokkal érdekesebb eredményeket hozott. Így például a CleverControl segítségével a vezető számos hatékonysági hiányosságot tárt fel:

  • Az egyik szoftverfejlesztő órákat töltött azzal, hogy minden apró feladatot aprólékosan dokumentáljon, és túlzott mennyiségű jelentést készítsen. Bár a dokumentálás létfontosságú a szoftverfejlesztésben, az alkalmazott olyannyira aprólékosan irányította magát, hogy az már akadályozta a tényleges előrehaladást.

  • Az egyik vezető számos megbeszélést ütemezett be minden apró problémával kapcsolatban. Bár az volt a célja, hogy a csapatot naprakészen tartsa, e gyakori megbeszélések többsége nem volt produktív, időigényes volt, és a többi csapattag számára tönkretette a napi munkafolyamatot. A jelentések szerint 15%-kal nőtt az inaktív idő, a személyes böngészés és a kevésbé produktív tevékenységek száma azokon a napokon, amikor a csapattagoknak több ilyen megbeszélésen kellett részt venniük.

A monitoring segített a vállalatnak abban is, hogy kiderítse egyes alkalmazottak szokásos termelékenységének okait:

  • Az egyik informatikai szakembert megszokott lógósnak tartották, amíg a menedzser nem elemezte a tevékenységi jelentését. Kiderült, hogy a munkavállaló a munkanapja jelentős részét azzal töltötte, hogy segített a kollégáinak, vagy elvégezte az általuk delegált feladatokat. Természetesen lemaradt a határidőkről, és nem tudott megfelelően a közvetlen feladataira koncentrálni.

  • A CleverControl mesterséges intelligencia-pontszámítással azonosított néhány távoli alkalmazottat, akik minimális munkával kapcsolatos tevékenységet végeztek, és sok időt töltöttek személyes böngészéssel.

  • The PR manager turned out to be a true "social butterfly." His use of messengers reached almost 40% of the workday. He frequently interrupted colleagues' work with lengthy and irrelevant conversations or messages, making it difficult for them to concentrate and complete their tasks.

Ezen és néhány más hatékonysági hiányosság azonosítása lehetővé tette a vállalat számára, hogy a kiküszöbölésükre és a termelékenység növelésére törekedjen. A pontos időkövetés és a valós idejű nyomon követés révén a vezetők pontosabban tudták felmérni a projektek határidejét, ami azt eredményezte, hogy több projektet és feladatot tudtak időben teljesíteni. Emellett egyes erőforrásokat és alkalmazottakat átcsoportosíthattak, biztosítva, hogy a megfelelő emberek a megfelelő időben a megfelelő feladatokon dolgozzanak.

A vállalat úgy döntött, hogy kihasználja az önellenőrzési funkciót. Az alkalmazottak hozzáférhettek a tevékenységi jelentéseikhez és elemezhették azokat, ami növelte az elszámoltathatóságukat és 7%-kal növelte az elkötelezettségüket.

Az ellenőrzés eredményeként a projekt időben történő teljesítése a végrehajtás első hat hónapjában elérte a 96%-ot. A vezetőség csökkentette a felesleges megbeszéléseket, így csak heti és havi ellenőrző megbeszélések maradtak.

Általánosságban elmondható, hogy a vállalat a bevezetés óta eltelt hat hónap alatt 11%-os termelékenységnövekedést tapasztalt.

Befejezés

Employee monitoring helped the company transform its approach to work management. "Before CleverControl, we were flying blind," says the head of the company, "We relied heavily on gut feelings and subjective assessments. With monitoring reports and activity stats, we see a clearer picture now and can make informed decisions."

Ez a CleverControl esettanulmány bemutatja, hogy a szoftver segített a vállalatnak javítani a munkafolyamatokat, valamint elősegíteni az átláthatóság és az elszámoltathatóság kultúráját.

Szeretne többet megtudni a CleverControlról? Látogasson el a termékoldal vagy lépjen kapcsolatba velünk.