Útmutató az alkalmazottak kezeléséhez szükséges szoftverekhez

Az alkalmazottak irányítása összetett és időigényes. A legjobb jelöltek felvétele és felvétele, a termelékenység nyomon követése, a határidők betartásának biztosítása, valamint az alkalmazottak fejlesztésére és motiválására irányuló stratégiák megtervezése olyan kihívások, amelyekkel a vezetőknek és a HR-osztályoknak meg kell küzdeniük. Szerencsére a virágzó technológia korában élünk, amely jelentősen megkönnyítheti a mindennapi küzdelmeket. Mindenre van digitális megoldás. Ebben a cikkben a munkavállalói menedzsment szoftverek típusait és azok előnyeit vizsgáljuk meg, és az egyes kategóriák megbízható megoldásait ismertetjük.

Munkavállalói felügyeleti szoftver

A nyomkövető programok talán a legismertebb típusú szoftverek az alkalmazottak kezelésére. Funkcióik általában a következőket tartalmazzák:

• képernyőképek
• billentyűleütések naplózása
• a meglátogatott weboldalak nyomon követése
• keresési lekérdezések rögzítése
• fájlműveletek felügyelete
• nyomtató tevékenység rögzítése
• időkövetés, és még sok más.

Ezeket az adatokat termelékenységi pontszámokká és statisztikákká összegzi, egyszerűsítve ezzel a teljesítményértékelést.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

A CleverControl rugalmas beállításokkal rendelkezik. A legtöbb funkciója engedélyezhető/letiltható, lehetővé téve, hogy a megfigyelési gyakorlatát az alkalmazandó adatvédelmi törvényekhez és előírásokhoz igazítsa. A szoftver látható üzemmódban is telepíthető, lehetővé téve az alkalmazottak számára a megfigyelés elindítását és leállítását, illetve a személyes tevékenységük műszerfalának elérését.

Projektmenedzsment szoftver

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• feladatok létrehozása, kiosztása és rangsorolása
• határidők megállapítása
• a feladat előrehaladásának nyomon követése
• kommentelés, üzenetküldés és chat a platformon belül
• fájlmegosztás
• útvonaltervezés és mérföldkövek nyomon követése
• időkövetés
• költségvetés nyomon követése, költséggazdálkodás és még sok más.

Az ilyen alkalmazottak kezelésére szolgáló szoftverek lehetővé teszik a vezetők számára, hogy lássák a teljes projektet, könnyen lebontsák azt feladatokra és részfeladatokra, és hozzárendeljék azokat az alkalmazottakhoz. Valós idejű betekintést nyerhetnek az előrehaladásba, felismerhetik a lehetséges problémákat, és átcsoportosíthatják a szükséges erőforrásokat. A feladatok ilyen jobb láthatósága növeli a csapat hatékonyságát, és javítja a döntéshozatalt és a költségvetés kezelését. Az egyértelmű feladatkiosztás és az előrehaladás nyomon követése a csapattagokat elszámoltathatóvá teszi a munkájukért.

Az Asana az egyik legnépszerűbb felhőalapú projektmenedzsment szoftver. Barátságos kezelőfelülete és széleskörű funkciói vállalatok ezreit győzték meg világszerte. A nagy projekteket kisebb, kezelhető feladatokra és részfeladatokra bonthatja, meghatározhatja a függőségeket, valamint prioritásokat és határidőket állíthat be. A projektnézeteket az Ön preferenciáitól függően testre szabhatja. A feladatokat lista, naptár, idővonal, Gantt-diagram vagy Kanban-tábla formájában szervezheti. A feladatokhoz egyéni mezők adhatók a könnyebb rendezés, szűrés és jelentéskészítés érdekében.

Az Asana képes nyomon követni az egyes feladatokra fordított időt, így pontosabban felmérheti a kiadásokat és a szükséges időt.

A platform kiváló kommunikációs funkciókkal rendelkezik, például csapatüzenetek, említések és fájlmegosztás. Az intelligens postaláda lehetővé teszi az értesítések testreszabását a legfontosabb frissítések kiszűrésére, az értesítések szüneteltetését a fókusz védelmében, valamint a postaládából érkező értesítések nyomon követését.

A robusztus automatizálási funkciók segítik az ismétlődő feladatok automatizálását. Például szabályok vagy értesítések kiváltása alapján rendelhet feladatokat.

Az Asana számos más eszközzel, például a Google Drive-val, a Slackkel és a Microsoft Teams-szel is integrálható.

A platform felhasználóbarátságának, erőteljes funkciókészletének és skálázhatóságának köszönhetően minden méretű és különböző iparágakban tevékenykedő vállalkozás számára alkalmas.

Humánerőforrás-gazdálkodási rendszerek

A humánerőforrás-kezelő szoftver (HRMS) olyan átfogó platform, amelyet a HR-funkciók racionalizálására és automatizálására terveztek a munkavállalói életciklus teljes időtartama alatt. Legfontosabb jellemzői a következők:

• munkavállalói információk tárolása (elérhetőségek, foglalkoztatási előzmények, teljesítménynyilvántartás stb.)
• Pályakövetési rendszer (ATS) (álláshirdetések és jelentkezések kezelése)
• beszállási munkafolyamatok és ellenőrző listák
• háttérellenőrzés és drogszűrés
• bérszámfejtés és adószámítás
• juttatások kezelése (egészségbiztosítás, nyugdíjbiztosítás stb.)
• munkaidő- és jelenlétnyilvántartás
• teljesítménymenedzsment
• dolgozói fejlesztési kezdeményezések, és így tovább.

Az ilyen munkavállalói szoftverek automatizálják az ismétlődő feladatokat, csökkentik a HR-szakemberek adminisztratív terheit, és minimalizálják az adatbevitel és a bérszámfejtés során felmerülő hibákat. Ennek köszönhetően a HR-csapatok olyan stratégiai kezdeményezésekre összpontosíthatnak, amelyek fokozzák a munkavállalók elkötelezettségét.

A HRMS használatával a szervezetek pontos nyilvántartásokat vezethetnek, és biztosíthatják a munkaügyi törvényeknek való megfelelést. Emellett a HRMS értékes adatokat és betekintést nyújt, amelyek lehetővé teszik a megalapozott HR-döntések meghozatalát.

A HRMS az alkalmazottak számára is kínál funkciókat. Önkiszolgáló funkciói lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy könnyen kezeljék adataikat és hozzáférjenek a HR-szolgáltatásokhoz.

A Workday egy fejlett felhőalapú szoftver a munkavállalók kezelésére. Egyetlen rendszerben egyesíti az összes HR-funkciót, például a bérszámfejtést, a juttatásokat, a tehetséggondozást és a munkavállalói adatok kezelését.

A platform testreszabható műszerfalakat és jelentéseket kínál. Itt betekintést nyerhet a fluktuációs arányokba, a teljesítménytendenciákba és a munkaerő demográfiai jellemzőibe. Minden változás azonnal megjelenik, így mindig hozzáférhet a legfrissebb információkhoz, és stratégiai döntéseket hozhat.

A Workday támogatja a teljes munkavállalói életciklust, az álláshirdetéstől a jelöltek nyomon követésén és felvételén át a teljesítménymenedzsmentig és a juttatásokig. Megkönnyíti az utódlási tervezést is, mivel segíthet a nagy potenciállal rendelkező alkalmazottak azonosításában. Később felkészítheti őket a jövőbeli vezetői szerepekre.

A funkciók egy másik praktikus csoportja automatizálja a bérszámfejtési folyamatokat: fizetés, adók, juttatások és levonások. Az automatizálás csökkenti a hibákat és az adminisztrációs terheket, valamint biztosítja az időben történő és pontos kifizetéseket.

A Workday a munkavállalók számára is előnyös. Az erőteljes önkiszolgáló funkciói lehetővé teszik számukra, hogy kezeljék személyes adataikat, hozzáférjenek a fizetési bizonylatokhoz, szabadságot kérjenek, és beiratkozzanak a juttatásokba.

Összességében a Workday egy hatékony megoldás, amely jelentősen javítja az emberi erőforrás-gazdálkodást. Alkalmazkodni tud a különböző iparágak szervezeteinek sajátos igényeihez, és támogatja a kis- és nagyvállalatokat egyaránt.

Munkavállalói élmény platformok

Ahogy a név is sugallja, a munkavállalói élményplatformok (EX) arra szolgálnak, hogy javítsák a munkavállalók általános élményét a beszállástól a vállalat elhagyásának pillanatáig. Az ilyen típusú szoftverek kiegészítik a hagyományos HR-funkciókat. Elsődleges célja, hogy javítsa a munkavállalók jólétét és motivációját, növelje a termelékenységet, valamint barátságos és vonzó munkakörnyezetet teremtsen.

EX általában a következő funkciókat kínálja:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• elismerési eszközök (például pontalapú rendszerek, egymás közötti díjazás stb.)
• belső közösségi hálózatok vagy fórumok
• csevegés és fájlmegosztás
• a vállalati hírek és bejelentések központi központja
• adatok és elemzések a munkavállalók elkötelezettségéről, hangulatáról és a teljesítmény trendjeiről
• hozzáférés a képzési anyagokhoz és tanfolyamokhoz
• jóléti programok, és így tovább.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.