Comment rendre le contrôle moins stressant pour les employés
Le 30 mai 2023, le Guardian a publié un article intitulé article citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.
C'est pourquoi nous avons décidé de nous plonger dans les profondeurs du secteur de la surveillance des employés afin de mieux comprendre les influences et les pressions qui s'exercent sur les fonctions de surveillance dans les entreprises. En tant que fournisseur pionnier de solutions de surveillance des employés, nous savons de première main que la surveillance constante de flux de travail granulaires n'est pas exactement la meilleure façon de créer un lieu de travail sain.
Il est certain que les outils de contrôle des employés constituent un rouage essentiel du monde du travail à l'heure actuelle. Presque toutes les personnes que nous connaissons utilisent une solution de suivi des employés sous une forme ou une autre et, comme nous l'avons souligné dans nos articles précédents, cette dépendance a également entraîné une augmentation de la productivité des employés. Lisez nos article sur la manière dont CleverControl a aidé les entreprises à augmenter la productivité de leurs employés de plus de 5 % alors qu'elles expérimentaient la semaine de travail de quatre jours.
Dans le cadre de cet article, nous souhaitons toutefois mettre l'accent sur l'effet psychologique d'une surveillance constante et sur la manière dont les entreprises peuvent réellement tirer parti des solutions de surveillance pour créer un environnement de travail plus productif et plus sain.
Qu'est-ce qui fait du contrôle une manœuvre stressante ?
Pour n'en citer que quelques-uns, les facteurs psychologiques les plus courants associés aux systèmes de surveillance et connus pour être source de stress sont les suivants :
Sentiment d'être surveillé en permanence - impossibilité de se défouler
Compétition entre les employés basée sur le suivi des résultats plutôt que sur les performances
Peur d'une intrusion inutile - par exemple, des employeurs qui pénètrent dans l'espace personnel
Des heures et des niveaux de productivité différents
Sentiment de méfiance et de manque de respect, ce qui entraîne un manque d'appropriation et d'engagement dans le travail.
Pression inutile liée à la précipitation du travail, qui introduit la peur de faire une erreur ou de ne pas respecter les délais, surtout en cas de contrôle permanent
Les problèmes susmentionnés sont connus pour stresser les employés et les rendre insatisfaits de leur environnement de travail, ce qui est tout à fait compréhensible. Après tout, qui voudrait être sous la surveillance constante de ses collègues et de ses supérieurs, tout en ayant le sentiment de ne pas mériter un tel examen ?
Mais ces problèmes résultent-ils vraiment de l'utilisation d'outils de contrôle ? Ou s'agit-il de quelque chose de plus profond, qui peut être résolu par la mise en œuvre d'une approche saine de la surveillance ?
La réponse à cette question permet de savoir "qui" utilise l'outil et "comment" il le fait. En fait, tous les facteurs susmentionnés indiquent que les employés ne craignent pas nécessairement l'utilisation de l'outil de surveillance, mais ils craignent l'étendue de son utilisation et la possibilité que les données de surveillance soient utilisées contre eux sans considération adéquate. Il s'agit là d'un sujet de préoccupation pour les entreprises.
Que peuvent faire les organisations pour rendre le contrôle moins stressant pour les employés ?
Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.
À cette fin, voici quelques mesures immédiates que les entreprises peuvent prendre pour résoudre le problème :
Fixer des objectifs de productivité réalisables
Les êtres humains ne peuvent pas être productifs en permanence ; ils doivent prendre le temps de réfléchir, de se détendre et de s'occuper. Sinon, il risque l'épuisement professionnel. Lorsque vous fixez des objectifs de productivité, pensez à faire des pauses et à réfléchir à l'activité professionnelle. En outre, lors de l'analyse des données de suivi, tenez compte des caractéristiques spécifiques de la main-d'œuvre. Certaines personnes préfèrent coucher leurs pensées sur le papier plutôt que sur un ordinateur ; le programme peut considérer ce temps comme de l'inactivité.
Établir un contexte clair
Les employeurs doivent être transparents sur les raisons de la surveillance et sur la manière dont elle aidera l'entreprise et ses travailleurs. Il est important d'établir des règles et des règlements clairs qui précisent ce qui est surveillé, comment les informations seront utilisées et ce que l'on attend des employés en termes de respect de la vie privée.
Établir la confiance
Il est essentiel d'instaurer la confiance. Les employeurs doivent garder à l'esprit que le contrôle ne consiste pas à faire de la microgestion ou à remettre en question les compétences des travailleurs, mais plutôt à améliorer la productivité, à renforcer la sécurité et à faire respecter la conformité. Démontrer sa confiance dans les capacités et l'éthique de travail des employés peut atténuer le stress.
Définir des politiques et des objectifs clairs en matière de suivi
Élaborer des politiques de contrôle bien définies et facilement accessibles qui décrivent l'objectif, la portée et les limites des activités de contrôle. Les employés doivent comprendre clairement ce qui sera contrôlé et comment cela s'aligne sur les objectifs de l'organisation.
Chaque employé doit également connaître son objectif de productivité et ses tolérances (écarts admissibles par rapport à cet objectif). Il doit être informé que les données relatives à sa productivité ne sont pas accessibles au public et ne sont utilisées que dans le cadre de la gestion des performances.
L'idée maîtresse est d'informer les employés du type de système de surveillance mis en place et des raisons qui le motivent. En fait, pour réduire la nervosité, commencez à surveiller vos employés progressivement.
Faire coexister vie privée et responsabilité
S'efforcer de trouver un équilibre entre la protection de la vie privée des employés et la responsabilisation de ces derniers. Il convient d'utiliser des stratégies de surveillance peu intrusives, en se concentrant sur les activités liées au travail. Il convient d'éviter les surveillances excessives qui vont au-delà de ce qui est nécessaire pour de véritables raisons professionnelles - ce que CleverControl facilite de manière transparente.
Par exemple, surveillance par webcam et les fonctions d'enregistrement audio sont facultatives et ne sont pas activées par défaut. Pour des raisons de sécurité, elles peuvent être nécessaires pour certaines entreprises ou fonctions, comme les plateformes d'enseignement en ligne, mais si l'employeur n'en a pas besoin ou s'il pense qu'elles sont intrusives, il peut tout simplement les laisser désactivées.
Mettre en place un retour d'information et une reconnaissance réguliers
Instaurer une culture du retour d'information constructif et de la reconnaissance. Utilisez les données de suivi pour aider les employés à s'améliorer, et non pour les punir et les espionner. Communiquez régulièrement avec les employés au sujet de leurs performances, de leurs progrès et de leurs réalisations. La reconnaissance de leurs efforts peut contribuer à atténuer le stress lié au contrôle et à créer un environnement de travail positif.
Sauvegarde des données et de la vie privée
Prenez des mesures pour protéger la vie privée et les données de vos employés. Veillez à ce que les données obtenues soient conservées en toute sécurité (dans des systèmes sur site et dans le nuage), qu'elles ne soient accessibles qu'aux personnes autorisées et qu'elles ne soient utilisées qu'aux fins prévues en mettant en place des mesures de sécurité strictes. Communiquer clairement les mesures de protection des données en place pour rassurer les employés.
Disposer d'un organe de règlement des griefs
Veillez à ce que les employés aient toujours une oreille attentive à leurs problèmes concernant les systèmes de surveillance. À cette fin, mettez en place une aide humaine pour résoudre les problèmes introduits et négligés par les systèmes de surveillance. Le confort et le bien-être des employés sont aussi importants que leur productivité et doivent donc être prioritaires. Les employeurs ne doivent pas seulement supposer que les membres de leur personnel sont conscients du système de surveillance et consentent à son utilisation.
Aller lentement
Disposer d'informations claires sur les détails de la productivité peut être suffisamment tentant pour les prendre rapidement en compte lors des évaluations. Toutefois, il est recommandé aux entreprises d'introduire progressivement des outils de suivi, en gardant toujours à l'esprit ce à quoi les employés sont habitués en ce qui concerne leur travail, et ce que cela signifie pour eux. L'idée est de créer un changement d'état d'esprit positif qui permette aux employés de se sentir plus à l'aise.
Respecter les limites
L'espace personnel et les heures de repos des employés doivent être respectés. Il convient donc d'éviter les pratiques de surveillance invasives qui s'immiscent dans la vie privée des travailleurs en dehors du travail. C'est d'autant plus important que cela peut entraîner un stress psychologique, susceptible d'augmenter le taux de rotation du personnel et d'ouvrir la voie à des problèmes tels que les démissions discrètes.
Alors, quelle est la prochaine étape ?
Le contrôle des employés est une pratique récurrente, il est donc essentiel d'en définir clairement l'objectif et de continuer à mettre l'accent sur le bien-être des employés. Si le contrôle est effectué de manière réfléchie et en accordant l'attention nécessaire aux points douloureux auxquels les employés sont sensibles, il débouchera sur des résultats positifs.
Vous envisagez de mettre en place une fonction de surveillance ? Nous pouvons vous aider à trouver des moyens de la rendre plus utile dans le contexte unique de votre entreprise, tout en respectant la vie privée des employés. Contactez-nous dès aujourd'hui !