Contrôle et motivation : Ce qui fait que les employés travaillent bien

Une étude réalisée en 2021 sur l'impact du travail à distance induit par COVID-19 sur la motivation a révélé que les employés ont plus de mal à se "concentrer" et à garder intacte leur "routine" de travail. Cela correspondait tout à fait à une série d'enquêtes menées entre 2010 et 2015 pour tirer la leçon de la différence de motivation entre le travail à distance et le travail en interne.

Bien que cette étude ait été réalisée bien avant l'avènement de la pandémie, les enquêtes ont montré que le travail à distance n'était pas très reluisant et ont mis en évidence un écart de 17 points entre les facteurs de motivation. En fait, les auteurs ont ajouté que cela équivalait à "passer de l'une des meilleures cultures à la plus misérable".

Or, à l'heure actuelle, différents modèles de travail (interne, hybride, à distance) répondent aux besoins du lieu de travail dans le monde entier. Et il est tout à fait naturel qu'en s'adaptant à ces nouveaux modes d'embauche, les entreprises doivent également trouver des moyens d'améliorer la motivation des employés sur le lieu de travail moderne.

Il va de soi que les entreprises qui gèrent efficacement leurs travailleurs ont plus de chances de les faire travailler plus dur et plus longtemps, avec plus de concentration et de détermination. Cela explique pourquoi l'utilisation d'outils de suivi des performances n'a cessé de croître au fil des ans - un moyen sûr de contrôler et d'améliorer les résultats des employés. Ces systèmes de contrôle deviennent également de plus en plus complexes, offrant davantage d'informations qui peuvent aider à améliorer les résultats des employés.

Une étude récente de Top10VPN fait état d'une augmentation de 54 % de l'intérêt pour les solutions de surveillance des employés, la pandémie étant le principal moteur de cette hausse. En fait, même à l'époque pré-pandémique, l'enquête menée par Gartner auprès de 239 grandes entreprises a confirmé la demande de meilleurs outils de contrôle. L'analyse a indiqué que plus de 50 % des organisations employaient différents types de systèmes de gestion des performances - contre 30 % documentés en 2015.

Il n'est peut-être pas surprenant que 32 % des employés à distance au Royaume-Uni, selon une enquête d'Opinium, aient mentionné qu'ils étaient surveillés. Récemment, Capterra a publié une étude sur la main-d'œuvre canadienne, révélant comment différentes fonctions (présence des employés, gestion du temps, gestion de la charge de travail, activité informatique et communications numériques) sont surveillées afin d'améliorer les performances. Une étude similaire, menée en Asie du Sud-Est, a montré que 78 % des entreprises utilisent des systèmes de suivi des performances pour renforcer le lieu de travail hybride.

Dans le même ordre d'idées, Mark Turner, PDG d'Instant Group, a déclaré que l'utilisation stratégique de la "surveillance" peut aider à "identifier les problèmes de ressources, à rationaliser les processus et à identifier les lacunes" tout en aidant les employés à établir des priorités et à gérer les charges de travail.

Les employés travaillant dans le cadre d'un système de contrôle stratégique sont plus susceptibles d'être alignés sur les buts, les objectifs et les valeurs de l'organisation. Au lieu de se laisser distraire par des informations ou des influences extérieures, ils se concentreront davantage sur leur travail. En outre, lorsque vos employés savent que vous vous souciez de leurs performances au travail, ils sont plus susceptibles d'être motivés.

Cela soulève toutefois la question suivante : le suivi des activités est-il vraiment bénéfique ? La réponse est, en fait, oui. Il peut aider à quantifier l'impact réel de différentes stratégies, de sorte que des ressources limitées peuvent être dirigées plus précisément pour donner les meilleurs résultats. Mais surtout, il est essentiel de réduire les distractions sur le lieu de travail, surtout à une époque où la main-d'œuvre est répartie dans le monde entier et travaille à distance.

Cela dit, voici cinq façons dont les solutions de surveillance des employés peuvent contribuer à réduire les distractions sur le lieu de travail et à améliorer les performances des employés.

1. Gestion de l'utilisation de l'Internet.

   Internet est une grande source d'informations ; cependant, il peut aussi être une grande source de distraction. Par exemple, quiconque a déjà été bloqué sur Facebook ou Instagram pendant des heures sait à quel point les algorithmes de vente de gratification instantanée peuvent être mauvais. Ce cyberslacking entraîne une perte de temps et de productivité.

   Ce qui est alarmant, c'est qu'environ 40 % de l'activité internet des employés n'a pas de rapport avec leur travail. Le problème s'aggrave dans les environnements distants lorsque les employés utilisent régulièrement leurs appareils personnels. En d'autres termes, il s'agit d'une distraction coûteuse qui nuit à la productivité de l'entreprise.

   Pour éviter cela, il est essentiel que les employeurs élaborent une politique relative à l'utilisation de l'internet, qui couvre des domaines clés tels que :

   • Les heures d'utilisation de l'internet (de préférence pendant les pauses prévues)

   • Attribution d'appareils et de connexions spécifiques pour le travail, plutôt que de s'appuyer sur des appareils personnels.

   • Retour d'information sur l'utilisation de l'internet pour comprendre l'efficacité et les domaines à améliorer.

   De manière favorable, tous ces domaines peuvent être surveillés et régulés par un outil de surveillance d'Internet. Par exemple, des fonctionnalités telles que les filtres d'URL, les bloqueurs d'applications, le blocage de sites web et les rapports automatiques peuvent aider à identifier les problèmes en temps réel pour une résolution proactive.

   Comment cela est-il lié à la motivation des employés ? Au lieu de laisser les distractions s'installer, les employeurs peuvent faire de la place pour la gamification, inciter les employés à être productifs et à respecter les objectifs de l'entreprise.

2. Suivi et gestion du temps

   Une étude récente menée par des chercheurs de l'université du Dakota du Nord a révélé une corrélation positive entre une gestion efficace du temps et le développement de la motivation personnelle. La recherche a également mis en évidence le fait que la gestion du temps renforce la "réussite perçue".

   Dans le même ordre d'idées, une étude de 2019 a documenté une relation positive entre la gestion du temps et la fixation d'objectifs, la hiérarchisation des priorités, la gestion des interruptions et la planification. Si ces deux études placent le monde universitaire à la pointe de leurs recherches, les tendances dans le monde des affaires ont également validé le suivi des activités et le suivi du temps comme moyen d'améliorer la motivation des employés.

   Comment réalise-t-on une pratique efficace de suivi et de gestion du temps ?

   • En gardant un œil sur les heures d'arrivée et de départ, les employeurs peuvent documenter le temps consacré aux tâches préétablies et urgentes. Ils peuvent également s'assurer que personne n'est surchargé de travail.

   • En gardant un œil sur le temps d'inactivité, les employeurs peuvent identifier les "temps morts" dans la journée de leurs employés et prendre les mesures nécessaires pour réduire les distractions qui nuisent à la productivité.

   • Le suivi horaire permet de garantir une présence optimale et de répondre aux besoins de pauses à court ou à long terme.

   Comment cela est-il lié à la motivation des employés ? Le suivi et la surveillance permettent d'identifier les périodes de pic et de creux dans l'activité des employés. Ils peuvent également être utilisés pour identifier les opportunités d'amélioration de la productivité, comme celles qui se présentent pendant les pauses et après les heures de travail. Plus profondément, ce suivi en temps réel peut aider :

   • Prioriser les tâches urgentes

   • Prévoyez des pauses et des récompenses

   • Identifier les distractions et proposer des solutions pertinentes pour les réduire.

   • Adapter de manière proactive la charge de travail, etc.

3. Gestion des performances

   Une étude évaluant 800 000 employés pendant deux ans après l'avènement de la pandémie a affirmé que le travail à distance contribue à une augmentation de la productivité. En fait, dans un rapport publié par Prodoscore, il a été révélé que la productivité en année pleine a augmenté de 47 % depuis 2020.

   Cependant, les dernières recherches affirment également que ceux qui travaillent à domicile sont 70% moins productifs que leurs homologues. Alors, que croire ? Il est naturel de penser que le travail à distance ou dans une configuration hybride serait plus pratique et augmenterait la productivité, mais, au final, c'est une arme à double tranchant. Pour être plus précis, si le travail à distance améliore la productivité, il est aussi un terrain propice aux distractions et à la procrastination.

   C'est là que les systèmes de contrôle entrent en jeu : ils peuvent contribuer à préserver les indicateurs de performance en mettant en place un enregistreur de frappe, en effectuant des captures d'écran de l'activité en temps réel, en établissant un contrôle de l'impression, en favorisant l'enregistrement audio et vidéo par webcam et micro, etc. Les informations tirées de ces données peuvent être utilisées pour gérer la charge de travail, réaffecter les tâches et donner un feedback instantané aux employés.

   Plus profondément, ces données peuvent aider :

   • Examiner les schémas d'activité des employés et identifier les perturbations de la productivité

   • Créer des objectifs et des repères significatifs pour améliorer les performances

   • Fournir une plateforme interactive pour le coaching et le feedback en temps réel

   • Prendre des décisions éclairées en termes de planification de la relève et de recrutement.

   Pour obtenir des informations encore plus détaillées sur les différents outils de surveillance, nous vous recommandons de lire l'article sur les 20 logiciels de surveillance les plus populaires en 2022.

4. Analyse et gestion du comportement

   Des questions telles que la cyberintimidation, les menaces de l'intérieur et le harcèlement sexuel n'ont cessé de faire la une de l'actualité ces derniers temps. Et ce sont exactement les types de problèmes que les responsables des ressources humaines devraient examiner.

   Selon le rapport 2022 Cost of Insider Threats Global du Ponemon Institute, les organisations de services financiers ont dû faire face à une augmentation de 47 % du coût de la gestion des menaces internes. Ce n'est pas que les cas soient plus graves ou plus aigus, mais les risques sont certainement plus élevés.

   En outre, la vidéosurveillance peut également aider à identifier et à appréhender les menaces internes. Par exemple, les équipements de surveillance installés à distance peuvent surveiller les mouvements en ligne qui pourraient indiquer une violation ou un vol imminent.

   Comment cela est-il lié à la motivation des employés ? En gardant un œil sur le comportement des employés et en identifiant une menace potentielle, on peut mettre en place un système efficace de gestion du comportement qui, à son tour, contribue à protéger l'entreprise contre un certain nombre de malheurs et de problèmes.

   En dehors de tous les modèles élaborés ci-dessus, des aspects tels que la gestion des salaires, la gestion des accès, etc., peuvent également être liés à la motivation des employés. Et la meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser un programme global de suivi des employés.

Chez CleverControl, nous avons construit une suite d'outils qui visent à rendre la surveillance des employés aussi facile que possible. Le résultat final est une plateforme robuste de rapports et d'analyses qui peut être utilisée pour poursuivre les objectifs de surveillance - une productivité accrue, un temps de fonctionnement amélioré, un meilleur moral et, surtout, une main-d'œuvre motivée.

Voici deux études de cas qui illustrent comment nos solutions peuvent être utilisées pour atteindre différents objectifs commerciaux.

Étude de cas n° 1 : gestion des menaces d'initiés

Une organisation a été confrontée à un problème particulier : identifier l'employé qui accédait illégalement à des données et volait des informations hautement confidentielles de l'entreprise. Il s'agissait d'une question très préoccupante car l'organisation travaillait sur des projets sensibles. L'entreprise a tenté de mettre en place et de faire respecter un code de conduite, mais celui-ci était trop réactif par nature.

Favorable, en utilisant le CleverControl ils ont pu identifier le coupable assez rapidement. Le coupable était un employé à temps partiel bien connu qui travaillait également sur plusieurs autres projets dans l'entreprise. Les actions de l'employé ont été enregistrées et téléchargées comme preuves pour étayer leurs affirmations. En outre, la solution a permis de découvrir, à l'aide de captures d'écran, que la moitié du personnel utilisait les ordinateurs de l'entreprise pour faire du minage.

Résultat :

L'entreprise a pu atténuer le risque d'un autre événement similaire et a mis en place un certain nombre de mesures de sécurité. Ces nouvelles mesures comprenaient des audits obligatoires, des séances de sensibilisation régulières avec les employés, des vérifications des antécédents professionnels, etc. Elle a également pu économiser près de 500 heures de travail de l'administrateur informatique grâce à la gestion automatisée des accès et des milliers de dollars par an.

Étude de cas n° 2 : réduire l'attrition des employés

Cette entreprise s'efforçait de trouver une solution au problème de l'attrition du personnel. Chaque année, le département concerné voyait de nombreux employés mettre fin à leurs services et quitter l'organisation. La plupart des informaticiens emportaient tous les accès avec eux, ce qui aggravait le problème.

L'entreprise devait identifier la cause de l'attrition et empêcher qu'elle ne se reproduise. Elle a installé CleverControl pour surveiller tous les employés et mettre en place un contrôle d'accès. Elle a commencé à suivre les mesures pour trouver des points communs dans les données des employés.

Résultat :

L'entreprise a pu identifier les problèmes potentiels et les résoudre avant qu'ils ne surviennent. Parmi les problèmes découverts, citons : le salaire, les avantages sociaux, la culture d'entreprise, le contrôle d'accès, etc. En fait, grâce à l'outil de recherche sur Internet, elle a pu identifier un comptable qui cherchait un nouvel emploi. L'entreprise lui a proposé un meilleur salaire et des avantages connexes, qu'il a acceptés avec plaisir.

"Qu'il s'agisse de repérer une menace interne ou de garder un œil sur la productivité des employés, les études de cas ci-dessus montrent clairement que la surveillance des employés est un outil puissant qui peut être exploité pour résoudre des problèmes commerciaux complexes."

"Dans cette optique, il est essentiel de comprendre que la motivation des employés est un facteur clé pour assurer la longévité d'une organisation. Chez CleverControl, nous veillons à ce qu'aucune entreprise ne se prive d'un suivi efficace de ses employés, qui est un élément clé pour améliorer leur moral."

Pour en savoir plus sur nos solutions et sur la manière dont elles peuvent contribuer à renforcer la motivation des employés, contactez-nous dès aujourd'hui !