A sikerstratégia a nagy teljesítményű virtuális csapatok kialakításához

A nagyteljesítményű csapatok építéséről szóló beszéd folyamatosan fejlődik, de egyben állandóan jelen van. Ha valaha is találkozunk írásokkal, mondjuk a 2000-es évek elejéről vagy akár a 90-es évek végéről, észrevehetjük, hogy a szinergiára és a kollektív kiválóságra való törekvés szinte mindig központi szerepet játszik a szervezeti sikerről szóló diskurzusban. És ennek sok értelme van, még akkor is, ha az ökoszisztéma, amelyben jelenleg tartózkodik, kivételesen más.

Például egy klasszikus McKinsey Quarterly 1992-es cikke arra összpontosít, hogy a vízió szerves részét képezi a nagyteljesítmény gondolatának, és hogy ennek racionálisnak és érzelminek kell lennie - "izgatnia kell, le kell kötnie és meg kell ijesztenie". Ez a gondolat még mindig megállja a helyét, és ez a jövőben is így lesz minden területen.

Vagy ha átmegy Gallup's opinion piece 2009-től a konfliktuskezelés, a feladatok rangsorolása, az elkötelezettség, a sokszínűség és még sok más, a hatékony csapatmunka alapvető összetevői. Az biztos, hogy ezek a csapatépítési és vezetési elvek a magas teljesítmény bevezetéséhez időtállóak. Mind az interperszonális dinamikával, mind a közös munka gyakorlati szempontjaival foglalkoznak.

De miközben a nagyteljesítményű csapatok lényege és alapja továbbra is szuper releváns, az a tény, hogy a legtöbb csapat virtuálisan vagy hibrid felállásokban működik, olyan változókat és kihívásokat vezet be, amelyek a szó legszorosabb értelmében példa nélküliek. Az elmúlt néhány évben felkészültek rá, de még mindig - példátlanok.

Ez egy új munkamód, amely átgondoltságot, megfontoltságot, tervezést, időt, technológiát és magas szintű vezetési normákat igényel.

Kölcsönveszem a definíciót egy, tudományos cikk 2010-ből, mert kiváló, de néhány módosítással.

A virtuális csapatot "a földrajzilag, szervezetileg és/vagy időben szétszórtan dolgozó tudásmunkások kis, ideiglenes csoportjai jellemzik, akik munkájukat túlnyomórészt elektronikus információs és kommunikációs technológiák segítségével koordinálják [és végzik]".

Csakhogy a virtuális csapatok már nem "ideiglenes" vagy "kis létszámúak". A COVID-19 járvány drasztikusan felgyorsította a távmunka és a hibrid munka elterjedését. Ezek a csapatok ma már egész részlegeket vagy akár szervezeteket is felölelhetnek, különböző időzónákon és kultúrákon átívelő tagokkal.

A technológiai beavatkozások és különösen a felhőalapú együttműködési platformok térhódítása révén a virtuális munkavégzés felé való elmozdulás adott alternatíva. A vállalatok projektmenedzsment-szoftvereket, munkavállalói felügyeleti megoldásokat, azonnali üzenetküldő alkalmazásokat, megosztott dokumentumtárakat, sőt virtuális valóság környezeteket is használhatnak az együttműködés elősegítésére.

Így 2024-ben a virtuális csapatok már nem korlátozódnak mondjuk az informatikai szakemberekre. Különböző iparágakat és funkciókat foglalnak magukban, az ügyfélszolgálattól és az értékesítéstől kezdve a marketingig és a pénzügyekig. Még a hagyományosan gyakorlatias szerepkörök, például a mérnöki és gyártási feladatok is egyre inkább a virtuális együttműködéshez igazodnak a távfelügyeleti eszközök, a kiterjesztett valóság megoldások és a digitális szimulációk alkalmazásával.

A 2023-as távmunka állapota szerint jelentés a Buffer szerint a munkavállalók 98%-a a távmunkát részesíti előnyben. Ajánlanák barátaiknak és munkatársaiknak. Hasonlóképpen, a Robert Half nemrégiben végzett survey kiderül, hogy a munkavállalók 78%-a előnyben részesítené a rugalmas munkaidő-beosztást.

A virtuális csapatok felé való elmozdulás nem csupán egy múló trend, hanem a munkához való hozzáállásunk alapvető átalakulása. Ez azért van így, mert egy jól összeállított, jól működő virtuális csapat előnyei sokrétűek és messzemenőek. Például:

Igen, vitatható, hogy a hagyományos irodai környezet elősegíti az együttműködést és a kreativitást a személyes interakciók révén. És ez kétségtelenül így is van. De a virtuális környezetben dolgozók olyan környezetben dolgozhatnak, amely a leginkább elősegíti a személyes termelékenységüket - legyen az egy csendes otthoni iroda, egy hangulatos kávézó vagy bármilyen helyiség, amely mentes a szokásos irodai zavaró tényezőktől.

Ezt az adatok is alátámasztják. Például egy Future Forum jelentés felvázolja, hogy a virtuális csapatokban dolgozók 29%-kal magasabb termelékenységről számolnak be. Emellett 53%-kal nagyobb koncentrációs képességről számolnak be.

A Buffer-jelentésre visszatérve a megkérdezettek 71%-a állította, hogy a munkahelyi határok kijelölése kritikus fontosságú. És 45%-uk említette, hogy ezt könnyebb megtenni, ha virtuálisan dolgoznak. Úgy alakíthatják a napjukat, hogy az a legjobban megfeleljen a személyes és szakmai igényeiknek. Ez az autonómia lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyabban gazdálkodjanak az idejükkel, és a személyes kötelezettségeiknek is eleget tudnak tenni, legyen szó akár a családdal való együttlétről, hobbijaikról vagy akár csak egy kis feltöltődésről.

Ez a rugalmasság valójában stratégiai előny a vállalkozások számára, mivel elégedettebb, termelékenyebb és rugalmasabb munkaerőt eredményezhet. A vállalatok pedig tisztában vannak azzal, hogy a Robert Half amerikai állás-ökoszisztémára vonatkozó elemzése rávilágít arra, hogy 2023 első negyedéve és 2024 első negyedéve között 14%-kal nőttek a hibrid álláshirdetések a különböző államokban.

A virtuális modellre való áttéréssel a vállalatok jelentősen csökkenthetik működési költségeiket. Például a fizikai iroda szükségességének megszüntetése azt jelenti, hogy a vállalatok megtakaríthatják a bérleti díjat, amely gyakran az egyik legnagyobb általános költség a vállalkozások számára. Emellett megtakarítást jelentenek az olyan közüzemi szolgáltatások, mint az áram, a víz és az internet, amelyeket többé nem kell nagy mennyiségben biztosítani egy egész iroda számára.

Igen, online együttműködési rendszereket kell felállítaniuk, projektmenedzsment- és együttműködési eszközökkel, valamint az alkalmazottak felügyeletével kell rendelkezniük, de ezek a költségek általában jóval alacsonyabbak, mint egy fizikai irodahelyiség fenntartása. És ne feledkezzünk meg az ingázási költségtérítéssel, az irodai uzsonnával és a helyszíni kényelmi szolgáltatásokkal kapcsolatos költségekről sem. Bár a vállalatoknak e megtakarítások egy részét vissza kell fektetniük a virtuális juttatásokba - például otthoni irodai ösztöndíjakba, wellness-programokba vagy online csapatépítő tevékenységekbe -, a teljes kiadás általában alacsonyabb.

A virtuális csapatok irányításának van egy másik oldala is, amely megosztja a vezetőket.

Ebben a cikkben a nagyteljesítményű csapatokról beszélünk, ezért rendkívül fontos, hogy foglalkozzunk a termelékenység csökkenésével vagy a vezetők ezzel kapcsolatos megítélésével. Az otthoni zavaró tényezők, a következetlen munkakörnyezet és a közvetlen felügyelet hiánya a csapattagok termelékenységi szintjének egyenlőtlenségéhez vezethet.

A 2022 Microsoft tanulmány kiderült, hogy a vezetők 85%-a számára kihívást jelent a bizalom kiépítése annak érdekében, hogy az alkalmazottak produktívak legyenek a hibrid rendszerben. Ebben a tanulmányban:

• A munkavállalók 87%-a számolt be arról, hogy produktívak.
• A vezetők 12%-a teljes mértékben bízik abban, hogy az alkalmazottak produktívak.

Tehát ez a nyilvánvalóan szembetűnő különbség, és ez alapvető probléma és akadálya a nagy teljesítményű csapatok felépítésének.

A jól definiált szerepek és a szuper világos rendszerekkel rendelkező profilok esetében a virtuális vagy hibrid munkakörnyezet viszonylag sima lehet. Sok szerepkör esetében azonban, különösen azoknál, amelyek természetüknél fogva változékonyabbak vagy együttműködőbbek, az elvárások, célok és felelősségi körök tisztázatlansága jelentős akadálya lehet a sikernek.

Ezt a tisztánlátást nehéz ápolni. Ha egyszer megvan, biztosan meghozza a gyümölcsét. A fent említett Microsoft-tanulmány például hangsúlyozza, hogy "a tisztánlátás a kulcs". Az ilyen tisztánlátással rendelkező alkalmazottak 3,95x valószínűbb, hogy maradnak, és 4,5x valószínűbb, hogy elégedettek a munkájukkal.

Amint azt már az elején említettük, a virtuális munkamód átgondoltságot, megfontoltságot, tervezést, időt, technológiát és magas szintű vezetési normákat igényel.

Az első lépés a virtuális csapat egyedi igényeinek és dinamikájának felmérése. A vezetőknek figyelembe kell venniük a csapattagok eltérő hátterét, munkastílusát és személyes körülményeit.

Az üzleti követelményekkel kapcsolatban is mérlegelniük kell. Ez az egyensúlyozás megköveteli, hogy a vezetők egyszerre legyenek empatikusak és stratégiai szemléletűek.

Virtuális környezetben, ahol a spontán kiigazítások kevésbé megvalósíthatóak, az aprólékos tervezés még fontosabbá válik.

• Egyrészt a vezetőknek számolniuk kell a lehetséges kihívásokkal, például az időzónák közötti különbségekkel, a kommunikációs késedelmekkel és a csapattagok eltérő szintű elérhetőségével. Ezeket a megfontolásokat be kell építeniük a projekt ütemtervébe.
• Másodszor, az ezekből a megfontolásokból születő célkitűzéseknek "intellektuálisnak, racionálisnak, hihetőnek" kell lenniük. Az e célok eléréséhez szükséges útitervet ennek megfelelően "számszerűsíteni, meghatározni és mérni kell".

A vezetőknek biztosítaniuk kell, hogy csapataik hozzáférjenek megbízható, felhasználóbarát eszközökhöz, amelyek megkönnyítik a kommunikációt, az együttműködést és a hatékony projektmenedzsmentet.

Valós idejű együttműködés

Az olyan eszközök, mint a Slack, a Microsoft Teams stb. rendkívül hasznosnak bizonyulhatnak az azonnali vállalati szintű kommunikáció, a frissítések és a mélyreható megbeszélések szempontjából. A Slack például lehetővé teszi csoportok és csatornák létrehozását, ahol a megbeszéléseket projekt vagy téma szerint lehet szervezni. Az ilyen csoportokba konkrét csapattagok is meghívhatók.

Projektmenedzsment

Az olyan eszközök, mint az Asana, a Trello vagy a Jira nélkülözhetetlenek a feladatok, határidők és a projekt általános előrehaladásának nyomon követéséhez. Az Atlassian, a Jira fejlesztője, a jelentés szerint egy 3x-os növekedés a fizetett férőhelyek száma 2024 harmadik negyedévében. Felhőmodelljük hihetetlenül hasznos a teljesen távoli vállalatok számára. Így van ez a legtöbb projektmenedzsment-specifikus megoldás történetével is.

A termelékenység nyomon követése

Az alkalmazottak tevékenységének nyomon követése virtuális környezetben kihívást jelenthet, de elengedhetetlen a termelékenység fenntartásához és annak biztosításához, hogy a csapattagok a pályán maradjanak, és ne lazsáljanak.

Egy olyan eszköz, mint a CleverControl erőteljes virtuális asszisztensként működve átfogó és sikeres termelékenység-ellenőrzést végezhet. Például megkönnyítheti:

• Valós idejű tevékenységkövetés, amelyet olyan funkciók tesznek lehetővé, mint a képernyőfelvétel, a webkamera figyelése és így tovább.
• Arcfelismerés a nagyobb elszámoltathatóság, a munka és az időlopás csökkentése érdekében
• Átfogó jelentéskészítés és elemzés, amely képes a termelékenységi trendek időbeli átvitelére, valamint a teljesítményértékelések, a munkafolyamatok optimalizálása és a szűk keresztmetszetek azonosítása javítására.

A nagyteljesítményű virtuális csapatok létrehozása egyszerre művészet és tudomány. A vezetőknek figyelembe kell venniük az objektív és számszerűsíthető üzleti árnyalatokat. Ugyanakkor meg kell érteniük a szétszórtan működő csapatok irányításának és feltöltésének érzelmi és empatikus aspektusait is.

Először is, az adatok feletti ellenőrzés megszerzésére összpontosíthatnak. Elsődleges prioritásként olyan eszközöket és technológiákat kell bevezetni, amelyek valós idejű hozzáférést biztosítanak a pontos, hasznosítható információkhoz.