Tout est sous contrôle : comment mettre en œuvre un programme de surveillance sans perdre son équipe

En 2021, ExpressVPN a mené une étude comprendre les implications de la surveillance sur la main-d'œuvre à distance.

• About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.

• 56% des employés ont déclaré avoir ressenti du stress et de l'anxiété en raison de la surveillance exercée par l'employeur.

• En fait, 48% des employés ont accepté une réduction de salaire si cela signifiait qu'ils ne seraient pas contrôlés.

Mais pourquoi un tel malaise ? Certains employés sont effrayés par l'absence de vie privée dans leur environnement de travail, principalement en raison des politiques de surveillance intrusives adoptées par certains employeurs.

Par essence, la surveillance des employés est extrêmement utile, surtout lorsqu'il s'agit d'identifier les goulets d'étranglement de la productivité, de garantir le respect des protocoles de sécurité et d'améliorer les performances globales. Cependant, l'absence d'un programme de contrôle uniforme et solide peut souvent avoir de graves conséquences, comme une baisse du moral des employés.

Il y a quelque temps, une entreprise allemande de vente au détail a été contrainte de payer une amende de 1,5 million d'euros. amende de 12,6 millions de dollars en raison de l'utilisation de caméras de vidéosurveillance pour contrôler les activités sur le lieu de travail, ce qui constituait une violation des règles de protection de la vie privée définies par le pays et l'Union européenne. De même, une entreprise norvégienne de matériel informatique a été condamnée à une amende de 24 000 dollars par les autorités pour avoir transféré des adresses électroniques personnelles sur ses serveurs.

Il n'est donc pas étonnant que les employés hésitent à se faire surveiller. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."

Cela en dit long sur la difficulté de concilier la surveillance du lieu de travail et le respect de la vie privée lorsque les pratiques de surveillance intrusives et gênantes sont monnaie courante.

La dernière chose que vous voulez faire est de diminuer la confiance que les employés ressentent à l'égard de votre entreprise. Cela nuit à la productivité et peut même avoir un impact négatif sur la fidélisation des employés, sans parler des problèmes de réglementation qui se poseraient. En 2021, la loi italienne SA a infligé une amende de 80 000 euros à une municipalité (contrôleur) en raison d'une violation des lois sur la protection des données, suite à la plainte déposée par un employé concernant la collecte de ses informations sensibles.

Afin d'éviter le contrecoup réglementaire qui accompagne souvent le déploiement d'un programme de surveillance intrusif, il est primordial d'instaurer un climat de confiance au sein de votre équipe. Pour vous aider à jeter les bases d'un programme efficace de surveillance des employés, nous avons rassemblé quelques conseils essentiels à suivre.

L'une de nos récentes enquêtes a révélé qu'un jour de congé supplémentaire Augmentation de la productivité des employés de plus de 5%.. Dans une autre enquête, nous avons pu mettre en évidence la façon dont les périodes actives et inactives sont prises en compte. a augmenté/diminué avant et après les vacances de Noël. Comment avons-nous procédé ? En analysant les données de surveillance en ligne que nos clients ont accumulées au cours de la période. En quoi cela a-t-il été utile ? Nous avons pu mettre en évidence les mesures proactives que nos clients devraient prendre pour aider leurs employés à se sentir mieux et à mieux travailler.

The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.

Voici comment mettre en œuvre un tel programme de suivi sans perdre l'équipe :

1. Commencez par définir les objectifs du contrôle

   Pour mettre en œuvre votre programme de surveillance, il est impératif de définir d'abord les objectifs du contrôle. En d'autres termes, il s'agit de

   • Identifier les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à votre programme de surveillance

   • Définir les responsabilités de chaque membre de l'équipe

   • Établir des lignes directrices sur ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas

   • Préparer une feuille de route sur la manière dont vous souhaitez que le programme de surveillance fonctionne

   By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.

2. Évaluer les critères de suivi

   Ensuite, vous devez vous assurer que vous évaluez les critères de suivi. Il pourrait s'agir de quelque chose comme

   • Définir le type de canal qui sera surveillé (par exemple, courrier électronique, Internet, appels téléphoniques).

   • Déterminer les moments où la fonction de surveillance sera active

   • Évaluer le niveau de surveillance à mettre en place

   • Évaluer si ce niveau relève de la législation (nous y reviendrons plus tard).

3. Informer le personnel de la fonction de surveillance potentielle

   Il est essentiel d'obtenir le consentement du personnel et de le tenir informé des fonctions de suivi. Il est impératif d'obtenir un consentement éclairé pour mettre en place un programme de suivi efficace, car cela garantit que vous êtes responsable du programme et que vous ne dépassez pas les limites. À cette fin, il faudrait effectivement

   • Expliquer au personnel pourquoi et comment il sera contrôlé

   • Expliquer les objectifs du contrôle (énumérer les objectifs à atteindre)

   • Expliquer les avantages et les répercussions du respect ou du non-respect des lignes directrices (par exemple, les mesures disciplinaires ou les amendes).

   • Répondre aux questions et aux préoccupations de votre personnel

   Voici un point qui mérite d'être souligné : Si le GDPR met l'accent sur la recherche d'un consentement librement donné par les employés, cela n'implique pas que toute pratique de surveillance ou de collecte de données à caractère personnel puisse être poursuivie sur la base de ce consentement. Par exemple, si un employé donne son consentement à l'installation d'une caméra de télévision en circuit fermé à des fins de surveillance, cela ne signifie pas que l'employeur peut le faire. Que se passe-t-il si la vidéosurveillance n'est pas autorisée par la loi ou ne relève pas de la juridiction locale ? Il s'agit d'un scénario délicat qu'il vaut mieux éviter.

4. Étudier les lois spécifiques à la région concernée

   Nous avons maintenant établi qu'il est impératif de s'assurer que vous maîtrisez les lois de votre région qui régissent le type d'activités de contrôle que vous pouvez entreprendre.

   Comment ces lois peuvent-elles suggérer des orientations pour la fonction de contrôle ? Voyons quelques exemples :

   • Dans l'Union européenne (UE), le Règlement général sur la protection des données (RGPD) garantit que les employeurs demandent le consentement des employés avant de collecter des données personnelles. La surveillance des employés est autorisée, mais le programme de surveillance ne doit pas interférer avec les informations personnelles et sensibles des employés.

   • Aux États-Unis, la Loi de 1986 sur la protection de la vie privée dans le domaine des communications électroniques garantit que les employeurs ont une raison précise et justifiable de surveiller les communications électroniques et orales sur le lieu de travail.

5. Choisir un système de surveillance des employés

   Maintenant que vous avez une bonne idée des obligations qui vous incombent, il est temps de choisir la bonne plateforme de suivi des employés. Mais comment s'y prendre, surtout lorsque le marché semble saturé par une multitude de solutions différentes ? Pour vous aider, voici quelques questions auxquelles il convient de répondre :

   • Le logiciel de surveillance des employés peut-il fonctionner discrètement ? Est-il conçu de manière à ne pas empiéter sur la vie privée des employés ?

   • Est-il facile à mettre en œuvre ? Pouvez-vous vous mettre au travail immédiatement après vous être inscrit au programme ?

   • Comment fonctionnent les modules de rapport ? Pouvez-vous facilement générer des rapports sur la productivité, l'assiduité, la communication et les affectations ?

   • Relève-t-il de la législation en vigueur ? Répond-il aux normes de votre juridiction locale ?

   • Réduit-il le travail manuel des employés pour leur permettre de se concentrer sur des tâches plus créatives ? Par exemple, le système de suivi réduit-il les tâches manuelles liées à la création de feuilles de temps et de rapports ?

   En fin de compte, la solution idéale est la suivante :

   • Discret : Fournir une visibilité globale du lieu de travail sans perturber les employés

   • Intuitif : Facile à utiliser et à harnacher

   • Flexible : Extensible et modulable en fonction de la croissance de l'entreprise

   • Personnalisable : Permet de mettre en place des politiques spécifiques

   • Conforme : Soutenir la législation et les lois locales

   • Évolutif : Peut prendre en charge toute une série de flux de travail et de processus

   • Rentable : Permet d'améliorer l'efficacité opérationnelle et d'éliminer les goulets d'étranglement

6. Consulter un avocat local

   Bien que les règles générales soient largement décrites dans les règlements, il reste des nuances à explorer. Par exemple, supposons que les employés soient établis dans l'UE, alors que l'entreprise est basée à Singapour. Quels types de principes s'appliqueraient aux deux pays ? Pour saisir ces nuances, vous devez faire appel aux services d'un expert juridique. Il vous guidera également avec succès sur la viabilité du logiciel de surveillance spécifique que vous avez choisi.

7. Ne pas évaluer pendant les premières semaines ou les premiers mois

   Comme pour tout nouveau projet, il faut lui laisser le temps de se mettre en place. Vous n'obtiendrez pas immédiatement un aperçu de l'efficacité du système. Dans la mesure du possible, laissez les employés s'adapter à la mise en place du système de suivi pendant quelques semaines ou quelques mois. Ne vous lancez pas tout de suite dans les évaluations, car vous risqueriez d'être trop sévère.

   Entre-temps, continuez à collecter des données. Au moment de l'évaluation, vous aurez une vision approfondie de la situation :

   • Productivité du lieu de travail par rapport au temps actif et au temps inactif

   • S'il y a des problèmes qui apparaissent au jour le jour

   • Performance du projet par rapport aux contraintes de temps et de budget

   • Si des failles de sécurité apparaissent trop souvent

   • Existe-t-il une utilisation abusive généralisée des ressources de l'entreprise ?

   • La discrétion du système de surveillance répond-elle à vos attentes ?

   • Le système de suivi lui-même donne-t-il les résultats escomptés ?

   Ces informations permettront de dégager des modèles qui vous aideront à identifier les moyens d'améliorer les flux de travail. Elles vous aideront également à établir une corrélation entre la mise en œuvre et des variables telles que la productivité totale, les temps d'arrêt et d'autres facteurs.

8. Redéfinir les politiques et les récompenses

   Il est maintenant temps de renouer le dialogue avec les employés et de les impliquer dans l'idée d'être surveillés. C'est ici qu'il faut redéfinir les politiques et encourager les gens à réfléchir à ce qui suit

   • Les avantages potentiels du système de suivi en place (au moins en tant qu'outil de motivation)

   • Les récompenses associées à la réalisation d'une certaine norme

   • Les conséquences d'un niveau inférieur à une certaine norme

   • Les incitations basées sur les niveaux de réalisation

   En prenant ces mesures, vous encouragez les employés à s'approprier leurs performances. Ils seront plus enclins à contribuer à la réussite de l'entreprise. Du point de vue de l'employeur, il s'agit d'un moyen extrêmement efficace de créer des flux de travail concrets.

   Par exemple, si vous avez des employés à distance et que vous devez suivre de près leur respect du travail à domicile, vous pouvez partager un calendrier en ligne et les encourager à le consulter à une fréquence appropriée. Vous pouvez leur demander de fixer des objectifs de performance et de fournir des mises à jour régulières. Vous pouvez également fournir des rapports d'avancement afin d'être en mesure de voir s'il y a des problèmes d'utilisation abusive.

9. Affiner et améliorer

   Lorsque vous mettez en place un programme de surveillance dans votre entreprise, il est toujours possible de l'améliorer. Vous devez continuellement revoir le système pour continuer à progresser. Vous remarquerez peut-être que les employés n'accomplissent pas suffisamment de travail. Ou que certains d'entre eux se relâchent. Vous ne recevez peut-être pas les rapports d'avancement en temps voulu. Peut-être que les employés ne s'approprient pas le retour d'information. Il manque peut-être au logiciel une fonction essentielle pour répondre à vos besoins.

   Toutes ces observations indiquent une chose : vous devez affiner l'approche. Continuez à discuter avec les employés pour gérer leurs attentes. Fixez des points de contrôle et évaluez les progrès accomplis. Réexaminez les politiques et assurez-vous qu'elles sont toujours aussi pertinentes.

Un programme de suivi sera considéré comme une réussite s'il vous aide à améliorer la culture de travail et le flux de travail. Pour ce faire, il est essentiel d'installer un système de surveillance robuste, complet et efficace. logiciel de surveillance discrète des employés affiner les processus opérationnels après avoir discerné les goulets d'étranglement et les inefficacités, et établir une vision claire avec votre équipe.