6 módja a munkahelyi termelékenység növelésének a felügyeleti szoftverrel

Az alkalmazottak termelékenysége minden szervezet sikerének kulcsfontosságú tényezője. Az elkötelezett, koncentrált és hatékony alkalmazottak jelentősen hozzájárulnak a vállalat növekedéséhez és jövedelmezőségéhez. A Gallup kutatása megállapítja, hogy az elkötelezett alkalmazottak 23%-kal nagyobb nyereségességet, 18%-kal nagyobb termelékenységet mutatnak az értékesítésben és 10%-kal nagyobb ügyfélhűséget. Ugyanakkor világszerte az alkalmazottaknak csak 23%-a nevezhető "elkötelezettnek".

A vállalkozások folyamatosan keresik a hatékony módszereket a munkatársak termelékenységének és elkötelezettségének növelésére, a különböző ösztönzők létrehozásától kezdve a felügyeleti szoftverek bevezetéséig. Ez a cikk a termelékenység növelését szolgáló nyomonkövetési programok használatának módjait tárja fel.

A munkavállalókat figyelő szoftver az egyik legszélesebb körben használt módszer a termelékenység nyomon követésére, és a COVID-19 világjárvány idején egyre nagyobb népszerűségnek örvendett. Népszerűsége ellenére széles körű viták folynak hatékonyságáról és etikusságáról. A kritikusok szerint az állandó megfigyelés bizalmatlanságot és ellenszenvet kelt a munkáltatóval szemben. Emellett növeli a munkavállalók stressz-szintjét és csökkenti az általános munkahelyi elégedettséget. Fontos azonban megérteni, hogy a negatív hatások a felügyeleti szoftverek helytelen alkalmazásának következményei.

A munkavállaló minden lépésének nyomasztó nyomon követése vagy a mellékhelyiségben töltött plusz egy percért kapott dorgálás szorongást vált ki, és a munkavállaló munkahelyváltást fontolgat.

Épp ellenkezőleg, ha a nyomon követést etikusan és átláthatóan használják a munkafolyamatok optimalizálására és a személyzet segítésére, akkor az növeli a termelékenységet és hozzájárul a támogató munkahelyi légkörhöz. Tekintse meg a ez a cikk, ha többet szeretne megtudni a digitális etikáról a munkavállalói nyomon követésben.

A felügyeleti szoftver a rendszer hatékony elemévé válhat, amely sokféleképpen növelheti a munkahelyi termelékenységet. Íme, hogyan segíthet hatékonyabbá tenni a csapatát.

A jelenlét nyomon követése a vezetők és a munkavállalók számára egyaránt fárasztó folyamat. A végtelen számú papíralapú munkalapok kitöltése és felülvizsgálata, valamint a túlórák, betegszabadságok és szabadságok kiszámítása értékes időt vesz igénybe, és hajlamos az emberi hibákra.

A jelenléti ívek digitalizálása többszörösen felgyorsítja a folyamatot, és megszünteti a papír alapú munkaidő-nyilvántartások szükségességét, javítja a hatékonyságot és csökkenti a környezetterhelést. Az alkalmazottak könnyen be- és kijelentkezhetnek számítógépük vagy mobileszközük segítségével. Bizonyos esetekben még kézzel sem kell ezt megtenniük - az olyan megfigyelő szoftverek, mint a CleverControl automatikusan regisztrálják a munkatevékenység kezdetét és végét. Egyes rendszerek lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy online nyújtsák be a szabadságkérelmeket, a vezetők pedig gyorsan átnézhetik és jóváhagyhatják azokat.

A felügyeleti programok kiszámítják az egyes alkalmazottak munkaidejét, rögzítik, ha késnek vagy korábban távoznak, és automatikusan jelzik a hiányzásokat. A vezetők hozzáférhetnek ezekhez a jelentésekhez az alkalmazottak jelenlétéről, beleértve a ledolgozott órákat, a túlórákat és a szabadságegyenlegeket, és még a kiszámított bérszámfejtést is megkaphatják.

Emellett a munkavállalókat figyelő szoftverek feltárják az időcsalást, vagyis azt, hogy a munkaidő-nyilvántartásokba furcsa órákat írnak be. A rendszer megmutatja, hogy a munkavállaló számítógépén van-e tényleges munkavégzés, amikor azt állítja, hogy dolgozik.

Ennek eredményeképpen a nyomon követési programok időt és energiát takarítanak meg a jelenléti jelentések és a bérszámfejtés során, értékes időt szabadítva fel a vezetők és a munkavállalók számára fontos feladatokra.

Néha a termelékenység növeléséhez elegendő a nyomkövető szoftver egyszerű telepítése. Ha az alkalmazottak tudják, hogy nyomon követik őket, hajlamosak önszabályozni a teljesítményüket: elszámoltathatóbbá és felelősségteljesebbé válnak, és kevésbé hajlamosak megszegni a munkaügyi szabályokat.

Beszéltünk Markkal, egy online sportszergyártó üzlet tulajdonosával a CleverControl használatával kapcsolatos tapasztalatairól. A világjárvány idején a munkatársai távmunkára váltottak, ezért szüksége volt egy olyan eszközre, amely biztosítja, hogy az alkalmazottak ugyanolyan hatékonyak maradjanak, mint az irodában. "Őszintén szólva, ritkán ellenőrzöm a felügyeleti jelentéseket, talán havonta egyszer-kétszer" - mondja Mark. "A csapatom tudja, hogy figyelemmel kísérik őket, és így produktívak maradnak. Amikor ellenőrzöm a műszerfalat, akkor főként a számítógépek képernyőjéről nézem az élő közvetítéseket, hogy lássam, a dolgozók a munkára koncentrálnak-e."

Az élő jelentések hatékony funkciót jelentenek, amely javíthatja a munkafolyamatokat. Ha valós időben látja, mit csinál a csapata, észreveszi a nem hatékony munkavégzést, és időben visszajelzést ad, hatékonyabbá teszi a munkafolyamatokat, és növeli a termelékenységet.

A munkavállalói megfigyelő szoftverek értékes betekintést nyújtanak a munkavállalók munkamódszereibe és -szokásaiba, lehetővé téve a nem hatékony munkavégzés feltárását és a termelékenység javítását.

Először is, a program a nap folyamán nyomon követi az aktivitási szinteket, és feltárja a csúcsteljesítményt. Mivel ismerik a legproduktívabb idejüket, az alkalmazottak ezekre az időszakokra ütemezhetik a megbeszéléseket vagy a legnagyobb összpontosítást igénylő feladatokat. Másrészt a tétlen időszakok feltárhatják a potenciális zavaró tényezőket, így a vezetők megtehetik a szükséges lépéseket.

Egyes felügyeleti megoldások beépített feladatkezelési funkcióval rendelkeznek. Ennek köszönhetően a vezetők nyomon követhetik, hogy az alkalmazottak mennyi időt töltenek a különböző feladatokkal, és pontosan meghatározhatják azokat a feladatokat, amelyek következetesen tovább tartanak a vártnál. Ez az információ lehetővé teszi számukra, hogy felmérjék a feladatok prioritásait, azonosítsák azokat a területeket, ahol javítani lehetne az időgazdálkodáson, és célzott támogatást nyújtsanak.

Végezetül, a munkavállalókat nyomon követő szoftver értékes betekintést nyújt a távmunkások munkatevékenységébe. A távmunkások ellenőrzése sok vezető számára nehéz dió, mivel nem tudják, hogyan kell ezt helyesen csinálni. A nyomonkövetési eszközök megoldják ezt a problémát - részletes jelentéseket nyújtanak az egyes alkalmazottak tevékenységéről, anélkül, hogy állandó ellenőrzésre lenne szükség. A távmunka-minták elemzésével a vezetők azonosíthatják a potenciális kihívásokat, például a technikai nehézségeket vagy a kommunikáció hiányát, és ennek megfelelően kezelhetik azokat.

A felügyeleti szoftver objektív adatokat gyűjt az alkalmazottak teljesítményéről, például a feladatokra fordított időről, a teljesítményszintről, a figyelemelterelésről és a határidők betartásáról. Ezek az adatok felhasználhatók személyes, konkrét és megvalósítható visszajelzések adására.

Azáltal, hogy a szubjektív benyomások helyett az adatokra támaszkodnak, a vezetők csökkenthetik a teljesítményértékelésükben az elfogultságot, ami igazságosabb és pontosabb visszajelzéshez vezet. Emellett személyre szabott fejlesztési terveket javasolhatnak, amelyek konkrét szükségletekre irányulnak, és segítik a munkavállalókat abban, hogy teljes mértékben kiaknázzák a bennük rejlő lehetőségeket.

A visszajelzésnek nem csak arról kell szólnia, hogy megtaláljuk a munkavállaló nem megfelelő teljesítményét - a vezetésnek el kell ismernie az eredményeit is. Az elismerés és a termelékenység között egyértelmű kapcsolat van. A munkavállalók 37%-a elismerik, hogy jobban ösztönözné őket teljesítményük javítására, ha több elismerést kapnának. A munkavállalókat figyelő szoftver segít kiszúrni a kiemelkedő teljesítményt nyújtó alkalmazottakat, és elismeri eredményeiket - ami viszont növeli a motivációjukat a további fejlődésre.

A munkahelyi zavaró tényezők nem ritkák, de a közösségi média görgetésének vagy az online vásárlásnak való túlzott elmerülés nem járul hozzá a termelékenységhez vagy a szakmai fejlődéshez.

A felügyeleti programok segítségével a vezetők és az alkalmazottak nyomon követhetik a különböző alkalmazásokra és weboldalakra fordított időt, és azonosíthatják a legnagyobb időpazarlókat. A felügyeleti programok úgy is beállíthatók, hogy bizonyos weboldalakat vagy alkalmazásokat blokkoljanak, megakadályozva ezzel, hogy az alkalmazottak figyelmét eltereljék, és elősegítve a koncentráltabb és produktívabb munkakörnyezetet.

A munkahelyi kiégés gyakori, ugyanakkor aggasztó tendenciává vált, és a helyzet egyre rosszabbodik. SHRM's Employee Mental Health 2024 felmérés szerint a munkavállalók 44%-a kiégést tapasztal, és 45%-uk érzi magát érzelmileg lemerültnek a munkahelyén. A kiégésnek mélyreható fizikai és érzelmi hatásai vannak a munkavállalókra, beleértve a teljesítménycsökkenést is.

A jó hír az, hogy a felügyeleti szoftverek segítségével korán felismerhető. A program felismeri, ha a munkavállalók következetesen túlóráznak, vagy nagyon korán kezdik a munkanapot, ami a túlhajszoltság és a kiégés jele lehet. A ritka és rövid szünetek azt jelezhetik, hogy a munkavállalók elhanyagolják az öngondoskodást és túlságosan megerőltetik magukat.

A kiégés másik jele lehet a hosszú tétlenség és a termelékenység csökkenése, például kevesebb elvégzett feladat vagy alacsonyabb munkaminőség.

A nyomkövető programok idejekorán észrevehetik a munkavállaló munkamódszereinek eltéréseit. A nyomonkövetési jelentések elemzésével a vezetők azonosíthatják a kiégés veszélyének kitett alkalmazottakat, és proaktív lépéseket tehetnek a probléma kezelésére, például további támogatást, a munkaterhek kiigazítását vagy szabadságolási lehetőségek felajánlását.

A munkavállalói megfigyelőszoftvereket övező viták ellenére a szoftver hatékony eszközzé válhat a munkahelyi termelékenység növelésében. Könnyebbé, hatékonyabbá és személyre szabottabbá teszi a vezetői rutint - a jelenlét nyomon követését, a munkaminták elemzését, a személyre szabott visszajelzéseket és a figyelemelterelés blokkolását. Értékes időt takarít meg, és segít hatékonyabb és produktívabb munkakörnyezetet teremteni. Fontos azonban, hogy egyensúlyt teremtsünk az ellenőrzés és a bizalom között, biztosítva, hogy a technológia a munkavállalók támogatására, ne pedig megfigyelésére szolgáljon.