Suivi des performances des employés : 6 méthodes efficaces

La performance des employés est le fondement de toute entreprise qui veut rester compétitive. Des employés performants augmentent les bénéfices et la satisfaction des clients, créant ainsi une image positive de l'entreprise.

Le suivi des performances des employés est essentiel pour comprendre les contributions individuelles, identifier les domaines à améliorer et récompenser les personnes les plus performantes. Des mesures opportunes pour soutenir la productivité sont la clé pour aider chaque employé et l'entreprise à révéler leur véritable potentiel. Cependant, la performance est un terme large dont la signification peut varier en fonction de l'organisation, du domaine et du poste. Qu'est-ce qu'un manager doit évaluer exactement et quelle est la meilleure façon de le faire ? Nous répondrons à ces questions dans cet article.

Dans la conception traditionnelle, la performance des employés correspond à la qualité, à l'efficacité et à la quantité du travail produit.

Pour évaluer la qualité du travail, vous devez vérifier si le travail de l'employé répond aux attentes et aux normes du secteur ou de l'entreprise. Voyez si l'employé a atteint ses objectifs et s'il a fait de son mieux pendant qu'il travaillait sur la tâche. En fonction du domaine et du poste, les mesures qualitatives peuvent être les suivantes :

• Satisfaction des clients : le degré de satisfaction des clients à l'égard du travail de l'employé ; la rapidité et la qualité avec lesquelles l'employé répond à leurs demandes ; le respect du code de conduite par l'employé, etc.

• Travail d'équipe et collaboration : la manière dont l'employé travaille avec les autres, contribue aux objectifs de l'équipe et soutient ses collègues.

• Initiative : si l'employé est capable d'assumer de nouvelles tâches, de proposer de nouvelles idées et de résoudre des problèmes de manière indépendante.

• Capacité d'adaptation : le degré de flexibilité du salarié face à des situations changeantes et à de nouveaux défis.

• Communication : l'efficacité avec laquelle l'employé peut communiquer avec ses collègues, ses clients et sa direction.

La quantité fait référence à la production de l'employé, c'est-à-dire au nombre d'articles produits. Il peut sembler que la quantité ne puisse être mesurée que dans l'industrie manufacturière, mais en fait, elle peut se référer à n'importe quel élément, y compris non matériel : ventes générées, projets achevés, appels passés, etc.

L'efficience mesure la rapidité et l'efficacité avec lesquelles les tâches sont accomplies, comme le temps par unité produite ou le temps de réponse du service à la clientèle. Il s'agit de respecter les délais, d'accomplir les tâches à temps sans sacrifier la qualité et d'utiliser les méthodes les plus efficaces pour atteindre les objectifs de travail. L'efficacité peut être mesurée en :

• Articles produits/tâches accomplies par heure/jour/mois ;

• Temps d'arrêt des machines - le temps pendant lequel l'équipement n'est pas opérationnel en raison de la maintenance, de pannes ou d'autres problèmes ;

• Consommation de matériaux et déchets - quantité de matériaux ou de fournitures utilisés ou mis au rebut ;

• Temps de cycle - le temps nécessaire pour mener à bien un processus du début à la fin ;

• Défauts par unité - le nombre d'erreurs ou de défauts constatés dans une unité de production.

De nombreuses organisations modernes accordent la priorité au bien-être et à l'engagement des employés, en plus des indicateurs traditionnels. Cette approche est raisonnable. Les employés désengagés s'absentent plus souvent du travail, sont improductifs et ont des répercussions négatives sur leurs collègues et leurs clients. Cela coûte aux entreprises environ 34% du salaire annuel de cet employé ou 450-550 milliards de dollars par an rien qu'aux États-Unis. Au contraire, les équipes fortement engagées affichent une rentabilité supérieure de 23 %.

Pour mesurer l'engagement, les responsables peuvent prendre en compte les éléments suivants

• Satisfaction professionnelle globale ;

• Satisfaction des employés quant à l'équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée ;

• La perception qu'ont les employés de la croissance et des opportunités de carrière au sein de l'entreprise ;

• Satisfaction à l'égard de la culture d'entreprise ;

• Rotation volontaire/volontaire ;

• Absentéisme.

Outre la quantité, la qualité, l'efficacité et l'engagement, il peut être utile d'examiner les paramètres comportementaux qui peuvent également influer sur les performances :

• L'éthique du travail : le dévouement, l'engagement et le professionnalisme de l'employé.

• Assiduité et ponctualité : the employee's reliability and adherence to work schedules.

• Conformité : le respect par le salarié des politiques, procédures et réglementations de l'entreprise.

L'évaluation des performances est un processus systématique d'évaluation des performances d'un employé par rapport à des objectifs et des attentes prédéterminés. C'est une excellente méthode pour discuter des réalisations, révéler les domaines à améliorer et fixer de nouveaux objectifs.

Les entretiens d'évaluation nécessitent une préparation approfondie. Commencez par définir des attentes claires : définissez les responsabilités et les attentes en matière de performances et fixez des objectifs clairs et mesurables. Suivez les performances de l'employé sur une certaine période et recueillez des données quantitatives et qualitatives. Le retour d'information de la part des responsables, des collègues et des clients constituera une contribution précieuse à l'image globale des performances.

Au cours de l'évaluation, essayez de créer un environnement confortable et ouvert à la discussion. Offrez à la fois un renforcement positif et un retour d'information constructif sur les domaines à améliorer. Soyez précis - donnez des exemples à l'appui de vos commentaires. Encouragez l'employé à faire part de son point de vue et de ses préoccupations. À la fin de l'entretien, élaborez un plan pour résoudre les problèmes de performance et les domaines à améliorer.

Les entretiens d'évaluation sont efficaces s'ils sont menés régulièrement. Or, 69% des entreprises ne les organise qu'une ou deux fois par an, ce qui est loin d'être suffisant.

80% of employees préféreraient recevoir un retour d'information régulier plutôt que des évaluations annuelles. Les entretiens individuels sont un excellent moyen de combler le vide entre les entretiens d'évaluation et de se tenir au courant du déroulement des opérations. Alors que les entretiens d'évaluation sont principalement axés sur les performances passées et couvrent des périodes plus longues, les contrôles servent à maintenir une communication régulière et à s'assurer que tout est sur la bonne voie. Ils sont généralement plus fréquents, souvent hebdomadaires ou bihebdomadaires, et plus informels. Ils se concentrent sur des projets spécifiques, abordent les tâches quotidiennes et apportent un soutien en temps opportun.

Le logiciel de surveillance des employés est un outil précieux pour contrôler les performances. Il recueille des données détaillées sur l'utilisation de l'ordinateur de l'employé, ce qui permet de voir où va le temps de travail et comment sont utilisées les ressources de l'entreprise, afin de garantir le respect des politiques de l'entreprise et de renforcer la sécurité.

Les logiciels de surveillance des employés collectent et analysent les données d'activité et les présentent sous forme de graphiques sur les tendances de la productivité, l'assiduité et l'utilisation des logiciels et de l'internet. Les outils avancés offrent des fonctionnalités supplémentaires, telles que la diffusion en direct des écrans des employés, ce qui vous permet de voir sur quoi ils travaillent. CleverControl, le principal logiciel de suivi des performances des employés, a récemment introduit l'évaluation par l'IA. L'algorithme basé sur l'IA analyse l'activité de l'employé, la compare aux normes de l'industrie, calcule un score de productivité individuel et fournit des recommandations.

Les logiciels de suivi des employés permettent aux responsables d'économiser beaucoup de temps et d'efforts. Au lieu d'examiner manuellement les rapports de performance et de présence, ils peuvent obtenir des statistiques d'un simple clic de souris. Grâce à leur fonctionnalité globale et à leur analyse approfondie, ces programmes peuvent être utilisés pour contrôler les performances des employés, seuls ou en combinaison avec d'autres méthodes. Par exemple, les informations recueillies peuvent être utilisées pour les entretiens annuels d'évaluation. Les logiciels de suivi des employés peuvent être utilisés pour collecter des mesures qualitatives et d'efficacité et pour évaluer l'engagement des employés.

La mise en œuvre d'un logiciel de surveillance des employés exige de la transparence et le respect de la vie privée. Utilisez-le pour mesurer la productivité et identifier les domaines à améliorer. Ne collectez que les données strictement nécessaires et veillez à respecter les lois et réglementations en vigueur. Il est recommandé d'informer les employés de la mise en place d'un logiciel de surveillance et de leur expliquer les objectifs de la surveillance afin d'éviter de créer des pressions inutiles et des problèmes de confiance.

Le logiciel de gestion des tâches est un autre outil précieux pour le suivi des performances. Alors que les programmes de contrôle des employés suivent l'activité globale des employés, le temps d'inactivité et les distractions, les gestionnaires de tâches se concentrent sur des projets et des tâches spécifiques. Ces systèmes peuvent suivre la progression des tâches des employés, ce qui vous permet d'identifier rapidement les problèmes potentiels et de fournir une assistance en temps utile. Vous verrez combien de temps il faut à un employé pour terminer la tâche, vous suivrez ses progrès et vous le tiendrez pour responsable du respect des délais. Vous pouvez surveiller la charge de travail de chaque employé, la redistribuer de manière équilibrée au sein de l'équipe et mettre en évidence les employés les plus performants et ceux qui ont des difficultés.

Les logiciels de gestion des tâches permettent de recueillir des données quantitatives et qualitatives sur les performances et l'efficacité. Pour tirer le meilleur parti de ces outils, il convient de fixer des objectifs clairs et réalisables pour chaque employé, de suivre les progrès accomplis et de fournir un retour d'information en temps utile.

L'évaluation par les pairs consiste à obtenir un retour d'information sur les performances d'un employé de la part de ses collègues. Ces évaluations complètent le retour d'information des managers et des subordonnés et offrent une perspective différente et précieuse. En outre, les employés peuvent se sentir plus engagés et valorisés lorsque leurs pairs sont impliqués dans l'évaluation de leurs performances.

Pour encourager un retour d'information honnête, veillez à ce que les évaluations soient anonymes et qu'elles portent sur des compétences et des comportements spécifiques en rapport avec le rôle de l'employé.

Impliquer les employés dans l'évaluation de leurs performances est une méthode de suivi précieuse. Elle favorise la responsabilisation, améliore l'engagement et offre une perspective unique. Les employés ont l'occasion d'exprimer leur opinion sur leurs performances, leurs tâches, leurs collègues, leurs préoccupations éventuelles et leurs suggestions.

L'autocontrôle peut aider les employés à mieux comprendre leurs forces et leurs faiblesses. Il peut même stimuler la productivité : les travailleurs sont plus susceptibles d'atteindre leurs objectifs lorsqu'ils suivent activement leurs progrès et s'adaptent si nécessaire.

Pour obtenir des résultats optimaux, il est essentiel d'adapter la stratégie de suivi des performances des employés aux besoins spécifiques de l'entreprise. Différentes méthodes sont disponibles, mais l'approche la plus efficace implique souvent une combinaison de techniques.

En tirant parti de la puissance des évaluations régulières des performances, des contrôles individuels, des logiciels de suivi des employés, des outils de gestion des tâches, des évaluations par les pairs et de l'autocontrôle, vous pouvez créer un système complet qui soutient le développement des employés, favorise un environnement de travail positif et contribue à la réussite globale de l'entreprise.