As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
A célok kitűzése
HR-menedzserként számomra az lett volna a legegyszerűbb, ha magam fejlesztek ki egy értékelési rendszert. De akkor egyrészt kihagyhatnék néhány fontos részletet a különböző részlegek munkafolyamataiból, másrészt pedig szembesülhetnék a kollégák ellenállásával az új értékelési eszközzel szemben, ha nem vonnám be őket a fejlesztési folyamatba. Ezért először is azt javasoltam a többi osztályon dolgozó kollégáimnak, hogy jöjjenek össze, és hozzanak létre egy munkacsoportot az új teljesítményértékelési rendszer kidolgozására.
Megbeszéltük azokat a célokat, amelyeket mindannyian el akartunk érni: milyen helyet szeretnénk elfoglalni a piacon, milyen szintű minőséget és ügyfélszolgálatot szeretnénk nyújtani, milyen kapcsolatokat szeretnénk a vállalatunkban látni, és így tovább. Ezeket az átfogó célokat kisebb célokra bontottuk az egyes vezetők és alkalmazottak számára. Itt olyan mutatókat használhattunk, mint a termelési ráta, a költségek, az értékesítés és az ügyfelek elégedettsége. Esetünkben például az értékesítési osztály vezetőjének értékelési szempontjai az értékesítési terv végrehajtása, az osztályon belüli forgalom, a csapatfejlesztés és az ügyfélelégedettség aránya voltak.
Értékelési skála
Each indicator must be evaluated somehow. We chose a five-point rating scale for each indicator: Well Above Expectations – Above Expectations – As Expected – Below Expectations – Well Below Expectations. It is undesirable to use five-point scales such as numbers from zero to four or letters from A to F. Culturally they are associated with the school marks and prevent objective approach to the assessment because any mark that is less than "3" or "B" will seem to be a bad result. For each mark, we have appointed the corresponding indicator scale. For example, the implementation of sales plan of less than 60% was evaluated as "Well Below Expectations", 61-80% - "Below Expectations", 81-100% - "As Expected" 101-120% - "Above Expectations", and more than 120% - "Well Above Expectations." The same went for every other indicator.
Az igazság pillanata
Az alkalmazottak hatékonyságának értékelését úgy döntöttünk, hogy évente egyszer végezzük el. Az első alkalommal teszt jelleggel végeztük el, és figyelmeztettük, hogy nem fogunk negatív döntést hozni. Így próbáltuk csökkenteni az új eseménnyel kapcsolatos szorongást, és azt is ellenőrizni, hogy a választott kritériumok helyesek voltak-e. Az egész esemény csúcspontja a munkavállalóval való megbeszélés, ahol megbeszéljük a munkája eredményeit. Ez befolyásolja a hangulatot a következő néhány hónap munkájára, és ennek pozitívnak kell maradnia.
Az első értékelő teszt után a vezetői csapatunk egyetértett abban, hogy ez egy nagyon hasznos gyakorlat volt az egész csapat számára. Természetesen voltak dolgok, amelyeket meg kellett változtatni, de úgy döntöttünk, hogy megtartjuk az alapelveket. Így számos ajánlást határoztunk meg annak érdekében, hogy az értékelés még inkább mindkét fél számára előnyös legyen:
Pozitív légkör. A pozitív hozzáállás elősegíti a nyitottabb kommunikációt, a nyílt kommunikáció pedig lehetővé teszi, hogy egy hullámhosszon legyünk az alkalmazottakkal, és új eredményekre ösztönzi őket.
Figyelj! Kezdje azzal, hogy megkérdezi a munkavállalót arról, hogyan értékeli saját munkáját. Hallgassa meg, és tegye meg észrevételeit.
Dicséret! Vegye észre, ha egy alkalmazott jól dolgozik. Egyes vezetők elfelejtik ezt megtenni, és természetesnek veszik a jó munkát. Ugyanakkor azzal, hogy észreveszed az alkalmazottak sikereit, pszichológiailag megerősíted a jó viselkedésüket. Mondja el a munkavállalónak, hogy erőfeszítései hogyan segítik Önt mint vezetőt az osztály céljainak, és a vállalat - általános céljainak elérésében.
Csodálatos jövő. Mondja el a munkavállalónak a kilátásait arról, hogy mi vár rá, ha elsajátítja a jelenleg fejletlen képességeit. Gyújtson lelkesedést a jövőre vonatkozó gondolatokkal!
Mi a teendő, ha nem tudtad elérni az összes célt?
Fejlesztés ostor helyett. Amikor a munkavállaló hibáiról beszélgetünk, szánjunk elég időt arra, hogy megbeszéljük a képességeinek fejlesztését. Derítse ki, hogy a munkavállaló miért nem érte el a kitűzött célokat. Ez segíteni fogja őt abban, hogy legközelebb elérje azokat. Beszéljék meg közösen a szükséges készségek fejlesztésének konkrét lépéseit.
“No” to making it personal. When estimating the areas in which the employee was not successful, always discuss specific examples when the employee was wrong, do not say "you cannot do it" or "you are not able to" or any other negative personality characteristics. Explain how his or her bad work affects the overall results.
A year after the first evaluation, I began to notice that during job interviews the managers often mentioned the assessment system as a confirmation of the principles of transparency and equity in the company. Two years later, the staff began to drop by the HR-department to find out the date of the next scheduled assessment, because they wanted to discuss their personal development with their superior as soon as possible. I felt that the assessment has become a natural process in our working lives. In addition, the term "chief’s pet" has disappeared from the vocabulary of our team, because now everybody has an equal chance of success during the productivity assessment.
Before you implement this kind of system in your company, enlist the support of your colleagues. Move from general to personal: the company's goal - the goal of a department - the goal of an employee - specific indicators. Praise, but also do not forget about the development. And help your employees become better!
