Comment surveiller les employés de manière légale et efficace

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% une nouvelle hausse du trafic. Le sentiment d'urgence va se poursuivre, car la menace de cyberattaques (en particulier les délits de vol d'identité) est en hausse. Dans un rapport récent, il a été signalé que les menaces d'initiés sont, elles aussi, en augmentation. En effet, 43% du total des violations proviennent des entités de l'organisation.

Et puis, bien sûr, il y a la notion de gestion des performances, qui peut être un outil efficace pour améliorer la productivité, stimuler la croissance et entretenir une culture de l'innovation. Compte tenu des nombreux avantages de l'utilisation des applications de suivi des employés, on comprend pourquoi les entreprises sont désormais enclines à investir dans leur mise en œuvre. Cependant, avant de s'engager dans l'achat, il est crucial que les entreprises analysent d'abord le paysage global du suivi des employés.

Des questions telles que : Quel outil de suivi convient le mieux à mon modèle d'entreprise ? Sera-t-il un moyen efficace d'accroître la productivité et l'engagement des employés ? Comment l'installer ? Comment les aspects juridiques de son utilisation affecteront-ils mon entreprise ? Serait-il éthique de surveiller les employés ? Qu'en est-il de la protection de la vie privée et des données des employés ? Faut-il mettre en place une politique spécifique ? - Autant de questions auxquelles il faut répondre avant de prendre la décision d'utiliser un logiciel de surveillance des employés.

Pour vous y aider, voici une liste de contrôle avec quelques lignes directrices sur la manière de surveiller les employés de manière efficace et légale.

Avant d'installer un logiciel de surveillance des employés, examinez les politiques de conformité de votre entreprise. Assurez-vous que tous les employés connaissent les politiques de protection des données et de la vie privée, ainsi que les répercussions possibles en cas de violation de ces politiques. Une politique de surveillance des employés pourrait, par exemple, stipuler que l'entreprise peut surveiller les communications avec les clients et les fournisseurs ou les activités en ligne de ses employés. Il est également judicieux d'inclure dans votre politique que vous pouvez surveiller l'utilisation des appareils appartenant à l'entreprise. La mise en place de ces politiques contribuera à réduire les éventuels problèmes juridiques liés à l'utilisation de logiciels de surveillance des employés.

Le paysage juridique peut être délicat. Les lois sur la confidentialité et la protection des données varient d'un pays à l'autre. Il est essentiel que vous connaissiez vos obligations légales et les réglementations locales régissant les logiciels de surveillance des employés avant de prendre une décision finale.

En Europe, par exemple, le règlement général sur la protection des données (RGPD) définit les directives relatives à la collecte d'informations personnelles que toutes les entreprises de l'Union européenne (UE) sont tenues de respecter. Aux États-Unis, l'ECPA (Electronic Communications Privacy Act) offre un peu plus de souplesse en permettant aux employeurs de surveiller les activités sur les appareils appartenant à l'entreprise. Dans le même temps, cependant, la loi interdit l'interception intentionnelle des communications orales ou électroniques.

Ailleurs dans le monde, comme en Inde, la situation est un peu plus détendue. Il n'existe pas de règles spécifiques régissant l'utilisation des logiciels de surveillance des employés. Il s'agit pour l'instant d'une zone grise. En général, cependant, l'utilisation de ces logiciels est autorisée tant qu'elle n'entraîne pas d'atteinte à la vie privée. Il est conseillé aux employeurs de trouver un équilibre entre la surveillance des employés et le respect de leur vie privée. (Plus d'informations à ce sujet dans la section suivante)

Par conséquent, pour garantir une navigation légale sans heurts, il est important de choisir un outil de surveillance des employés qui soit conforme aux lois sur la protection des données et la confidentialité en vigueur dans votre pays ou région. Nous vous recommandons de faire appel à un conseiller juridique ou de consulter des sociétés spécialisées dans le droit de la vie privée et de la protection des données. Ils seront en mesure de vous conseiller sur la légalité de l'utilisation d'un logiciel de surveillance des employés. Vous pouvez également en discuter directement avec le fournisseur du logiciel que vous avez choisi.

Comme nous l'avons expliqué ci-dessus, il est important d'obtenir l'avis de vos employés avant de mettre en place un outil de surveillance. Si les employés sont informés de l'existence d'un outil de contrôle, ils sont plus susceptibles de s'y conformer. La transparence de l'outil de contrôle contribuera à améliorer la relation entre les employés et leur employeur, à réduire les tensions et à augmenter la productivité. En outre, les employés seront probablement plus fidèles à leur entreprise s'ils sont convaincus que leur employeur respecte leurs droits et les protège.

Faire de la transparence, votre boussole éthique ne nuit certainement pas à votre entreprise. Elle montre que vous êtes prêt à faire un saut dans l'inconnu. Ce niveau de franchise dans la communication vous permettra d'établir des relations durables, la confiance et la loyauté - ce qui peut contribuer à améliorer l'image de marque, à réduire le taux de désabonnement et à accroître l'engagement.

Pour en revenir à l'efficacité de l'outil de suivi des employés, il est important de comprendre les fonctionnalités dont votre entreprise a réellement besoin. Plus que cela, vous devez comprendre comment faire fonctionner le logiciel efficacement. Certains propriétaires d'entreprise ne se tournent vers le suivi des employés qu'après avoir été confrontés à un problème, tel qu'une faible productivité ou un taux de rotation élevé. Il s'agit d'une stratégie à la fois réactive et sous-optimale. Le moyen le plus efficace de s'assurer que le suivi des employés est utilisé correctement et efficacement est de le mettre en œuvre dès le début du processus.

Pour ce faire, voici ce qu'il faut garder à l'esprit :

• Cet outil est exhaustif dans la mesure où il peut surveiller l'utilisation d'Internet, enregistrer les écrans, consigner les frappes au clavier, suivre le temps et l'emplacement des employés, etc.

• Il est facile à configurer et s'adapte à la croissance de votre entreprise.

• L'outil facilite la visualisation de tableaux de bord informatifs et facilement compréhensibles.

• L'outil permet une gestion et une maintenance aisées.

• Il est facile à installer et ne nécessite aucun équipement supplémentaire.

• L'outil complète votre stratégie et vos objectifs commerciaux.

• L'outil fonctionne sur tous les principaux systèmes d'exploitation : Windows, MacOS.

• Il est facile à mettre en place et à déployer sur plusieurs sites.

• Le statut juridique du logiciel est défini et explicitement indiqué dans sa politique d'utilisation.

La surveillance des employés est souvent perçue comme un moyen d'exercer un contrôle sur ces derniers. Ce n'est pas toujours le cas. En fait, il peut aussi être utilisé comme un outil puissant pour encourager l'autonomie et permettre aux employés de faire leur travail plus efficacement. Par exemple, un logiciel qui contrôle l'utilisation d'Internet par les employés peut rendre le travail plus efficace en réduisant les allers-retours entre les employés et leurs responsables. Cela pourrait influencer de manière significative le climat psychologique du lieu de travail.

Dans cette optique, voici ce que nous vous recommandons : Choisissez un outil de suivi qui peut être "flexible" en fonction de votre modèle d'entreprise. Un moyen simple, en libre-service, de mettre en œuvre et de surveiller la productivité des employés, par exemple, responsabilisera les employés - tout en réduisant la charge cognitive des superviseurs.

Veillez à ne pas perdre de vue vos objectifs lorsque vous mettez en place un outil de suivi des employés. Il est essentiel de mesurer constamment l'efficacité du logiciel pour atteindre vos objectifs commerciaux.

Considérez ceci : Clever Control a été mis en œuvre par une organisation à la suite d'un accès illégal aux données et de fuites d'informations confidentielles. Rapidement, l'entreprise a été en mesure de déterminer qui accédait aux informations confidentielles, ce qui a permis de limiter les fuites. En fait, l'implémentation leur a permis d'économiser 500 heures de temps des administrateurs informatiques - grâce à la gestion automatisée des accès qui a été mise en place pour minimiser l'accès aux informations confidentielles.

Ces avantages ne sont pas toujours garantis ; toutefois, dans la plupart des cas, vous pouvez vous attendre à une augmentation de la productivité, à un niveau d'engagement plus élevé des employés et à la possibilité d'évaluer les performances avec plus de précision, le tout à moindre coût.

Le contrôle des employés n'est pas un sujet facile à aborder. Cependant, une approche structurée et éthique réduira la responsabilité légale et garantira l'alignement des intérêts et des valeurs de votre entreprise - en fin de compte, tout le monde y gagnera.

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