Logiciel de surveillance des employés au Texas : Respecter les lois nationales et fédérales

Au niveau fédéral, la principale législation régissant la surveillance des communications électroniques est l'Electronic Communications Privacy Act (ECPA) de 1986. Elle interdit généralement l'interception intentionnelle des communications téléphoniques, orales et électroniques. Il existe toutefois des exceptions pour les employeurs. Les employeurs sont libres de suivre les communications électroniques sur les appareils appartenant à l'entreprise dans le cours normal des affaires ou avec le consentement de l'employé. La surveillance des conversations privées est généralement interdite.

En ce qui concerne les lois des États, les employeurs du Texas devraient tenir compte de la loi de 2019 sur la protection de la vie privée au Texas. Selon cette loi, les employeurs doivent informer les employés quand et comment leurs activités sont surveillées. En d'autres termes, bien que la surveillance soit autorisée, les employés doivent être informés de la nature et de l'étendue des pratiques de surveillance.

Les pratiques pouvant être considérées comme intrusives, à savoir la surveillance vidéo et audio, sont autorisées, mais avec des restrictions. Alors que la loi texane autorise généralement la vidéosurveillance dans les lieux de travail publics sans le consentement de l'employé, l'enregistrement audio nécessite au moins l'autorisation d'une partie (c'est-à-dire que l'enregistreur doit être un participant à la conversation ou avoir le consentement d'un participant). La surveillance de zones privées ou d'appareils/comptes personnels nécessite le consentement explicite de l'employé.

Le Texas reconnaît également le droit à la vie privée en common law et le délit d'atteinte à la vie privée, en particulier "l'intrusion dans l'isolement". Pour invoquer une violation, un employé doit prouver qu'il s'agit d'une intrusion intentionnelle et très offensante dans des affaires privées où l'on peut raisonnablement s'attendre à ce que la vie privée soit respectée. Par exemple, des endroits comme les vestiaires et les salles de bains entrent dans la catégorie des attentes raisonnables en matière de respect de la vie privée. En revanche, les conversations personnelles sur des appareils appartenant à l'entreprise ne relèvent pas de cette catégorie.

Les pratiques de surveillance spécifiques peuvent être résumées dans le tableau suivant :

Compte tenu des réglementations nationales et fédérales, les meilleures pratiques pour les organisations texanes qui utilisent des logiciels de surveillance des employés sont les suivantes :

• Les employeurs doivent définir l'objectif du suivi et l'étendue des activités à contrôler pour atteindre cet objectif. Le suivi doit être limité à ces activités spécifiques.
• Les employeurs devraient envisager soigneusement la surveillance dans les cas où les frontières entre le travail et la vie privée sont floues, par exemple dans le cas de bureaux à domicile ou de politiques visant à apporter ses propres appareils.
• Les organisations devraient utiliser des méthodes de surveillance moins intrusives dans la mesure du possible. Par exemple, les responsables peuvent mettre en place un logiciel de surveillance pour bloquer les sites web et les médias sociaux indésirables au lieu de suivre méticuleusement l'historique de l'internet et des chats.
• Les employeurs doivent élaborer des politiques de suivi détaillées et les mettre à la disposition de tous les employés concernés. Ces documents doivent décrire les données collectées, les conditions de stockage, les objectifs du suivi et les personnes autorisées à accéder aux données. Les organisations doivent revoir régulièrement les politiques de surveillance, en consultant les professionnels des ressources humaines et du droit, afin de s'assurer qu'elles sont conformes à la législation en vigueur.
• Les employeurs texans doivent informer leurs employés des pratiques de surveillance et, dans l'idéal, obtenir leur consentement écrit. Bien que le consentement ne soit pas toujours nécessaire, l'obtenir permet de gérer les attentes des employés et de renforcer la défense juridique de l'employeur contre les plaintes relatives à la protection de la vie privée.
• La loi texane, comme la loi fédérale, reconnaît que certaines zones sont intrinsèquement privées. Il est illégal de surveiller les lieux où les employés s'attendent à ce que leur vie privée soit respectée, tels que les vestiaires ou les toilettes. Si les employeurs peuvent être autorisés à surveiller les salles de pause ou les espaces communs moyennant un préavis, ils doivent s'assurer que la surveillance n'est pas trop intrusive ou harcelante.
• Les employés du Texas ne doivent pas accéder aux appareils personnels des employés, tels que les ordinateurs portables ou les téléphones, ni les suivre, sans le consentement explicite du propriétaire, même si l'appareil est utilisé pour le travail. De même, il est interdit de suivre le courrier électronique personnel ou les comptes de médias sociaux d'un employé, même si ce dernier y accède à partir d'un ordinateur de l'entreprise.
• Les employeurs peuvent surveiller la localisation des véhicules et des appareils appartenant à l'entreprise s'ils en informent les employés et obtiennent leur consentement.
• Avant de mettre en place de nouveaux formulaires de contrôle, les employeurs devraient évaluer leur impact possible et consulter les autorités de régulation de la vie privée et les comités d'entreprise.

Si les employeurs texans prennent soigneusement en compte les lois fédérales et nationales et mettent en œuvre des politiques de surveillance transparentes et bien définies, les logiciels de surveillance des employés deviendront des alliés puissants pour stimuler la productivité et la sécurité de l'entreprise.