Die digitale Welt bringt viele Veränderungen in unser Leben. Es lässt sich nicht leugnen, dass der Fortschritt modernster IT-Technologien die Kommunikation zwischen Menschen fördert. Jeder ist bestrebt, etwas Neues zu schaffen, zu entwickeln und zu gestalten. Auch die Online-Überwachung entwickelt sich ständig weiter. Unternehmer stellen sich zunehmend die Frage, wie sich die Produktivität jedes einzelnen Mitarbeiters steigern lässt. Daraus sind innovative Technologien wie Mitarbeiterüberwachungssoftware entstanden. Der heutige Artikel behandelt die Grundlagen einer der Funktionen der Mitarbeiterüberwachung – die Internetnutzung.
Was ist die Online-Überwachung der Internetnutzung von Mitarbeitern?
Die Online-Überwachung der Internetnutzung von Mitarbeitern ist ein Instrument, das dazu dient, die Aktivitäten der Mitarbeiter während der Arbeitszeit zu überwachen und zu erfassen. Ihre wichtigsten Ziele sind:
- Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien
- Steigerung der Produktivität
- Schutz vor Sicherheitsrisiken
Der Schutz vor Sicherheitsrisiken umfasst die Verfolgung besuchter Websites, der online verbrachten Zeit und der genutzten Bandbreite.
Laut einer repräsentativen Umfrage von BITKOM nutzt in Deutschland jeder zweite berufstätige Internetnutzer das Internet während der Arbeitszeit auch für private Zwecke. Dieses Verhalten – oft als "Cyberslacking" bezeichnet – kann sich spürbar auf die Produktivität und die IT-Sicherheit eines Unternehmens auswirken, weshalb immer mehr deutsche Firmen auf Software zur Überwachung der Internetnutzung setzen, um diesem Trend entgegenzuwirken.
Die Überwachung der Internetnutzung von Mitarbeitern ist ausschließlich im Rahmen der Arbeitszeit gerechtfertigt. Und solange Unternehmen und ihre Führungskräfte die gesetzlichen Rechte der Mitarbeiter nicht verletzen, gibt es keinen Grund, solche innovativen Lösungen nicht zu nutzen.
Zweck der Überwachung der Internetnutzung von Mitarbeitern
Es gibt natürlich viele Gründe, warum Unternehmen diese Funktion nutzen. Die wichtigsten haben wir hier zusammengefasst:
- Produktivität: Diese Softwarefunktion hilft, arbeitsfremde Tätigkeiten im Büro nahezu vollständig auszuschließen. Wie bereits erwähnt, nutzt etwa jeder zweite Beschäftigte das Internet am Arbeitsplatz auch privat. Software zur Überwachung der Internetnutzung ermöglicht die Kontrolle über den Arbeitsprozess und steigert die Gesamtproduktivität.
- Sicherheit: Die Kontrolle der Internetnutzung trägt dazu bei, sensible Unternehmensdaten vor Cyberdiebstahl zu schützen. Zudem blockiert sie den Zugriff auf Schadsoftware und gefährliche Websites.
- Ressourcenoptimierung: Durch die Überwachung der Bandbreitennutzung können Unternehmen ihre Netzwerkressourcen besser verwalten. Dies stellt wiederum sicher, dass wichtige Geschäftsprozesse über die notwendige Bandbreite verfügen und nicht durch unnötige Nutzung verlangsamt werden.
- Risikomanagement: Diese Option hilft, Risiken zu mindern, indem unangemessenes oder unsicheres Verhalten – etwa der Zugriff auf gesperrte Inhalte – erkannt und behoben wird. Wird ein solches Verhalten nicht verhindert, kann dies zu rechtlichen Problemen führen oder dem Ruf des Unternehmens schaden.
Wie funktioniert die Überwachung der Internetaktivität von Mitarbeitern?
Erstens – Installation des Agenten: Zunächst wird der Agent auf den Zielgeräten installiert – Computern, Laptops und Tablets. Diese Programme laufen, ohne das System zu belasten. Sie erfassen die Internetaktivität, ohne die normale Nutzung des Computers zu beeinträchtigen. Der installierte Agent erfasst:
- besuchte Websites
- gestartete Anwendungen und deren Nutzungsdauer
- hochgeladene oder heruntergeladene Dateien
- Tastatureingaben und auf dem Bildschirm angezeigten Text
- Screenshots
Zweitens – Datenerfassung und -speicherung: In festgelegten Zeitabständen sendet die Software die erfassten Daten an den gewählten Cloud-Speicher. Die vom Tool zur Überwachung der Internetaktivität übertragenen Informationen können zweierlei Art sein: anonymisiert oder einer Person zugeordnet. Diese Daten werden ordnungsgemäß verschlüsselt und sicher gespeichert. Zugriff darauf haben ausschließlich befugte Führungskräfte.
Drittens – Reporting und Analyse: Viele Programme zur Mitarbeiterüberwachung bieten Echtzeit-Dashboards. Diese zeigen die laufenden Aktivitäten der Mitarbeiter – welche Anwendungen oder Websites aktuell genutzt werden – sowie die Produktivitätswerte. Diese Dashboards sind nicht die einzige Möglichkeit, die erfassten Daten zu analysieren. Zu den ausgewerteten Daten gehören:
- Aktivitätsprotokolle
- Anwendungsnutzung
- Kategorisierung von Websites
- Zeiterfassungssoftware
Darüber hinaus gibt es zusätzliche Funktionen wie Echtzeitüberwachung, Benachrichtigungen und Warnmeldungen, Nutzersperrung sowie Produktivitätsoptimierung. Kurz gesagt: Die Software verschafft Zugang zu den Daten, die zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität notwendig sind.
Wie überwachen Unternehmen die Internetnutzung ihrer Mitarbeiter?
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, die Internetnutzung unter Kontrolle zu bringen. Mitarbeiterüberwachungssoftware bietet eine solche Möglichkeit. Als Beispiel betrachten wir CleverControl mit seinen wichtigsten Softwareprodukten. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, was diese Branche bietet.
Software zur Fernüberwachung
Software zur Fernüberwachung gliedert sich in zwei unterschiedliche Funktionen: Fernüberwachung über sichere Web-Konten und Live-Überwachung in Echtzeit. Betrachten wir die wichtigsten Funktionen.
Die Fernüberwachung über sichere Web-Konten bietet folgende Möglichkeiten:
- wie sich Ihr Arbeitsbereich minütlich verändert
- welche Aufgaben entstehen und Priorität erhalten
- welche einzigartigen Ideen geäußert und diskutiert werden
Bei der Live-Überwachung in Echtzeit erhalten Führungskräfte Zugriff auf Folgendes, das auf dem Computer des Mitarbeiters installiert ist:
- Anwendungen
- Websites
- Dateien
- Nachrichten
- E-Mails.
Bedenken Sie jedoch, dass jeder Mitarbeiter das gesetzliche Recht hat zu erfahren, ob er überwacht wird. Die Gesetze und Vorschriften zu diesem Thema ändern sich ständig – daher ist es wichtig, informiert zu bleiben. In Deutschland kommt hier zusätzlich die Mitbestimmung des Betriebsrats ins Spiel: Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Einführung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung der Beschäftigten geeignet sind – wozu auch Software zur Internetüberwachung zählt.
Was CleverControl und andere Plattformen darüber hinaus bieten:
- Screenshots
- Überwachung von Wechseldatenträgern (USB, HDD, SD)
- Druckkontrolle
Jede der genannten Funktionen dient dazu, die Internetnutzung für arbeitsfremde Aktivitäten einzuschränken.
Was nutzen Unternehmen sonst noch zur Überwachung der Online-Aktivität und Internetnutzung ihrer Mitarbeiter? Audio- und Videoüberwachung umfasst Tonaufnahmen, Gesichtsaufnahmen, Webcam-Bilder und Mikrofonaufzeichnungen. Auch soziale Medien können vom Vorgesetzten überwacht werden, sofern sie für dienstliche Zwecke genutzt werden.
All diese Softwarefunktionen zeigen, dass Unternehmen bestrebt sind, die Produktivität angesichts der zunehmenden privaten Internetnutzung während der Arbeitszeit so weit wie möglich zu steigern.
Ist es legal, die Internetaktivität von Mitarbeitern zu überwachen?
Ja, das ist es! Die geltenden Gesetze und Vorschriften hängen vom Land ab, in dem das Unternehmen tätig ist. Werfen wir einen Blick auf den rechtlichen Rahmen, der in Deutschland als EU-Mitgliedstaat gilt.
In Deutschland wird die Überwachung von Mitarbeiterdaten durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Verbindung mit § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) geregelt. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur verarbeitet werden, soweit dies für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist; eine heimliche, anlasslose oder lückenlose Überwachung ist unzulässig. Zusätzlich hat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht, bevor ein Unternehmen technische Überwachungseinrichtungen wie Software zur Internetüberwachung einführt. Beschäftigte müssen zudem vorab über Art, Umfang und Zweck möglicher Kontrollmaßnahmen informiert werden.
Werden die Informationen im Rahmen dieses rechtlichen Rahmens erhoben, dürfen sie überwacht, gespeichert und analysiert werden.
Häufig gestellte Fragen
Welche Herausforderungen bringt die Überwachung der Internetnutzung von Mitarbeitern mit sich?
Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:
- Datenschutzbedenken
- rechtliche Compliance
- die Mitarbeitermoral
- die technische Umsetzung
- Datenüberlastung
- Kosten
Wie lässt sich die Internetnutzung von Mitarbeitern bei hybrider oder Remote-Arbeit überwachen?
Bei hybrider oder Remote-Arbeit lassen sich dieselben Softwaretools nutzen, die oben genannt wurden, indem über Mitarbeiterüberwachungssoftware ein Fernzugriff auf die Computer ermöglicht wird.
Kann ein Arbeitgeber die WLAN-Nutzung nachverfolgen?
Ja, viele Unternehmen überwachen und protokollieren den über ihr Netzwerk laufenden Datenverkehr tatsächlich aus rechtlichen und sicherheitstechnischen Gründen. Wenn Sie WLAN für private Zwecke nutzen, werden diese Daten wahrscheinlich erfasst. Da sie eine gewisse Zeit lang gespeichert werden, können sie auch ausgewertet werden.
Wie kann ich die Netzwerkbandbreite meiner Mitarbeiter überwachen?
Sie können die Netzwerkbandbreite Ihrer Mitarbeiter mithilfe von Netzwerküberwachungstools überwachen. Diese erfassen die Bandbreitennutzung, identifizieren Quellen mit hohem Datenverkehr und analysieren den Datenfluss in Ihrem Netzwerk.
Fazit
Fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse des obigen Textes zusammen:
- In den meisten Fällen ist die Überwachung der Internetnutzung legal. Dies hängt natürlich von den Vorschriften des jeweiligen Landes ab, dennoch lässt sich entsprechende Software einsetzen.
- In vielen Ländern muss der Arbeitgeber die Mitarbeiter über die Installation dieser Software informieren.
- Es gibt zahlreiche Tools, Funktionen und Unterfunktionen, die Arbeitgebern helfen, die Aktivitäten ihrer Mitarbeiter zu überprüfen.
- Die Installation eines Agenten auf dem Zielcomputer oder einem anderen Gerät und das Erhalten der ersten Aufzeichnungen nimmt nur wenig Zeit in Anspruch.
- Das Hauptziel einer solchen Überwachung besteht darin, den Anteil arbeitsfremder Tätigkeiten zu reduzieren. Mit anderen Worten: Die Produktivität der Mitarbeiter wird sich erheblich verbessern.
