A munkafolyamatok javítása egy növekvő csapatban

Ma Daniellel, egy amerikai ingatlanügynökség egyik vezetőjével beszélgetünk. Az irodája egy alkalmazott-ellenőrző rendszert kívánt bevezetni, hogy értékelni tudja a növekvő személyzet munkáját. "Nem tapasztaltunk komoly fegyelmi vagy termelékenységi problémákat, amikor még kis csapatunk volt" - mondja Daniel, az egyik vezető. "De ahogy nőtt a csapatunk, egyre nehezebbé vált minden egyes alkalmazott bevonásának biztosítása. Olyan hatékony eszközt kerestünk, amellyel a jövőben megelőzhetjük az esetleges fegyelmi problémákat."

A vállalat egy három hónapos tervet választott, hogy tesztelje, hogyan illeszkedik a munkakörnyezetébe. A megfigyelőrendszer eleinte aggodalmat keltett az alkalmazottak körében, de a vezető bemutatta nekik a lényeget. "Elmagyaráztuk, hogy a CleverControl azért van, hogy javítsa az irodai légkört, nem pedig azért, hogy kémkedjen vagy felesleges feszültséget keltsen" - mondja Daniel. "Például megkímélné őket az olyan bosszantó feladatoktól, mint a be- és kijelentkezés és a munkaidő nyomon követése." A felügyelet segített a munkaterhelés igazságos elosztásában is. A tapasztaltabb alkalmazottak közül néhányan elégedetlenek voltak azzal, hogy új, nem elég tapasztalt kollégáiknak kellett munkát végezniük. A CleverControl által gyűjtött munkacsevegések naplóit elemezve a vezetőség megtalálta a fő szűk keresztmetszeteket, amelyekkel az új alkalmazottaknak szembe kellett nézniük. Ez lehetővé tette számukra, hogy az új alkalmazottak bevezető programját úgy igazítsák ki, hogy ezeket a szűk keresztmetszeteket még a kialakulásuk előtt megoldják.

A legnagyobb kihívást azonban az irodán kívüli ügynökök megfigyelése jelentette, például amikor az ügyfeleknek lakásokat mutattak. Bár a CleverControl még nem kínál sok funkciót a terepen dolgozók megfigyelésére, néhány meglévő lehetőség, például a MacOS számítógépek geolokációja, jól jött. Ennek köszönhetően a menedzser megtudta, hogy az egyik ügynöknek az a szokása, hogy az ügyféllel való találkozás után 1-1,5 órát töltött egy kávézóban tétlenül internetezve. Az ügynök mindig azt mondta a menedzsernek, hogy ennyi időt azzal töltött, hogy megmutatta a házat az ügyfeleknek.

A CleverControl három hónapos használata megmutatta, hogy vannak olyan területek, amelyeken javítani lehet" - mondja Daniel. "Meghosszabbítjuk a licencünket, és meglátjuk, hogyan működnek ezek a fejlesztések.

• Felhasználói tevékenység nyomon követése

  Ez a funkció automatikusan nyomon követi a munka és az aktív idő kezdetét és végét. Megkíméli a munkavállalókat a be- és kijelentkezéstől és a kézi időnyilvántartástól.
• IM monitoring

  A munkacsevegések értékes információforrásként szolgálhatnak az irodai munkafolyamatokról, különösen arról, hogy a munkavállalók milyen nehézségekkel szembesülnek.
• Geolokáció

  A vezető láthatja az eszköz helyét a felügyeleti műszerfalon, és biztosíthatja, hogy a terepmunkás a kijelölt úton maradjon.