La stratégie de réussite pour constituer des équipes virtuelles performantes

Le discours sur la constitution d'équipes performantes est en constante évolution, mais aussi omniprésent. Si vous tombez sur des écrits datant, par exemple, du début des années 2000 ou même de la fin des années 90, vous remarquerez que la recherche de la synergie et de l'excellence collective est presque toujours au cœur du discours sur la réussite organisationnelle. Et cela a beaucoup de sens, même si l'écosystème dans lequel vous vous trouvez actuellement est exceptionnellement différent.

Par exemple, un classique McKinsey Quarterly qui date de 1992, souligne que la vision fait partie intégrante de l'idée de haute performance et qu'elle doit être à la fois rationnelle et émotionnelle - elle doit "exciter, engager et effrayer". Cette idée est toujours d'actualité et continuera de l'être dans tous les domaines.

Ou si vous passez par Gallup's opinion piece de 2009, vous découvrirez que la résolution des conflits, la hiérarchisation des tâches, l'engagement, la diversité et bien d'autres choses encore sont des ingrédients essentiels d'un travail d'équipe efficace. Il est certain que ces principes de constitution et de gestion d'une équipe, qui permettent d'obtenir des performances élevées, sont intemporels. Ils abordent à la fois la dynamique interpersonnelle et les aspects pratiques du travail en commun.

Mais si l'essence et les fondements des équipes performantes restent tout à fait pertinents, le fait que la plupart des équipes soient amenées à fonctionner virtuellement ou dans des configurations hybrides introduit des variables et des défis qui sont, au sens propre du terme, sans précédent. On s'y est préparé au cours des dernières années, mais il n'en reste pas moins que c'est sans précédent.

Il s'agit d'un nouveau mode de travail qui exige de la réflexion, de l'attention, de la planification, du temps, de la technologie et des normes élevées en matière de leadership.

Je vais emprunter la définition d'un, article scientifique de 2010 car il est excellent, mais avec quelques modifications.

L'équipe virtuelle se caractérise par "de petits groupes temporaires de travailleurs du savoir dispersés sur le plan géographique, organisationnel et/ou temporel, qui coordonnent [et accomplissent] leur travail principalement à l'aide des technologies électroniques de l'information et de la communication".

Sauf que les équipes virtuelles ne sont plus "temporaires" ou "petites". La pandémie de COVID-19 a radicalement accéléré l'adoption du travail à distance et hybride. Ces équipes peuvent désormais englober des départements entiers, voire des organisations, et leurs membres sont répartis sur différents fuseaux horaires et cultures.

Avec les interventions technologiques et l'essor des plateformes de collaboration basées sur le cloud, en particulier, le passage au travail virtuel est une alternative évidente. Les entreprises peuvent utiliser des logiciels de gestion de projet, des solutions de surveillance des employés, des applications de messagerie instantanée, des référentiels de documents partagés et même des environnements de réalité virtuelle pour favoriser la collaboration.

Ainsi, en 2024, les équipes virtuelles ne se limitent plus, par exemple, aux professionnels de l'informatique. Elles englobent divers secteurs et fonctions, du service à la clientèle et des ventes au marketing et à la finance. Même les fonctions traditionnellement pratiques, telles que l'ingénierie et la fabrication, sont de plus en plus adaptées à la collaboration virtuelle grâce à l'utilisation d'outils de surveillance à distance, de solutions de réalité augmentée et de simulations numériques.

Selon le rapport 2023 sur l'état du travail à distance rapport Chez Buffer, 98% des employés préfèrent le travail à distance. Ils le recommanderaient à leurs amis et collègues de travail. De même, la récente étude de Robert Half survey révèle que 78 % des salariés préféreraient des modalités de travail flexibles.

En effet, le passage aux équipes virtuelles n'est pas une simple tendance éphémère, mais une transformation fondamentale de notre façon d'aborder le travail. En effet, les avantages d'une équipe virtuelle bien organisée et performante sont multiples et de grande portée. En voici un exemple :

Oui, on pourrait débattre du fait que l'environnement de bureau traditionnel favorise la collaboration et la créativité par le biais d'interactions personnelles. Et c'est effectivement le cas, sans aucun doute. Mais les employés d'une structure virtuelle peuvent travailler dans les environnements les plus propices à leur productivité personnelle, qu'il s'agisse d'un bureau à domicile tranquille, d'un café confortable ou de tout autre espace dépourvu des distractions habituelles d'un bureau.

En fait, les données le confirment. Par exemple, un Forum du Futur rapport souligne que les travailleurs des équipes virtuelles affichent une productivité supérieure de 29 %. Ils font également état d'une capacité de concentration accrue de 53 %.

Si l'on se réfère au rapport Buffer, 71 % des personnes interrogées affirment qu'il est essentiel de fixer des limites au travail. Et 45 % ont indiqué qu'il est plus facile de le faire lorsqu'ils travaillent dans un environnement virtuel. Ils peuvent organiser leur journée de la manière la plus adaptée à leurs besoins personnels et professionnels. Cette autonomie leur permet de gérer leur temps plus efficacement et de s'occuper de leurs engagements personnels, qu'il s'agisse de passer du temps en famille, de s'adonner à des passe-temps ou même de prendre un moment pour se ressourcer.

Une telle flexibilité est en fait un avantage stratégique pour les entreprises, car elle peut conduire à une main-d'œuvre plus satisfaite, plus productive et plus résiliente. Et les entreprises réalisent que l'analyse de l'écosystème de l'emploi aux États-Unis réalisée par Robert Half met en évidence une croissance de 14 % des offres d'emploi hybrides dans différents États entre le 1er trimestre 2023 et le 1er trimestre 2024.

En passant à un modèle virtuel, les entreprises peuvent réduire considérablement leurs dépenses opérationnelles. Par exemple, en éliminant le besoin d'un bureau physique, les entreprises peuvent économiser sur le loyer, qui est souvent l'un des frais généraux les plus importants pour les entreprises. En outre, elles réalisent des économies sur les services publics tels que l'électricité, l'eau et les services internet, qui n'ont plus besoin d'être fournis à grande échelle pour l'ensemble d'un bureau.

Certes, ils doivent mettre en place des systèmes de collaboration en ligne, disposer d'outils de gestion de projet, de collaboration et de suivi des employés, mais ces coûts sont généralement bien inférieurs à ceux liés à l'entretien d'un espace de bureau physique. Sans oublier les coûts liés aux indemnités de déplacement, aux collations et aux équipements sur place. Les entreprises devraient réinvestir une partie de ces économies dans des avantages virtuels, tels que des allocations de bureau à domicile, des programmes de bien-être ou des activités de renforcement de l'esprit d'équipe en ligne, mais les dépenses globales sont généralement moindres.

La gestion d'équipes virtuelles présente également un revers de médaille qui divise les dirigeants.

Dans cet article, nous parlons d'équipes très performantes. Il est donc essentiel de s'attaquer à la baisse de productivité ou à la perception qu'en ont les dirigeants. Les distractions à la maison, les environnements de travail incohérents et le manque de supervision directe peuvent entraîner des niveaux de productivité inégaux parmi les membres de l'équipe.

A 2022 Microsoft étude a révélé que 85 % des dirigeants éprouvent des difficultés à établir la confiance dans le fait que les employés sont productifs dans une configuration hybride. Dans cette étude :

• 87% des employés déclarent être productifs
• 12 % des dirigeants ont pleinement confiance dans la productivité de leurs employés

Il y a donc un décalage flagrant et c'est un problème fondamental et un obstacle à la constitution d'équipes performantes.

Pour les rôles qui ont été bien définis et les profils qui ont mis en place des systèmes très clairs, le passage à un système virtuel ou à un système de gestion de l'information peut s'avérer très utile. environnement de travail hybride peuvent être relativement fluides. Cependant, pour de nombreux rôles, en particulier ceux qui sont plus fluides ou collaboratifs par nature, un manque de clarté dans les attentes, les objectifs et les responsabilités peut devenir un obstacle important à la réussite.

Cette clarté est difficile à cultiver. Une fois cultivée, elle porte ses fruits à coup sûr. Par exemple, l'étude de Microsoft mentionnée ci-dessus souligne que "la clarté est la clé". Les employés qui font preuve d'une telle clarté ont 3,95 fois plus de chances de rester et 4,5 fois plus de chances d'être satisfaits de leur travail.

Comme nous l'avons mentionné dès le début, le mode de travail virtuel exige de la réflexion, de l'attention, de la planification, du temps, de la technologie et des normes élevées en matière de leadership.

La première étape consiste à évaluer les besoins et la dynamique propres à une équipe virtuelle. Les dirigeants doivent tenir compte de la diversité des origines, des styles de travail et des circonstances personnelles des membres de leur équipe.

Ils doivent également prendre en compte les besoins de l'entreprise. Cet exercice d'équilibre exige des dirigeants qu'ils fassent preuve à la fois d'empathie et de stratégie.

Dans un environnement virtuel, où les ajustements spontanés sont moins possibles, une planification méticuleuse devient encore plus importante.

• D'une part, les dirigeants doivent anticiper les difficultés potentielles, telles que les différences de fuseaux horaires, les retards de communication et les différents niveaux de disponibilité des membres de l'équipe. Ils doivent intégrer ces considérations dans le calendrier du projet.
• Deuxièmement, les objectifs qui découlent de ces considérations doivent être "intellectuels, rationnels, crédibles". La feuille de route pour atteindre ces objectifs doit donc être "quantifiée, définie et mesurée".

Les dirigeants doivent s'assurer que leurs équipes ont accès à des outils fiables et conviviaux qui facilitent la communication, la collaboration et la gestion efficace des projets.

Collaboration en temps réel

Des outils comme Slack, Microsoft Teams, etc., peuvent s'avérer extrêmement utiles pour la communication instantanée à l'échelle de l'entreprise, les mises à jour et les discussions approfondies. Slack, par exemple, permet de créer des groupes et des canaux où les discussions peuvent être organisées par projet ou par sujet. Des membres spécifiques de l'équipe peuvent être invités à participer à ces groupes.

Gestion de projet

Des outils comme Asana, Trello ou Jira sont indispensables pour assurer le suivi des tâches, des délais et de l'avancement global des projets. Atlassian, le développeur de Jira, a fait état d'un Augmentation de 3 fois en sièges payants au troisième trimestre 2024. Leur modèle en nuage est incroyablement utile pour les entreprises entièrement distantes. Il en va de même pour la plupart des solutions de gestion de projet.

Suivi de la productivité

Le suivi de l'activité des employés dans un environnement virtuel peut s'avérer difficile, mais il est essentiel pour maintenir la productivité et s'assurer que les membres de l'équipe restent sur la bonne voie et ne se relâchent pas.

Un outil comme CleverControl peut permettre un contrôle complet et efficace de la productivité en agissant comme un puissant assistant virtuel. Par exemple, il peut faciliter :

• Suivi des activités en temps réel, rendu possible par des fonctions telles que l'enregistrement de l'écran, la surveillance de la webcam, etc.
• Reconnaissance des visages pour une plus grande responsabilisation, une réduction du travail et du vol de temps
• Des rapports et des analyses complets, qui peuvent relayer les tendances de la productivité au fil du temps et améliorer les évaluations des performances, l'optimisation des flux de travail et l'identification des goulets d'étranglement.

La constitution d'équipes virtuelles performantes est à la fois un art et une science. Les dirigeants doivent tenir compte des nuances commerciales objectives et quantifiables. Mais en même temps, ils doivent comprendre les facettes émotionnelles et empathiques de la gestion et de la dynamisation d'équipes dispersées.

Pour commencer, elles peuvent se concentrer sur le contrôle des données. La mise en œuvre d'outils et de technologies permettant d'accéder en temps réel à des informations précises et exploitables devrait être une priorité absolue.