Comment des réunions régulières peuvent affecter la productivité

La motivation et le sens des responsabilités ne sont pas les seuls facteurs déterminants de la productivité de votre personnel. L'organisation du travail, aussi structurée et logique soit-elle, peut être préjudiciable si elle ne tient pas compte de la personnalité de l'employé.

L'entreprise de conception web de notre cas d'aujourd'hui est notre client de longue date. Ils ont commencé à utiliser CleverControl en 2017, alors que leur équipe ne comptait que cinq personnes, dont le directeur. Depuis, leur startup est devenue une petite entreprise, tout comme leur clientèle, la complexité des commandes et, par conséquent, le personnel. Si auparavant l'employé pouvait discuter rapidement du projet en cours avec le directeur ou le collègue près du distributeur d'eau ou pendant la pause, l'équipe élargie a nécessité d'autres formes d'organisation. Le directeur a décidé de rendre obligatoires les briefings quotidiens et les réunions mensuelles ; en outre, les employés organisaient leurs propres réunions lorsqu'ils avaient besoin de discuter de la tâche en cours. Au final, l'employé pouvait avoir deux à trois réunions par jour. Pour certains employés, la possibilité de présenter les résultats de leur travail, de participer à des discussions en direct et de sentir qu'ils faisaient partie de l'équipe était une motivation et une inspiration énormes. D'autres, au contraire, n'ont pas apprécié le nouveau flux de travail.

Le directeur a remarqué que l'un des employés seniors, présent depuis le premier jour, affichait une productivité inférieure à la normale. Le directeur a inspecté les journaux recueillis sur l'ordinateur de l'employé par CleverControl et a découvert un schéma frustrant. D'importantes périodes d'inactivité ou d'activité improductive suivaient chaque réunion à laquelle l'employé devait participer. L'employé naviguait sur des sites d'information et des forums ou jouait à de petits jeux avant de retourner au travail environ une heure après la réunion.

Le salarié était introverti, communiquait peu avec ses collègues sur des sujets autres que le travail et préférait travailler seul. Il a avoué que chaque réunion, surtout si elle était spontanée, le drainait et le faisait dérailler et que l'employé avait besoin de temps pour se recentrer. Ce cas a amené le directeur à reconsidérer le flux de travail pour tenir compte de la personnalité des employés. L'employé introverti a été autorisé à se rendre uniquement aux réunions obligatoires où sa présence et son expertise étaient absolument nécessaires. Le directeur s'est également efforcé de réduire le nombre de mémoires.

• Suivi des activités

  De longues périodes d'inactivité ont attiré l'attention du directeur sur le manque de concentration de l'employé pendant la journée de travail.
• Suivi des sites web visités

  Les sites web improductifs sont un autre signe inquiétant du manque d'engagement de l'employé.
• Journal des événements

  L'analyse de l'activité de l'employé sur l'ordinateur a permis de révéler la raison de son improductivité.